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「Outlookに届いた問い合わせメールの顧客情報を、手作業でboardに転記するのって面倒…」
「担当者によってboardの入力項目にばらつきがあって、情報の抜け漏れが発生しがち…」
Outlookとboardの間でのデータ連携に、このような負担や課題を感じてはいませんか？
毎日発生する作業だからこそ、少しの手間や入力ミスが積み重なり、業務を妨げているケースは少なくありませんよね。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの情報を、自動的にboardの顧客情報や案件情報として登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の繰り返し作業や共有漏れといったリスクから解放されるでしょう。
そして営業担当者は素早く顧客対応に移ることができ、戦略立案といった本来注力すべきコア業務に使える時間を生み出せるようになるのです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに業務の効率化を実現できます。
ぜひこの機会に面倒な手作業を自動化して、より快適な業務環境を手に入れましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとboardのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたデータ入力をはじめとする様々な業務を自動化できます。
ここでは、いくつかの具体的な自動化例をご紹介します。
アカウント登録は30秒で完了。その後、テンプレートの「試してみる」から直ぐOutlookとboardの連携を体験できますので、気になる内容があれば早速お試しください！
Outlookに届いた問い合わせや資料請求のメールから必要な情報を抽出し、boardに新しい顧客情報を登録するフローです。
自動でメールアドレスや氏名といった指定した項目を抜き出し、boardの顧客データベースに反映させるため、<span class="mark-yellow">手作業による転記の手間を排除して、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げます。</span>
受信したメールすべてではなく、「特定のキーワードが件名に含まれるメール」や「特定のドメインから送信されたメール」などの条件に合致するOutlookのメールだけを対象に、boardへの反映を行うことも可能です。
<span class="mark-yellow">重要な問い合わせだけを自動でフィルタリングし、無関係なメールによる不要な顧客登録を防ぐ</span>ため、営業担当者は対応すべきリードに集中できるでしょう。
それでは実際に、Outlookとboardを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Outlookで受信した内容をもとに、boardに顧客を登録する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずは、Yoomと連携させたいOutlookアカウントとboardアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
① Outlookのマイアプリ登録
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
Outlookが追加されていることを確認してください。
② boardのマイアプリ登録
ヘルプページ：boardのマイアプリ登録方法
boardも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
取得した受信メールの情報から、顧客登録に使用するデータを抽出していきます。
では、抽出したデータを用いてboardに顧客を登録しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Outlookの指定したメールフォルダに振り分けられるメールを送信し、そのメールから抽出した情報でboardに顧客が登録されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はOutlookからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にboardからOutlookへのデータ連携を実施したい場合にもYoomのテンプレートが役立ちます。
以下から、ご自身の業務に合うものを見つけてみてください。
boardに新しい案件が登録されたタイミングで、その案件情報をOutlookから指定の宛先へ自動でメール通知する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">案件登録と同時に関係者への情報共有が完了し、対応の初動を早めることができるでしょう。</span>
手動での通知漏れを防ぎ、チーム全体の連携をスムーズにする、柔軟性の高い自動化パターンです。
boardに登録された案件の中から「特定の金額以上」や「特定のステータス」などの設定した条件に合致するものだけを通知させることも可能です。
このフィルタリングにより<span class="mark-yellow">メールのノイズを減らし、重要な案件が発生した際の迅速な意思決定とアクションを促します。</span>
今回ご紹介した連携以外にも、Outlookやboardを活用することで、メール対応や顧客・案件情報の共有がスムーズになります。
通知・記録・資料作成など、日常業務を自動化したい場面で、これらのテンプレートが役立つはずです。
Outlookは、受信メールや添付ファイルをトリガーに、CRM登録やドキュメント共有、AIによる返信作成などの自動化が可能です。
HubSpotやZendeskなど外部サービスへの連携も可能で、営業・サポート対応のスピードと精度の向上が見込めます。
boardは、顧客や案件の登録をきっかけに、Slack・Google Chat・Microsoft Teamsなどへの通知やクラウドストレージへの保存を自動化できます。
条件に応じてMiroのボードを作成するなど、案件進行の可視化やチーム連携にも活用できますよ！
Outlookとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOutlookからboardへのデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
担当者が日々発生する単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになることで、本来注力すべき顧客対応や戦略的な営業活動に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フローが途中で失敗した場合の対処法は？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
Q：顧客登録だけでなく、案件や活動履歴も自動登録できますか？
boardのAPIには顧客登録の他にも、案件や発注先の登録、納品書の取得など様々なオペレーションが揃っています。
フローボットの設定画面で「＋」をクリックして「board」で検索をかけると、boardで実行可能なオペレーションの一覧を確認できますので、ご自身の業務に合う連携をぜひお試しください。
Q：作成した自動化フローをチームで共有・管理できますか？
Yoomのワークスペースにメンバーを追加することで、作成したフローをメンバーに共有できるようになります。
異なるワークスペースで作成したフローもテンプレートとして公開することで、公開用URLを共有されたメンバーがコピーできるようになります。
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