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もし、少しでも定型業務を簡略化できれば良いなという思いがあるなら、Yoomでフローボットを作成して業務フローを自動化してみませんか？
今回ご紹介するのは、freee人事労務に従業員が登録される→担当者へ面談日の決定依頼→Googleカレンダーに面談日を自動入力→メールを送信というフローです。この流れが自動化できれば、大量採用の際の面談予約や、新入社員との初回面談などの日程調整やカレンダー入力などの負担を軽減できます！
フローボットの作成にあたりプログラミングの知識は必要ありません。気軽に作成できるので、この機会にぜひお試しください！
1.連絡や承認の自動化による業務の時間短縮
よくありがちなシチュエーションとして、新入社員の情報を記入後、その情報を共有するために連絡、さらに面談予定日を決定すべく担当者に確認連絡、最後にそれをカレンダーに記載…。なんとも工程数の多いフローですよね。
しかしYoomでフローボットを作成しfreee人事労務とGoogleカレンダーを連携すれば、このフローの自動化が可能になり、業務の時間短縮が叶うでしょう！
2.定型業務の負担軽減
新入社員の事務対応は定型業務であり定められた流れにのっとって事務処理を行うものですが、パーソナルな内容を扱うため神経を使う作業です。
また、手動入力によるミスなども起こりかねません。さらに、大量採用時などは膨大な量の従業員の事務処理を必要とします。
こういった定型業務を自動化すればタスクが減り、負担軽減に繋がることでしょう！
今回のポイントは「日程調整」という部分です。これを手動で行うとなると、相手方の都合やチームの都合をミックスさせる手間が必ず発生します。
また、決めた日程をカレンダーに手入力する場合、入力漏れや内容の記載ミスなども起こりえるため、自動化した方が確実に業務を簡潔かつ確実に終わらせることが可能になりますよね！
では、ここからは「freee人事労務で従業員が登録されたら、日程の調整を依頼後Googleカレンダーに予定を登録し通知する」というフローボットを作成する手順を紹介します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です！
Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！
イチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。
次はYoomと各アプリを連携させましょう。これを「マイアプリ連携」と言います。
テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
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右上の新規作成をクリック！検索窓に「Googleカレンダー」と入力するとGoogleカレンダーのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
赤枠の「認証時に、Googleカレンダーへの権限を全て許可してください」という注意事項を確認したら、Googleにサインインします。
アカウントを選択というページではYoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントをクリック！
次はYoomにログインというページに飛ぶので、次へを押しましょう。最後に、YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますというページが表示された場合は、続行を押せばOKです！
GoogleカレンダーとYoomの連携は完了したので、続けてfreee人事労務とYoomを連携させましょう。
↓
Googleカレンダーと同じくマイアプリから「freee人事労務」と検索してください。
freee人事労務のアイコンが出てくるのでクリック！
そうすると上記のような画面に切り替わります。許可するを押して、マイアプリ連携は終了です！
思っている以上に早く終わりますよね！Yoomはこのように、誰でも簡単にアプリ連携ができるように工夫されています。
マイアプリ連携が終わったので、次は本題のフローボットの作成にいきましょう！
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】freee人事労務で従業員が登録されたら、日程の調整を依頼後Googleカレンダーに予定を登録し通知する」をクリック！右上の編集するを押しましょう。
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freee人事労務のアイコンの「従業員が登録されたら（Webhook）」を押します。
テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！
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アプリトリガーのWebhookイベント受信設定というページに移行します。
しっかりとヘルプページが用意されているので、赤枠をクリックしてWebhookの設定をすればOKです。
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Webhookの設定が完了したら画面下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら、保存を押して次の設定に行きましょう。
freee人事労務のアイコンの「従業員情報の取得」を押します。
こちらも先ほどに同じく、テンプレートを利用したことにより必要項目は入力されています！次へを押しましょう。
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この設定ではどういった従業員情報を取得するのか、という内容を決めていきます。
とは言え、この設定においても既に入力が完了されているので、事業所IDを選択するのみです。
事業所IDはボックス内をクリックすると上記画像のように一覧表示されます。
先ほどマイアプリ連携をしたfreeeアカウントと連動しているため、選択すればOK！
マイアプリ連携とテンプレートの恩恵が大きすぎますね…！画面下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら次へいきましょう。
次は今回のフローボットのポイントとなる設定をします。と言っても難しいことは何もないのでご安心ください！
人型のアイコンの「担当者へ対応を依頼する」を押しましょう。
画像の部分にある、担当者と対応を依頼する内容の詳細を決めていきます。
こちらもあらかじめ入力されていますが、任意の内容に変更可能です。面談日を決定する担当者が見るメッセージ内容なので、その点だけはご注意を…。
設定が完了したら次へをクリック！
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フローボットのテストで使用する面談日程を決めましょう。テストなので適当な日をチョイスしても問題ありません。選択し終えたら保存を押して、カレンダーの設定に行きましょう！
Googleカレンダーのアイコンの「予定を作成」を押します。必要項目は入力されているので次へを押しましょう。
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フローボットのテストで使用するため、カレンダーID、予定のタイトル、予定の開始日、予定の開始時間、予定の終了日、予定の終了時間を入力していきます。
カレンダーIDは通常Googleアカウントのメールアドレスなので入力しましょう。ボックス内をクリックして表示されたら、選択してもOKです！
予定のタイトル、予定の開始日、予定の開始時間、予定の終了日、予定の終了時間はGoogleカレンダーの仕様上必要な項目のため記入します。とはいえ、予定の終了時間はいつになるかわからないのが通常なので、大体の終了時間の目安で問題ありません。
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入力が終わったら今回の設定でもテストを押しましょう。青く「テスト成功」と表示されたらOKです。
メールの宛先、件名、本文を入力していきます。変更が必要なのは宛先だけなので、任意のアドレスに変えましょう。
次へを押すと入力した内容の確認画面になるので、間違いがないかチェック！問題なければテストを押して、成功したら保存すればOKです。
これにてフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！
毎月末、給料やタイムカードの処理、それに加えて入社の対応など、たくさんの事務処理を抱えているのが人事や総務の皆さんです。
社員が多いともなると管理をしなければならないデータがたくさん…！給与に反映すべき部分に関してはミスが許されないため、かなりの神経を使いますよね。
今回紹介したフローボットが、そんな皆さんのお役に立てれば嬉しいです。ぜひYoomを試してみてくださいね！
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