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「boardで管理している案件情報を、分析のためにMicrosoft Excelに毎回手入力で転記している…」
「boardに新しい顧客情報が登録されるたびに、Excelのリストにも追加しているけど、手間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、タスク管理ツールであるboardと、多くのビジネスシーンで利用されるMicrosoft Excelとの間での手作業によるデータ連携に、課題を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに新しい情報が登録されたら、自動でMicrosoft Excelのファイルにその内容が追記される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに取り組むことが可能です。ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間のデータ転記や更新作業を完全に自動化できます。
これにより、作業時間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくすことが可能になります。
以下に具体的な自動化の例をご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
boardに新しい案件が登録されたタイミングで、その案件情報を抽出し、指定したMicrosoft Excelのワークシートに自動で新しい行として追加します。この連携により、<span class="mark-yellow">案件管理や進捗報告用のExcelファイルを常に最新の状態に保つことができ、手動での更新作業や転記漏れのリスクをなくす</span>ことができます。
boardに新しい顧客情報が登録された際に、その情報を自動でMicrosoft Excelの顧客リストに追記します。この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">手作業での顧客リスト更新の手間を省き、営業活動や顧客分析に必要なデータを常に正確かつタイムリーに保つ</span>ことが可能になります。この連携は、特定の条件に合致した場合のみ処理を実行する条件分岐を含むパターンで構築できます。
それでは、さっそく実際にboardとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくboardからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力してください。
boardにログインした後、、こちらのページに移動しましょう。
2.APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、アプリオペレーションの作成時にも使うため、忘れずに控えておきましょう。
boardの詳しいマイアプリ登録については、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。
Microsoft Excelも同じように検索しましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。
1.Microsoft 365にログインしている状態であれば、そのままマイアプリへの登録が完了します。
ログインしていない場合は、連携したいアカウントでサインインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインが終われば、Microsoft Excelのマイアプリ登録は完了です。
あらかじめ、Microsoft Excelで以下のようにテスト用のフォルダを作っておくと、テストをスムーズに進められます。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にboardとMicrosoft Excelのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「新しい案件が登録されたら」のアイコンをクリックします。
boardと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「新しい案件が登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
設定が終わったら、テストのためboardの案件を作成します。
今回は以下のように作成しました。
終わったら、Yoomに戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功すると、「テスト成功」という画面が表示され、boardから取得した情報を引用できるようになります。詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストを終えたら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「プロフィールを作成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
データベースの連携を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
その他の設定は必須項目ではありませんが変更したい場合は、注釈を参考にしながら入力してくださいね。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を設定していきましょう。各項目をクリックすると、boardで取得した値を引用できます。
※各項目を手入力してしまうと、Microsoft Excel側でデータが重複登録されてしまうため、「取得した値」から選ぶようにしましょう。
設定が完了したらテストをクリックします。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テスト後はMicrosoft Excelの画面できちんとレコードが追加 されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録する方法でした！
boardやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Notionに案件情報が登録されたらboardにも案件情報を登録したり、Airtableで発注先が登録されたらboardに追加したりできます。また、boardで顧客が作成されたらAirtableにレコードを追加したり、クラウドサインで書類が締結されたらboardの案件ステータスを更新したりすることも可能です。さらに、boardで案件が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するといった自動化も行えます。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知したり、Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しTalknoteに通知したりできます。また、フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知したり、Backlogの課題が更新されたらMicrosoft Excelの内容を更新したりすることも可能です。さらに、Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加するといった自動化も行えます。
この記事では、boardとMicrosoft Excelをノーコードで連携し、業務を自動化する方法についてご紹介しました。この連携を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたboardからExcelへのデータ転記作業が不要になり、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを根本から解消できます。</span>これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、常に最新かつ正確なデータに基づいた分析や意思決定といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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