「毎日受信する膨大なメールの管理を効率化できたらいいのに…」と考えたことはありませんか？
他の業務を進めながら、メール本文の必要な情報を取得するのは作業の手間が大きいですよね。
そこで今回は、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、AIで要約し、Microsoft Excelに自動追加する方法を解説します。
この自動化を活用すれば、AIがメール内容を要約してくれるので、情報管理がスムーズになるでしょう。
さらに、手作業が不要になり、ヒューマンエラーを削減できるため、データの正確性向上も期待できます。
本記事ではこのテンプレート以外にも、関連テンプレートの設定方法もご紹介しています。メール管理を自動化に任せて、作業負担を軽減させましょう！
OutlookとMicrosoft Excelを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
OutlookとMicrosoft Excelを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーでスケジュールを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに情報が追加されます。OutlookとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとMicrosoft Excelを用いてスケジュール管理を行っている方
・Outlookで管理しているアポイント情報をMicrosoft Excelに手作業で転記している営業担当の方
・チームのスケジュール共有をより効率化し、生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
通知を自動化する便利なテンプレート
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・顧客情報をデータベースで管理している方
・見積の詳細内容を管理している方
2.Microsoft Excelを業務に活用している企業
・帳票類作成のための雛形を業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との連絡手段に活用している方
■注意事項
・Notion、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する
試してみる
■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせやセミナーの申し込みなど、入力フォームで受け付けた回答を手作業で転記し、個別に対応メールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelの指定したシートへ内容を自動で追加し、Outlookからサンクスメールなどをスムーズに送信できます。
定型的な転記作業や連絡業務から解放され、効率的な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォーム回答者へのサンクスメールや受付完了メールの送信を都度手動で行っている方
・データ転記のミスやメールの送信漏れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する」フローは、メール管理の効率化とデータ整理を実現する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを受信し、重要なメールの振り分けに時間を取られているビジネスパーソン
・メールの重要度ごとにMicrosoft Excelで管理したいが、手作業に手間がかかっている事務担当者
・メール管理とデータ整理を自動化し、業務の効率化を図りたい中小企業の経営者
・AIを活用してメールの重要度を正確に判別し、業務プロセスを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Outlookで音声データを受信したら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Outlookで音声データを受信したら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する」フローは、音声データの管理と活用を効率化する業務ワークフローです。
会議やインタビューなどの音声データをメールで受信した際、手動で文字起こしし、Microsoft Excelに入力する作業は時間と労力がかかります。
YoomのAPI連携やAI機能を活用することで、このプロセスを自動化し、迅速かつ正確にデータを管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで音声データが添付されたファイルを頻繁に受信するビジネスパーソン
・音声データの文字起こし作業に多くの時間を費やしている事務担当者
・Microsoft Excelでデータ管理を行い、作業の自動化を検討しているチームリーダー
・音声からテキストへの変換精度を高めたい企業のIT担当者
・業務フローの効率化を図り、生産性向上を目指す経営者
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上、音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、受信したメール内容を効率的に整理し、データ化する自動化プロセスです。
ビジネスのスピードを保ちながら、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のOutlookメールを効率的に管理したいビジネスパーソン
・毎日膨大なメールを処理しており、重要な情報の見逃し防止やデータ整理の効率化が課題となっている方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化したいチームリーダー
・チームで共有するデータを手作業でMicrosoft Excelに手動で入力するのは手間を削減したい方
・業務の自動化を推進しているIT担当者
・メールの要約からデータ追加までを自動化し、業務の効率化と精度向上を目指したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その内容を確認して手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelへデータとして追加するため、こうしたデータ入力作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookに届く添付ファイルの内容をMicrosoft Excelへ手入力している方
・請求書や注文書などの定型的なデータ入力作業の効率化を目指している経理・営業事務担当者の方
・OCR機能を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務の自動化を検討している方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelのデータを活用してメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、受信したメール内容を効率的に整理し、データ化する自動化プロセスです。
ビジネスのスピードを保ちながら、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のOutlookメールを効率的に管理したいビジネスパーソン
・毎日膨大なメールを処理しており、重要な情報の見逃し防止やデータ整理の効率化が課題となっている方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化したいチームリーダー
・チームで共有するデータを手作業でMicrosoft Excelに手動で入力するのは手間を削減したい方
・業務の自動化を推進しているIT担当者
・メールの要約からデータ追加までを自動化し、業務の効率化と精度向上を目指したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
[Yoomとは]
Microsoft ExcelとOutlookを連携してできること
Microsoft ExcelとOutlookのAPIを連携させることで、スケジュール管理やメール送信、データ共有などの業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、手作業でのメール作成や予定登録にかかる時間を削減し、入力ミスを防ぎながら、効率的な情報共有とスムーズな業務運営を実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
Outlookで受信したメール内容をAIが自動で要約し、その要約結果をMicrosoft Excelに追加します。
この連携により、大量のメールを効率的に整理し、重要な情報を簡潔に記録できるようになります。手作業での確認や転記の手間を省き、業務全体のスピードと生産性を高めることが可能です
OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、受信したメール内容を効率的に整理し、データ化する自動化プロセスです。
ビジネスのスピードを保ちながら、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のOutlookメールを効率的に管理したいビジネスパーソン
・毎日膨大なメールを処理しており、重要な情報の見逃し防止やデータ整理の効率化が課題となっている方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化したいチームリーダー
・チームで共有するデータを手作業でMicrosoft Excelに手動で入力するのは手間を削減したい方
・業務の自動化を推進しているIT担当者
・メールの要約からデータ追加までを自動化し、業務の効率化と精度向上を目指したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
Outlookで特定の件名を含むメールを受信した際に、そのメール内容を自動でMicrosoft Excelに追加します。
この連携により、メール情報の転記作業を自動化でき、データ整理や記録管理を効率的に行えるようになります。業務のスピード向上と情報管理の正確性を高めることが可能です。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft ExcelとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にMicrosoft ExcelとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft ExcelとOutlookの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない方は以下からアカウント発行をしてください！登録はすぐに完了できます。
Yoom会員登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Outlook
今回は、OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加するフローボットを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、受信したメール内容を効率的に整理し、データ化する自動化プロセスです。
ビジネスのスピードを保ちながら、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のOutlookメールを効率的に管理したいビジネスパーソン
・毎日膨大なメールを処理しており、重要な情報の見逃し防止やデータ整理の効率化が課題となっている方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化したいチームリーダー
・チームで共有するデータを手作業でMicrosoft Excelに手動で入力するのは手間を削減したい方
・業務の自動化を推進しているIT担当者
・メールの要約からデータ追加までを自動化し、業務の効率化と精度向上を目指したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1:OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
OutlookとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ連携を最初に行います。
マイアプリ連携を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookの連携方法
下記をご確認ください。
Microsoft Excelの連携方法
下記をご確認ください。 設定が終わったら、自身のマイアプリ欄に、OutlookとMicrosoft Excelが表示されていれば登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、受信したメール内容を効率的に整理し、データ化する自動化プロセスです。
ビジネスのスピードを保ちながら、データ管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のOutlookメールを効率的に管理したいビジネスパーソン
・毎日膨大なメールを処理しており、重要な情報の見逃し防止やデータ整理の効率化が課題となっている方
・Microsoft Excelでのデータ管理を自動化したいチームリーダー
・チームで共有するデータを手作業でMicrosoft Excelに手動で入力するのは手間を削減したい方
・業務の自動化を推進しているIT担当者
・メールの要約からデータ追加までを自動化し、業務の効率化と精度向上を目指したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Outlookで件名に特定のキーワードを含むメールを受信したらフローボットを起動する設定を行うため、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるMicrosoft Excelのトリガーを設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。（「起動間隔」とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するかというものです。）
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スクロールし、「メールフォルダID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するメールフォルダIDを選択してください。
次に、「キーワード」を設定します。
こちらで設定したキーワードが件名に含まれていると、フローボットが起動します。
今回は、「問い合わせ」というキーワードを設定しました。
設定できたら、トリガーとなるアクション（今回は「問い合わせ」というキーワードを含んだメールの送受信）を行います。
その後、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると以下のように表示されます。
テストに成功するとメールの詳細情報を取得できます。
取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用できます。
つまり、Microsoft Excelにレコードを追加する際に、ここで得た情報をそのまま反映できる、というわけです。
ステップ4:要約する設定
続いて、Outlookで受信したメールを要約する設定を行うため、「要約する」をクリックします。
詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。なお、要約アクションやAIモデルは運用に合わせたものを選択できます。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
移行後の画面で、以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、「要約対象のテキスト」を設定します。
「特定の件名のメールを受信したら」のアウトプットを活用して設定を行いましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
※必ずアウトプットを引用しましょう。固定のテキストを入力・設定すると、毎回同じ内容が要約対象として処理されてしまいます。
次に、「文字数」を設定します。
以下は例ですので、説明を参照して設定を行いましょう。
スクロールし、「要約の条件」を設定します。
例として以下のように設定しましたが、お好みで設定しましょう。
「テスト」をクリックします。成功すると以下のように表示され、要約結果を取得できました。取得した内容に問題がなければ、「保存する」を押しましょう。
ステップ5:Microsoft Excelにレコードを追加する設定
続いて、Microsoft Excelにレコードを追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
Microsoft Excelの画面に移動し、Microsoft Excel上に表示したい項目名を設定しましょう。
今回はテスト用に「受信日時」と「問い合わせ内容（要約）」を設定しました。
要約結果を追加できるように設定し、他の項目は任意で設定してください。
Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定します。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
データベースを操作するオペレーションの設定に関して
- 「ファイルの保存場所」→任意で設定
- 「ドライブID」→候補から選択
スクロールし、先ほどと同じように候補から「アイテムID」と「シート名」を選択してください。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
こちらには、Microsoft Excelで設定した項目名が表示されます。
項目に合うアウトプットを設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。テストに成功すると以下のように表示されて、受信日時と要約結果が反映されました！
反映結果に問題がないことを確認して、「保存する」をクリックします。
ステップ6:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
OutlookやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもOutlookやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookを活用した自動化例
申請作成を関係者に素早く通知したり、AI機能を活用して重要な情報を効率的に得られるようになるでしょう。
さらに、OCR（データ読み取り機能）を活用することで、データ管理の精度向上も見込めそうです。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知する
試してみる
Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知するフローです。
Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する
試してみる
Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加するフローです。
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookにメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知する
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Outlookに新しいメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして自動的に追加して、Chatworkに通知するフローです。
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
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Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
freee会計に経費申請が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Outlookで申請内容を送信するフローです。
メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する
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受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
Microsoft Excelを活用した自動化例
別ツールの登録情報を自動的に集約できるので、何度もツールを行き来したりクリックする手間が最小限に抑えられるはずです。
また、スケジュールトリガー機能を活用することで、指定した日時に希望のアクションを行えるようになります。対応忘れや情報の反映遅れといったミスも減らせそうです！
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する
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Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
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Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
Googleフォームの回答をMicrosoft Excelに登録する
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■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行が追加されるため、こうしたデータ入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで得た回答を手作業でMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
・フォームからのリード情報などをチームで管理しており、入力業務を効率化したい方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信する
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■概要
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談情報を登録・管理している方
・見積発行の詳細内容を管理している方
2.Microsoft Excelを業務に活用している企業
・見積書発行のための雛形作成に使用している方
■注意事項
・Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加する
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Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加するフローです。
Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しTalknoteに通知する
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入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してTalknoteに通知するフローです。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知する
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Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
指定スケジュールでMicrosoft Excelのタスク一覧をGoogleカレンダーに一括登録する
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■概要
指定スケジュールでMicrosoft Excelのタスク一覧をGoogleカレンダーに一括登録するフローは、日々のタスク管理を効率化するための業務ワークフローです。
このフローを活用すれば、指定したスケジュールに基づいてMicrosoft Excelのタスクが自動的にGoogleカレンダーに登録され、スムーズなタスク管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで日々のタスクを管理しているビジネスパーソンの方
・Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を効率化したい方
・手動でのタスク登録に時間を取られ、生産性向上を目指しているチームリーダーや管理者の方
・Microsoft ExcelとGoogleカレンダーの連携を自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してChatworkに通知する
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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してChatworkに通知する」ワークフローは、予算管理と情報共有の効率化を図るための業務ワークフローです。
Microsoft Excelに保存された予算情報を指定した日時に自動で取得し、その内容をChatworkに通知することで、手動でのデータ転記作業を削減し、チーム全体で予算情報を簡単に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで予算管理を行っている企業
・予算情報をChatworkを通じてチームに通知したい担当者
・手動でのデータ更新作業を減らし、業務の自動化を進めたい企業
・予算に関する最新情報を迅速に全員と共有したい企業
・チームメンバーが予算に関する情報をすぐに確認できるようにしたい管理者
■注意事項
・Microsoft Excel、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTubeチャンネル運用者・マーケティング担当者
・YouTubeチャンネルの分析データを定期的にMicrosoft Excelで管理・分析したい方
・手作業でのデータ収集や転記の手間を省きたい方
・Microsoft Excelの関数やグラフ機能を活用してチャンネルの成長を分析したい方
2.YouTube チャンネルのレポート作成担当者
・チャンネルレポートを手作業で作成する時間を短縮したい方
・最新のデータを自動でMicrosoft Excelに取り込んで常に最新のレポートを作成したい方
・Microsoft Excelでレポートをカスタマイズして関係者へ共有したい方
3.経営層・マネージャー
・YouTubeチャンネルのKPIをMicrosoft Excelで可視化して戦略策定に役立てたい方
・チャンネルの成長を時系列で追跡して改善点を把握したい方
・Microsoft Excelでレポートを自動生成することで報告業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
YouTubeチャンネルの分析データは、動画コンテンツの改善や戦略立案に不可欠な情報です。しかし、YouTubeからレポートを手動でダウンロードしてMicrosoft Excelに転記する作業は、入力の手間とミスの発生がしやすいものです。
このフローを活用することにより、YouTubeからのチャンネルレポートを取得とMicrosoft Excelへ自動でデータ追加がされるため、手作業によるダウンロードや転記作業が不要になります。これにより、入力ミスやデータ不整合のリスクを軽減して業務の効率化になります。
■注意事項
・YouTube Analytics APIとMicrosoft Excelを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
メール対応に費やしていた時間を短縮して、円滑に業務を進めるために、AIを活用したメールの要約機能の活用がおすすめです。
本記事でご紹介したテンプレートを活用すれば、Outlookで特定の件名のメール受信後にAIが要約し、Microsoft Excelにデータを自動追加できるでしょう。
また、このテンプレートにSlackへの通知を追加することで、チームメンバーへの共有がしやすくなります。
これにより、「メールの転記に時間がかかる」、「重要なメールが埋もれてしまう」といったリスクを避けられそうです。
この自動化を導入して、業務をもっと効率化させましょう。
Yoomの自動化は、簡単に設定できるので、導入のハードルは低いです。
この機会にテンプレートを試してみて、導入を検討してみませんか？
よくあるご質問
Q：件名以外の条件でメールを絞り込めますか？
A：
Outlookのトリガー条件は以下なので、このどれかを選ぶと、該当する条件のメールを絞り込むことが可能です。お試しください。
Q：処理の途中で条件分岐は設定できますか？
A：
はい、可能です。
分岐機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。以下のページからご確認ください。
分岐設定とは
Q：自動処理がエラーになった際の対処法は？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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