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毎日の業務の中で、「会議の議事録をきれいにまとめる」「プレゼン資料の構成を考える」といった作業に、多くの時間を奪われていませんか？
生成AIを使えば楽になるとわかっていても、毎回「あなたはプロの編集者です。以下の会議メモを…」といった長い指示（プロンプト）を入力するのは意外と手間がかかるものです。
また、その日の気分や入力の仕方によって、AIの回答品質にバラつきが出てしまう悩みも尽きません。
そこでおすすめなのが、Geminiに搭載された機能「Gems（ジェム）」です。
この機能を使えば、自分好みの指示やルールを記憶させた「専用のAIアシスタント」を簡単に作成できます。
一度設定してしまえば、あとはワンクリックで呼び出すだけで、常に同じ品質、同じフォーマットで資料作成を代行してくれるようになります。
本記事では、Gemsの概要から、資料作成を劇的に効率化するためのGemの作り方、そして実際に「手書きのホワイトボードからの議事録作成」と「スライド構成案の作成」を試してみた検証レポートをお届けします。
Gemsは、Googleが提供する生成AIのGeminiにおいて、ユーザーが特定の目的やタスクに合わせてカスタマイズしたAI（Gem）を作成・保存できる機能です。
これまでは、チャットのたびに前提条件や役割、出力形式などをプロンプトとして入力する必要がありましたが、Gemsを使えばそれらの設定をパッケージ化しておくことができます。
OpenAIのChatGPTにおける「GPTs」に近い機能とも言えます。
Gemsの最大の特徴は、複雑な指示（インストラクション）をAIに永続的に記憶させられる点です。
通常のチャットでは、新しい会話を始めるたびにAIの記憶はリセットされますが、Gemとして作成したAIは、いつでも設定した「役割」や「ルール」を保持した状態で待機しています。
例えば、「新人教育係」というGemを作れば、いつでも優しく丁寧にマニュアルを解説してくれるようになり、「辛口のコードレビュー担当」というGemを作れば、厳しくコードの脆弱性を指摘してくれるようになります。
作成したGemは、Geminiのサイドバーに常駐するため、使いたい時にすぐに呼び出して作業を開始できます。
また、Google Workspaceを利用している場合、作成したGemを組織内の特定のチームやメンバーと共有することも可能です。
これにより、個人的な業務効率化だけでなく、組織全体の業務標準化にも貢献します。
Gemsで資料を作成する場合、大きなメリットが2つあります。
ただ漫然とGemを作成するだけでは、期待通りの成果は得られません。
資料作成に特化した「使えるGem」を作るためには、設定項目である「名前」「説明」「カスタム指示」「知識」を戦略的に設計する必要があります。
ここでは、それぞれの設定項目における具体的なコツやベストプラクティスを解説します。
Gemの「名前」は、そのGemが何をするものなのかが一目でわかるものにしましょう。
おしゃれな名前や抽象的な名前（例：「マイアシスタント」「相棒」など）をつけてしまうと、Gemの数が増えてきた時に、どれを使えばいいのか迷ってしまいます。
資料作成用であれば、「タスク名 + Gem」の形式がおすすめです。
例えば、「議事録作成Gem」「企画書構成Gem」「メルマガ執筆Gem」といった具合です。
チームで共有する場合は、「【人事部】採用メール作成Gem」のように部署名を入れるのもおすすめです。
「説明」の欄も重要です。
ここには、Gemの機能概要だけでなく、「何を入力すれば、何が出力されるのか」というInput/Outputの関係を明記しておくと、自分以外のメンバーが使う際にも迷いがなくなります。
例えば、「会議のメモや文字起こしテキストを入力すると、Markdown形式で整えられた議事録を出力します」や、「テーマとターゲットを入力すると、スライド10枚分の構成案を提案します」といった具体的な記述が理想的です。
この説明文は、Gemを選択した際の初期画面にも表示されるため、利用者のガイドとしての役割も果たします。
「カスタム指示」は、Gemの脳みそにあたる最も重要な設定項目です。
ここでAIの振る舞いを詳細に定義します。
資料作成用のGemを作る際は、以下の4つの要素を必ず含めるようにしましょう。
Gemsの強力な機能の1つが、「知識」としてファイルをアップロードできる点です。
ここに過去の資料やテンプレート、社内マニュアルなどを登録しておくことで、それらを参照しながら資料作成を行わせることができます。
例えば、議事録作成Gemを作るなら、過去に作成した中で「最も出来が良い議事録」をPDFやGoogleドキュメントにしてアップロードし、「知識として登録した議事録のフォーマットと書きぶりを真似してください」と指示します。
こうすることで、言葉では伝えにくいニュアンスや独自のフォーマットも反映できます。また、社内用語集やブランドガイドラインを登録しておけば、用語の統一やブランドイメージの遵守も自動化できます。
さらに、GemsはGoogle Driveのファイル内容を自動的に参照する機能が備わっています。（※設定で「Google Workspace 拡張機能」を有効にする必要があります）Googleドキュメントやスプレッドシートなどのファイルを指定した場合、元のファイルを更新するだけで、その内容がリアルタイムでGemの回答に反映されます。ただし、PDFやCSVなどローカルから直接アップロードしたファイルは、内容を更新するたびに再アップロードが必要となる点に注意してください。
また、「知識」として追加できるファイル数には、「最大10ファイルまで（1ファイルあたり最大100MB）」という制限がある点に注意が必要です。
Gemsを活用すれば、資料作成そのものの時間は短縮されますが、作成した資料をチームメンバーにメールで送ったり、指定のGoogleドライブのフォルダに保存したりといった「前後の定型業務」はなくなりません。
Yoomは、Geminiで作成したテキストやファイルを、SlackやChatwork、Googleドライブなどの様々なアプリと連携させ、業務フロー全体を自動化できるツールです。
[Yoomとは]
例えば、「Googleドライブに議事録の原稿がアップロードされたら、自動的にGeminiが内容を要約し、その結果をSlackのチームチャンネルに通知する」といった仕組みをノーコードで構築できます。
Geminiで資料作成を効率化するだけでなく、Yoomで業務全体とつなぐことで、さらなる生産性向上が見込めます。
■概要
Google Driveにアップロードされる画像を都度確認し、その内容をチームに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google Driveに新しい画像が追加されると、Geminiが自動で画像内容を解析し、その結果をChatworkへ即座に通知する一連の流れを自動化でき、手作業による画像確認や報告の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートに日々追加される情報を手作業で確認し、要約してチームに共有するのは手間がかかっていませんか？特に情報量が多い場合、内容の把握と共有に時間が割かれてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Geminiが自動で内容を要約しChatworkへ通知するため、情報共有の手間を省き、迅速な対応を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここからは、実際にGoogle AI ProプランでカスタムGemを作成し、資料作成の実力を検証してみます。
今回は、ビジネスの現場で頻繁に発生する「議事録作成」と「スライド構成作成」の2つのシーンで検証を行いました。
会議でホワイトボードに記録した内容を写真に撮り、それを元に議事録を作成する作業は手間がかかります。
手作業でテキストを入力し、フォーマットを整えるだけで、数十分から1時間ほどかかることもあるのではないでしょうか。
そこで、ホワイトボードの画像を解析し、整った議事録に変換するGemを作成しました。
【作成したGemの設定】
【カスタム指示】
あなたは優秀な会議書記です。
アップロードされたホワイトボードの画像を解析し、記載されている内容を論理的に整理して議事録を作成してください。
## 役割
- 画像内の手書き文字、図解、矢印の意味を正確に読み取る。
- 断片的なキーワードから文脈を補完し、自然なビジネス文書にする。
## 出力フォーマット
以下のMarkdown形式で出力すること。
# [会議タイトル（推測できる場合）] 議事録
- 日時: [画像のメタデータまたは現在日時]
- 場所: [不明な場合は空欄]
## 決定事項
- [決定事項1]
- [決定事項2]
## To-Do（アクションアイテム）
| タスク | 担当者（所属） | 期限 |
| --- | --- | --- |
| [タスク内容] | [担当者名-所属] | [期限（記載があれば）] |
## 議論の要点（メモ書きから推測）
- [要点1]
- [要点2]
## 禁止事項
- 画像に書かれていないことを想像で創作しないこと。
- 読めない文字がある場合は「(判読不能)」と記述すること。
- 挨拶や「画像を解析しました」等の前置きは一切不要。
【議事録作成】
Gemを開き、会議内容が記載されたホワイトボードの写真を添付して送信します。
今回は、以下の画像を添付しました。
Gemで作成された議事録は以下の通りです。
議事録を作成してみて、以下のことがわかりました。
ホワイトボードの画像を送信するだけで、あらかじめ設定したフォーマット通りの議事録が自動生成されるため、議事録作成にかかる時間と手間を大幅に削減できることが確認できました。
通常のAIチャットのように毎回長文のプロンプトを入力する必要がなく、直感的な操作で設定できるため、日々の業務にストレスなく導入できます。
今回はカスタム指示に直接フォーマットを入力しましたが、既存の雛形ファイルを添付して読み込ませることも可能であり、会議の性質に合わせた柔軟な応用が利きます。
さらに、生成されたテキストはカスタム指示を正確に反映しており、誤字脱字や情報の抜け漏れ、AI特有のハルシネーションも見られませんでした。
手直しの必要がほとんどなく、そのまま業務で実用できる高いクオリティを保っている点が非常に優秀だと言えます。
ただし、OCRは完璧ではないため、目視による確認を必ず行うことがおすすめです。
次に、プレゼン資料の構成案を作成するGemを検証します。
ゼロからスライドの構成を考えるのは時間がかかりますが、AIに叩き台を作らせることで初速を上げることができます。
今回は、テーマを与えるだけでスライド10枚分の構成と、各スライドの要素を提案してくれるGemを作りました。
【作成したGemの設定】
※「知識」に添付したPDFファイルは、以下のように構成などが記載されています。
【カスタム指示】
あなたは外資系コンサルティングファーム出身のプレゼンテーション専門家です。
ユーザーが入力した「プレゼンのテーマ」に基づき、聴衆を動かすためのスライド構成案を作成してください。
## ルール
- スライド枚数は原則10枚とする。
- 構成は「導入（課題提起）」「本論（解決策・メリット）」「結び（行動喚起）」の流れを厳守する。
- 知識として登録されている「効果的なプレゼン構成テンプレート」の要素を取り入れること。
## 出力フォーマット
以下の表形式で出力してください。
| スライドNo. | タイトル | 本文の箇条書き（キーメッセージ） | スライドのビジュアルイメージ案 |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| 1 | [タイトル] | - [要素1]<br>- [要素2] | [例：握手をしている写真、上昇するグラフなど] |
| ... | ... | ... | ... |
## トーン＆マナー
- 論理的かつ情熱的に。
- キーメッセージは短く、力強い言葉を選ぶこと。
【スライド作成】
Gemを開き、「新入社員向けの情報セキュリティ研修」と入力して送信します。
Gemで作成された資料の構成は以下の通りです。
スライドを作成してみて、以下のことがわかりました。
テーマを入力するだけで、カスタム指示や添付した参考資料の通りにスライドの構成案を自動で作成してくれることがわかりました。
従来は網羅的なリサーチを行ってからスライドを作成するのが一般的でした。
しかし、Gemを活用して先に資料の大枠を固めることで、必要最低限のデータのみを裏付けとして調べれば済むようになり、リサーチの手間や作業負担が軽減されます。
また、スライドの構成やフォーマットを指定するだけでその通りに出力してくれるため、既存の資料をGeminiに読み込ませてフォーマット化し、Gemに添付するといった応用も可能です。
社内で使い慣れたスライドやテンプレートをそのまま活かせるため、新しいツールへの移行や導入のハードルが非常に低く、誰でもすぐに実務で使いこなせます。
非常に便利なGemsですが、業務で利用する際にはいくつか注意すべき点もあります。
Geminiに限らず、生成AIはもっともらしい嘘（ハルシネーション）をつくことがあります。
特に、正確性が求められる資料作成においては注意が必要です。
Gemsで「社内規定に基づいて」と指示していても、AIが記憶違いをしたり、存在しないルールを捏造したりする可能性はゼロではありません。
出力された資料に含まれる数値、固有名詞、日付などは、必ず人間が一次情報（元の資料やカレンダーなど）と照らし合わせて確認するようにしましょう。
Geminiには「回答の根拠を表示する」機能（ダブルチェック機能）もあるため、これらを併用して事実確認を行うのが賢明です。
Gemsを作成する際、業務に関する具体的な指示や、社内資料を「知識」としてアップロードすることになります。
この時、最も気にかけなければならないのがセキュリティです。
個人向けプラン（無料・有料問わず）でGeminiを利用している場合、入力したデータやアップロードしたファイルの内容が、GoogleのAIモデルの学習データとして利用される可能性があります。
機密情報（顧客の個人情報、未発表の新製品情報、財務データなど）を含む資料を作成させる場合は、必ずGoogle Workspaceの企業向けプラン（BusinessやEnterpriseなど）を利用し、管理コンソールで「ユーザーデータをAIの学習に使用しない」設定が有効になっていることを確認してください。
企業としてのガバナンスを利かせた上で利用することが、トラブルを未然に防ぐ鍵となります。
Gemsは、自分だけの専用AIアシスタントを作り出し、資料作成をはじめとする定型業務の負荷を軽減するツールです。
「名前」「カスタム指示」「知識」の3つを適切に設定するだけで、誰でも簡単に、自分やチームに最適化されたAIを手に入れることができます。
今回検証した「議事録作成」や「スライド構成作成」は、ほんの一例に過ぎません。
メールの返信作成、コードのレビュー、翻訳、アイデア出しなど、Gemsの活用範囲はアイデア次第で無限に広がります。
まずは、自分の業務の中で「毎回同じようなことを考えているな」と思う作業を見つけ、それを代行してくれるGemを作ることから始めてみてください。
きっと、一度使ったら手放せない強力なパートナーになるはずです。
Geminiを使って資料作成を効率化した後は、その資料を活用するフェーズも自動化してみましょう。
Yoomを使えば、Geminiで生成されたテキストデータを、様々なアプリに自動で連携できます。
例えば、Gmailで受信した問い合わせメールの内容を自動的に取得し、Geminiに送って「返信案」を作成させ、その結果をチャットツールに通知するといったフローが組めます。
また、Googleフォームから収集したアンケート回答をGeminiに自動で送り、「ポジティブ・ネガティブ分析」や「要約」を行わせ、その分析結果をNotionに書き込むといった自動化も可能です。
こうした自動化により、手作業で情報を転記する必要がなくなり、重要な業務に集中できるようになります。
■概要
「Googleフォームの内容をGeminiで分析してNotionに追加する」ワークフローは、収集したフォームデータを効率的に活用するための自動化プロセスです。
データ処理の手間を減らし、より迅速な意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、Notionへのデータ入力やGoogleフォームの内容の分析が不要になり、作業工数の削減に寄与します。
お問い合わせ内容の解析をGeminiで行うことにより、内容の正確な分析が可能です。
また、Notionへのデータ追加が自動化ｓれることで、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。
■概要
日々大量に届くメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信した特定のメールをAIが自動で読み取り、Geminiがその内容を要約する仕組みを構築します。gmailとgeminiを連携させることで、メールチェックの時間を短縮し、重要な情報の見落としを防ぎながら、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
【出典】
