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「このファイル、どこに保存したっけ？」
「手作業でデータ入力するの面倒だな…」と日々の業務で感じることはありませんか？
データ管理やファイル整理、手入力の手間を減らしたいけれど、結局後回しになってしまう…
そんなあなたは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する仕組みを作るのがおすすめです！
この仕組みで、手入力の手間の大幅な削減を目指しましょう！
例えば、紙の資料をスキャンしてDropboxにアップロードするだけで、Notionにテキストデータとして記録され、チーム全員で素早い共有が見込めます。
また、情報はNotionに保存できるので、検索性も向上し、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
このブログでは、フローの具体的な設定手順を詳しく解説します。
もう手作業に悩まされる日々から卒業しませんか？
それではここからノーコードツールYoomを使って「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
このテンプレートは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動的にNotionに追加する仕組みです。
例えば、DropboxにPDFや画像ファイルをアップロードすると、そのデータをOCRで自動的に読み取り、テキスト情報を抽出できます。
この抽出したデータをNotionの指定ページに整理して保存し、チームメンバーがすぐに閲覧・編集できるような状態で保存することができます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、検索性を向上させ、業務の効率を高めることが期待できます。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)このフローは、Dropboxに追加されたファイル情報を基にNotionに自動追加するため、事前にDropboxの情報に対応するNotionのデータベースを準備する必要があります。
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Dropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。
Notionを選択できたら、使用するアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(15タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」を選択して、データベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
3) 追加するレコードの値を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する方法】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
このテンプレートは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でSlackに通知する仕組みです。
例えば、DropboxにPDFや画像ファイルをアップロードすると、そのデータをOCRで自動的に読み取り、テキスト情報を抽出できます。
この抽出データをSlackの指定チャンネルに送信することで、チームメンバーが重要な情報を素早く共有でき、業務の効率化を向上させることが期待できます。
1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
Dropboxのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを検索し、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Slackのマイアプリ登録は以下のように投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
以下のステップ2からステップ4までは、先ほどご紹介したフローと同じ手順です。
1) アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須項目を入力します。アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(15タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須事項を入力します。
メッセージはアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力できたら、テストをクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
これで【Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
もう一つフローをご紹介します。
このテンプレートは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でAirtableに追加する仕組みです。
例えば、DropboxにPDFや画像ファイルをアップロードすると、そのデータをOCRで自動的に読み取り、テキスト情報を抽出できます。
この抽出データをAirtableの指定ベースに整理して保存することで、フィルタや検索機能を活用したスムーズな管理が見込めます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を削減し、情報の一元管理と業務の効率化が期待できます。
1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
2)このフローはDropboxの情報を基にAirtableに情報を追加するため、事前にDropboxの情報に対応するAirtableのデータベースを準備する必要があります。
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
Dropboxのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓から1つずつアプリを検索し、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Airtableのマイアプリ登録は以下のように、使用するアカウントで設定を行ってください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
以下のステップ2からステップ4までは、先ほどご紹介したフローと同じ手順です。
1) アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(15タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードを作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを作成」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
他にもDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録する
このテンプレートは、Dropboxに現場の作業報告書がアップロードされると、自動でOCR処理を行い、読み取ったデータをGoogleスプレッドシートの作業管理表に登録する仕組みです。
例えば、現場で記入した報告書をDropboxに保存すると、OCRが作業日・担当者・進捗状況を抽出し、管理表に自動反映します。
これにより、手入力の手間を削減し、素早い情報共有が見込め、業務の効率化とデータの一元管理が期待できます。
2.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する
このテンプレートは、Dropboxにファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を行い、読み取った内容をkintoneに追加する仕組みです。
例えば、契約書をDropboxに保存すると、OCRが契約者名や契約日を抽出し、kintoneの管理アプリに自動登録します。
これにより、手作業の入力負担を軽減し、データの正確性向上が見込めます。
また、業務の効率化と情報共有のスピードアップが期待できます。
3.Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
このテンプレートは、Dropboxに音声データがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、Slackに通知する仕組みです。
例えば、会議録音をDropboxに保存すると、AIが文字起こしし、共有のチャンネルに要約を投稿します。
これにより、会議に参加できなかったメンバーも素早く内容が把握でき、手作業を削減し、情報共有の迅速化が期待できます。
日々の業務で発生するファイル整理やデータ入力の手間を減らすには、手作業をなくし、自動化の仕組みを導入することが鍵になります。
DropboxにアップロードするだけでOCR処理を実行し、その内容をNotionに整理・保存するフローを活用すれば、業務効率の向上が見込めます。
そのため、「必要なデータを探す時間」「手入力のストレス」「チーム内での情報共有の手間」の削減も期待でき、シンプルな設定だけで、日々の業務の生産性アップも見込めます。
ちょっとした仕組み化が、業務効率を大きく変えるかもしれません。
まずは一歩、試してみませんか？
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