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【ノーコード】DropboxとTrelloを連携！ファイル追加でタスクを自動作成する方法
DropboxとTrelloを連携して、ファイル管理とタスク管理を一元化してみましょう。
この2つのツールを連携することにより、業務効率の向上と業務負担の軽減が期待できます。ファイルチェックを忘れたり、カードの作成に手間を感じることも少なくなるはずです。
この2つのツールを活用しているのであれば、ぜひ連携してみませんか？
こんな方におすすめ
- Dropboxに新規ファイルをアップロードしたことを関係者に通知している方
- Trelloでタスク管理を行っているチーム
- Dropboxに追加された特定のファイルを見逃したくない方
- Dropboxに追加された特定のファイルのチェックをメンバーと分担しているチーム
DropboxとTrelloの連携メリットと具体例
メリット1: 業務効率の向上
今回の連携により、Dropboxに特定のファイルがアップロードされると、Trelloにカードが自動で作成されます。
Trelloのカードを確認するだけになるため、ファイルをアップロードする側がメッセージで知らせるフローと、ファイルを受け取る側がTrelloにタスクを作成するフローが一元化され、効率向上が期待できます。
例えば、デザインチームがDropboxにファイルをアップロードした後、それを受け取るマーケティングチームにメッセージを送信する。
加えてマーケティングチームはファイルチェックをTrelloに追加するという一連の流れが簡略化可能です。
メリット2: 確認ミスの回避
通常、ファイルのやり取りはメールに添付したり、Dropboxなどの共通で管理しているフォルダに保存するという方法が多いはずです。
しかし、ファイルを送信・保存した旨がメッセージで届いても、確認作業を忘れてしまったことはありませんか？
今回の連携はこのような確認漏れを回避できる可能性があります。
例えば、部下が作成した資料が数個あり、まとめてチェックしようと後回しにしていた場合などが当てはまります。
Trelloのカードにタスクとして追加されることで、このようなミスを削減できるかもしれません。
メリット3: コア業務の集中強化
DropboxとTrelloの連携を行うことで、事務作業の手間を感じにくくなるでしょう。
これにより、コア業務に集中できる時間が増える可能性があります。
例えば、今までは業務の合間にファイルをアップロードした旨を報告したり、ファイルチェックをタスクとしてTrelloに追加する必要がありました。
そのため、本来集中したいコア業務を中断し、報告やタスク管理に割く時間を取らなければなりません。
しかし今回の連携を導入すれば、Trelloを確認するだけでファイルの存在を認識できると共に、カードの作成そのものが自動化されるため、コア業務に割ける時間が確保しやすくなるはずです。
DropboxとTrelloの連携フローの作り方
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成する」フローを作成します。
フローの作成方法
大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- マイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- DropboxトリガーとTrelloのアクション設定
- トリガーボタンをONにして、DropboxとTrelloの連携動作を確認
■概要
Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイルデータへのアクセス性を高めたい方
2.Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト進行のためにタスクを登録している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
Trelloで管理するプロジェクトに関連づけることでプロジェクトごとのデータへスムーズにアクセスできます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルに関するカードの作成を毎回手作用で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動でTrelloへカードの作成を行います。
アップロードされたファイルごとにカードの作成を行い関連づけられたカードを作成することができ、業務に使用するファイルへのアクセスをスムーズにします。
手作業を省いて作成を行うことで、タスク解決に注力することができ、業務を効率化します。
■注意事項
・Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイルデータへのアクセス性を高めたい方
2.Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト進行のためにタスクを登録している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
Trelloで管理するプロジェクトに関連づけることでプロジェクトごとのデータへスムーズにアクセスできます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルに関するカードの作成を毎回手作用で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動でTrelloへカードの作成を行います。
アップロードされたファイルごとにカードの作成を行い関連づけられたカードを作成することができ、業務に使用するファイルへのアクセスをスムーズにします。
手作業を省いて作成を行うことで、タスク解決に注力することができ、業務を効率化します。
■注意事項
・Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：DropboxとTrelloをマイアプリ連携
それではここから、アプリとYoomを連携していきます。
Dropboxとの連携
以下の手順をご参照ください。
Trelloと連携
以下をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
下記のバナーの試してみる、をクリックしてください。
■概要
Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイルデータへのアクセス性を高めたい方
2.Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト進行のためにタスクを登録している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
Trelloで管理するプロジェクトに関連づけることでプロジェクトごとのデータへスムーズにアクセスできます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルに関するカードの作成を毎回手作用で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動でTrelloへカードの作成を行います。
アップロードされたファイルごとにカードの作成を行い関連づけられたカードを作成することができ、業務に使用するファイルへのアクセスをスムーズにします。
手作業を省いて作成を行うことで、タスク解決に注力することができ、業務を効率化します。
■注意事項
・Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイルデータへのアクセス性を高めたい方
2.Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト進行のためにタスクを登録している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
Trelloで管理するプロジェクトに関連づけることでプロジェクトごとのデータへスムーズにアクセスできます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルに関するカードの作成を毎回手作用で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動でTrelloへカードの作成を行います。
アップロードされたファイルごとにカードの作成を行い関連づけられたカードを作成することができ、業務に使用するファイルへのアクセスをスムーズにします。
手作業を省いて作成を行うことで、タスク解決に注力することができ、業務を効率化します。
■注意事項
・Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面が表示されたら、OKをクリックしましょう。
ステップ3：Dropboxを起動する設定
Dropboxのアイコンの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
対象のフォルダのパスについてはボックス下部の補足に従い、設定しましょう。
今回のフローボットはファイル名に特定のキーワードが含まれている場合にのみ起動する設定になっています。
そのため、特定のファイル名を定めて設定しましょう。
ここでDropboxに、設定したファイル名を含んだファイルをアップロードします。
フローに戻り、テストしてください。
テスト成功と表示が出たら完了をクリックします。
ステップ4: Trelloにカードを作成する設定
Trelloのアイコンの「新しいカードを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
各IDを入力しましょう。
ボードIDはTrelloのページから取得し、ペーストしてください。
リストIDはボードIDを入力すると候補が表示されます。
また、今回はタイトルと説明が既に設定済みです。
ファイル名をタイトルとし、その旨を説明にも追記するようになっています。
設定が完了したらテストしてください。
成功と表示が出たら完了をクリックします。
▼Trello
ステップ5:トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、以下の画面になります。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
Dropboxを使ったその他の自動化例
他にDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知する
ファイルの追加をDiscordで通知できるようになるため、素早い対応がとりやすくなるはずです。チーム間の連携強化にもお役立てください。
■概要
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイル管理を徹底して行う方
2.Discordを主なコミュニケーションツールに採用している企業
・チーム内の連絡に活用している方
・情報共有の円滑化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
さらにDiscordを活用した情報共有によって、チーム内への周知させることができます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルを毎回手作用で通知するのは、情報共有の円滑さを阻害しかねません。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動で概要をDiscordで通知し、素早い情報共有を行います。
手作業を省いて通知を行うことで、共有させる情報の正確性を保ち業務進行をスムーズにします。
またファイルのアップロードを感知したら即座に通知を行うため、後続業務に素早く着手することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Dropbox、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxでファイル管理を行う方
・プロジェクトに関連するファイルの保存に活用している方
・ファイル管理を徹底して行う方
2.Discordを主なコミュニケーションツールに採用している企業
・チーム内の連絡に活用している方
・情報共有の円滑化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行い、情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
さらにDiscordを活用した情報共有によって、チーム内への周知させることができます。
しかし、Dropboxに追加されたファイルを毎回手作用で通知するのは、情報共有の円滑さを阻害しかねません。
このフローを活用することで、Dropboxにファイルがアップロードされたら自動で概要をDiscordで通知し、素早い情報共有を行います。
手作業を省いて通知を行うことで、共有させる情報の正確性を保ち業務進行をスムーズにします。
またファイルのアップロードを感知したら即座に通知を行うため、後続業務に素早く着手することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Dropbox、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
請求書の追加のみを通知する自動化です。金銭に関わる重要な書類の見落としを少なくし、事務作業を円滑に進めましょう。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Slackを利用している企業やチーム
- Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Slackを利用している企業やチーム
- Slackを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
3.Notionのデータベースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
新規プロジェクトに伴いNotionのページが作成されると、それに連動したフォルダを自動で作成可能です。
■概要Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
- Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
■注意事項- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
- 複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
- Notionにページを作成するだけでDropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、名称の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
- はじめに、NotionとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成する」アクションを設定し、取得したページタイトルなどの情報を基にフォルダを作成します
- Dropboxに作成するフォルダの名称は、Notionのページタイトルなど、取得した情報を基に任意で設定してください
- Dropboxのどの階層にフォルダを格納するか、保存先のパスを任意で指定することが可能です
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
フォルダをアップロードしたことがTrelloのカードに追加されるため、通知作業を削減可能になります。
また、フォルダをチェックする側もファイルの確認作業をタスクとして管理できるため、見落としなどを防ぎやすくなることが期待できるでしょう。
これを機に自動化を導入して、日々の業務負担を少しでも軽くしてみませんか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
