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ツールの導入には業務の効率化などのメリットがあります。
一方で、ツール利用時に手動作業が必要になると、人為的なミスが発生するリスクがあります。
コラボフローで承認された内容をkintoneに反映させる場合、更新時の入力ミスやタイムラグに課題を感じることがあるかもしれません。
また、更新依頼の通知や更新作業には人件費がかかるため、ツールの運用コストが上昇してしまいます。
そんな時はコラボフローとkintoneを連携し、承認にあわせてレコードを自動更新することでヒューマンエラーやタイムラグを防止でき、コスト削減も期待できます。
本記事では、コラボフローとkintoneをノーコードで連携する方法を紹介します。
ぜひ参考にしてみてくださいね！とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneとコラボフローを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
コラボフローとkintoneのAPIを連携すれば、コラボフローのデータを基にkintoneへ反映したり、逆にkintoneの情報をコラボフローに反映させたりといった、双方向のデータ連携を自動化することが可能になります！
これにより、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業がなくなり、業務効率が向上することでヒューマンエラーの削減も期待できます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとコラボフローの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する
コラボフローで承認が完了した際、自動的にkintoneのレコードを更新することができるフローです。
手作業による情報登録の手間を省き、登録漏れや入力ミスを防ぎます。
コラボフローで新しい申請が行われた際に、その申請内容に基づいてkintoneに自動的にタスクを追加することが可能です。
申請後の対応漏れを防ぎ、迅速なアクションを促します。
それでは、実際にコラボフローとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでコラボフローとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]フローの作成方法
今回は「コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。1．コラボフローのマイアプリ連携
Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
続く画面で、コラボフローを検索して選択し、次の画面に進みます。
アカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
2．kintoneのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2:テンプレートをコピー
コラボフローとkintoneを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではコラボフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】コラボフローで承認が完了したら、kintoneのレコードを更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー コラボフローで承認が完了したら」をクリックします。
3.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをコピーし、コラボフローに設定したらテストを行います。
※コラボフローでWebhookURLを設定する方法は、こちらを確認してください。
5.テストが成功したら保存します。
6.「アプリと連携する 申請内容の詳細を取得」をクリックします。
7.コラボフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
8.インスタンス名、アプリケーションコード、文書IDを設定してテストを行います。
※文書IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コラボフローで承認が完了したら」から設定します。
9.テストが成功すると、コラボフローから取得した申請情報がアウトプットに表示されます。
ステップ4:kintoneの設定
最後に、kintoneのレコードを更新する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。
2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
3.更新したいレコードの条件を設定します。
※左枠にはkintoneの項目を設定し、右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から対応する値を設定します。
下記画像は、従業員情報の更新をコラボフローで本人が申請した際の設定で、kintoneの「氏名」に登録されている値とコラボフローの申請者名の値が一致していることが前提となります。
4.更新後のレコードの値を設定します。
※コラボフローの内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請内容の詳細を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※更新しない項目は空欄にしておきます。
5.テストを行い、成功するとkintoneのレコード情報が更新されます。
問題がなければ保存します。
6.トリガーをONにすると、コラボフローで承認が完了するたび、kintoneのレコードが自動更新されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。コラボフローのデータをkintoneに連携したい場合
今回はコラボフローからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからコラボフローへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。kintoneでレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする
kintoneに新しい顧客情報や取引先情報などのレコードが追加された際に、その情報を自動的にコラボフローのユーザー情報として登録することが可能です。
手作業による情報登録の手間を省き、登録漏れや入力ミスを防ぎます。
kintoneである条件を満たす特定のレコード（例えば、特定のステータスになった案件や、特定の契約種別の顧客など）が追加された場合にのみ、コラボフローへユーザー情報を自動登録することが可能です。
これにより、必要な情報だけを的確に連携させ、コラボフロー側の情報を最新かつ正確に保つことができます。
kintoneを活用した自動化例
Outlookのカレンダーに新しい予定が追加されたら、その情報をkintoneに自動でレコードとして登録することができます。
また、kintoneのデータをもとに、Googleスプレッドシートに反映したり、Slackに通知を送ることも可能です。
コラボフローを使った便利な自動化例
他のアプリと連携することで、コラボフローへのユーザ追加や見積書の申請といった業務を自動化することもできます。
手作業で入力する業務を削減できるため、業務の効率化が課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください！
コラボフローで申請が承認された後、kintoneのレコードを手動で更新する作業には、ミスやタイムラグが発生するリスクがあります。
さらに、更新の依頼や作業には人件費がかかります。
これらの課題は、コラボフローとkintoneを連携し、自動化を導入することで解決できるでしょう。
これにより、人為的ミスやタイムラグを防止でき、コスト削減も期待できます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した時の通知方法は？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：申請内容に応じて処理を分岐できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たした申請でのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：コラボフローの申請者や申請日も記録できますか？
A：
はい、可能です。コラボフローの取得した値を用いることで、申請部署や申請者、申請ステータスや日付などを記録することができます。
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