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DropboxとNotionを連携して、フォームに回答があったらDropboxにアップロードとNotionにテキストデータを追加する方法
日々の業務の中で「フォームへの回答を効率的に管理できて、簡単にチーム全体で共有できたら楽なのに」と考えたことありませんか？
DropboxとNotionを連携させることで、自動的にフォームへの回答をDropboxにファイルをアップロードし、Notionにもテキストデータを追加することが可能になります。
自動化によって、業務効率化はもちろんのこと、事務ミスの削減や情報共有の円滑化などにも繋がります。
本記事では、ノーコードで簡単に連携する方法をご紹介するので、ITに苦手意識のある方でも、ご安心ください！
こんな方におすすめ
- 普段の業務でDropboxとNotionを頻繁に活用している方
- フォームを活用することが多いが、対応履歴の管理や情報共有などが煩雑化しやすく業務効率化を検討している企業やチーム
- Notionを使ったチーム内での情報共有を行っているため、顧客情報や問い合わせデータを自動で蓄積する仕組みを構築したいチームリーダー
- フォームへの回答内容を手作業でデータ入力しており、入力ミスを削減したいと考えている担当者
- APIによる自動化によって、業務効率化を図りたいIT担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームに回答があったらDropboxにアップロードとNotionにテキストデータを追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
フォームに回答があったらDropboxにアップロードとNotionにテキストデータを追加する方法
Yoomフォームのトリガー機能を使用し、フォームの回答があった場合に、DropboxのAPIとNotionの APIを活用することで、フォーム回答のデータをDropboxに保存し、Notionへの追加が可能になります。
一般的に実現にはプログラムの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
※YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
※Googleフォームをトリガーとして使用する方法はこちらをご確認ください。
大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- DropboxとNotionをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるフォームトリガー設定及びDropboxとNotionの連携
- トリガーボタンをONにして、DropboxとNotionの連動操作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要フォームで受け取った添付ファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか。ファイルを一つずつダウンロードし、手作業でDropboxに格納、さらにNotionに関連情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく非効率な場合もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのDropboxへの格納からNotionへの情報追加までを自動で実行し、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った添付ファイルをDropboxで管理しているご担当者の方
- DropboxとNotionを連携させ、ファイル管理に関する業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルのアップロードや、情報転記のミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームにファイルが添付されると、Dropboxへの格納とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、Notionへの情報転記における入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「Dropboxにアップロードする」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は任意で設定が可能です。
- Notionで更新対象とするデータベースや、更新するプロパティの内容は任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォームで受け取った添付ファイルをDropboxで管理しているご担当者の方
- DropboxとNotionを連携させ、ファイル管理に関する業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルのアップロードや、情報転記のミスを減らしたい方
- フォームにファイルが添付されると、Dropboxへの格納とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、Notionへの情報転記における入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「Dropboxにアップロードする」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のデータベースに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は任意で設定が可能です。
- Notionで更新対象とするデータベースや、更新するプロパティの内容は任意で設定してください。
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：DropboxとNotionをマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
DropboxとYoomの連携方法
Dropboxのログイン情報を入力すると、連携が完了します。
NotionとYoomの連携方法
Notionのログイン情報を入力し、連携するページを選択すると連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
■概要フォームで受け取った添付ファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか。ファイルを一つずつダウンロードし、手作業でDropboxに格納、さらにNotionに関連情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく非効率な場合もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのDropboxへの格納からNotionへの情報追加までを自動で実行し、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った添付ファイルをDropboxで管理しているご担当者の方
- DropboxとNotionを連携させ、ファイル管理に関する業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルのアップロードや、情報転記のミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームにファイルが添付されると、Dropboxへの格納とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、Notionへの情報転記における入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「Dropboxにアップロードする」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は任意で設定が可能です。
- Notionで更新対象とするデータベースや、更新するプロパティの内容は任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォームで受け取った添付ファイルをDropboxで管理しているご担当者の方
- DropboxとNotionを連携させ、ファイル管理に関する業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルのアップロードや、情報転記のミスを減らしたい方
- フォームにファイルが添付されると、Dropboxへの格納とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、Notionへの情報転記における入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「Dropboxにアップロードする」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のデータベースに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は任意で設定が可能です。
- Notionで更新対象とするデータベースや、更新するプロパティの内容は任意で設定してください。
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 上のバナーの「試してみる」を押す。
- 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、次のようなの画面が表示されます。
ステップ3：フォームトリガーを設定
- コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
- トリガーを選択する
「フォームに回答があったら」をクリックします。
- フォームを作成する
実際に画面上でフォームを作成していきます。
※有料プランでのみ設定が可能な項目もあります。
※詳しくはこちらをご確認ください。
今回はテスト版として、問い合わせフォームを作成しました。
（画像はプレビュー画面です）
次に「完了ページの設定」を行いましょう。
完了ページとは、フォームに入力後に送信ボタンを押した後に表示させるページです。
完了ページのイメージ画像はこちらです。
次に、「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を選択します。
ここまで入力が完了したら「次へ」を押します。
※フローボットの起動者についての詳しい内容はこちらをご確認ください。
- フォームの表示確認と詳細設定をする
「プレビューページ」と「完了ページ」を確認します。
問題なければ、「取得した値」の項目がフォームの項目と一致していることを確認しましょう。
そして、入力フォームの回答のサンプルを入力してください。
ステップ4：Dropboxと連携
- Dropboxと連携する
「Dropboxにアップロードする」をクリックします。
- 連携するアカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Dropboxと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ファイルをアップロード」を選択
- APIの接続設定をする
「フォルダのパス」には、格納したい指定フォルダがある場合にパスを記載してください。
空白の場合は、自動でルートフォルダに保存されます。
「ファイル名」は任意でも設定できますが、ファイル名をそのまま引用したい時などは、アウトプットを活用すると便利です。
「ファイルの添付方法」は「アウトプットを使用する」を選択します。
すると「ファイル」に、フォームに設定したファイル形式部分の項目名が表示されるので選んでください。
入力完了後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックします。
ステップ5：Notionと連携
- Notionと連携する
「テキストデータを追加する」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ページにテキストを追加」を選択
- APIの接続設定をする
まずは、データを追加するNotion内のページを指定します。
今回はテスト版として、次のような「問い合わせフォーム」のページを作成しました。
このページの「ページID」を入力します。
※ページIDの確認方法はこちらをご確認ください。
次に、Notionに入力する内容を「コンテンツ」に入力します。
アウトプットを利用すると簡単に設定することが可能です。
入力完了後に「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックします。
ステップ6：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
今回使用したテンプレートはこちら
■概要フォームで受け取った添付ファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか。ファイルを一つずつダウンロードし、手作業でDropboxに格納、さらにNotionに関連情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく非効率な場合もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのDropboxへの格納からNotionへの情報追加までを自動で実行し、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った添付ファイルをDropboxで管理しているご担当者の方
- DropboxとNotionを連携させ、ファイル管理に関する業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルのアップロードや、情報転記のミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームにファイルが添付されると、Dropboxへの格納とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、Notionへの情報転記における入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「Dropboxにアップロードする」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は任意で設定が可能です。
- Notionで更新対象とするデータベースや、更新するプロパティの内容は任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォームで受け取った添付ファイルをDropboxで管理しているご担当者の方
- DropboxとNotionを連携させ、ファイル管理に関する業務を効率化したい方
- 手作業によるファイルのアップロードや、情報転記のミスを減らしたい方
- フォームにファイルが添付されると、Dropboxへの格納とNotionへの情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納忘れや、Notionへの情報転記における入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「Dropboxにアップロードする」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」アクションを設定し、ファイル情報などを指定のデータベースに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は任意で設定が可能です。
- Notionで更新対象とするデータベースや、更新するプロパティの内容は任意で設定してください。
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
DropboxやNotionを使ったその他の自動化例
他にもDropboxやNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionのデータベースに新しくページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフロー
手作業でのフォルダ作成やデータの連携作業の手間を省きたい方にオススメのフローです。
情報と関連ファイルが一元管理できるため、データを探す手間がなくなるだけでなく、正確なデータを管理できることで、プロジェクト管理や情報管理がスムーズになることが期待できます。
■概要Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
- Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
■注意事項- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
- Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
- Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
- Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2.メールで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録するフロー
経費担当をされている方にとって、領収書のデータ入力は時間も労力も必要な作業です。
日頃から、Notionを経費管理ツールとして利用しているチームや企業の場合は、自動化によって作業負担の軽減や業務効率化が図れます。
■概要
メールで届く多数の領収書を一枚ずつ開き、内容を確認してNotionのデータベースに手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付された領収書からOCR機能で自動的に情報を読み取り、Notionへ登録する一連の流れを自動化し、経費精算業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する領収書の管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- Notionを活用して経費管理を一元化し、業務効率を改善したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力ミスを防止し、経費処理の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からNotionへの登録までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、金額や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、経費データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、件名や送信元アドレスなど特定の条件に合致するメールのみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付された領収書（画像・PDF）から文字情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、処理対象としたいメールの条件を任意で設定してください。例えば、メールの件名に「領収書」というキーワードが含まれる場合のみ、フローを進行させるといった設定が可能です。
- OCR機能では、読み取りたい領収書の項目（例：合計金額、発行日、支払先など）を任意で設定できます。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、登録先のデータベースやページを指定し、どのプロパティにOCR機能で読み取ったどの情報を紐付けるかなどを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
メールで届く多数の領収書を一枚ずつ開き、内容を確認してNotionのデータベースに手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付された領収書からOCR機能で自動的に情報を読み取り、Notionへ登録する一連の流れを自動化し、経費精算業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する領収書の管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- Notionを活用して経費管理を一元化し、業務効率を改善したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力ミスを防止し、経費処理の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信からNotionへの登録までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、金額や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、経費データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、件名や送信元アドレスなど特定の条件に合致するメールのみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付された領収書（画像・PDF）から文字情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、処理対象としたいメールの条件を任意で設定してください。例えば、メールの件名に「領収書」というキーワードが含まれる場合のみ、フローを進行させるといった設定が可能です。
- OCR機能では、読み取りたい領収書の項目（例：合計金額、発行日、支払先など）を任意で設定できます。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、登録先のデータベースやページを指定し、どのプロパティにOCR機能で読み取ったどの情報を紐付けるかなどを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
3.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらNotionに追加するフロー
マネーフォワード クラウド経費とNotionを連携することで、Notionで経費申請の進捗情報を把握できるようになります。
特に、経費申請が多い時期などは、手間をかけずに承認された経費情報をスピーディに把握できるため、経費業務の効率化に繋がります。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認された後、承認内容をNotionに手作業で転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されると、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消し、経費管理の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- マネーフォワード クラウド経費とNotionで経費情報を管理している経理担当者の方
- 承認済みの経費データを手入力で転記する作業に、非効率やミスを感じている方
- 経費精算に関連する一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- マネーフォワード クラウド経費での承認をトリガーにNotionへ自動でデータが追加され、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マネーフォワード クラウド経費とNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでマネーフォワード クラウド経費を選択し、「経費申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、承認された経費データをNotionのデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを任意で設定してください。
- データベースの各項目に対し、マネーフォワード クラウド経費から取得した申請日や金額、申請者などの情報を紐付けるか、あるいは固定の値を入力するかなど、柔軟に設定することが可能です。
■注意事項
- マネーフォワード クラウド経費とNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認された後、承認内容をNotionに手作業で転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されると、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消し、経費管理の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- マネーフォワード クラウド経費とNotionで経費情報を管理している経理担当者の方
- 承認済みの経費データを手入力で転記する作業に、非効率やミスを感じている方
- 経費精算に関連する一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- マネーフォワード クラウド経費での承認をトリガーにNotionへ自動でデータが追加され、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マネーフォワード クラウド経費とNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでマネーフォワード クラウド経費を選択し、「経費申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、承認された経費データをNotionのデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを任意で設定してください。
- データベースの各項目に対し、マネーフォワード クラウド経費から取得した申請日や金額、申請者などの情報を紐付けるか、あるいは固定の値を入力するかなど、柔軟に設定することが可能です。
■注意事項
- マネーフォワード クラウド経費とNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DropboxとNotionの連携メリットと具体例
メリット1：誰でもリアルタイムで情報閲覧が可能
DropboxとNotionを連携することで、誰でもリアルタイムで情報閲覧が可能になります。
例えば、フォームの回答データ管理や転記作業を担当している方が多忙な場合、他のメンバーへの情報共有が後回しになる場合もあります。
そのような場面でも、自動化されていればDropboxにファイルが自動保存され、Notionにもテキストデータが追加されるため、誰でも最新の情報を確認できる体制が構築できます。
リアルタイムで最新の情報にアクセスできることで、情報の行き違いや顧客対応の遅れを防ぐことができ、結果的に顧客満足度の向上や業務効率化に繋がります。
メリット2：フォーム回答の管理ミスが削減
手動でフォームの回答を管理していると、見落としや対応漏れなどの管理ミスが発生する可能性が高くなります。
特に、問い合わせ対応や社内の申請処理など、多くの情報が短期間で集まる業務では、情報が整理されていないと処理ミスに繋がります。
そこで、DropboxとNotionに情報を自動保存することで、確実に全てのフォーム回答を記録することができ、情報の整理もしやすくなります。
例えば、顧客との連絡手段として、問い合わせフォームを活用している場合、カスタマーサポートチームが問い合わせフォームの回答を処理する際、Notion上で回答を整理することで、対応状況を一目で確認でき、対応漏れを防ぐことができます。
メリット3：マニュアルやFAQの作成に活用できる
社内の提案フォームや顧客からの問い合わせなど、フォームから集まるデータは業務改善のための重要な情報源です。
しかし、このような情報を手作業で整理・管理するのは時間や労力がかかり、非効率な業務になってしまう可能性もあります。
しかし、Notionに自動的に記録することで、蓄積された情報をもとにカテゴリ別に整理し、マニュアルやFAQの作成にも活用できます。
さらに、Dropboxにも自動アップロードされることで、補足的な詳細なデータを参照しながら業務を進めることも可能です。
情報整理の手間が省け、必要な情報にすぐにアクセスできる環境が整うことで、本来の業務に注力でき、生産性向上にも繋がります。
まとめ
今回は、DropboxとNotionを連携させることで、フォーム回答の管理を自動化する方法を紹介しました。
自動化によって、手作業によるデータ整理の手間が省け、対応漏れを防ぐことができます。
また、リアルタイムで誰でも最新情報にアクセスできるため、チーム全体の業務効率を大幅に改善することもできます。
本記事で紹介した連携方法は、ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひ一度お試しください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
