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メールの送受信や予定管理ができるOutlookとファイル類の管理が可能なOneDriveはどちらもMicrosoftのツールで、双方を仕事で使う機会は多いのではないでしょうか。
今回は、この2つを連携させることでより業務を効率的に進める方法をご紹介します。
なぜOutlookとOneDriveを連携するのが良いのか、そのメリットはファイル共有を効率化できる点にあります。
2つのツールの連携により、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOneDriveに自動的に保存し、共有することができます。
特定のフォルダへの自動保存を設定しておくことで、ファイルを保存し忘れて紛失してしまったり、保存場所が分からずに探し回ることになってしまったりする不安が解消されます。
また、OneDriveに保存したファイルのリンクをメールで共有することも可能なため、チームメンバー全員がいつでも必要なファイルにアクセスできます。
ファイルのリンクをOutlookのメールでなく会議予定に組み込めば、招待状を確認した相手がファイルへアクセスすることもでき、見落とし防止になります。
関係者がスムーズに必要なファイルにアクセスできることは、プロジェクトのスムーズな進行につながります。
では、先にご紹介した例の前半部分である「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」業務フローの作り方について詳しくお伝えしていきます。
ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識がなくても、誰でも簡単に業務フローの自動化が可能になります！
こちらの業務フローについては、以下の通りテンプレートもありますので、ぜひ参考にしてみてください。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧より、OutlookとOneDriveをそれぞれ選択し、2つともアプリを連携してください。
※Microsoft 365（旧Office365）には家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
6.アプリ一覧からOutlookを選択します。
7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例:「メールを受信したら」）
・Outlookと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
・トリガーアクション：「メールを受信したら」を選択してください。
8.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
9.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
10.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
11.アプリ一覧からOutlookを選択します。
12.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールの添付ファイルの情報を取得する」）
・Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してください。
13.「次へ」をクリックします。
14.API接続設定をします。
・メールID：注記通り、ステップ2-手順8のアウトプットから参照してください。
15.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
16.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
17.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
18.アプリ一覧から「Outlook」を選択します。
19.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールの添付ファイルをダウンロード」）
・Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択してください。
20.「次へ」をクリックします。
21.API接続設定をします。
・メールID：注記通り、ステップ2-手順8のアウトプットから参照してください。
・ファイルID：注記通り、ステップ3-手順15のアウトプットから参照してください。
22.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
23.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。
24.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
25.アプリ一覧からOneDriveを選択します。
26.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロード」）
・OneDriveと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。
27.「次へ」をクリックします。
28.API接続設定をします。
・ドライブID：候補から選択してください。（OneDrive上では取得できない識別子です。）
・格納先フォルダ名：候補から選択してください。
※候補に該当のフォルダ名が無い場合、直接入力してください。
・格納先フォルダのアイテムID：候補から選択してください。
※上記の「格納先フォルダ名」を入力すれば候補が変更されます。
・ファイル名：任意で設定してください。
※ステップ3-手順15のアウトプットから参照可能です。
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「取得したファイル」を選んでください。
29.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」フローの完成となります。
ここまで、OutlookとOneDriveの連携に焦点を当ててお伝えしてきましたが、いかがでしたか？
この連携をより活かすために、他ツールの連携も踏まえた業務フロー自動化の例についてご紹介します。
1つは、NotionとOneDriveを連携してできる、Notionのデータベース上から1クリックでOneDriveのフォルダを作成する業務フローです。
プロジェクト管理など各種データベース管理にNotionを使っている場合、Notionの情報を元に新たなフォルダを自動作成することで、ファイル管理の一元化に役立ちます。
このフローで作成したフォルダに対して、Outlookで受信した添付ファイルを自動保存するよう別途設定すれば、ファイル管理がよりスムーズになります。
次は、GoogleスプレットシートとOutlookを連携してできる、フォームで入力されたらGoogleスプレットシートに追加してOutlookでメール送信を行う業務フローです。
初めてお問い合わせをいただいたお客様へ送る資料などがあれば、OneDriveからダウンロードしてOutlookのメール送信時に添付ファイルとして組み込むことも可能です。
他にもOneDriveとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
このフローではファイルの格納を２つのアプリで行う方におすすめです。確実なファイル管理につながります。
このフローではBacklogの課題に紐づけてファイルの管理ができるため、ファイル管理と情報共有を効率化し、チームの生産性向上に貢献することができそうです。
指定のスケジュールに自動でフォルダを作成することもできます。定型業務の自動化は業務の効率化につながりますね。
それぞれ以下にテンプレートがありますので、気になった方はぜひ試してみてください。
OutlookとOneDriveを連携することでファイル共有が効率化され、プロジェクトをスムーズに進めることにつながります。
また、プロジェクト管理などに他のツールを併用している場合、更に複数のツールを連携することで、ファイル類をより一元的に管理することも可能です。
Yoomでは他にも様々なツールとの連携が可能ですので、自社の使っているツールや行う業務に合わせて活用し、業務プロセス全体をどんどん自動化・効率化していきましょう。
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