Microsoft Excelでメール管理を自動化！Outlookの受信メールをAIで整理する方法

特定の件名のメール受信をOutlookのAPIを利用して受け取り、Yoomの要約するAI機能を組み合わせることで、メール内容の要約化を実現することができます。
また、Microsoft Excelが提供するAPIを用いることで、要約した結果をMicrosoft Excelのレコードに追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！

今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。

• OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。

ステップ1:OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

OutlookとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Outlookの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからをOutlook探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Outlookにサインインしてください。

Microsoft Excelの連携方法

先ほどと同様に、一覧からをMicrosoft Excel探すか、検索機能を活用してください。
Outlookと同じ画面が表示されるので、Microsoft Excelにサインインしましょう。

自身のマイアプリ欄に、OutlookとMicrosoft Excelが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Outlookで件名に特定のキーワードを含むメールを受信したらフローボットを起動する設定を行うため、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるMicrosoft Excelのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、5分、10分、15分、30分、60分から「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。

スクロールし、「メールフォルダID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると候補が表示されます。
該当するメールフォルダIDを選択してください。

次に、「キーワード」を設定します。
こちらで設定したキーワードが件名に含まれていると、フローボットが起動します。
今回は、「問い合わせ」というキーワードを設定しました。
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。

ステップ4：要約する設定

続いて、Outlookで受信したメールを要約する設定を行うため、「要約する」をクリックします。
詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、「要約対象のテキスト」を設定します。
「特定の件名のメールを受信したら」のアウトプットを活用して設定を行いましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

次に、「文字数」を設定します。
以下は例ですので、説明を参照して設定を行いましょう。

スクロールし、「要約の条件」を設定します。
例として以下のように設定しましたが、お好みで設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Microsoft Excelにレコードを追加する設定

続いて、Microsoft Excelにレコードを追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

Microsoft Excelの画面に移動し、Microsoft Excel上に表示したい項目名を設定しましょう。
今回はテスト用に「受信日時」と「メール本文（要約）」を設定しました。
要約結果を追加できるように設定し、他の項目は任意で設定してください。

Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定します。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。

• 「ファイルの保存場所」→任意で設定
• 「ドライブID」→候補から選択
  

スクロールし、先ほどと同じように候補から「アイテムID」と「シート名」を選択してください。

以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
こちらには、Microsoft Excelで設定した項目名が表示されます。
項目に合うアウトプットを設定してください。

最後に、要約結果を追加する設定を行うので、「要約する」のアウトプットから「要約結果」を選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

ステップ6:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

今回使用したテンプレートはこちらです。

指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する方法

続いて、「指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する」方法をご説明します。
こちらは指定した日時にMicrosoft Excelからデータを取得し、顧客情報を1件ずつ取得してOutlookで定型メールを送付するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

最初に、指定したスケジュールになったらフローボットを起動する設定を行うため、「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

こちらでは指定したスケジュールでフローボットが起動する設定を行います。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の設定は、毎月1日の9時にフローボットが起動する設定になっています。
スケジュールトリガーの設定方法は、こちらを確認してください。
もっと細かく設定したい方は、Cron設定がおすすめです。
設定できたら、「保存する」をクリックしてください。

続いて、Microsoft Excelで複数のレコードを取得する設定を行うため、「複数のレコードを取得する（最大10件）」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、問題なければスクロールしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Microsoft Excelのデータベースから取得したい値を以下のように設定します。
今回は、テスト用に以下のデータベースを使用します。

先ほどご紹介したテンプレートと同様に設定しましょう。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定します。
こちらでは、翌月末日をキーとし、Microsoft Excel上の契約期限を取得します。
「日付」→「翌月末日」→「%Y-%m-%d」の順でクリックしましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。

続いて、対象の顧客情報を1件ずつ取得する設定を行うため、「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、一部有料プランのみご利用いただける機能となっております。
その他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

以下の画面が表示されるので、「繰り返し対象のアウトプット」を設定してください。
詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。
今回は、「会社名、部署・役職、氏名、メールアドレス」を取得する設定にしました。
任意で設定してください。
設定できたら、「保存する」をクリックしましょう。

続いて、Outlookで定型メールを送信する設定を行うため、「メールを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、問題なければスクロールしましょう。

以下の画面が表示されたら、こちらのヘルプページを参照し、設定を行いましょう。
「To」や「本文」の設定にMicrosoft Excelや「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」のアウトプットを使用すると取得した値を活用できます。
以下は例ですので、参考にして設定を行ってください。
設定できたら「次へ」をクリックし、「メールの送信内容」に誤りがないか確認しましょう。
完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft ExcelとSlackに追加・通知する方法

続いて、「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft ExcelとSlackに追加・通知する」方法をご説明します。
こちらは、1つ目に紹介したテンプレートから派生して、要約したメール内容をSlackに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

ステップ1～5までは同じ設定になるため、テンプレート1つ目の画面を参照して設定を行ってください。
Slackのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
マイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。

Slackに通知する設定を行うため、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、「投稿先のチャンネルID」を設定します。
候補から該当するIDを選択しましょう。

スクロールし、メッセージを設定してください。
「要約する」のアウトプットから要約結果を選択することで、Slack上で簡単に確認できます。
他にも確認したい項目があれば、アウトプットから選択しましょう。
メンションを付けたい場合は、こちらのヘルプページを参照してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

その他のMicrosoft Excelを使った自動化の例

その他にもMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに自動格納するフローです。
受信したメールの本文から特定のキーワードを抽出し、Microsoft Excelに抽出した項目を自動格納できるため、必要なデータのみを管理できます。
手作業でメール内容を確認し、転記する手間が省けます。

2.Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
添付ファイルのデータをOCRで自動的に読み取るため、正確にデータを登録できます。
毎日大量に届くファイルデータを効率的に管理したいという方におすすめです。

3.申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで自動送信するフローです。
メール情報をAIで抽出できるため、受信したメールを1件ずつ確認する手間が省けます。
見積書の作成を効率化したい方におすすめの自動化です。

まとめ

メール対応に費やしていた時間を短縮して、円滑に業務を進めるために、AIを活用したメールの要約機能の活用がおすすめです。
本記事でご紹介したテンプレートを活用すれば、Outlookで特定の件名のメール受信後にAIが要約し、Microsoft Excelにデータを自動追加できるでしょう。
また、このテンプレートにSlackへの通知を追加することで、チームメンバーへの共有がしやすくなります。
これにより、「メールの転記に時間がかかる」、「重要なメールが埋もれてしまう」といったリスクを避けられそうです。
この自動化を導入して、業務をもっと効率化させましょう。
Yoomの自動化は、簡単に設定できるので、導入のハードルは低いです。
この機会にテンプレートを試してみて、導入を検討してみませんか？