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「毎日受信する膨大なメールの管理を効率化できたらいいのに…」と考えたことはありませんか？
他の業務を進めながら、メール本文の必要な情報を取得するのは作業の手間が大きいですよね。
そこで今回は、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、AIで要約し、Microsoft Excelに自動追加する方法を解説します。
この自動化を活用すれば、AIがメール内容を要約してくれるので、情報管理がスムーズになるでしょう。
さらに、手作業が不要になり、ヒューマンエラーを削減できるため、データの正確性向上も期待できます。
本記事ではこのテンプレート以外にも、関連テンプレートの設定方法もご紹介しています。メール管理を自動化に任せて、作業負担を軽減させましょう！
OutlookとMicrosoft Excelを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
特定の件名のメール受信をOutlookのAPIを利用して受け取り、Yoomの要約するAI機能を組み合わせることで、メール内容の要約化を実現することができます。
また、Microsoft Excelが提供するAPIを用いることで、要約した結果をMicrosoft Excelのレコードに追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。
OutlookとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ連携を最初に行います。
マイアプリ連携を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Outlookの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからOutlookを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Outlookにサインインしてください。
Microsoft Excelの連携方法
先ほどと同様に、一覧からをMicrosoft Excel探すか、検索機能を活用してください。
Outlookと同じ画面が表示されるので、Microsoft Excelにサインインしましょう。
自身のマイアプリ欄に、OutlookとMicrosoft Excelが表示されていれば登録は完了しています。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Outlookで件名に特定のキーワードを含むメールを受信したらフローボットを起動する設定を行うため、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。（「起動間隔」とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するかというものです。）
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スクロールし、「メールフォルダID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するメールフォルダIDを選択してください。
次に、「キーワード」を設定します。
こちらで設定したキーワードが件名に含まれていると、フローボットが起動します。
今回は、「問い合わせ」というキーワードを設定しました。
設定できたら、トリガーとなるアクション（今回は「問い合わせ」というキーワードを含んだメールの送受信）を行います。
その後、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると以下のように表示されます。
テストに成功するとメールの詳細情報を取得できます。
取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用できます。
つまり、Microsoft Excelにレコードを追加する際に、ここで得た情報をそのまま反映できる、というわけです。
続いて、Outlookで受信したメールを要約する設定を行うため、「要約する」をクリックします。
詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。なお、要約アクションやAIモデルは運用に合わせたものを選択できます。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
移行後の画面で、以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、「要約対象のテキスト」を設定します。
「特定の件名のメールを受信したら」のアウトプットを活用して設定を行いましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
※必ずアウトプットを引用しましょう。固定のテキストを入力・設定すると、毎回同じ内容が要約対象として処理されてしまいます。
次に、「文字数」を設定します。
以下は例ですので、説明を参照して設定を行いましょう。
スクロールし、「要約の条件」を設定します。
例として以下のように設定しましたが、お好みで設定しましょう。
「テスト」をクリックします。成功すると以下のように表示され、要約結果を取得できました。取得した内容に問題がなければ、「保存する」を押しましょう。
続いて、Microsoft Excelにレコードを追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
Microsoft Excelの画面に移動し、Microsoft Excel上に表示したい項目名を設定しましょう。
今回はテスト用に「受信日時」と「問い合わせ内容（要約）」を設定しました。
要約結果を追加できるように設定し、他の項目は任意で設定してください。
Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定します。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
スクロールし、先ほどと同じように候補から「アイテムID」と「シート名」を選択してください。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
こちらには、Microsoft Excelで設定した項目名が表示されます。
項目に合うアウトプットを設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。テストに成功すると以下のように表示されて、受信日時と要約結果が反映されました！
反映結果に問題がないことを確認して、「保存する」をクリックします。
全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
本日ご紹介した連携以外にもOutlookやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
申請作成を関係者に素早く通知したり、AI機能を活用して重要な情報を効率的に得られるようになるでしょう。
さらに、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、データ管理の精度向上も見込めそうです。
別ツールの登録情報を自動的に集約できるので、何度もツールを行き来したりクリックする手間が最小限に抑えられるはずです。
また、スケジュールトリガー機能を活用することで、指定した日時に希望のアクションを行えるようになります。対応忘れや情報の反映遅れといったミスも減らせそうです！
メール対応に費やしていた時間を短縮して、円滑に業務を進めるために、AIを活用したメールの要約機能の活用がおすすめです。
本記事でご紹介したテンプレートを活用すれば、Outlookで特定の件名のメール受信後にAIが要約し、Microsoft Excelにデータを自動追加できるでしょう。
また、このテンプレートにSlackへの通知を追加することで、チームメンバーへの共有がしやすくなります。
これにより、「メールの転記に時間がかかる」、「重要なメールが埋もれてしまう」といったリスクを避けられそうです。
この自動化を導入して、業務をもっと効率化させましょう。
Yoomの自動化は、簡単に設定できるので、導入のハードルは低いです。
この機会にテンプレートを試してみて、導入を検討してみませんか？
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