OutlookとOneDriveの連携で効率的なファイル共有を！

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※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2：Outlookでメールを受信したら起動するトリガーを設定

※テンプレートをコピーした方は、「7」へ進んでください。

3.プロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。

6.アプリ一覧からOutlookを選択します。

7.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・アプリトリガーのタイトル：任意で設定してください。（例:「メールを受信したら」）
　・Outlookと連携するアカウント情報：任意のアカウントを設定してください。
　・トリガーアクション：「メールを受信したら」を選択してください。

8.トリガーの起動間隔と、メールフォルダIDを設定してテストを行います。
成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。

ステップ3：メールの添付ファイルの情報を取得するアクションを設定

9.ステップ2で作成したアプリトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

10.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

11.アプリ一覧からOutlookを選択します。

12.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールの添付ファイルの情報を取得する」）
　・Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
　・アクション：「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してください。

13.「次へ」をクリックします。

14.API接続設定をします。
　・メールID：注記通り、ステップ2-手順8のアウトプットから参照してください。

‍15.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：メールの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定

16.ステップ3で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

17.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

18.アプリ一覧から「Outlook」を選択します。

19.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「メールの添付ファイルをダウンロード」）
　・Outlookと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
　・アクション：「メールの添付ファイルをダウンロード」を選択してください。

20.「次へ」をクリックします。

21.API接続設定をします。
　・メールID：注記通り、ステップ2-手順8のアウトプットから参照してください。
　・ファイルID：注記通り、ステップ3-手順15のアウトプットから参照してください。（ここでは、添付ファイルが1つの場合を想定しています）

‍22.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：OneDriveへファイルをアップロードするアクションを設定

23.ステップ4で作成したオペレーションの下にある「+」ボタンをクリックします。

24.オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。

25.アプリ一覧からOneDriveを選択します。

26.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　　・タイトル：任意で設定してください。（例：「ファイルをアップロード」）
　　・OneDriveと連携するアカウント情報：任意で選択してください。
　　・アクション：「ファイルをアップロード」を選択してください。

27.「次へ」をクリックします。

28.API接続設定をします。
　・ドライブID：候補から選択してください。（OneDrive上では取得できない識別子です。）
　・格納先フォルダ名：候補から選択してください。
　　※候補に該当のフォルダ名が無い場合、直接入力してください。
　・格納先フォルダのアイテムID：候補から選択してください。
　　※上記の「格納先フォルダ名」を入力すれば候補が変更されます。
　・ファイル名：任意で設定してください。
　　※ステップ3-手順15のアウトプットから参照可能です。
　・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」、「取得したファイル」を選んでください。

29.テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」フローの完成となります。

OutlookやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍OutlookとOneDriveを連携した自動化例

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しOneDriveに格納することもできます。
また、OneDriveにファイルが追加されたらOutlookにファイルを添付して通知したり、OneDriveでファイルが更新されたらOutlookに更新内容を通知したりする連携も可能です。

Outlookを活用した自動化例

Outlookで受信したメッセージや書類内容をデータベースに保存する

Outlookで受信したメッセージや添付書類の内容をMicrosoft ExcelやNotionなどに自動で保存します。

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Outlookでメールを受信したらチャットツールに通知する

Outlookでメールを受信したら、Microsoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。

OneDriveを活用した自動化例

書類の締結が完了したらファイルをOneDriveにアップロードする

クラウドサインやGMOサインなどで締結が完了した書類をOneDriveに自動でアップロードします。

フォームの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する

JotformやTypeformなどの回答をもとにOneDriveでフォルダを自動で作成します。

ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする

ジョブカン経費精算・ワークフローやkickflowなどで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする

OutlookとOneDriveを連携するメリットと自動化例

業務効率化

2つのツールの連携により、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOneDriveに自動的に保存することができます。
特定のフォルダへの自動保存を設定しておくことで、忙しい状況でも重要な業務に充てられる時間の確保につながるはずです！

ファイル管理の精度向上

手動でファイルの管理をしていると、ファイルを保存し忘れて紛失してしまったり、保存場所が分からなくなってしまったりすることがありますよね。
自動化により、ファイルが決められたフォルダに保存されれば、正確なファイル管理が可能になります。
これにより、ファイルを探す時間も短縮されるのではないでしょうか。

まとめ

OutlookとOneDriveを連携することでファイル管理の効率化や精度向上につながります。

また、プロジェクト管理などに他のツールも併用している場合、それらのツールも連携することで、ファイル管理をより効率化することもできますよ。
Yoomでは他にも様々なツールとノーコードで連携できるので、自社の使っているツールや行う業務に合わせて活用してみてくださいね！