コラボフローとkintoneの連携をして申請書の手間をなくそう！

直感的な操作でワークフローを作成できるコラボフロー。kintoneはデータや業務プロセスの管理に便利な業務アプリを作る機能です。どちらもとても便利なアプリです！
今回はコラボフローとkintoneをYoomを使って連携することによって今よりもさらにメリットがあることをご紹介します！

コラボフローとkintoneを連携するメリット

2つのアプリを連携して、画面上にたくさんアプリを表させる必要がないだけでひとつストレスが減りますよね。

他にも、コラボフローとkintoneを連携させると通知を見逃したり、承認が遅れたりといった不安から解放されます！

メリット1:申請・承認業務の効率化

kintoneに登録された情報を、コラボフローの申請書へ自動的に入力することができます。
これにより、申請者は入力する手間が省け、申請業務を効率化することが可能になります。
また、承認者はコラボフロー上で申請の進捗状況や承認履歴を確認することができるため、
状況を把握しやすくなります。

メリット2:リアルタイム通知

kintoneで更新した内容をリアルタイムでコラボフローに通知することが可能です。
これにより、重要事項を即座にチームに共有することができます。
「私だけ知らなかった…。」なんてことはもうありません。誰も置いてきぼりにしません！

メリット3:データの一元管理

異なるプラットフォームのデータを統一化することができます。
これにより、情報が管理しやすくなり、漏れや見落としが防げます。
様々なアプリを行ったり来たりしなくてもアプリを一つ開けば全ての情報を取得することができます。
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以上、コラボフローとkintoneを連携するメリットをご紹介しました。
次に、2つのアプリを連携させた自動化業務例を紹介します。

コラボフローとkintoneの自動化例

コラボフローとkintoneを連携させると、タスクの振り分けや会議前の資料共有準備まで自動で行うことができます。
また、タスクの進捗管理も自動化できるので、チームリーダなど同僚をケアする必要がある人にとっても連携による業務自動化はとても便利です。

1.タスクの自動振り分け‍

コラボフローとkintoneを連携することで、新しいタスクが登録されると自動的に担当者に振り分けることができます。
自動的に振り分けられることによって、すぐに仕事を始めることができますね。
例えば、顧客からの問い合わせも、すぐに担当者に振り分けられるので迅速な対応から顧客満足度アップにつながります。

2.進捗状況の自動報告

タスクの進捗状況をkintoneから自動的にコラボフローに報告することができます。
これにより、管理者はチームメンバーの最新の状況をすぐに確認でき、適切な指示につなげられます。

例えば、タスクが特定の段階まで完了したら自動的に管理者に通知させる設定も可能です。

3.会議資料の自動共有

会議資料を会議の時に配られることはありませんか？
その場で目を通して意見を出し合うのは少しタイムパフォーマンスが悪いような気がします。

しかし、コラボフローとkintoneを連携して自動化することによって、会議資料を予め参加者に共有することができます。参加者は資料を先に目を通せますし、会議準備の手間を省くこともできるため、スムーズで効率の良い会議ができそうです。例えば、会議の3日前に資料を自動的に参加者に共有し、通知をするという設定が可能です。

コラボフローとkintoneの連携フローの作り方

コラボフローとkintoneを連携することのメリットを紹介いたしました。
この後は、実際にBacklogとGoogleカレンダーの連携方法をご紹介したいと思います。
今回は「kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで申請書を申請する」のテンプレートを使用します。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:コラボフローとkintoneのマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、コラボフローをクリックします。
(3)コラボフローのアカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」を押します。
(4)次はkintoneを登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogleカレンダーをクリックします。
(5)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法はkintoneマイアプリ登録方法をご確認ください。

(6)以下の内容が出るので、「許可」をクリックします。

これでマイアプリの連携が完了しました！

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2:トリガーの設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「ステータスが更新されたら」をクリックします。

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(2)kintoneと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(3)以下のような内容がでるので、手順に沿って入力をします。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーとならなければ「保存」をクリックします。
※Webhook設定方法はこちらをご確認ください。

ステップ3:アクションの設定

(1)次は「レコードの詳細を取得」をクリックします。
(2)kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アプリIDを入力したら「次へ」をクリックします。
(3)取得したいレコード条件を入力し「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ下部の「保存」をクリックします。

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(4)次は「申請書を申請」をクリックします。
(5)コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがなければ「次へ」をクリックします。
(6)API接続設定の画面が出てくるので必須事項を入力し、「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ下部の「保存」をクリックします。
(7)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

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コラボフローとkintoneの連携フロー応用編

いかがだったでしょうか？今回ご紹介したフロー以外にもコラボフローとkintoneにさらにGmailを追加してさらに業務効率を上げることができます。
応用編として「kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する」をご紹介いたします。
コラボフローとkintoneにさらにGmailを連携させることによってkintoneで更新された内容を自動的にコラボフローで帳票を作成。さらに作成した帳票をGmailに自動で送られます。仕事でエクセルをよく使用している方におすすめです。

まとめ

今回はYoomを使用したコラボフローとkintoneの連携についてご紹介しました。
エクセルをよく使う方や申請書の申請や承認するチームリーダーの方は是非一度お試しください！
一度自動化すれば、その後は空いた時間に別の業務をすることができますよ！
Yoomでは様々なアプリと連携ができます！今回ご紹介したアプリ以外にも、あなたがいつも使っているあのアプリもYoomならノーコードで簡単に連携ができるかもしれません！
2週間お試しプランもあるので、どんなアプリと連携できるのか覗きに来てください！