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Dropbox × OCRで自動化！ファイル整理＆データ入力を効率化する方法
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「このファイル、どこに保存したっけ？」
「手作業でデータ入力するの面倒だな…」と日々の業務で感じることはありませんか？
データ管理やファイル整理、手入力の手間を減らしたいけれど、結局後回しになってしまう…
そんなあなたは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する仕組みを作るのがおすすめです！
この仕組みで、手入力の手間の大幅な削減を目指しましょう！
例えば、紙の資料をスキャンしてDropboxにアップロードするだけで、Notionにテキストデータとして記録され、チーム全員で素早い共有が見込めます。
また、情報はNotionに保存できるので、検索性も向上し、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
このブログでは、フローの具体的な設定手順を詳しく解説します。
もう手作業に悩まされる日々から卒業しませんか？
それではここからノーコードツールYoomを使って「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する方法
このテンプレートは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動的にNotionに追加する仕組みです。
例えば、DropboxにPDFや画像ファイルをアップロードすると、そのデータをOCRで自動的に読み取り、テキスト情報を抽出できます。
この抽出したデータをNotionの指定ページに整理して保存し、チームメンバーがすぐに閲覧・編集できるような状態で保存することができます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、検索性を向上させ、業務の効率を高めることが期待できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
- DropboxとNotionをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー、アクションの設定
- 最後にトリガーが起動するかを確認
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)このフローは、Dropboxに追加されたファイル情報を基にNotionに自動追加するため、事前にDropboxの情報に対応するNotionのデータベースを準備する必要があります。
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
DropboxとNotionをマイアプリ連携
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Dropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。
Notionを選択できたら、使用するアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
フォームで受け付けた依頼内容から請求書を発行し、メールで送信するといった作業は手間がかかりますよね。
この定型的なプロセスは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけにMicrosoft Excelで請求書を発行し、Outlookで送信するまでを自動化できます。
手作業による入力ミスや対応漏れといった課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelを活用した請求書発行業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力やメール送信でのヒューマンエラーを防止したい経理担当者の方
- 毎月の定型的な請求業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から請求書発行、メール送付までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
- 手動でのデータ転記や宛先設定が不要になるので、金額の入力ミスや送付間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに請求書を発行します。
- オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを指定してください。
- Microsoft Excelでの書類発行では、請求書の雛形となるファイルを指定し、雛形内の変数部分にGoogleフォームから取得した値を埋め込みます。
また、発行する書類のファイル名や格納先のフォルダも自由に設定可能です。 - Outlookでのメール送信では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などの変数を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 - Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - Microsoft Excelの請求書の雛形を準備する必要があります。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 - Microsoft Excelの雛形書類の連携については、下記の「各項目について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
フォームで受け付けた依頼内容から請求書を発行し、メールで送信するといった作業は手間がかかりますよね。
この定型的なプロセスは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけにMicrosoft Excelで請求書を発行し、Outlookで送信するまでを自動化できます。
手作業による入力ミスや対応漏れといった課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelを活用した請求書発行業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力やメール送信でのヒューマンエラーを防止したい経理担当者の方
- 毎月の定型的な請求業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から請求書発行、メール送付までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
- 手動でのデータ転記や宛先設定が不要になるので、金額の入力ミスや送付間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに請求書を発行します。
- オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを指定してください。
- Microsoft Excelでの書類発行では、請求書の雛形となるファイルを指定し、雛形内の変数部分にGoogleフォームから取得した値を埋め込みます。
また、発行する書類のファイル名や格納先のフォルダも自由に設定可能です。 - Outlookでのメール送信では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などの変数を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 - Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - Microsoft Excelの請求書の雛形を準備する必要があります。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765 - Microsoft Excelの雛形書類の連携については、下記の「各項目について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ1：トリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
ステップ2：Dropboxのアクションを設定
1) アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ3：Dropboxのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ4：AIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(15タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Notionのアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」を選択して、データベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
3) 追加するレコードの値を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する方法】というフローが完成です。
ステップ6: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する方法
このテンプレートは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でSlackに通知する仕組みです。
例えば、DropboxにPDFや画像ファイルをアップロードすると、そのデータをOCRで自動的に読み取り、テキスト情報を抽出できます。
この抽出データをSlackの指定チャンネルに送信することで、チームメンバーが重要な情報を素早く共有でき、業務の効率化を向上させることが期待できます。
事前準備
1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
マイアプリ連携
Dropboxのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを検索し、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Slackのマイアプリ登録は以下のように投稿先を選択して、「許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
テンプレートをコピー
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と関係者への共有を手作業で行っていませんか？
そうした作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でテキストを抽出し、Slackへ通知する流れを自動化できます。
ファイルの確認・共有業務を効率化し、迅速な情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された請求書や申込書の内容を手作業で確認・転記している方
- 紙の書類をスキャンしてDropboxで管理し、その内容をSlackで共有している方
- 書類の内容確認や共有作業のミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からSlackへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認や転記作業の時間を短縮します。
- 金額や日付などの入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことで、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルが追加された際にフローボットを起動するフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出する項目（請求金額、会社名など）を自由に設定できます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを指定してください。
本文にOCR機能で取得したテキスト情報を埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と関係者への共有を手作業で行っていませんか？
そうした作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でテキストを抽出し、Slackへ通知する流れを自動化できます。
ファイルの確認・共有業務を効率化し、迅速な情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された請求書や申込書の内容を手作業で確認・転記している方
- 紙の書類をスキャンしてDropboxで管理し、その内容をSlackで共有している方
- 書類の内容確認や共有作業のミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からSlackへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認や転記作業の時間を短縮します。
- 金額や日付などの入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことで、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルが追加された際にフローボットを起動するフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出する項目（請求金額、会社名など）を自由に設定できます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを指定してください。
本文にOCR機能で取得したテキスト情報を埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ1：トリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
以下のステップ2からステップ4までは、先ほどご紹介したフローと同じ手順です。
ステップ2：Dropboxのアクションを設定
1) アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ3：Dropboxのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須項目を入力します。アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ4：AIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(15タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Slackのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須事項を入力します。
メッセージはアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力できたら、テストをクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
これで【Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する】というフローが完成です。
ステップ6: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
もう一つフローをご紹介します。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する方法
このテンプレートは、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でAirtableに追加する仕組みです。
例えば、DropboxにPDFや画像ファイルをアップロードすると、そのデータをOCRで自動的に読み取り、テキスト情報を抽出できます。
この抽出データをAirtableの指定ベースに整理して保存することで、フィルタや検索機能を活用したスムーズな管理が見込めます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を削減し、情報の一元管理と業務の効率化が期待できます。
事前準備
1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
2)このフローはDropboxの情報を基にAirtableに情報を追加するため、事前にDropboxの情報に対応するAirtableのデータベースを準備する必要があります。
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
マイアプリ連携
Dropboxのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓から1つずつアプリを検索し、アプリを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
Airtableのマイアプリ登録は以下のように、使用するアカウントで設定を行ってください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
テンプレートをコピー
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
- 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- DropboxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
- Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
- 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- DropboxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
- Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ1：トリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
以下のステップ2からステップ4までは、先ほどご紹介したフローと同じ手順です。
ステップ2：Dropboxのアクションを設定
1) アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ3：Dropboxのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ4：AIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) アクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る(15タスク)」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Airtableのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードを作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを作成」を選択して、必須事項を入力します。
3)必須事項を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する】というフローが完成です。
ステップ6: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Dropboxを使ったその他の自動化例
他にもDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録する
このテンプレートは、Dropboxに現場の作業報告書がアップロードされると、自動でOCR処理を行い、読み取ったデータをGoogleスプレッドシートの作業管理表に登録する仕組みです。
例えば、現場で記入した報告書をDropboxに保存すると、OCRが作業日・担当者・進捗状況を抽出し、管理表に自動反映します。
これにより、手入力の手間を削減し、素早い情報共有が見込め、業務の効率化とデータの一元管理が期待できます。
■概要現場からの作業報告書、Dropboxにアップロードされた後のデータ入力に手間を感じていませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能で報告書の内容を読み取り、Google スプレッドシートの管理表へ自動で記録できるため、定型的な報告業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。■このテンプレートをおすすめする方- 建設業やメンテナンス業などで、日々の作業報告をDropboxで管理している方
- 報告書の内容をGoogle スプレッドシートの管理表へ手入力しており、非効率を感じている方
- 報告書のデータ化と一元管理を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Dropboxへのアップロードから転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りと転記により、手作業で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定し、報告書がアップロードされるフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した報告書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したデータを指定の管理表に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするか、フォルダのパスを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたい報告書のファイルや、報告書の中からどの項目（日付、担当者、作業内容など）のテキストを抽出するかを任意で設定します。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを記録したいスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどのOCR抽出データを追加するかを任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能で報告書の内容を読み取り、Google スプレッドシートの管理表へ自動で記録できるため、定型的な報告業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
- 建設業やメンテナンス業などで、日々の作業報告をDropboxで管理している方
- 報告書の内容をGoogle スプレッドシートの管理表へ手入力しており、非効率を感じている方
- 報告書のデータ化と一元管理を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Dropboxへのアップロードから転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りと転記により、手作業で発生しがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定し、報告書がアップロードされるフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した報告書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したデータを指定の管理表に追加します。
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするか、フォルダのパスを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取りたい報告書のファイルや、報告書の中からどの項目（日付、担当者、作業内容など）のテキストを抽出するかを任意で設定します。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを記録したいスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどのOCR抽出データを追加するかを任意で設定してください。
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する
このテンプレートは、Dropboxにファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を行い、読み取った内容をkintoneに追加する仕組みです。
例えば、契約書をDropboxに保存すると、OCRが契約者名や契約日を抽出し、kintoneの管理アプリに自動登録します。
これにより、手作業の入力負担を軽減し、データの正確性向上が見込めます。
また、業務の効率化と情報共有のスピードアップが期待できます。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってkintoneに追加することで業務効率化を図りたい方
2.Dropboxとkintoneを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でkintone追加するのは、手間がかかる上に人的なミス（追加漏れなど）のリスクがあります。
[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する]フローを使用することで、担当者は手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をkintone上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってkintoneに追加することで業務効率化を図りたい方
2.Dropboxとkintoneを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でkintone追加するのは、手間がかかる上に人的なミス（追加漏れなど）のリスクがあります。
[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りkintoneに追加する]フローを使用することで、担当者は手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
3.Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてSlackに通知する
このテンプレートは、Dropboxに音声データがアップロードされると、自動で文字起こしを行い、Slackに通知する仕組みです。
例えば、会議録音をDropboxに保存すると、AIが文字起こしし、共有のチャンネルに要約を投稿します。
これにより、会議に参加できなかったメンバーも素早く内容が把握でき、手作業を削減し、情報共有の迅速化が期待できます。
■概要
会議やインタビューの音声データを文字起こしする作業に、多くの時間を費やしていませんか。手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、完了後のファイル共有も手間になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、Yoomが自動で文字起こしを実行し、完了後すぐにSlackへ内容を通知します。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Dropboxに保存した音声データの文字起こしと共有を手作業で行っている方
- ・会議やインタビューの議事録作成を効率化したいと考えている業務担当者の方
- ・文字起こし結果をSlackで迅速にチームへ共有し、業務を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしからSlackへの通知までを自動化し、議事録作成などにかかる作業時間を短縮します。
- ・手作業による文字起こし内容の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- 1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定して、音声ファイルを保存するフォルダを指定します。
- 3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- 4. 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルの文字起こしを実行します。
- 5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストデータを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- ・Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスを任意のものに変更してください。特定のプロジェクト用フォルダなどを指定することで、より実用的なワークフローを構築できます。
- ・Slackのメッセージ通知アクションでは、通知先として設定するチャンネルIDを、実際に利用しているチャンネルのものに変更してください。
■概要
会議やインタビューの音声データを文字起こしする作業に、多くの時間を費やしていませんか。手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、完了後のファイル共有も手間になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、Yoomが自動で文字起こしを実行し、完了後すぐにSlackへ内容を通知します。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Dropboxに保存した音声データの文字起こしと共有を手作業で行っている方
- ・会議やインタビューの議事録作成を効率化したいと考えている業務担当者の方
- ・文字起こし結果をSlackで迅速にチームへ共有し、業務を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしからSlackへの通知までを自動化し、議事録作成などにかかる作業時間を短縮します。
- ・手作業による文字起こし内容の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- 1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定して、音声ファイルを保存するフォルダを指定します。
- 3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルをダウンロードします。
- 4. 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルの文字起こしを実行します。
- 5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストデータを指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスを任意のものに変更してください。特定のプロジェクト用フォルダなどを指定することで、より実用的なワークフローを構築できます。
- ・Slackのメッセージ通知アクションでは、通知先として設定するチャンネルIDを、実際に利用しているチャンネルのものに変更してください。
まとめ
日々の業務で発生するファイル整理やデータ入力の手間を減らすには、手作業をなくし、自動化の仕組みを導入することが鍵になります。
DropboxにアップロードするだけでOCR処理を実行し、その内容をNotionに整理・保存するフローを活用すれば、業務効率の向上が見込めます。
そのため、「必要なデータを探す時間」「手入力のストレス」「チーム内での情報共有の手間」の削減も期待でき、シンプルな設定だけで、日々の業務の生産性アップも見込めます。
ちょっとした仕組み化が、業務効率を大きく変えるかもしれません。
まずは一歩、試してみませんか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
