Dropbox × OCRで自動化！ファイル整理＆データ入力を効率化する方法

「このファイル、どこに保存したっけ？」
「手作業でデータ入力するの面倒だな…」と日々の業務で感じることはありませんか？
データ管理やファイル整理、手入力の手間を減らしたいけれど、結局後回しになってしまう…
そんなあなたは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する仕組みを作るのがおすすめです！
この仕組みで、手入力の手間の大幅な削減を目指しましょう！
例えば、紙の資料をスキャンしてDropboxにアップロードするだけで、Notionにテキストデータとして記録され、チーム全員で素早い共有が見込めます。
また、情報はNotionに保存できるので、検索性も向上し、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
このブログでは、フローの具体的な設定手順を詳しく解説します。
もう手作業に悩まされる日々から卒業しませんか？

それではここからノーコードツールYoomを使って「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する方法

このテンプレートは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動的にNotionに追加する仕組みです。
例えば、DropboxにPDFや画像ファイルをアップロードすると、そのデータをOCRで自動的に読み取り、テキスト情報を抽出できます。
この抽出したデータをNotionの指定ページに整理して保存し、チームメンバーがすぐに閲覧・編集できるような状態で保存することができます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、検索性を向上させ、業務の効率を高めることが期待できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

DropboxとNotionをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガー、アクションの設定
最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)このフローは、Dropboxに追加されたファイル情報を基にNotionに自動追加するため、事前にDropboxの情報に対応するNotionのデータベースを準備する必要があります。
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。

DropboxとNotionをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

Dropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。

Notionを選択できたら、使用するアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。

使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ1：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！

ステップ2：Dropboxのアクションを設定

1) アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ3：Dropboxのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、必須事項を入力します。

3)必須項目を入力します。

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アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ4：AIオペレーションを設定

1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

2) アクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(15タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

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ステップ5：Notionのアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを追加する」を選択して、データベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。

3) 追加するレコードの値を入力します。

アウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

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これで【Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する方法】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する方法

このテンプレートは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でSlackに通知する仕組みです。
例えば、DropboxにPDFや画像ファイルをアップロードすると、そのデータをOCRで自動的に読み取り、テキスト情報を抽出できます。
この抽出データをSlackの指定チャンネルに送信することで、チームメンバーが重要な情報を素早く共有でき、業務の効率化を向上させることが期待できます。

事前準備

1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン

マイアプリ連携

Dropboxのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを検索し、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Slackのマイアプリ登録は以下のように投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。