・
「承認の通知を送るのが手間…」
「承認されたことを素早く確認できたらいいのに…」
このようなことを思ったことはありませんか?
ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackを連携すれば、申請の承認をスムーズにSlackへ通知可能になります。
これにより、管理者の通知負担が軽減され、チーム全体のコミュニケーションの円滑化も期待できます。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローの承認通知をSlackへ自動送信する方法を詳しく解説します。
ノーコードで実現可能なので、業務の自動化をぜひ取り入れて、効率的なワークフローを実現しましょう!
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!
◼️概要 ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。 チャットツールにアクセスせずに、自動的に申請された旨を展開することができます。 また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。 ◼️設定方法 ①アプリトリガーからジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション:申請が承認されたらを選択します。 ・トリガー起動間隔:5分に設定します。 ②+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。 ・アクション:チャンネルにメッセージを送るを選択します。 ・投稿先のチャンネルID:指定のチャンネルIDを候補から選択します。 ・メッセージ内容:①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 ◼️注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
こんな方におすすめ
ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackを連携するメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackを連携するメリットは以下の通りです。
申請管理が楽になるだけではなく、チームコミュニケーションまで円滑になるのは大きな魅力ですよね!
申請管理の効率化
ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackを連携させると、申請管理がスムーズになります。
例えば、従業員が遅刻や早退した情報が素早くSlackの指定チャンネルに送信されるので、管理者は重要な情報を見逃すことが減ります。
申請記録の素早い通知
ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackを連携することで、重要な申請情報をスムーズに通知することが可能です。
例えば、社員が遅刻や早退した場合、情報がスピーディーにSlackの指定チャンネルに送信されるので、管理者はチームメンバーの現在の勤務状況を素早く把握できます。
チーム連携の強化
Slackは、チームのコミュニケーションツールとして非常に頼りになります。
そして、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携することで、申請管理情報をみんなで共有し、チーム内のコミュニケーションがさらにスムーズになります。
出勤状況や勤務時間を素早く共有できれば、チーム全体が最新の情報を共有することができ、他のメンバーが適切にサポートし合うことができるようになります。ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackを連携してできること
ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらSlackに通知
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、自動的に申請された旨を展開することができます。
◼️概要 ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。 チャットツールにアクセスせずに、自動的に申請された旨を展開することができます。 また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。 ◼️設定方法 ①アプリトリガーからジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション:申請が承認されたらを選択します。 ・トリガー起動間隔:5分に設定します。 ②+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。 ・アクション:チャンネルにメッセージを送るを選択します。 ・投稿先のチャンネルID:指定のチャンネルIDを候補から選択します。 ・メッセージ内容:①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 ◼️注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が作成されたら、Slackに通知する
「ジョブカン経費精算・ワークフロー」で新しい申請が作成された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送信するフローです。
手作業による通知の手間を省き、申請の見落としを防いで迅速な情報共有を実現します。
■概要 ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請業務において、都度Slackへ手動で通知する作業に時間を取られたり、重要な申請を見落としてしまったりするお悩みはありませんか? ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、「ジョブカン経費精算・ワークフロー」で新しい申請が作成された際に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送信されるため、手作業による通知の手間を省き、申請の見落としを防いで迅速な情報共有を実現します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで特定条件の申請が作成されたら、Slackに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフロー で特定条件の申請が作成された際に、Slackへ自動で通知するフローです。 ■概要 経費精算や稟議申請などのワークフロー処理において、特定の条件に合致する申請を見落としてしまったり、関係者への通知が遅れてしまったりすることはありませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
確認漏れや対応遅延といった課題を解消し、業務の効率化に繋げることができます
日々の業務で ジョブカン経費精算・ワークフロー と Slack を活用しているものの、申請ごとの手動確認や通知作業に手間を感じているケースは少なくありません。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフロー で特定条件の申請が作成された際に、Slackへ自動で通知することが可能になり、確認漏れや対応遅延といった課題を解消し、業務の効率化に繋げることができます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくジョブカン経費精算・ワークフローとSlackを連携したフローを作成してみましょう!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:ジョブカン経費精算・ワークフロー/Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
◼️概要 ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。 チャットツールにアクセスせずに、自動的に申請された旨を展開することができます。 また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。 ◼️設定方法 ①アプリトリガーからジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション:申請が承認されたらを選択します。 ・トリガー起動間隔:5分に設定します。 ②+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。 ・アクション:チャンネルにメッセージを送るを選択します。 ・投稿先のチャンネルID:指定のチャンネルIDを候補から選択します。 ・メッセージ内容:①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 ◼️注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
ステップ1: ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackをマイアプリ連携
準備段階として、お使いのジョブカン経費精算・ワークフローとSlackをYoomと連携させるためにマイアプリ登録が必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ連携
1.マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。
2.下記の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、[追加]をクリックしてください。
※参考:ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法
Slackのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
続いて、フローボットの作成を行います。
フローボットの設定は、下記のテンプレートをコピーして行うこともできます。
◼️概要 ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。 チャットツールにアクセスせずに、自動的に申請された旨を展開することができます。 また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。 ◼️設定方法 ①アプリトリガーからジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション:申請が承認されたらを選択します。 ・トリガー起動間隔:5分に設定します。 ②+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。 ・アクション:チャンネルにメッセージを送るを選択します。 ・投稿先のチャンネルID:指定のチャンネルIDを候補から選択します。 ・メッセージ内容:①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 ◼️注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
ステップ2: トリガーを設定
ここからはテンプレートを作成していきましょう。
1.プロジェクト一覧からテンプレートを作成するプロジェクトを任意で選択してください。
2.画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。
3.はじめから作成を選択してください。
4.特定のアプリイベントを受信したときを選択します。
5.アプリの一覧からジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。
6.画面が切り替わるので、アプリトリガーのタイトルを設定してください。
7.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
8.トリガーアクションは「申請が承認されたら」を選択してください。
9.ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
次の画面ではアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
10.トリガーの起動時間は5分に設定します。
※ご利用プランによって設定できる起動間隔が異なります。
11.ジョブカン経費精算・ワークフローで実際に申請を承認し、フローに戻ったらテストをクリックしましょう。
12.テストが成功すると以下のように表示されて、情報を取得できます。(以下はテスト成功の一例です。)
13.アウトプット(取得した値)に問題がなければ、『保存する』を押してください。(以下の画像では確認できませんが、取得した情報は各項目の横にグレー文字で表示されます。)
つまり、ここで得た情報をSlackのメッセージ内容にそのまま反映可能となる、というわけです!
※取得した値とは?
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ3: Slackと連携する
1.フローの一覧画面に切り替わるので、先ほど作成したアプリトリガー下に表示される+をクリックしてください。
2.オペレーションの中から「アプリと連携する」を選択しましょう。
3.アプリの一覧からSlackを選択します。
4.画面が切り替わるので、連携するアカウント情報が合っているかを確認します。
アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
5.アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
6.ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
7.次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
対象となるIDを選択してください。
8.「メッセージ」は、通知したい内容を入力していきます。
アウトプット(取得した値)を引用することで、毎回異なる内容を通知できます。
なお、アウトプット(取得した値)を引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容が通知されるのでご注意ください。
今回は、申請が承認されたことが分かるテキストと、申請者情報が分かるように{{申請タイトル}}、{{申請ユーザの姓}}、{{申請ユーザの名}}をそれぞれアウトプット(取得した値)を引用し配置しました。
9.テストを行いましょう。成功すると、以下のように表示されます。
10.また、Slackのチャンネルにメッセージが投稿されるので確認してください。
11.最後に「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
これで、フローの設定は完了です!
ジョブカン経費精算・ワークフローやSlackを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもジョブカン経費精算・ワークフローやSlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!
ジョブカン経費精算・ワークフローを活用した自動化例
ジョブカン経費精算・ワークフローの自動化を導入することで、申請内容の管理やタスク作成を効率化できます。
例えば、申請が行われた際にGoogleスプレッドシートやDriveに情報を格納したり、タスクを自動追加することで、承認後の処理や関連業務をスムーズに進められます。
経理・管理部門の業務効率化に特に有効です。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローに汎用マスタのレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・シートを同時に編集し、情報の共有速度アップを目指すチームの責任者
2.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・申請された経費の処理に活用する経理担当
・申請の進捗状況を確認し漏れを防ぎたい部門長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは複数人で同時編集が可能なため、情報のスムーズな共有に有効的なツールです。
またジョブカン経費精算・ワークフローを業務に使用することでワークフローの自動化によって効率的な業務進行を行います。
しかしGoogleスプレッドシートに追加された情報を再度ジョブカン経費精算・ワークフローへ手入力することは、時間と労力の無駄です。
手入力による手間をなるべく省き、業務の効率化を実現したいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、自動でジョブカン経費精算・ワークフローへ汎用マスタのレコードを追加するため、手入力の手間を省きます。
また手作業でかかっていた時間を省くこともできるため、他の業務に時間を使うことができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・承認フローを可視化している総務部担当者
・経費精算に関するタスク消化を行う経理部の方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
さらにMicrosoft Excelでタスク管理を行うことで、関連する情報も一元管理が可能となり、さらに業務進行をスムーズにします。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容をMicrosoft Excelに都度手入力で登録するのは手間がかかり、本来人間が行うべきでない単純作業に時間を費やすことになります。
より創造的な業務への時間を確保したいと考える方にこのフローは有効的です。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、自動でMicrosoft Excelに情報を追加するため、入力の手間を省きます。
また手動で行う際のヒューマンエラーの心配もなくなるため、業務効率化につながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで経費精算をしている方
・中小企業の経理担当者
・申請された経費精算の承認をしている管理職の方
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理をしている方
・日常的にGoogleスプレッドシートを業務で使用している方
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleスプレッドシートを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローを使うことで、申請業務を効率化できるのはメリットです。
しかし、承認された申請の詳細を確認する際は、各申請にアクセスする必要があり時間がかかってしまいます。
このテンプレートは、特定のタイトルの申請が承認されたらGoogleスプレッドシートに追加することができます。
各申請の詳細がGoogleスプレッドシート上に一覧化されるため、申請内容を迅速に確認できるようになります。
コミュニケーションツールと連携することで、申請の完了有無を特定のメンバーへ通知を出すことも可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらNotionにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・申請や承認フローを自動化している経理担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Notionによるタスク管理を行う企業
・データベースにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を円滑に行うために有益なツールです。
さらにNotionを併せて活用すると、申請に関する情報の追加も可能となり、より円滑な業務進行を行います。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容を毎回Notionに入力することは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを活用すると、自動でNotionにタスク追加することができるため、手入力の手間を省き入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
コア業務にチーム全体が注力することで、業務効率化に繋げることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している経理部担当者
・ワークフローの進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Trelloによるタスク管理を行う企業
・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者
・チームメンバーでタスク共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローはデータの可視化によって情報の透明性の向上に役立つツールです。
さらにTrelloを併せて活用することで、プロジェクト全体のタスクを把握することにつながります。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの内容を毎回Trelloに手入力するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローを活用すると自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省き、入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで業務効率化に繋げることができます。
また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・申請された経費の処理に活用する経理担当
・申請の進捗状況を確認し漏れを防ぎたい方
2.Zendeskを活用してタスク管理を行う企業
・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、タスクの状況把握に役立つアプリです。
またZendeskを合わせて使用することで顧客情報とタスクを関連づける事ができ、より迅速な解決を行います。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローに追加された情報をZendeskに手入力することは、創造的な業務への時間を奪うことになります。
コア業務への時間を多く確保したいと考える方にこのフローは適しています。
ジョブカン経費精算・ワークフローに申請が行われたら自動でZendeskにタスクを作成するため、手入力の手間を省くことができます。
手入力でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性を上げることにつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、Googleスプレッドシートに申請情報を格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、スプレッドシートで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をスプレッドシートに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をスプレッドシートで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
プロジェクト関連の申請情報をスプレッドシートで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でGoogleスプレッドシートに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで精算業務を行う企業の担当者
・企業の経理担当者
・経費申請を行う営業や営業アシスタント
2.Google Driveにファイルの格納を行なっている方
・対応企業のデータやファイルの格納を行う総務担当者
・添付ファイルをフォルダに格納している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
経費精算の申請業務にジョブカン経費精算・ワークフローを使用すると、申請から承認まで一貫して管理が可能になり業務フローが可視化され業務の効率化につながります。
しかし経費精算した領収書ファイルなどの格納は、経費精算を行う際に生じる大きな手間の一つです。
ファイルデータの格納までを一貫した流れで行いたいと考える人はこのフローに適しています。
経費精算の申請を行った際に添付した領収書のデータをGoogle Driveに自動で格納することで領収書ファイルの保存忘れなどを防ぐことが可能です。
また保存するファイル名を申請書の名称と同じものを使用することができるため、保存するファイルがどの申請書のものなのか一目で判断することが可能となります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、ジョブカン経費精算・ワークフローにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書など押印の必要のある書類を管理、処理する必要のある方
・採用活動を行う人事部門ご担当者
・事務職員や営業アシスタント
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録することで手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
・このフローにオペレーションを追加することで、承認を依頼したり、レコードの登録をチャットで通知することも可能です。
■注意事項
・クラウドサイン、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらClickUpにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・申請された経費の処理に活用する経理担当
・申請の進捗状況を確認し、タスク漏れを防ぎたい方
2.ClickUpによるタスク管理を行う企業
・詳細情報を追加したタスク管理を行っている方
・タスクの可視化でプロジェクトの進行状況を把握しているチーム
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を円滑に進めるために有益なツールです。
ClickUpを併せて使用することで、プロジェクトに関連する経費の関連情報を確認することができ、より業務をスムーズに行うことができます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容をClickUpに手入力で毎回追加しなければならないのは、貴重な時間を浪費することになります。
このフローは作業にかかっていた時間をコア業務に使いたいと考える方に有効的です。
申請内容を自動でClickUpにタスク追加し、手入力の手間を省くことで業務の効率化を促進します。
またヒューマンエラーを未然に防ぎチーム内で共有する情報の制度を高く保ちます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
Slackを活用した自動化例
Slackを活用した自動化を導入することで、出退勤管理や書類承認、情報通知を効率化できます。
例えば、特定ワードの投稿で打刻を行ったり、SalesforceやNotionの更新を通知したり、AIで受信メールやWeb記事を要約してSlackに再通知することで、社内コミュニケーションや情報共有をスムーズに管理可能です。
人事・総務やチーム間の業務効率化に特に有効です。
◼️概要
Slackに投稿されたWebサイト等の記事データをOCRで文字抽出し、更に要約してSlackに通知します。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるのでご注意ください。
・OCRや要約を含むAI機能は有料プランで提供しております。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・NotionとSlackをYoomと連携してください。(マイアプリ連携)
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
◼️概要
freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.freeeサイン、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)
2.freeeサインの「文書の状態が変更されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをfreeeサインのWebhook送信先に設定を行ってください。
3.Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
4.書類のステータスが完了になると、フローボットが起動し、指定したSlackチャンネルに通知が届きます。
◼️注意事項
・freeeサイン、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・freeeサインでWebhookを利用できるプランを利用している必要があります。
◼️概要
Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション:リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。
・トリガー起動間隔:5分に設定します。
・マイドメインURL:指定のマイドメインURLを入力します。
②+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション:チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID:指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容:①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Slackで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をChatworkに投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Chatworkでコミュニケーション取っている方
・海外メンバーとやり取りをしているチームメンバー
・社内の情報共有のためにChatworkを使用している方
2.海外メンバーとのやり取りでSlackを使用している方
・各国の市場に合わせた資料や広告を作成しているマーケティング担当者
・海外からの問い合わせ内容の確認で翻訳が必要となる方
■このテンプレートを使うメリット
海外メンバーとのやり取りにおいて、業務を円滑に進めるためにスムーズなコミュニケーションが求められます。
しかし、都度手動で翻訳機能を使い翻訳結果をChatworkで通知するのは手間だと感じているかもしれません。
翻訳による作業を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Slackに投稿したメッセージを自動的に翻訳し、Chatworkに通知をすることができるため、手動で翻訳機能を使う必要が無くなり、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Slack、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
■概要
Slackで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Slackでメッセージのやり取りをしている方
・業務のやり取りをSlackで行っているチームメンバー
・プロジェクトの進行状況の共有をしているプロジェクトマネージャー
2.海外メンバーとのやり取りで翻訳が必要となる方
・海外メンバーと共同で作業を進めているチームメンバー
・タスクの割り当てやプロジェクトの進行状況の共有で翻訳が必要となる方
■このテンプレートを使うメリット
海外メンバーとのやり取りが必要となる場合、情報共有に時間がかかり、手間だと感じているかもしれません。
必要によって翻訳ツール等が必要となるため、やり取りの度に翻訳した結果を通知するのは手間です。
このテンプレートは、Slackに投稿したメッセージを自動的に翻訳することができます。
翻訳ツール等を使う手間を省くことができるため、スピーディーに翻訳したメッセージを通知することができます。
翻訳できる言語は任意で設定することができるため、メンバーに合わせて使い分けることが可能です。
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
■概要
Slackで「出勤」「退勤」と投稿したらそれを使ってKING OF TIMEに打刻します。
■設定方法
1.Slackトリガーで「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を設定し、投稿を行う任意のチャンネルを設定し一度デモ投稿して、テストします。
※その後レスポンス結果にあるts横の+マークを押してアウトプットにタイムスタンプを取得します。
2.分岐を設け、1.のオペレーションとアウトプットに「メッセージ内容」を設定し、条件は正規表現に一致する、値は「出勤|退勤」のように設定します。
3.スプレッドシートを別で用意し、以下のURLまたは添付したスプレッドシート上にヘッダーと関数を設定します。
※UNIXTIMEを通常の日付・時刻に変換する方法:https://intercom.help/yoom/ja/articles/8343335
※この際A2セルは書式なしテキストに、日付のセルはYYYY-MM-DD形式に書式を事前に変更してください。
4.アプリと連携するでスプレッドシートのシート(タブ)をコピーするアクションを選択し、3.で用意したスプレッドシートのタブをコピーする設定をします。
5.アプリと連携するでスプレッドシートのセルに値を入力するアクションを選択し、4.でコピーしたスプレッドシートのA2セルに1.で取得したtsというアウトプットを埋め込みます。
※シート名は4.でコピーしたアクションのアウトプットから埋め込みます。
6.データベースを操作するでスプレッドシートのレコード取得を選択し、3.で用意したスプレッドシートでA1:Bと範囲設定し、UNIXTIMEが空でないで検索をかけ、レコードを取得します。
※シート名は4.でコピーしたアクションのアウトプットから埋め込みます。
7.アプリと連携するでスプレッドシートのシート(タブ)を削除するアクションを選択し、4.でコピーしたタブを削除する設定を行います。
※シートIDは4.でコピーしたアクションのアウトプットから埋め込みます。
8.Yoomデータベースで事前にテーブルを2つ用意し、データコネクトでSlackとKING OF TIMEを同期させます。
※SlackはユーザーIDと表示名や氏名を表示項目とします。
※KING OF TIMEは姓、名、識別番号を表示名とします。
9.KING OF TIMEをデータコネクトしたテーブルに1列関数の列を設け、「JOIN(\"\",{姓},{名})」このように設定し姓名を連結させます。
10.データベースを操作するでYoomを選択し、Slackのデータコネクトを行ったテーブルでレコード取得を行い、ユーザーIDが1.で取得した{{送信者}}に等しいと設定します。
11.データベースを操作するでYoomを選択し、KING OF TIMEのデータコネクトを行ったテーブルでレコード取得を行い、関数で連結した氏名が10.で取得した{{氏名}}や{{表示名}}に等しいと設定します。
12.進行先の切り替えで、オペレーションは1.、アウトプットはメッセージ内容とし、出勤と退勤を直接進行先に入力します。
13.進行先それぞれに対してアプリと連携するからKING OF TIMEの打刻データを登録を設定し、識別番号や打刻時間などを6.や11.で取得した値を埋め込み設定します。
■注意事項
・SlackとKING OF TIMEのデータコネクトの際に、Slack側の氏名とKING OF TIMEの姓名情報が一致している必要があります。
・出勤と退勤のみの設定を想定していますが、休憩等ある場合は分岐や進行先の切り替え設定を変えることで対応できます。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
■概要
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてSlackで通知を行うフローボットです。
このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。
例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。
■設定方法
・フローボットのスケジュールトリガーを使用して、毎月の月末付近(28日,29日,30日,31日)にフローボットを起動します。
・「データを操作・変換する」アクションでフローボット起動日を取得し、月末の日付との差分を計算し、月末日当日か照合させます。
・フローボット起動日の日付が月末日当日ではない場合には、フローボットが終了します。
・フローボット起動日の日付が月末日当日の場合は、右側に分岐し、Slackで通知します。
・通知先のチャンネルの指定をしてください。
・その後に追加するフローは、目的や用途に応じて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・分岐後の右側に追加するフローの設定や内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・クラウドサインとSlackをそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
・「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや、通知先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
・署名が完了した書類がある場合は、フローボットが起動してSlackに通知します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
受信したメールから送信者の情報を抽出し、その情報をSlackに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネル、通知メッセージのフォーマットは自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・メールトリガーで設定したメールアドレス宛にメールが届くとフローボットを起動させます。
・トリガー条件にフローボットを起動させたい件名を指定して設定してください。
・「データの抽出」オペレーションで抽出したい項目を指定してください。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで抽出した情報を指定のチャンネルに送信するよう設定してください。
・Slackの「スレッドにメッセージを送る」オペレーションで件名と本文を送信させます。
■注意事項
・Slackとの連携設定が必要です。
・通知内容やメッセージのフォーマットを適宜変更してご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
まとめ
ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackを連携させることで、申請管理がスムーズになり、チームのコミュニケーションの効率化が期待できます。
また、申請情報が自動で通知されるので、チーム全体が最新の情報を共有でき、他のメンバーが適切にサポートし合うことができるでしょう。
さらに、Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携が可能です。
2週間の無料体験も提供しているので、ぜひこの機会に試してみてください!
Q:Slack通知の際、申請者個人にメンションできますか?
A:
はい、メンション可能です。
その他のメンション方法については、以下ページをご参照ください。
Q:承認だけでなく「差戻し」も通知できますか?
A:
通知可能です。
今回は「承認」された場合のフローをご紹介しましたが、「差戻し」時の通知も同様に自動化できます。
以上の手順で設定してください。
Q:連携が動かなくなった時のトラブルシューティング方法は?
A:
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。