OutlookとOneDriveの連携で効率的なファイル共有を！

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

テンプレートがコピーされると、以下の画面が表示されます。

ステップ3:Outlookでメールを受信したら起動するトリガーを設定

1.テンプレートの内容を確認し、トリガーとなる「メールを受信したら」をクリックしましょう。

2.連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]をクリックしてください。

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3.トリガーとなる動作の何分後にフローを動かすかを指定するために、「トリガーの起動間隔」を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

4.次にメールフォルダIDを設定しましょう。入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたID情報が『候補』に展開されます。
手動入力もしくは『候補』から情報を引用してください。

5.ここまできたら、Outlookにアクションの起動条件となるメールを送信してください。
今回はOneDriveにファイル情報を共有したいので、ファイルデータを添付して送信してみてくださいね。

• ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
• その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。

操作後、[テスト]を押します。

6.テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。

このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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ステップ4:メールの添付ファイルの情報を取得するアクションを設定

1.次に、2つ目の「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしましょう。

2.連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「次へ」をクリックしてください。

3.次の画面で「メールID」を設定します。入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。

4.テストを行いましょう。ここでは、メールIDから特定のメールの詳細情報を取得します。
テスト成功とメール情報の取得を確認したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:メールの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定

1.続いて、3つ目の「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。

2.連携するアカウントを確認して、「次へ」をクリックします。

3.次の画面で「メールID」と「ファイルID」を設定します。入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。

4.この設定を行うことで、メールに添付されたファイルデータを自動でダウンロードできます。
テストを行い、メールに添付されているファイルが取得できるか確認してください。

5.成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6:OneDriveへファイルをアップロードするアクションを設定

1.最後に、4つ目の「ファイルをアップロード」をクリックします。

2.連携するアカウントが入力されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3.次の画面に移行するので、まずは「ドライブID」を設定します。入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたID情報が『候補』に展開されます。
手動入力もしくは『候補』から情報を引用してください。

4.「格納先フォルダのアイテムID」も『候補』から選択可能です。
そのほかの「格納先フォルダ名」や「ファイル名」にも、注釈に沿って情報を入力します。
「ファイルの添付方法：ファイル」は、プルダウンから【取得したファイル】を指定しましょう。

5.テストを行います。成功後、OneDrive側の指定フォルダ内を確認してみましょう。

6.メールに添付したファイルが追加されていますね！
結果に問題がないことを確認して、「保存する」をクリックしてください。

ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されます。赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

以上で、「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」フローの完成となります。

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OutlookやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Outlookを活用した自動化例

受信したメッセージや添付書類の内容を自動で保存したり、登録情報をもとに自動でメールを送信することも可能です。
煩雑になっていた作業がシームレスに行われるため、業務の停滞や対応漏れといった課題の解消も期待できるでしょう。

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OneDriveを活用した自動化例

‍情報登録を検知して自動でフォルダを作成したり、ファイル格納後に速やかに関係者に情報を共有することができます。
さらに、OCR（データ読み取り機能）やフォーム作成・管理ツールと合わせて連携することで、さらなる効率化が見込めるでしょう。

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OutlookとOneDriveを連携するメリットと自動化例

業務効率化

2つのツールの連携により、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOneDriveに自動的に保存することができます。
特定のフォルダへの自動保存を設定しておくことで、忙しい状況でも重要な業務に充てられる時間の確保につながるはずです！

ファイル管理の精度向上

手動でファイルの管理をしていると、ファイルを保存し忘れて紛失してしまったり、保存場所が分からなくなってしまったりすることがありますよね。
自動化により、ファイルが決められたフォルダに保存されれば、正確なファイル管理が可能になります。
これにより、ファイルを探す時間も短縮されるのではないでしょうか。

まとめ

OutlookとOneDriveを連携することでファイル管理の効率化や精度向上につながります。
また、プロジェクト管理などに他のツールも併用している場合、それらのツールも連携することでファイル管理をより効率化することもできますよ。
Yoomでは他にも様々なツールとノーコードで連携できるので、自社の使っているツールや行う業務に合わせて活用してみてくださいね！