OCRとMicrosoft Excelを連携して、カタログや手書き文字をOCRで読み取ってMicrosoft Excelに追加する方法

ステップ1：Microsoft Excelをマイアプリ連携

はじめに、Microsoft Excelをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からMicrosoft Excelを検索してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

利用アカウントでサインインを行うと、Microsoft Excelのマイアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：ファイルをアップロードするフォームを設定する

次に、ファイルをアップロードするフォームを設定します。
「ファイルアップロード」をクリックしてください。

フォームの詳細設定を行います。画像赤枠内を、任意で編集してください。
※一部の項目は、有料プランのみ設定が可能となっています。詳細はこちらでご確認ください。

ページをスクロールすると「完了ページの設定」が確認できます。
こちらは有料プランの場合のみ設定可能となっております。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」は、フォームに回答された際のフローボットの起動者が誰になるかを選択することができます。詳しくはこちらをご覧ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

次のページに表示されている「回答ページ」と「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームの表示を確認することができます。
「取得した値」は、Browseをクリックしてテスト用のファイルを選択してください。

今回は、こちらの画像を選択しました。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：OCRを使ってファイルの文字を読み取る

次に、OCRを使ってファイルの文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

次のページで「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

次に、読み取りの詳細設定を行なっていきます。
「ファイルの添付方法」では「取得した値を使用」か「ファイルをアップロード」を選択できます。
今回は、先ほど設定したフォームから送信されたファイルを使用するので、「取得した値を使用」から「ファイル添付」を選択してください。
「抽出したい項目」は注釈を参照し、カンマ区切りで項目を追加してください。
「使用するAI」は、ChatGPTかClaudeを選択できます。デフォルトではClaudeを使用します。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Microsoft Excelにデータを追加する

次に、Microsoft Excelにデータを追加する設定を行います。
「データベースを操作する」をクリックしてください。

次のページで「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せずページをスクロールしてください。

データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、OneDriveまたはSharepointを選択してください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックし表示された候補からドライブIDを選択してください。
※SharePointを選択している場合は「サイトID」と表示されます。
「アイテムID」と「シート名」も同じく候補から選択してください。
「テーブル範囲」は任意で指定できます。指定する場合はセル範囲を「A1:G30」といった形式で指定してください。

今回は、このようなシートを選択しました。
準備ができたら、「次へ」をクリックしてください。

次に、追加するレコードの値を設定します。
各項目の入力欄をクリックし、候補からOCRで読み取ったデータを選択してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

Microsoft Excelのシートとアウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでフォームからアップロードされたカタログや手書き文字をOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動追加することができます。

OCRとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

他にもOCRとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する

Dropboxに保存されたファイルの内容をOCRで解析し自動的にMicrosoft Excelへ追加できます。手作業によるデータ入力の負担が軽減され、データ管理の効率化が期待されます。

2. 履歴書をOCRで読み取り、別の履歴書フォーマットに置き換える

OCR技術を活用して履歴書の内容をデータ化し指定のフォーマットに自動変換できます。異なるフォーマット間での手作業の調整を減らし、人事業務のスムーズな進行をサポートします。

3. フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しChatworkに通知する

フォームにアップロードされたPDFファイルの内容をOCRで読み取りExcelにデータとして保存した上で、Chatworkに通知を送信できます。データ管理と情報共有がより手軽になるでしょう。

OCRとMicrosoft Excelの連携メリットと具体例

メリット1: 手作業のデータ入力を削減

手書きのメモやカタログの情報をデータ化する際、手作業でExcelに転記するには時間と手間がかかります。
特に、複数の紙資料を扱う場合は作業量が増え、手入力にかかる負担が大きくなりがちです。
この仕組みを活用することで、OCRが文字を自動で読み取りMicrosoft Excelに登録できるため、手作業による入力の手間削減と業務の効率化が期待されます。
また、入力作業にかかる時間を他の業務に活用できるようになることで、生産性向上にも貢献するでしょう。

メリット2: ミスを防止してデータの正確性向上

手書きの情報を転記する際、誤字や入力漏れが発生する可能性があります。中でも、数字や品番などの細かい情報が多い場合は一文字の違いが大きな影響を与えることもあるでしょう。
しかし、「転記ミスを減らしたいのに、手作業では完全に防ぎきれない…」と感じている方も多いのではないでしょうか。
このアプリ連携を活用することで、OCRが書類やカタログの情報を自動的に読み取りMicrosoft Excelに登録するため、人的ミスを防ぐことが期待されます。
これにより、誤ったデータによるトラブルを減らし、正確な情報の管理がサポートされるでしょう。

メリット3: データの一元管理による情報共有のスムーズ化

紙のカタログや手書きのメモを個別に管理していると、チームメンバーと情報を共有する際に手間がかかります。
例えば、営業担当が持っているカタログ情報を経理部門が必要とする場合、書類をスキャンして送るか手作業で転記するといった手間が発生します。
「紙媒体で保管している情報をチーム全体で簡単に共有できたら、やり取りがもっとスムーズになるのに…」と感じることはないでしょうか。
この自動化を導入することで、Microsoft Excelに登録されたデータをチーム全員が確認できるようになり、情報共有の手間を削減しながら業務の円滑化がサポートされます。
特に、異なる部署間での連携を強化したい場合に有効であると考えられます。

まとめ

日々の業務で、「手書きのメモや紙の資料をもっと手軽にデータ化できたら…」と感じたことはあるかと思います。
OCRとMicrosoft Excelの連携を活用することで、手作業の負担を軽減しデータ入力のミスを防ぎながら業務効率の向上が期待できます。
さらに、データの一元管理によって情報共有がスムーズになり業務全体の生産性向上に貢献するでしょう。
Yoomのアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！