OutlookとOneDriveの連携で効率的なファイル共有を！

Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする方法

はじめる前に

Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。

ステップ1：OutlookとOneDriveをマイアプリ連携

1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧より、OutlookとOneDriveをそれぞれ選択し、2つともアプリを連携してください。
　※Microsoft 365（旧Office365）には家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
　　一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2：Outlookでメールを受信したら起動するトリガーを設定

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧からOutlookを選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例:「メールを受信したら」）
　・Outlookと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
　・トリガーアクション：「メールを受信したら」を選択してください。

8.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

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ステップ3：メールの添付ファイルの情報を取得するアクションを設定

9.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

10.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

11.アプリ一覧からOutlookを選択します。

12.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールの添付ファイルの情報を取得する」）
　・Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
　・アクション：「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してください。

13.「次へ」をクリックします。

14.API接続設定をします。
　・メールID：注記通り、ステップ2-手順8のアウトプットから参照してください。

‍15.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：メールの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定

16.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

17.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

18.アプリ一覧から「Outlook」を選択します。

19.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールの添付ファイルをダウンロード」）
　・Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
　・アクション：「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択してください。

20.「次へ」をクリックします。

21.API接続設定をします。
　・メールID：注記通り、ステップ2-手順8のアウトプットから参照してください。
　・ファイルID：注記通り、ステップ3-手順15のアウトプットから参照してください。

‍22.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：OneDriveへファイルをアップロードするアクションを設定

23.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

24.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

25.アプリ一覧からOneDriveを選択します。

26.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　　・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロード」）
　　・OneDriveと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
　　・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。

27.「次へ」をクリックします。

28.API接続設定をします。
　・ドライブID：候補から選択してください。（OneDrive上では取得できない識別子です。）
　・格納先フォルダ名：候補から選択してください。
　　※候補に該当のフォルダ名が無い場合、直接入力してください。
　・格納先フォルダのアイテムID：候補から選択してください。
　　※上記の「格納先フォルダ名」を入力すれば候補が変更されます。
　・ファイル名：任意で設定してください。
　　※ステップ3-手順15のアウトプットから参照可能です。
　・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「取得したファイル」を選んでください。

29.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」フローの完成となります。

OutlookとOneDriveの連携フロー応用編

ここまで、OutlookとOneDriveの連携に焦点を当ててお伝えしてきましたが、いかがでしたか？

この連携をより活かすために、他ツールの連携も踏まえた業務フロー自動化の例についてご紹介します。

1つは、NotionとOneDriveを連携してできる、Notionのデータベース上から1クリックでOneDriveのフォルダを作成する業務フローです。
プロジェクト管理など各種データベース管理にNotionを使っている場合、Notionの情報を元に新たなフォルダを自動作成することで、ファイル管理の一元化に役立ちます。
このフローで作成したフォルダに対して、Outlookで受信した添付ファイルを自動保存するよう別途設定すれば、ファイル管理がよりスムーズになります。

次は、GoogleスプレットシートとOutlookを連携してできる、フォームで入力されたらGoogleスプレットシートに追加してOutlookでメール送信を行う業務フローです。
初めてお問い合わせをいただいたお客様へ送る資料などがあれば、OneDriveからダウンロードしてOutlookのメール送信時に添付ファイルとして組み込むことも可能です。

他にもOneDriveとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

このフローではファイルの格納を２つのアプリで行う方におすすめです。確実なファイル管理につながります。

このフローではBacklogの課題に紐づけてファイルの管理ができるため、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができそうです。

指定のスケジュールに自動でフォルダを作成することもできます。定型業務の自動化は業務の効率化につながりますね。

それぞれ以下にテンプレートがありますので、気になった方はぜひ試してみてください。

まとめ

OutlookとOneDriveを連携することでファイル共有が効率化され、プロジェクトをスムーズに進めることにつながります。

また、プロジェクト管理などに他のツールを併用している場合、更に複数のツールを連携することで、ファイル類をより一元的に管理することも可能です。
Yoomでは他にも様々なツールとの連携が可能ですので、自社の使っているツールや行う業務に合わせて活用し、業務プロセス全体をどんどん自動化・効率化していきましょう。