フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「毎日増えていく画像の管理、手作業でやるのはもう限界…。」
「圧縮して保存するだけなのに、意外と手間がかかる…。」
こんな悩みを抱えている方に朗報です！
フォームからアップロードされた画像を自動圧縮し、Dropboxに保存する方法があります。
紹介するフローを実現することで、面倒な作業をゼロにし、スムーズなファイル管理が可能です。
さらに、Gmailで受信した画像も同じように処理できるため、「いつかやろう」と放置してしまうこともなくなります。
本記事では、RPAを活用して画像の圧縮・Dropboxに保存を完全自動化する方法を、ステップごとに詳しく解説します。
「もっと業務を効率化したい！」という方は、ぜひ試してみてください！
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する方法
それではここからノーコードツールYoomを使ってフォームの画像をRPAを経由で圧縮後、DropBoxに保存する方法する方法をご説明します。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
専用フォームから送信された画像をRPA経由で圧縮した後、Dropboxの指定のフォルダに圧縮した画像を保存することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
※今回のテンプレートでは、サクセスプランでのみ利用可能な機能であるブラウザを操作するオペレーションを利用します。その他のプランに加入されている場合は、設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるのでご注意ください。
[Yoomとは]
今回のフローは、以下4つのプロセスで作成します。
- Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定およびRPAアクションやDropboxのアクション設定
- トリガーをONにして動作のチェック
Yoomのアカウント発行は、こちらから無料登録できます。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1：Dropboxのマイアプリ連携
(1)まずはDropboxをマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、左メニュー欄にある「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からDropboxを検索してください。
(2)好きな方法でDropboxにログインしましょう。
(3)Dropboxにログイン後、以下の画面が表示されたら「許可」を選択します。
(4)Yoomのマイアプリ内にDropboxが追加されていれば、連携完了です。
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ステップ2：テンプレートのコピー
次に、テンプレートの詳細設定を進めていきます。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしましょう。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
コピーが完了すると、Yoomにテンプレートがコピーされます。
次のような画面が表示されたら、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定
(1)テンプレートをコピーできたら、トリガーとなるフォームの内容を設定しましょう。
テンプレートの1番上にある「フォーム」をクリックします。
(2)次の画面に移動するので、Yoomのフォームを設定しましょう。
①フォームのタイトル・説明文を変更できます。
②フォームの完成図をチェックできます。
③左の記号で項目の追加、右の記号で項目の削除ができます。
④長押しで質問を移動できます。
⑤「+質問を追加」をクリックすると質問を追加できます。
⑥ページ下部Yoomロゴを非表示にできます。
(3)ページの下部から「完了ページの設定」「アクセス制限」「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を設定できます。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
(4)【フォームの表示確認と詳細設定】に移動後、「回答ページ」「完了ページ」を確認できます。
設定内容の確認、または自由に設定した後、「保存する」をクリックします。
なお、Yoomフォームの設定については、こちらもあわせてご確認ください。
ステップ4：ブラウザ操作の詳細設定
(1)次に、ブラウザ操作の詳細設定を行います。
テンプレートの「ブラウザを操作する」をクリックします。
※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラー表示になります。トライアル期間中は無料でRPAの機能もお試し可能です。
(2)ブラウザを操作するオペレーションの構造は、今回の処理では以下のようになっています。
- 圧縮サイトにアクセス
- 圧縮サイトのファイル添付箇所にフォームで取得したファイルをアップロード処理
- 圧縮を開始するボタンをクリック処理
- 圧縮に時間がかかる場合があるので、待機を挟む
- 完了後にサイト側で吐き出されたファイルダウンロードボタン上でファイルのダウンロード処理
フォームの項目名などを変更する場合は再度設定をする必要があるので、上記の流れとヘルプページを参考に必要に応じてカスタマイズおよびテストを実施してください。
ステップ5：Dropboxの各オペレーションの設定
(1)次に、Dropboxの各オペ―レーションを設定しましょう。
テンプレート内の「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)連携させたいDropboxのアカウント情報を入力し、「次へ」をクリックしましょう。
事前にアプリ連携を済ませておけば、入力欄の右にある矢印からアカウントを選択できます。
(3)【API接続設定】から、詳細設定を入力しましょう。
- フォルダのパス：画像の保存先となるフォルダ名を記載します
- ファイル名：事前に取得したアウトプットなどを利用して任意で設定できます
- ファイルの添付方法：アウトプットを使用するを選択し、ファイルは圧縮後画像を選択します
項目によっては、トリガーや前のオペレーションで読み取った情報（アウトプット）を引用できます。
ここでは、「ファイル名」にフォームで送られてきたファイル名をアウトプットとして引用しています。
(4)詳細設定から、運用に合わせて自由に設定しましょう。
設定をしなくても、フローを起動することは可能です。
(5)設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功し、問題がなければ「保存する」をクリックします。
ステップ6：トリガーをON
すべての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
さらに自動化するには
Yoomには、さまざまアプリに通知できる通知機能もあります。
今回では、Dropboxに画像が保存されたら自動的に通知が来るようカスタマイズすることも可能です。例えば、以下のようにGmail宛てに画像が保存されたことを知らせるメールが届くように設定できます。Gmail以外にも、Microsoft Outlookなどのその他のメールアプリや、Slack・Chatworkなどのチャットツールにも設定が可能です。各項目の「+」ボタンを押すと項目を追加できるので、ぜひカスタマイズしてみてください！
起点をフォームではなくその他のアプリにして、Dropboxへ同じようにファイルをアップロードすることもできます！
これらの例を簡単に紹介するので、Gmailを利用している方はぜひ参考にしてみてくださいね！
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、Dropboxに保存する方法
まずは、Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮し、Dropboxに保存する方法を紹介します。
今回のフォームとDropoxの連携と同様、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
Gmailで受信した画像をRPA経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮してDropboxに保存していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、ファイルサイズを意識しないとストレージを圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが画像を自動で圧縮し、指定したDropboxフォルダへ保存までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで画像を受け取る業務が多く、手作業での管理に課題を感じている方
- Dropboxのストレージを有効活用するため、ファイルの圧縮を徹底したい方
- RPAを活用した業務自動化で、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からファイル圧縮、アップロードまでの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの保存し忘れや圧縮漏れ、保存先フォルダの間違いといった手作業によるミスを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGmailから添付ファイルを取得し、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで画像圧縮サイトなどを操作します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像をアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルなどを任意で設定してください。
- RPA機能の設定では、利用する画像圧縮サイトのURLや、操作対象となるアップロードボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先としたいフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GmailとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
コピーが完了したら「ステップ4：ブラウザ操作の詳細設定」以降は同じステップになるので、その前のGmailによるトリガーの設定から説明していきます。
まずはGmailをマイアプリに連携していきます。
Yoomの「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」からGmailを検索してください。
確認画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウント情報を入力し、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報を選択し、「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのアプリ連携は完了です。
次に、トリガーとなるGmailの内容を設定しましょう。
テンプレートの1番上にある「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
連携させたGmailのアカウント情報を入力し、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、「トリガーの起動時間」「ラベル」を設定します。
1時間以内に連携したGmailアドレスにテスト用のメールを送信し、テストを実行してみましょう。
テストに成功したら、「保存する」をクリックします。
Dropboxに画像が保存されたら、RPA経由で圧縮して別フォルダに格納する
次に、Dropboxに画像が保存されたら、RPA経由で圧縮してDropbox内の別フォルダに保存する方法を紹介します。
まずは、以下のテンプレートをコピーしてください。
Dropboxに画像が保存されたら、RPA経由で圧縮して別フォルダに格納する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した画像ファイル、一つ一つ手動で圧縮して整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特にファイルサイズが大きいと、ストレージ容量を圧迫したり、共有に時間がかかったりするケースもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダに画像が保存されるだけで、RPAが自動で画像を圧縮し、指定した別のフォルダに格納するため、手作業による画像管理の手間を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した大量の画像を手作業で圧縮・整理している方
- 画像ファイルの管理を自動化し、ストレージ容量の最適化を図りたい方
- RPAを活用して、ファイル操作に関する定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの画像保存をきっかけに圧縮と格納が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの圧縮忘れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンライン画像圧縮サイトなどでファイルを圧縮する一連の操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、圧縮されたファイルを指定の別フォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、ファイルのアップロード先フォルダも自由に設定可能です。
- RPA機能では、利用したい画像圧縮サービスのURLや、圧縮率などの操作内容を、実際の業務に合わせてカスタムしてください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
コピーが完了したら「ステップ4：ブラウザ操作の詳細設定」以降は同じステップになるので、その前のDropboxによるトリガーの設定から説明していきます。
テンプレートの1番上にある「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
Dropboxと連携するアカウントを設定後、API接続設定を行います。
以下のように、設定しましょう。
- トリガーの起動時間：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます
- 対象のフォルダのパス：読み取り先となるDropbox上のフォルダ名を任意で設定できます
- ファイル名：トリガー対象となる画像のファイル名を入力します
全ての入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
※事前に「対象のフォルダのパス」「ファイル名」に適したものをDropbox内に保存しておく必要があります。
テストが成功したら「保存する」をクリックします。
次に、テンプレートにある「ファイルをダウンロード」を選択します。
連携アカウントを選択し、「API接続設定」に移動します。
以下のように、設定しましょう。
- フォルダのパス：ダウンロードしたい画像が入っているフォルダ名を記載します
- ファイル名：事前に取得したアウトプットなどを利用して任意で設定できます
テストを実行し、成功すると画像がダウンロードされます。
全ての設定が完了すると、フローボットが自動で起動します。
Dropboxを使ったその他の自動化例
他にもDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.LINE公式アカウントでファイルを受け取ったらDropboxにアップロードする
LINE公式アカウントの受信メッセージを判別し、ファイルを受信した場合のみDropboxにアップロードするフローです。
自動でファイルを管理できるため、データ管理の効率化が期待できます。
LINE公式アカウントでファイルを受け取ったらDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
LINE公式アカウントを通じてお客様や取引先からファイルを受け取るたびに、手動でダウンロードし、Dropboxへアップロードする作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、LINE公式アカウントでファイルが添付されたメッセージを受信するだけで、自動的にDropboxの指定フォルダへ保存できます。日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINE公式アカウントで顧客とファイルのやり取りを頻繁に行うマーケティングやCS担当者の方
- 受け取ったファイルをDropboxで管理しており、手作業でのアップロードを非効率だと感じている方
- ファイル管理の抜け漏れを防ぎ、業務の標準化と効率化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- LINE公式アカウントでのファイル受信からDropboxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでLINE公式アカウントの「メッセージの添付ファイルを取得」アクションを設定します。
- 必要に応じて、オペレーションでデータ変換機能を使用し、取得したファイルの名前を任意のものに変更します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存するファイル名やフォルダパスを任意に設定することが可能です。LINE公式アカウントから取得した送信ユーザーの情報や受信日時などの変数を含めることで、ファイル管理をより分かりやすく整理できます。
■注意事項
- LINE公式アカウント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
Outlookの受信メッセージの情報を抽出し、添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
データをDropboxに一元管理できるため、チームでファイルをスムーズに共有できます。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してDropboxに保存する
指定した日時になったら自動的にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行し、Dropboxに保存するフローです。
目標管理をMicrosoft Excelで行っている方は、管理業務の作業時間の短縮が期待できます。
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してDropboxに保存する
試してみる
■概要
指定した日時にMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してDropboxに保存するフローです。
毎月や週ごとに設定した日時に、自動で目標シートをPDF化し、Dropboxに保存することで、データの共有やバックアップがスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Excelで目標管理を行っているビジネスパーソン
・目標シートのPDF化や共有に手間を感じている方 - 定期的な目標報告が必要なチームリーダー
・チームメンバーとの情報共有を自動化し、報告作業を効率化したい方 - 業務の自動化を図りたい中小企業の経営者やIT担当者
・日々のルーティンワークを減らし、より重要な業務に集中したい方 - データの安全なバックアップを求める方
・目標管理データを自動的にクラウドに保存することで、データの紛失リスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、目標シートのPDF発行やDropboxへの保存を自動化できるため、手動作業を効率化します。
また、手動作業が自動化されることで、作業時間の短縮とヒューマンエラーの防止に役立ちます。
Excelでの目標管理がスムーズに行えるため、Dropboxへの保存漏れも無くなり、管理業務の正確性も高まります。
まとめ
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する方法を紹介しました。
フォームなどで受信した画像をRPAを使って自動で圧縮し、Dropboxに保存すれば、手動で圧縮や保存の手間がなくなり、業務効率の向上が期待できます。
Yoomでは、DropboxやGmail以外にも、ノーコードでさまざまなアプリとの連携が可能です。
ぜひ、Yoomを使った自動化を導入し、業務時間の短縮やヒューマンエラーの抑制を実現してみてください！
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