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「Dropboxにアップロードした設計書や仕様書を、GitLabのイシューに手動で紐づけている…」
「ファイルが増えるたびに手作業で関連イシューを作成するのは手間だし、URLの貼り間違いやタスクの作成漏れも起こりがち…」
このように、ファイルストレージとプロジェクト管理ツール間の手作業による情報連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxに新しいファイルが追加されたら、GitLabにイシューを自動的に作成する仕組み</span>があれば便利ですよね。
これらの煩わしい作業から解放され、開発チーム内での情報共有がスムーズになり、本来集中すべき開発業務に専念できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務の効率化に繋がります。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとGitLabを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとGitLabのAPIを連携すれば、一方のアプリケーションでの操作をトリガーとして、もう一方のアプリケーションで特定のアクションを自動で実行できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxの特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされたことを検知して、GitLabに自動でイシューを作成する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">ファイルアップロード後のタスク作成漏れを防ぎ、関連資料に基づいてスムーズに開発プロセスを進められるはずです。</span>
Dropboxにアップロードされた請求書や仕様書などをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報をもとにGitLabにイシューを自動で作成することもできます。
この仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">ドキュメントの内容を手入力で転記する手間とミスを削減するため、ドキュメントベースのタスク管理を効率化</span>したいときにおすすめです。
それでは、実際にDropboxとGitLabを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとGitLabの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／GitLab
[Yoomとは]
今回は「Dropboxでファイルがアップロードされたら、GitLabにイシューを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するためのマイアプリ登録を行います。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それでは、今回のフローで使用するDropboxとGitLabのマイアプリ登録方法について解説していきます。
Dropboxのマイアプリ登録方法
アプリ一覧画面で、Dropboxを選択すると、以下の画面が表示されます。
連携するアカウントにログインしてください。
ログイン後、Yoomに権限を与える画面が表示されるので、「許可」をクリックすると連携完了です。
GitLabのマイアプリ登録方法
アプリ一覧でGitLabを検索すると、以下の画面が表示されます。
連携したアカウントにサインインしてください。
Yoomにアクセスを許可する画面が表示されるので、内容を確認して、「Authorize Yoom」を選択すると登録完了です。
Yoomでは、簡単に設定できるようにテンプレートが用意されています。
今回は、テンプレートに沿って設定を進めていきますね。
Yoomにログインしたら、下記バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」に保存されるので、こちらからいつでも設定が行えます。
ここからフローボットの作成を行います。
まずは、Dropboxにファイルがアップロードされた際に、フローボットが起動するように設定を行います。
上側の赤枠をクリックしてください。
続く画面は、テンプレートを利用することで、あらかじめ設定されているため次へ進みましょう。
※今回のトリガーアクションは、ファイルの作成と保存時にトリガーが起動します。そのため、一度保存したファイルは更新しないことが前提となります。
もしファイルを更新することがある場合は、Dropboxのトリガーを設定後、「+」マークから分岐オペレーションを追加してください。
これにより、ファイルの作成時のみイシューを作成することが可能になります。
（分岐オペレーションは、ミニプラン以上の有料プランで利用できます。有料プランは、2週間の無料トライアルがあるので、気軽に試してみてくださいね。）
ここで、Dropboxに移り、連携したいフォルダにファイルを保存しておきましょう。
今回は、以下のフォルダにファイルを保存しておきました。
URLの赤枠箇所は、この後の設定で利用します。
Yoomに戻り、以下の設定を行います。
トリガーの起動間隔
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを設定できます。
利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なりますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。
設定した時間間隔ごとに1度、Dropboxでファイルが作成または更新されたかを確認します。
対象のフォルダパス
ファイルを保存したフォルダのURLから設定してください。
先ほどご紹介したDropboxの画面で、URLの赤枠箇所を入力します。
ファイル名
ファイルに含まれるキーワードを入力してください。
キーワードが含まれるタスクのみを連携の対象とします。
「.pdf」のように拡張子をキーワードに設定することも可能です。
ここまでの設定が完了したらテストを行います。
※直近1時間以内にファイルが保存されていない場合は、テストがエラーになるのでご注意ください。
また、キーワードが反応しない場合は、部分的なワードのみで試すことでテストが成功することがあります。
テストが成功すると、取得した値にDropboxにアップロードしたファイル情報が表示されます。
内容を確認してから設定を保存してください。
※取得した値は、フローボットが起動するたびにDropboxにアップロードしたファイル情報に更新されます。なお、この取得した値はGitLabに自動登録可能なデータとなります。
詳細は、以下をご確認ください。
取得した値について
Dropboxから取得した値を利用して、GitLabにイシューを作成する設定を行います。
下側の赤枠をクリックしましょう。
以下の画面は、あらかじめ設定されているので、次へ進みます。
イシューを作成するための詳細を設定していきます。
プロジェクトID
候補から任意のプロジェクトを選択してください。
候補には、連携したGitLabアカウントで管理するプロジェクトの一覧が表示されます。
課題のタイトル
利用状況にあわせて設定してください。
以下のように取得した値を利用することで、フローボットが起動するたびにDropboxから取得したファイル情報をGitLabのイシューに反映できます。
なお、テキストを直接入力した内容は固定値となるのでご注意ください。
取得した値と固定値を組み合わせて設定することも可能です。
課題の説明
ご利用状況にあわせて取得した値を利用したり、テキストを直接入力し定型文を設定しましょう。
その他の項目
枠下の説明に沿って任意で設定してください。
ここまでの設定が完了したらテストを行いましょう。
テストが成功すると、GitLabにイシューが作成されます。
GitLabにイシューが作成されたことを確認できました。
イシューの作成を確認したら、Yoomに戻り設定を保存してください。
GitLabの設定を保存すると、以下の画面が表示されます。
フローボットを今すぐ起動する場合は、「トリガーをON」をクリックしてください。
あとでトリガーをONにする場合は、フローボットの一覧画面から設定できます。
今回はDropboxからGitLabへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGitLabでのアクションをきっかけにDropboxを操作するデータ連携も可能です。
もしGitLabからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも利用してみてくださいね。
GitLabで新しいイシューが作成されたら、そのイシューに関連するファイルを保管するためのフォルダをDropboxに自動で作成する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">手動でフォルダを作成する手間が省けるだけでなく、フォルダの作成ミスも防げます。</span>
GitLabで特定のラベルが付与されたイシューや、特定の担当者がアサインされたイシューが作成された場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動で作成するフローです。
条件分岐の仕組みを用いることで、<span class="mark-yellow">必要な場合のみフォルダを作成するため、不要なフォルダが乱立するのを防ぎ、より整理されたフォルダ管理を実現</span>したいときに便利です。
DropboxやGitLabのAPIを活用することで、ファイル管理や開発プロセスの業務を効率的に進められます。
Yoomにはこれらの自動化を支援するテンプレートが揃っているので、日常の業務をスムーズに連携できます！
Dropboxを活用した自動化では、ファイルのアップロードや共有、通知フローを効率化できます。
例えば、受信メールの添付ファイルを自動でDropboxに保存することで、チーム内での資料共有がスムーズになります。また、電子契約書の格納や従業員ごとのフォルダ作成も自動化でき、バックオフィスや総務担当者の負担の軽減が期待できるでしょう！
GitLabを使った自動化は、課題管理や通知フローを効率化し、開発チームの作業をサポートします。
例えば、他のツールで追加されたタスクを自動でGitLabのIssueに変換することで、開発進行の一元管理が可能です。
さらに、外部ツールとの連携で進捗共有をスムーズに行えるため、エンジニアやプロジェクトマネージャーに特に有効です。
DropboxとGitLabの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイルアップロード後のタスク作成や、イシュー作成後のフォルダ作成といった情報連携の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル管理とタスク管理がシームレスに繋がり、開発チームは正しい情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：サブフォルダ内のファイルも連携の対象にできますか？
A：はい、できます。例えば、「プロジェクト」というフォルダ内に、複数のフォルダが存在するとします。
このとき、Dropboxのトリガー設定で「対象のフォルダのパス」に、プロジェクトフォルダのパスのみを設定してください。
これにより、プロジェクトフォルダ内のサブフォルダにアップロードしたファイルも連携対象になります。
Q：OCRで読み取った特定項目をイシューに転記できますか？
A：はい、できます。
OCRを使った以下のテンプレートでは、画像またはPDFファイルから任意の項目を抽出できます。
例えば、担当者IDや期限など、ご利用状況にあわせて自由に抽出したい項目を設定してみてください。
抽出した値をGitLabに設定することで、ファイルの情報を動的にGitLabに反映することができます。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
また、SlackとChatworkへの通知も可能です。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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