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日々の業務の中で「フォームへの回答を効率的に管理できて、簡単にチーム全体で共有できたら楽なのに」と考えたことありませんか？
DropboxとNotionを連携させることで、自動的にフォームへの回答をDropboxにファイルをアップロードし、Notionにもテキストデータを追加することが可能になります。
自動化によって、業務効率化はもちろんのこと、事務ミスの削減や情報共有の円滑化などにも繋がります。
本記事では、ノーコードで簡単に連携する方法をご紹介するので、ITに苦手意識のある方でも、ご安心ください！
こんな方におすすめ
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームに回答があったらDropboxにアップロードとNotionにテキストデータを追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomフォームのトリガー機能を使用し、フォームの回答があった場合に、DropboxのAPIとNotionの APIを活用することで、フォーム回答のデータをDropboxに保存し、Notionへの追加が可能になります。
一般的に実現にはプログラムの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
※YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
※Googleフォームをトリガーとして使用する方法はこちらをご確認ください。
大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、Notionにファイル情報を追加するフローです。
格納するファイルの種類は柔軟にカスタマイズすることができます。
NotionとDropboxを連携することによって、Yoomフォームの回答内容を手入力することなくファイルのアップロードとテキストデータの追加を自動で処理し、情報管理の抜けや漏れがなくなります。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Notion、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
・ファイルの格納先やファイル名の設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Dropboxのログイン情報を入力すると、連携が完了します。
Notionのログイン情報を入力し、連携するページを選択すると連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
■概要
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、Notionにファイル情報を追加するフローです。
格納するファイルの種類は柔軟にカスタマイズすることができます。
NotionとDropboxを連携することによって、Yoomフォームの回答内容を手入力することなくファイルのアップロードとテキストデータの追加を自動で処理し、情報管理の抜けや漏れがなくなります。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Notion、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
・ファイルの格納先やファイル名の設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、次のようなの画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
「フォームに回答があったら」をクリックします。
実際に画面上でフォームを作成していきます。
※有料プランでのみ設定が可能な項目もあります。
※詳しくはこちらをご確認ください。
今回はテスト版として、問い合わせフォームを作成しました。
（画像はプレビュー画面です）
次に「完了ページの設定」を行いましょう。
完了ページとは、フォームに入力後に送信ボタンを押した後に表示させるページです。
完了ページのイメージ画像はこちらです。
次に、「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を選択します。
ここまで入力が完了したら「次へ」を押します。
※フローボットの起動者についての詳しい内容はこちらをご確認ください。
「プレビューページ」と「完了ページ」を確認します。
問題なければ、「取得した値」の項目がフォームの項目と一致していることを確認しましょう。
そして、入力フォームの回答のサンプルを入力してください。
「Dropboxにアップロードする」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Dropboxと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ファイルをアップロード」を選択
「フォルダのパス」には、格納したい指定フォルダがある場合にパスを記載してください。
空白の場合は、自動でルートフォルダに保存されます。
「ファイル名」は任意でも設定できますが、ファイル名をそのまま引用したい時などは、アウトプットを活用すると便利です。
「ファイルの添付方法」は「アウトプットを使用する」を選択します。
すると「ファイル」に、フォームに設定したファイル形式部分の項目名が表示されるので選んでください。
入力完了後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックします。
「テキストデータを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ページにテキストを追加」を選択
まずは、データを追加するNotion内のページを指定します。
今回はテスト版として、次のような「問い合わせフォーム」のページを作成しました。
このページの「ページID」を入力します。
※ページIDの確認方法はこちらをご確認ください。
次に、Notionに入力する内容を「コンテンツ」に入力します。
アウトプットを利用すると簡単に設定することが可能です。
入力完了後に「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、Notionにファイル情報を追加するフローです。
格納するファイルの種類は柔軟にカスタマイズすることができます。
NotionとDropboxを連携することによって、Yoomフォームの回答内容を手入力することなくファイルのアップロードとテキストデータの追加を自動で処理し、情報管理の抜けや漏れがなくなります。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・Notion、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
・ファイルの格納先やファイル名の設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
他にもDropboxやNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionのデータベースに新しくページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフロー
手作業でのフォルダ作成やデータの連携作業の手間を省きたい方にオススメのフローです。
情報と関連ファイルが一元管理できるため、データを探す手間がなくなるだけでなく、正確なデータを管理できることで、プロジェクト管理や情報管理がスムーズになることが期待できます。
2.メールで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録するフロー
経費担当をされている方にとって、領収書のデータ入力は時間も労力も必要な作業です。
日頃から、Notionを経費管理ツールとして利用しているチームや企業の場合は、自動化によって作業負担の軽減や業務効率化が図れます。
■概要
メールで届く多数の領収書を一枚ずつ開き、内容を確認してNotionのデータベースに手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付された領収書からOCR機能で自動的に情報を読み取り、Notionへ登録する一連の流れを自動化し、経費精算業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらNotionに追加するフロー
マネーフォワード クラウド経費とNotionを連携することで、Notionで経費申請の進捗情報を把握できるようになります。
特に、経費申請が多い時期などは、手間をかけずに承認された経費情報をスピーディに把握できるため、経費業務の効率化に繋がります。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認された後、承認内容をNotionに手作業で転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されると、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消し、経費管理の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DropboxとNotionを連携することで、誰でもリアルタイムで情報閲覧が可能になります。
例えば、フォームの回答データ管理や転記作業を担当している方が多忙な場合、他のメンバーへの情報共有が後回しになる場合もあります。
そのような場面でも、自動化されていればDropboxにファイルが自動保存され、Notionにもテキストデータが追加されるため、誰でも最新の情報を確認できる体制が構築できます。
リアルタイムで最新の情報にアクセスできることで、情報の行き違いや顧客対応の遅れを防ぐことができ、結果的に顧客満足度の向上や業務効率化に繋がります。
手動でフォームの回答を管理していると、見落としや対応漏れなどの管理ミスが発生する可能性が高くなります。
特に、問い合わせ対応や社内の申請処理など、多くの情報が短期間で集まる業務では、情報が整理されていないと処理ミスに繋がります。
そこで、DropboxとNotionに情報を自動保存することで、確実に全てのフォーム回答を記録することができ、情報の整理もしやすくなります。
例えば、顧客との連絡手段として、問い合わせフォームを活用している場合、カスタマーサポートチームが問い合わせフォームの回答を処理する際、Notion上で回答を整理することで、対応状況を一目で確認でき、対応漏れを防ぐことができます。
社内の提案フォームや顧客からの問い合わせなど、フォームから集まるデータは業務改善のための重要な情報源です。
しかし、このような情報を手作業で整理・管理するのは時間や労力がかかり、非効率な業務になってしまう可能性もあります。
しかし、Notionに自動的に記録することで、蓄積された情報をもとにカテゴリ別に整理し、マニュアルやFAQの作成にも活用できます。
さらに、Dropboxにも自動アップロードされることで、補足的な詳細なデータを参照しながら業務を進めることも可能です。
情報整理の手間が省け、必要な情報にすぐにアクセスできる環境が整うことで、本来の業務に注力でき、生産性向上にも繋がります。
今回は、DropboxとNotionを連携させることで、フォーム回答の管理を自動化する方法を紹介しました。
自動化によって、手作業によるデータ整理の手間が省け、対応漏れを防ぐことができます。
また、リアルタイムで誰でも最新情報にアクセスできるため、チーム全体の業務効率を大幅に改善することもできます。
本記事で紹介した連携方法は、ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひ一度お試しください。
