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「Notionでまとめた議事録や企画案の内容を、Wrikeにタスクとして手作業で登録している…」
「複数のツールを横断して情報を転記するのが面倒で、入力ミスやタスクの作成漏れが起きてしまう…」
このように、多機能なNotionとWrikeを併用する上で、手作業によるデータ連携に手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Notionにページが作成されたら、その情報を自動でWrikeにタスクとして追加する仕組み</span>を構築できれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、タスク管理の正確性とスピードを向上させながら、より重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化する第一歩を踏み出しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">NotionとWrikeを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
NotionとWrikeのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報入力を自動化できます。例えば、Notionに新しいページが作成されたタイミングで、その内容を基にWrikeへ自動的にタスクを追加するといったことが可能になり、手入力の手間や入力ミス、対応漏れといった課題をまとめて解決します。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Notionの指定データベースに新しいページが作成されたことをトリガーに、そのページタイトルや内容を基にしてWrikeに新しいタスクを自動で追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Notionでまとめた議事録のネクストアクションや、ブレインストーミングで出たアイデアを、即座にWrikeのタスクとして反映させることができ</span>、タスクの作成漏れや対応の遅れを防ぎます。
Notionで新しいページが作成された際に、ページ内のプロパティ情報など特定の条件を満たすものだけを抽出し、Wrikeにタスクとして自動で追加します。
例えば、「ステータスが"要対応"になったページのみ」を対象とすることで、<span class="mark-yellow">不要なタスクが乱立するのを防ぎ、本当に必要なアクションだけをWrike上で管理できる</span>ため、より効率的で精度の高いプロジェクト進行が実現します。
それでは、さっそく実際にNotionとWrikeを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとWrikeの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はNotionでページが作成されたら、Wrikeにタスクを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはフローボットの作成に使う2つのアプリを、Yoomと連携させていきましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら左のサイドバーにある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の画面に出たら、右上にある検索ボックスに「Google スプレッドシート」と入力し、アイコンを見つけてクリックします。
Notionのアイコンをクリックすると、以下の画面が表示されます。右上で任意のワークスペースを設定し、「ページを選択する」をクリックしましょう。
YoomがアクセスできるNotionのページを選択します。任意のものにチェックを入れて、「アクセスを許可する」を押してください。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Notionとの連携は成功です！
先ほどと同じ手順で、マイアプリから「Wrike」のアイコンを検索してクリックしましょう。
以下の画面が出てきたら、「承認」ボタンで進んでください。
「マイアプリを登録しました。」の表示が出たら、Wrikeとの連携も完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Notionで「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Notionと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
次に、Notion上で更新される予定のデータベースIDを入力します。Notionで該当データベースのページにアクセスして、URLからIDを抽出しましょう。
入力できたら、一度Notionの該当ページにあるデータベースを更新しておきましょう。今回はテスト用のデータベース内に、以下のように情報を入力しておきました。
これでトリガーとなる「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」という条件を満たしたことになります！
再びYoomに戻って、「テスト」ボタンををクリックしてみてください。取得した値として、以下のような情報が表示されていれば成功です！
もしもNotionのID入力でエラーが生じて進めない場合は、こちらのページをチェックしてみてください。
ちなみにYoomでは上記の「取得した値」を、フローボット内の他のアクションで活用できる「アウトプット」と定義しています。
アウトプットを活用することにより、後で新しく情報が更新された場合にも、更新内容を反映した値をフローボットに活用できるため便利ですよ。
ここまで設定・確認が済んだら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
このフローボットでは、「Notionでページが作成されたら」という条件でWrikeにタスクを作成するアクションを設定します。
Yoomの「分岐する」オペレーションを使用して、Notion側でページが作成されているかどうかを判別しましょう。条件を満たした場合のみ、次のアクションに進むよう設定が必要です。
タイトルは任意で設定してください。分岐対象には先ほどのステップで取得した値を使います。以下のように設定してください。
取得した値を使うことによって、後でデータベースにページが新規作成された際、作成日時などの情報が最新のものに更新されます。
分岐条件は「作成日時が最終更新日時と等しい」となるように設定します。
ここに入力する「最終更新日時」も、取得した値を使って最新の情報が反映されるようにしておきましょう。
設定できたら「保存する」を押してください。
前ステップで設定した分岐条件を満たした場合のみ、ページ内の詳細な情報を取得するアクションに進みます。「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
タイトルを任意で設定し、Notionと連携するアカウントやアクション内容を確認します。
下にスクロールして、データベースとの連携を行いましょう。
データベースIDには、アプリトリガーで設定したIDと同じものを入力してください。ちなみにボックスをクリックすると、以下のように「候補」として先ほど設定したデータベースが出てくるため、こちらをクリックすると簡単です！
設定できたら「次へ」ボタンを押して進みましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。「レコードIDがオブジェクトIDと等しい」という条件を設定するため、取得した値から以下のように入力してください。
ここで「テストボタン」を押してみましょう。取得した値に、先ほど更新したNotionデータベースの内容が反映されていれば成功です！
「保存する」を押して次に進みましょう。
これまで取得してきた値を使って、Wrikeにタスクを作成するアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Wrikeと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
Wrikeに作成するタスクのタイトルを設定していきます。ここでは取得した値から、Notionに追加されたレコードの「名前」を入力しましょう。
「フォルダID」はボックスをクリックすると、候補としてすでに連携しているWrikeのフォルダーがプルダウンから選べます。任意のフォルダーを選んで入力してください。
以下に続く項目は必須ではないため、必要に応じて設定してみましょう。
今回はテストとして「説明」のボックス内に取得した値を用いて、以下のように設定してみました。
必要な設定を終えたら、テストボタンを押してみましょう。取得した値が以下のように表示されていれば成功です！
試しにWrikeにログインして、指定フォルダーにタスクが追加されているかチェックしてみます。以下のように、しっかり内容が反映されたタスクが追加されていました。
ここまで確認できたら、「保存する」ボタンをクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでNotionの指定データベースに新しくページが作成されたら、自動で内容を反映したタスクがWrikeに作成されるようになりました。
今回はNotionからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからNotionへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。タスク管理ツールと情報集約ツール、双方のハブとしての役割を強化できます。
Wrikeで新しいタスクが登録されたタイミングで、そのタスク情報をNotionの指定のデータベースに自動で追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Wrikeで管理している全プロジェクトのタスク情報をNotionに集約し、一覧で可視化することが可能に</span>なり、チーム全体の進捗状況の把握や情報共有がスムーズになります。
Wrikeでタスクが登録された際に、「特定の担当者がアサインされたタスク」や「高優先度のタスク」といった条件に合致するものだけを、Notionのデータベースに自動で追加します。
この設定を行うことで、<span class="mark-yellow">マネージャーが確認すべき重要なタスクのみをNotionに集約したり、個人のToDoリストとして活用したり</span>と、目的に応じた柔軟な情報管理を実現できます。
NotionやWrikeのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Notionのデータベースが更新されたら、Zendeskのチケットのステータスを更新したり、Notionでページが作成されたらMiroでボードを作成したりできます。また、Google スプレッドシートに行が追加されたら、Notionでテンプレートページを作成したり、Notionデータベースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、Notionでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録するといった自動化も行えます。
Wrikeでタスクが登録されたらJira Softwareに課題を追加したり、Wrikeで作成された新規タスクをGitHubに登録したりできます。また、フォームで回答が送信されたり、Trelloで特定条件に合うカードが作成されたりした際に、Wrikeにタスクを作成することも可能です。さらに、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、内容を要約しWrikeにタスクを作成するといった自動化も行えます。
NotionとWrikeの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたNotionの情報に基づいたWrikeでのタスク作成や、その逆のデータ転記作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
</span>これにより、担当者は情報の入力漏れや遅延といったストレスから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Notionの担当者や期日もWrikeに連携できますか？
はい、連携可能です。Notionのデータベースに担当者や期日などの情報があれば、それをアウトプットとしてWrikeの担当者や期日として反映させられます。
Q：Wrikeで更新した内容をNotionに反映させることは可能ですか？
はい、可能です。Yoomでは、「Wrikeにタスクが登録されたらNotionに追加する」自動化のテンプレートも用意しています。ぜひチェックしてみてください。
Q：連携がエラーで止まった場合、どのように気づき、対処できますか？
Yoomで作成、進行していたフローボットがエラーで停止した場合には、フローボットの起動者や作成者に通知されます。エラーの対処方法についてはこちらのページをご確認ください。
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