【Dropbox×Trello】ファイルが追加されるとカードを作成する自動化

DropboxとTrelloを連携して、ファイル管理とタスク管理を一元化してみましょう。
この2つのツールを連携することにより、業務効率の向上と業務負担の軽減が期待できます。ファイルチェックを忘れたり、カードの作成に手間を感じることも少なくなるはずです。
この2つのツールを活用しているのであれば、ぜひ連携してみませんか？

こんな方におすすめ

・Dropboxに新規ファイルをアップロードしたことを関係者に通知している方
・Trelloでタスク管理を行っているチーム
・Dropboxに追加された特定のファイルを見逃したくない方
・Dropboxに追加された特定のファイルのチェックをメンバーと分担しているチーム

DropboxとTrelloの連携メリットと具体例

メリット1: 業務効率の向上

今回の連携により、Dropboxに特定のファイルがアップロードされると、Trelloにカードが自動で作成されます。Trelloのカードを確認すれば良いだけになるため、ファイルをアップロードする側がメッセージで知らせるフローと、ファイルを受け取る側がTrelloにタスクを作成するフローが一元化され、効率向上が期待できます。
例えば、デザインチームがDropboxにファイルをアップロードした後、それを受け取るマーケティングチームにメッセージを送信する。加えてマーケティングチームはファイルチェックをTrelloに追加するという一連の流れが簡略化可能です。

メリット2: 確認ミスの回避

通常、ファイルのやり取りはメールに添付したり、Dropboxなどの共通で管理しているフォルダに保存するという方法が多いはずです。
しかし、ファイルを送信・保存した旨がメッセージで届いても、確認作業を忘れてしまったことはありませんか？今回の連携はこのような確認漏れを回避できる可能性があります。
例えば、部下が作成した資料が数個あり、まとめてチェックしようと後回しにしていた場合などが当てはまります。
Trelloのカードにタスクとして追加されることで、このようなミスを削減できるかもしれません。

メリット3: コア業務の集中強化

DropboxとTrelloの連携を行うことで、事務作業の手間を感じにくくなるでしょう。これにより、コア業務に集中できる時間が増える可能性があります。
例えば、今までは業務の合間にファイルをアップロードした旨を報告したり、ファイルチェックをタスクとしてTrelloに追加する必要がありました。そのため、本来集中したいコア業務を中断し、報告やタスク管理に割く時間を取らなければなりません。
しかし今回の連携を導入すれば、Trelloを確認するだけでファイルの存在を認識できると共に、カードの作成そのものが自動化されるため、コア業務に割ける時間が確保しやすくなるはずです。

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では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

[Yoomとは]

今回は「Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。

DropboxとTrelloの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・DropboxとTrelloをマイアプリ連携
・Dropboxの起動設定
・Trelloにカードを追加する設定
・トリガーボタンをONにして、DropboxとTrelloの連携動作を確認

ステップ1：DropboxとTrelloをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

DropboxとYoomの連携

1.検索する
‍Dropboxのアイコンを選択してください。

2.ログインする

ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。

3.許可する

その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。

4.追加する

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

TrelloとYoomの連携

1.検索する
‍Trelloのアイコンをクリックします。‍

2.必須項目の入力

各項目を埋めていきます。
詳しくはTrelloのマイアプリ連携についてをご覧ください。

ここで取得したAPIキーとアクセストークンは後ほどの設定で使用します。

3.追加する
‍全ての入力が完了したら右下の追加ボタンをクリックします。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う‍

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Dropboxを起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Dropboxのアイコンの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

対象のフォルダのパスについてはボックス下部の補足に従い、設定しましょう。

今回のフローボットはファイル名に特定のキーワードが含まれている場合にのみ起動する設定になっています。
そのため、特定のファイル名を定めて設定しましょう。

6.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: Trelloにカードを作成する設定

1.アプリと連携する

Trelloのアイコンの「新しいカードを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.キーとトークンを設定する

先ほどマイアプリ連携の際に使用したAPIキーとアクセストークンを入力しましょう。
Trelloのマイアプリ連携についてから再取得することも可能です。‍

3.IDの入力

各IDを入力しましょう。
ボードIDはTrelloのページから取得し、ペーストしてください。リストIDはボックスをクリックすることで一覧表示されます。

どのリストにカードを作成するのか決めましょう。

また、今回はタイトルと説明が既に設定済みです。
ファイル名をタイトルとし、その旨を説明にも追記するようになっています。‍

4.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

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今回使用したフローボットテンプレート
Dropboxにファイルが追加されたらTrelloにカードを作成する

Dropboxを使ったその他の自動化例

他にDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Dropboxに新規ファイルが追加されたらDiscordに通知する

ファイルの追加をDiscordで通知できるようになるため、素早い対応がとりやすくなるはずです。チーム間の連携強化にもお役立てください。

2.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する

請求書の追加のみを通知する自動化です。金銭に関わる重要な書類の見落としを少なくし、事務作業を円滑に進めましょう。

3.Notionのデータベースにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する

新規プロジェクトに伴いNotionのページが作成されると、それに連動したフォルダを自動で作成可能です。

まとめ

フォルダをアップロードしたことがTrelloのカードに追加されるため、通知作業を削減可能になります。
また、フォルダをチェックする側もファイルの確認作業をタスクとして管理できるため、見落としなどを防ぎやすくなることが期待できるでしょう。
これを機に自動化を導入して、日々の業務負担を少しでも軽くしてみませんか？