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「ClickUpでタスク管理をしているけど、関連ファイルはDropboxに保存したい」
「でも、新しいタスクが発生するたびに、手動でDropboxにフォルダを作成するのは手間がかかる…」
ClickUpとDropboxを併用する中で、このような手作業によるデータ連携に非効率さを感じていませんか？
タスクとファイルの管理が別々になっていると、フォルダの作成忘れや命名規則のバラつきといったヒューマンエラーが起きがちですよね。
もし、<span class="mark-yellow">ClickUpでタスクが作成されたタイミングで、関連ファイルを格納するためのDropboxフォルダを自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放されるでしょう。
ファイル管理の手間やミスがなくなることで、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でも心配ありません。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくして業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ClickUpとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ClickUpとDropboxのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたタスク・ファイル間のやり取りをスムーズに自動化できますよ。
ここでは、ファイル管理の標準化と効率化を実現する具体的な自動化例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ClickUpで新しいタスクが作成されるたびに、そのタスク名でDropboxに専用のフォルダを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">手作業によるフォルダ作成の手間を省き、作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぐ</span>ことで、誰でも一貫したルールでファイル管理ができるようになります。
この連携は、ClickUpで発生したイベントをトリガーに、直接Dropboxへアクションを実行するシンプルな構成です。
指定した条件に合致するタスクが作成された場合にのみ、自動でDropboxにフォルダを作成することも可能です。
タスク名に「資料作成」が含まれる場合にのみフォルダを作成する、といった運用ができるため、<span class="mark-yellow">不要なフォルダの自動生成を防いで整理されたストレージ管理を実現</span>します。
この連携は、条件に応じて処理を分ける分岐処理を含むため、より実用的な自動化を組むことができます。
それでは実際に、ClickUpとDropboxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「ClickUpでタスクが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずは、Yoomと連携させたいClickUpアカウントとDropboxアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
ClickUpが追加されていることを確認してください。
続けて、Dropboxも連携していきましょう。
Dropboxも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるWebhookを設定していきます。
次に、タスクIDを用いてタスクの詳細情報を取得していきます。
それでは、取得したタスクの情報を用いてDropboxにフォルダを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
ClickUpでタスクを作成し、そのタスクの情報を基にしたフォルダがDropboxに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はClickUpからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にDropboxからClickUpへのデータ連携を自動化することも可能です。
ファイルのアップロードを起点にタスクを自動生成したい、といった場合には下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxに新しいファイルが格納されたことをトリガーとして、内容の確認や次のアクションを促すタスクをClickUpに自動で追加します。
例えば、クライアントから受領したファイルをDropboxにアップロードするだけで、担当者に確認依頼のタスクが自動で作成されるため、<span class="mark-yellow">ファイルの受領報告やタスク依頼の手間を削減し、対応漏れを防げます。</span>
Dropbox内の特定のフォルダにファイルが格納された場合や、ファイル名が特定の条件に合致した場合のみ、ClickUpにタスクを自動で追加することも。
「請求書」フォルダにファイルが格納されたら経理担当者に支払い処理タスクを作成するなど、<span class="mark-yellow">業務フローに応じた的確なタスク割り振りを自動化し、部門間のスムーズな連携を促進</span>します。
今回ご紹介した連携以外でも、ClickUpやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Trelloで新しいカードが追加されたとき、ClickUpにタスクを自動で追加することができます。
また、HubSpotにフォームが送信された場合、その内容をもとにClickUpにタスクを作成したり、Googleフォームの回答を元にGmailで通知を送信することも可能です。
そのため、タスク作成の手間が省け、作業時間を短縮できます！
Dropboxにファイルがアップロードされた際、その内容を元にGoogle スプレッドシートを自動更新することができます。
また、Dropboxにファイルが格納されたらOCRを使って顧客情報を読み取り、boardに自動で追加することも可能です。
これにより、ファイル確認の手間が省け、手作業の負担を軽減できます！
ClickUpとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクごとのフォルダ作成や、それに伴う命名規則の確認といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなります。</span>
ファイル管理が標準化されることにより、チームの誰もが迷わず必要な情報にアクセスできるようになり、担当者が本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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