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「Dropboxにファイルをアップロードした後、関連タスクをTodoistに手入力するのが面倒…」
「ファイルレビューの依頼など、Todoistへのタスク登録をうっかり忘れてしまうことがある…」
このように、ファイル管理ツールのDropboxとタスク管理ツールのTodoistを使う際に、両者間の連携による手作業で手間やミスが発生していると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxに特定のファイルが追加されたことをきっかけに、関連するタスクがTodoistへ自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放されることも可能です。また、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です！
このようなお悩みを抱えている方はぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽に、そして正確に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとTodoistを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとTodoistのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル追加に伴うタスク登録などの一連の作業を自動化可能です。これにより、作業の抜け漏れを防ぎ、業務の生産性向上が期待できます。ここでは、このような自動化を実現する具体的なテンプレートを紹介しましょう。
なお、テンプレートはアカウント登録後すぐに実機操作が可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxの特定のフォルダに契約書や請求書、デザイン案などのファイルが追加された際に、そのファイル名や共有リンクを含んだタスクをTodoistに自動で作成します。
<span class="mark-yellow">「このファイルを確認する」「この資料をレビュー依頼する」といった後続タスクの登録漏れを防ぎ、業務の進行をスムーズにします。</span>
この連携は、Dropboxでのファイル追加をトリガーとしてTodoistへ直接データを連携するシンプルな構成です。
それでは、さっそく実際にDropboxとTodoistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとTodoistの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Todoist
[Yoomとは]
今回はDropboxに新しいファイルが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
以下の手順をご参照ください。
「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Todoist」と入力したら表示されたアプリをクリックします。
すでにTodoistにログインしている場合は、アプリをクリックするとマイアプリ連携が完了します。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますので「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、ファイルをアップロードしましょう。
この後Yoomで連携テストを行います。その際、トリガーであるDropboxの特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたらという条件を満たす必要があるため、任意のファイルを用意し、使用したいフォルダ内にアップロードしてください。
今回はtestフォルダに以下のようなファイルをアップロードしました。
Yoomの画面に戻ります。
対象のフォルダパスに先ほどファイルをアップロードしたフォルダのパスを入力してください。
ファイル名を設定します。
先ほどアップロードしたファイルの名前から、キーワードとして使用したいワードを入力してください。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに「保存する」をクリックしましょう！
「タスクを作成」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ「次へ」をクリックしてください。
contentを設定します。
デフォルトでファイル名が設定されているため今回はそのまま使用しますが、変更したい場合は以下のように入力欄をクリックし取得した値から設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
descriptionを設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
以下のように入力欄をクリックすることで、取得した値を追加することもできます。
また、直接入力することもできますが、直接入力した文字は固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのタスクに適用されますのでご注意ください。
次に、ページ上部の注意事項にあるようにdue_string、due_date、due_datetimeのいずれかを設定します。
今回は、due_dateに今日の日付を設定しました。
今日の日付は入力欄をクリックし、取得した値の横の日付タブから選択可能です。
due_string、due_date、due_datetimeを設定する際は、注意事項と注釈を確認して設定してください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認して設定してください。
※取得した値を使用せず入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのタスクに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にタスクが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
また、Todoistにタスクが作成されていますので確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「Dropboxに新しいファイルが追加されたら、Todoistにタスクを作成する」フローでした！
今回はDropboxからTodoistへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTodoistのタスクに関連する情報をDropboxで管理したい、あるいは他のアプリを起点として両方のアプリを操作したいといった場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Yoomで作成したお問い合わせフォームなどに新しい回答が送信されると、その内容に基づいてTodoistに担当者への対応タスクを自動で作成し、同時に関連資料などを保管するための専用フォルダをDropboxに生成します。
そのため、<span class="mark-yellow">顧客からの問い合わせや申し込みへの初動対応を迅速化し、案件ごとの情報管理体制を構築できます。</span>
この連携は、フォームへの回答というイベントを起点に、TodoistとDropboxの両方に対してアクションを実行する構成です。
DropboxやTodoistのAPIを活用することで、ファイル管理やタスク管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Dropboxでの自動化を導入することで、ファイルの保存や共有、通知フローが効率化されます。
例えば、契約書や請求書をDropboxに格納しつつ、社内ツールに通知したり、OCRや文字起こしで情報を活用するなど、手作業で行っていた処理をスムーズに連携可能です。
業務の正確性向上や作業効率の改善に特に有効です！
Todoistでの自動化は、タスク管理やスケジュール連携を効率化します。
例えば、AsanaやGoogleカレンダー、Slackなど他ツールからタスクを自動作成したり、特定条件で完了処理を行うことで、タスク管理の漏れや手間を減らせます。
複数ツールの情報を集約してスムーズに管理できるため、チームでの作業効率向上に役立ちます！
DropboxとTodoistの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル追加後のタスク登録作業の手間を削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はファイル管理とタスク管理をシームレスに繋げ、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この連携にSlack通知など別のアクションを追加できますか？
A：はい、可能です。
別のアクションを追加するには、フローボットの追加したい箇所にある「+」をクリックします。
右上の入力欄に、例えばSlackを使用したい場合は「Slack」と入力するとアプリが表示されますので選択してください。
アプリをクリックすると使用できるアクションが表示されます。使用したいアクションを選択し設定を行いましょう。
Q：特定のファイル名（例：「請求書」を含む）のみを対象にできますか？
A：はい、可能です。
ステップ3のファイル名を設定している箇所に、例えば「請求書」と入力することで、請求書が含まれるファイルのみを対象とすることができます。
Q：タスクの期限を「ファイル追加日のN日後」のように設定できますか？
A：はい、可能です。
タスクの期限をN日後にするには、ステップ4で設定しているdue_dateに「N日後」の日付を入力する必要があります。「N日後」の日付を取得するには「日時・日付の加算減算」を追加しましょう。
日時・日付の加算減算を追加することで、例えば3日後の日付などを設定できます。
先ほどと同様に、フローボットの「+」を選択し、オペレーションタイプの選択から「計算」→「日時・日付の加算減算」を選択してください。
特定の日付を取得する方法は、以下のリンク先をご覧ください。
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