Microsoft Excelの集計表を自動化！Outlookやフォームのデータをラクラク管理する方法

ステップ1:Outlook・Microsoft Excel・Microsoft Teamsをマイアプリ連携

まずOutlook、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Outlook、Microsoft Excel、Microsoft Teamsを検索して選択し、次の画面に進みます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

＜Outlookの場合＞

・アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Microsoft Excelの場合＞

・サインインをして、「同意」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Microsoft Teamsの場合＞

・サインインをすると、マイアプリに登録が完了します。

3.アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるOutlookの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではOutlookでメールを受信するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Outlookで受信した情報をMicrosoft Excelの集計表に自動追加してMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー メールを受信したら」をクリックします。

3.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とメールフォルダIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
※メールフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3:Microsoft Excelに情報を追加する設定

次に、メール本文から必要な項目をAIで抽出してMicrosoft Excelに追加する設定を行います。

1.「テキストからデータを抽出する テキストからデータを抽出する」をクリックします。

2.変換タイプを必要に応じて設定し、「次へ」をクリックします。

3.対象のテキストと抽出したい項目を設定してテストを行います。
※対象のテキストにメールで受信した内容を反映させるときは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※テキストからデータを抽出するオペレーションの設定方法の詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

4.テストが成功したら保存します。

5.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

6.Microsoft Excelと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.データベースの連携を設定し、「次へ」をクリックします。
※ドライブID、アイテムID、シート名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※データベースの連携についての詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になっています。

8.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※OutlookやAIで抽出した内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」や「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

9.テストが成功すると、Microsoft Excelにデータが追加されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Microsoft Teamsの設定

最後に、Microsoft Teamsに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

2.Microsoft Teamsと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.チームID、チャネルID、メッセージを設定します。
※チームIDとチャネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージには、定型文を直接入力できます。OutlookやAIで抽出した内容を反映させるときは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」や「テキストからデータを抽出する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストを行い、成功すると設定したチャネルにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Outlookでメールを受信するたび、自動で抽出されたテキストがMicrosoft Excelの集計表に追加され、Microsoft Teamsに通知されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、アプリ同士の連携だけでなく、業務をさらに効率化するための機能も充実しています。
ここでは、分岐機能を紹介します。

抽出したい項目が空の場合をMicrosoft Teamsに通知

Outlookで受信したメールに、AIで抽出したい項目が含まれていない場合もありますよね。
例えば、今回のケースでは名前・年齢・満足度のいずれかの記入が漏れていることも考えられます。
もし、空欄の項目があるときに、Microsoft Excelにデータを登録したくない場合は、分岐機能の利用がおすすめです！
設定方法は簡単で、テキストを抽出するオペレーションとMicrosoft Excelにデータを追加するオペレーションの間に分岐オペレーションを追加します。
これにより、抽出したい項目がメールに含まれていない場合は、データを追加せず、項目に空欄があることをMicrosoft Teamsに通知できます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）です。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

フォームの内容をMicrosoft Excelの集計表に自動追加してSlackに通知する方法

続いては、Yoomのフォーム機能を利用し、送信された内容をMicrosoft Excelの集計表に自動追加してSlackに通知する方法を紹介します。
このテンプレートは、Yoomのフォーム機能を設定する手間がありますが、はじめに紹介したフローよりオペレーションの数を減らせるため、運用時にタスクを節約できる点がメリットです。
※タスクとは、「フローボット」および「データコネクト」の実行によって発生し、オペレーションの数が増えるとタスク数も増加します。Yoomでは、プランごとにタスク数の上限があるため、フローボットのオペレーションの数が少ないほど、効率的に運用できます。

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、Slackをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリから検索して次の画面に進みます。

ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックした後、続く画面でサインインします。

投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらを確認してください。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・「フォームトリガー フォーム」をクリックします。

・収集したい内容を設定します。
※フォームトリガーの詳しい説明は、こちらのヘルプページを確認してください。

・取得した値を確認して保存します。

・Microsoft Excelの設定は、はじめに紹介したテンプレートと同様に行います。
設定後、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

・Slackの設定方法は、基本的に最初に解説したMicrosoft Teamsに通知する設定と同じです。
参考にして設定すると、連携が完了します。

指定した日時にMicrosoft Excelの集計表から情報を取得して、Notionに自動追加する方法

次に、指定した日時にMicrosoft Excelの集計表から情報を取得して、Notionに自動追加する方法を紹介します。
このテンプレートは、Yoomのスケジュールトリガーを利用し、指定した日時になったら自動でMicrosoft Excelのデータを取得してNotionに追加します。
例えば、週ごとの集計データをNotionに記録したいときなどにおすすめです。

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、Notionをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからNotionを検索して次の画面に進みます。

「ページを選択する」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「アクセスを許可する」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックします。

・フローボットを起動させたい日時を設定して保存します。
※スケジュールトリガーの設定方法の詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

・「データベースを操作する レコードを取得」をクリックします。

・アカウントの確認とデータベースの連携は、はじめに紹介したテンプレートの3つ目のオペレーションと同様に設定します。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成しており、「登録者」列の「合計」をNotionに追加する想定です。

・取得したいレコードの条件を下記画像のように設定してテストを行います。
※上記のシートで日付の欄に「合計」と入っているため、下記の設定になります。

・テストが成功したら保存します。

・「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

・Notionと連携するアカウントを確認して、データベースIDを設定し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回は、テスト用にNotionで次のデータベースを作成しています。

・追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※更新日は、枠をクリックして表示される「日付」の「今日」から値を選択することでフローボットの起動日を反映しています。
※登録者は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得」から設定しています。（値は二重括弧で表示されます）これにより、取得した値を動的に反映できます。

・テストが成功するとNotionにデータが追加されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにして完了です。

Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する

BASEで発生した注文をMicrosoft Excelに自動追加するテンプレートです。
この連携により、注文情報を毎回登録する手間を省けるので、担当者の負担軽減が期待できます！

2.毎日Meta広告（Facebook）からレポートを取得してMicrosoft Excelに記載する

毎日指定の時間にMeta広告（Facebook）からレポートを取得してMicrosoft Excelに追加するテンプレートです。
この連携は、決まった時間にレポート情報を取得してくれるので、定例会議が始まる前に最新のレポートをMicrosoft Excelで用意する必要がある方などにおすすめです！

3.毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Microsoft Excelに記録する

毎日指定の時間にGoogle アナリティクスから最新のレポートを取得し、Microsoft Excelに追加するテンプレートです。
Yoomでは、Google アナリティクスとの連携も可能で、レポートの取得に関する業務を自動化したい方におすすめです！

まとめ

・Outlookやフォーム機能を使って収集した内容を自動でMicrosoft Excelに記録し、チャットツールに通知する方法
・指定日時にMicrosoft Excelの情報をNotionに自動通知する方法
を解説しました。
これらの仕組みを作れば、業務効率の向上が期待できるだけでなく、手作業での転記ミスや時間のロスを防げます！
特に、定期的にMicrosoft Excelを使った集計業務がある方には、強力なサポートになるのではないでしょうか。
日々のルーチンワークを自動化することは、より重要な業務に集中するための環境作りにつながります。
Yoomを利用すれば、専門的な知識がなくても簡単に設定できるので、業務効率化を進める第一歩として、ぜひこの自動化フローを活用してみてください！