「Dropboxに追加したファイルどこに保存したんだっけ…」
「Notionにファイル情報を追加したいけど、面倒だな…」
こういったお悩みがあるなら、DropboxとNotionの連携をおすすめします！
DropboxとNotionを連携すれば、Dropboxに格納したファイルをNotionに自動的に追加可能です。
他にも、フォームに添付されたファイルをDropboxに格納し、Notionに反映できます。
これらの自動化を活用することで、確実にNotionにファイル情報が追加されるため、書類の確認に便利です！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できるので、すぐに始められる点が魅力です。
今日からこの自動化を導入してファイルの整理手間から解放されませんか？
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にDropboxとNotionの連携が可能です。
YoomにはあらかじめDropboxとNotionを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、ファイル名や共有リンクをNotionのデータベースに手作業で転記していませんか。
この作業は件数が増えるほど時間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Notionのデータベースへ自動で情報が追加されるため、ファイル管理にまつわる課題を解消できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionでファイル管理を行っており、手作業での情報転記に手間を感じている方
- チーム内でのファイル共有や情報管理のプロセスを効率化したい方
- 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加時にNotionへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、ファイル名の入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Dropboxから取得した情報をNotionデータベースのどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、どのプロパティにDropboxから取得したどの情報（ファイル名、共有リンクなど）を登録するかを任意に設定してください。
■注意事項
- DropboxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DropboxとNotionを連携してできること
DropboxとNotionのAPIを連携すれば、DropboxのデータをNotionに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDropboxとNotionの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
Dropboxで共有された資料やファイルを、あとからNotionにまとめて整理しておきたいときに便利なフローです。
Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、ファイル名や共有リンクをNotionのデータベースに手作業で転記していませんか。
この作業は件数が増えるほど時間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Notionのデータベースへ自動で情報が追加されるため、ファイル管理にまつわる課題を解消できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionでファイル管理を行っており、手作業での情報転記に手間を感じている方
- チーム内でのファイル共有や情報管理のプロセスを効率化したい方
- 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加時にNotionへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、ファイル名の入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Dropboxから取得した情報をNotionデータベースのどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、どのプロパティにDropboxから取得したどの情報（ファイル名、共有リンクなど）を登録するかを任意に設定してください。
■注意事項
- DropboxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、Notionにファイル情報を追加する
「お問い合わせフォームで受け取った資料をまとめて管理したい」「チーム内でファイルの共有漏れをなくしたい」と感じている方におすすめのフローです。
手作業によるファイル管理やデータ追加の手間が省けます。
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、Notionにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、Notionにファイル情報を追加するフローです。
格納するファイルの種類は柔軟にカスタマイズすることができます。
NotionとDropboxを連携することによって、Yoomフォームの回答内容を手入力することなくファイルのアップロードとテキストデータの追加を自動で処理し、情報管理の抜けや漏れがなくなります。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Notion、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
・ファイルの格納先やファイル名の設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
会議資料や報告書などをPDFで保存していて、内容をあとからNotionに整理している場合に便利なフローです。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
DropboxとNotionの連携フローを作ってみよう！
それでは、さっそく実際にDropboxとNotionを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとNotionの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- DropboxとNotionをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Dropboxのトリガー設定およびNotionのアクション設定
- テストと確認
Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、ファイル名や共有リンクをNotionのデータベースに手作業で転記していませんか。
この作業は件数が増えるほど時間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Notionのデータベースへ自動で情報が追加されるため、ファイル管理にまつわる課題を解消できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionでファイル管理を行っており、手作業での情報転記に手間を感じている方
- チーム内でのファイル共有や情報管理のプロセスを効率化したい方
- 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加時にNotionへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、ファイル名の入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Dropboxから取得した情報をNotionデータベースのどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、どのプロパティにDropboxから取得したどの情報（ファイル名、共有リンクなど）を登録するかを任意に設定してください。
■注意事項
- DropboxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:DropboxとNotionのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Dropboxのマイアプリ登録
では、Dropboxをマイアプリ登録していきましょう！入力欄にDropboxと入力するとDropboxのアイコンが表示されるので、Dropboxというアイコンをクリックします。
1.以下のような画面が表示されます。
連携したいアカウントでログインしてください。
続行をクリックするとパスワードを求められます。
パスワードを入力したら、Dropboxマイアプリ登録は完了です！
Notionのマイアプリ登録
Notionも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「ページを選択する」をクリックしてください。
2.以下の画面が出てきます。
アクセスを許可するページを選択した後、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にDropboxとNotionのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、ファイル名や共有リンクをNotionのデータベースに手作業で転記していませんか。
この作業は件数が増えるほど時間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、Notionのデータベースへ自動で情報が追加されるため、ファイル管理にまつわる課題を解消できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionでファイル管理を行っており、手作業での情報転記に手間を感じている方
- チーム内でのファイル共有や情報管理のプロセスを効率化したい方
- 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加時にNotionへ自動で情報が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、ファイル名の入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのDropboxアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Dropboxから取得した情報をNotionデータベースのどの項目に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、どのプロパティにDropboxから取得したどの情報（ファイル名、共有リンクなど）を登録するかを任意に設定してください。
■注意事項
- DropboxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたらトリガーの設定
まず、一番上の「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のアイコンをクリックします。
Dropboxと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。
では、各項目を設定していきましょう。
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
利用しているプランによって最短で設定できる時間が変わるので、こちらの記事を参考に確認しておくと安心です。
-
対象のフォルダのパス、ファイル名：入力欄の下にある注釈を確認しながら入力してください。
テストが成功すると、以下のようにDropboxから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:Notionに追加する設定
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Notionと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「メッセージを送信」を選択しましょう。
データベースの連携を設定していきます。
データベースIDは入力欄をクリックすると以下のように候補が一覧で表示されるので、そこから選んでくださいね。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を設定していきます。
なお、今回はテストとして以下のようなデータベースを使用しています。
各項目は、Dropboxから取得したアウトプットを活用して設定していきましょう。
設定が終わったらテストし、問題がなければ保存しましょう。
これで、【Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する】というフローが完成しました。
ステップ5:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Dropboxに格納されたファイル情報をNotionに追加する方法でした！
NotionのデータをDropboxに連携したい場合
今回はDropboxからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にNotionからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Notionのデータベースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Notionでプロジェクト管理をしていて、新しい案件ごとに関連資料をDropboxに保存しているような場合に便利なフローです。
Notionのデータソースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
- Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
■注意事項
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionでステータスが更新されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Notionでプロジェクトの進行状況をステータスで管理していて、進捗に応じてDropboxに関連ファイルを作成したい場合に役立つフローです。
Notionでステータスが更新されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionでプロジェクトの進捗を管理しているものの、ステータスが更新されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。
この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、フォルダ名の付け間違いといったミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をきっかけに、Dropboxへ自動でフォルダを作成できるため作業の精度向上にも寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでプロジェクト管理を行い、Dropboxでファイル共有をしている方
- Notion上のステータス更新に伴い、都度Dropboxに手動でフォルダを作成している方
- NotionとDropbox間の定型業務を自動化して、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスを更新するだけでDropboxにフォルダが自動で作成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで反応したページの情報を取得します。
- 次に、分岐機能を選択し、Notionのステータスが特定の条件の場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、Dropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の名前でフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionから取得したステータスが「受注」や「完了」など、特定の条件になった場合にのみフォルダが作成されるように任意で設定が可能です。
- 「フォルダを作成」では、フォルダ名を「【案件名】_YYYYMMDD」のように、Notionから取得したページのタイトルなどの情報を組み合わせて動的に設定できます。
■注意事項
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxやNotionのAPIを使ったその他の自動化例
DropboxやNotionのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
Dropboxを使った自動化例
他にも、締結済みの書類を自動で保存したり、コンタクトごとの専用フォルダを自動作成できます。
さらに、フォーム画像を圧縮して保存することも可能です！
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューの音声データなど、手作業での文字起こしは時間がかかり、手間だと感じていませんか。また、その内容をドキュメントに転記する作業も、ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしを行い、指定のGoogleドキュメントに内容を追記します。面倒な文字起こしと転記作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議やインタビューの録音データを手作業で文字起こししている方
- Dropboxで音声ファイルを管理し、Googleドキュメントで議事録を作成している方
- 音声コンテンツの活用を進めたいが、文字起こしの工数に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのアップロードから文字起こし、転記までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、ドキュメントへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを出力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする監視対象のフォルダのパスを任意で設定してください。
- Googleドキュメントで文字起こし結果を追記するアクションを設定する際に、対象となるドキュメントIDを任意で設定してください。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
- DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Notionを使った自動化例
フォームの回答をもとにページを自動作成したり、受信した情報をそのまま記録として残したりできます。
登録されたリード情報の整理や、ページの作成・更新をトリガーとした自動通知も可能です。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
- メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
- 問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信するだけでNotionに情報が自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力間違いや重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信メール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から「会社名」「担当者名」「問い合わせ内容」など、どのような情報を抽出するかを任意で設定してください。
- Notionの「レコードを追加する」では、追加するデータベースや各項目に設定する値を任意で設定できます。固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報の一元管理をしたい方
・顧客情報、アンケート結果、イベント参加者情報など、Googleフォームで収集した様々な情報をNotionの個別のページとして自動で作成し、管理したい方
・Notionのページを情報集約の場として活用し、チームメンバーと共有したい方
2.GoogleフォームとNotionを連携させて業務効率化を図りたい方
・手作業でのデータ転記をなくし、時間の節約をしたい方
・回答内容に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方
3.マーケティング担当者、営業担当者、人事担当者、プロジェクトマネージャーなど
・Googleフォームを活用して情報収集を行い、Notionで情報を管理・活用している方々
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答をNotionデータベースに自動で転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
・Notionのデータベース機能と連携することで、作成されたページをデータベース化し、回答データを分析したり、業務に活用することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・NotionとSlackをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
Notionで特定のステータスに更新されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトの進捗を、更新のたびにDiscordでチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での通知は、漏れや遅延が発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのページが特定のステータスに更新された際に、自動でDiscordの指定チャンネルへ通知できます。これにより、リアルタイムでの情報共有を実現し、コミュニケーションロスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでのステータス更新を手作業でDiscordに通知しており、非効率を感じている方
- プロジェクトの進捗共有を自動化し、チーム内の情報伝達を円滑にしたいマネージャーの方
- 手作業による報告漏れや遅延を防ぎ、リアルタイムな情報共有体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでのステータス更新をトリガーに自動でDiscordへ通知するため、これまで報告に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による通知漏れや、誤ったチャンネルへの投稿といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 次に、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、「繰り返し条件」を設定し、特定のステータスに更新された場合のみ通知処理が実行されるように条件を指定します。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」を設定し、指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 繰り返し条件のオペレーションでは、「完了」や「レビュー依頼」など、通知をトリガーしたいNotionの特定のステータスを任意で設定してください。
- Discordへのメッセージ送信アクションでは、通知を送るチャンネルを指定できます。また、本文には固定テキストのほか、Notionから取得したタスク名や担当者などの情報を変数として埋め込み、動的な通知を作成することが可能です。
■注意事項
- NotionとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を、情報共有やタスク管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録された際に、その情報を自動でNotionのデータベースへ追加できるため、手作業による手間をなくし、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとNotionを併用し、リード情報の手動転記に手間を感じている営業担当者の方
- 獲得したリード情報をNotionにも連携し、チーム内での情報共有を円滑にしたいと考えている方
- SalesforceとNotionのデータ連携を自動化し、業務の属人化を防ぎたい業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリードが登録されると同時にNotionへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」フローが起動するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したSalesforceのリード情報をNotionのデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、Notionに連携したいリード情報の項目などを、運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- Notionのオペレーション設定では、レコードを追加する対象のデータベースや、各プロパティに割り当てる情報を任意で設定してください。
■注意事項
- SalesforceとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
DropboxとNotionの連携により、ファイルの確認や転記の手間を簡素化できるでしょう。
Dropboxに格納されたファイルやフォームで受け取ったファイルをNotionに追加する自動化を導入すれば、書類の管理や確認が容易になるはずです！
さらに、PDFファイルをOCRで読み取ってNotionに追加することもできるので、報告書や会議資料の管理にも最適です。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
反対に、Notionのデータ追加や更新後にDropboxにフォルダを作成できます。
ファイル整理を自動化に任せて、他の業務に専念できる環境を整えましょう！
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