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「Apolloを使っているけど、Outlookで受け取った情報を手動で入力するのが面倒…」
「OutlookとApollo間で情報をコピー＆ペーストする際に、入力ミスや転記漏れが発生してしまう…」
このように、日々の業務でOutlookとApolloを利用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
これらの定型的ながらも重要な作業に時間を取られ、本来注力すべき顧客へのアプローチや戦略立案といったコア業務の時間が圧迫されることは、大きな機会損失に繋がりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した情報を自動でApolloのデータを更新する仕組み</span>を構築できれば、こうした悩みから解放されるはず。
そして、手作業によるミスの削減はもちろん、次の業務への迅速な着手が可能になることで、ビジネスチャンスの最大化に繋がります。
今回ご紹介する方法は、専門的なプログラミング知識を一切必要とせず、誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をよりスマートで効率的なものに変えていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとApolloを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとApolloのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間の情報入力を自動化できます。
例えば、Outlookで受信したメールの内容をもとにApolloに新しいアカウントを自動で作成したり、名刺の画像データから情報を読み取ってコンタクトとして登録したりすることが可能です。
これにより、データ入力にかかる時間と手間を削減し、ヒューマンエラーも防げます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信したメールに含まれる企業名や電話番号などの情報をもとに、Apolloに新しいアカウントを自動で作成する連携です。
この連携は、特定の条件に合致するメールのみを処理する分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">問い合わせメールだけを登録するなど、不要な情報登録を防ぎ、営業リストの質を高く保つ</span>ことができます。
業務フローにあわせて柔軟な自動化を設定したいときにおすすめのテンプレートです。
Outlookにメールで送られてきた名刺の画像データをOCR機能で自動で読み取り、その情報を基にApolloへ新しいコンタクトを作成する連携です。
展示会や商談で獲得した大量の名刺情報を<span class="mark-yellow">手作業で入力する手間を排除し、迅速かつ正確にApolloのデータベースに顧客情報を蓄積</span>できます。
フォローアップのスピード向上を図りたいときに利用してみてください。
それでは、実際にOutlookとApolloを連携したフローを作成していきましょう！
今回は、業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要でOutlookとApolloの連携を簡単に進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Outlookの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでOutlookと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
Apolloの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでApolloと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し「追加」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「メールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとトリガーアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてOutlookでメールを受信しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
この後のステップでApolloのアカウントを作成する際には、アカウント名・ドメイン・電話番号の3つの情報が必須項目となります。
以下の画像のように、それらを含んだ内容のテストメールをOutlookで受信しておいてください。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの起動間隔の設定を行います。
指定した間隔でOutlookをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
テストに成功すると、Outlookで受信したメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）は後続のステップで利用可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
受信したメールの内容に応じて処理を分岐させるための設定を行います。
以下の画面では基本的に内容を確認するだけでOKです。
分岐の詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
入力が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプ（GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク））がデフォルトで設定されているので、確認し「次へ」をクリックします。
Outlookのトリガーイベントで受信したメールの本文を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでOutlookから取得済みのアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
対象のテキストから抽出したい項目を、カンマ区切りで入力してください。
今回は、Apolloでアカウントを作成する際に必須となる「アカウント名」「ドメイン」「電話番号」の3項目を抽出したいため、画像のように設定しています。
それ以外の項目も、必要に応じて追加してみてください。
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
詳しいテキスト抽出の設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットをもとに、Apolloへアカウントの作成が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「アカウントを作成」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Apolloと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
アカウントの作成に必要な項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると、前のステップでAIを使って抽出済みのアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
アウトプットを活用することで、値が固定化されずメールごとに異なる情報を反映することが可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でApolloにアカウントが作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたアカウントの情報が一覧で表示されます。
あわせて、Apolloの画面を開き、指定した内容でアカウントが実際に作成されているかを確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookで特定の情報を含むメールを受信したタイミングで、その内容をもとにApolloに新しいアカウントが自動で作成されるようになります。
実際にOutlookでメールを受信し、Apolloにアカウントが正しく作成されるかを確認してみましょう。
今回はOutlookからApolloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にApolloのデータをトリガーとしてOutlookに情報を連携させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Apolloに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、その詳細情報をOutlookに自動でメール通知するテンプレートです。
この連携により、<span class="mark-yellow">営業チーム全体で新規リードの情報を素早く共有し、誰がいつアプローチするかといったネクストアクションの迅速な決定</span>に繋がります。
情報共有の遅れによる機会損失を防ぎ、チーム全体の営業効率を高めたいときにおすすめです。
Apollo内の既存コンタクト情報（電話番号、メールアドレスなど）が更新された際に、その変更内容を関係者へOutlook経由で自動通知する連携です。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">顧客情報の変更を関係者全員が見逃すことなく、正確な情報に基づいたコミュニケーションを維持</span>することに繋がります。
過去の情報に基づいて業務を進めてしまうミスを防ぎ、顧客との関係性をより強固なものにしたいときに利用してみてくださいね。
OutlookやApolloのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のアプリをトリガーとして利用したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
フォームやチャットツールと連携することで、コンタクトの作成業務を自動化できます。
手作業でコンタクト情報を入力する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください！
この記事では、OutlookとApolloを連携し、業務を自動化する方法について解説しました。
Outlookで受信したメール情報をもとにApolloのアカウントやコンタクトを自動で作成する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">データ転記作業にかかる時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な単純作業から解放され、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現しやすいです。
もしOutlookとApolloの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：この自動化で消費するタスク数と料金の目安は？
A：基本的には、アクションの数がそのまま消費タスク数としてカウントされ、トリガーはタスク消費の対象外です。
ただし、テキストを抽出するオペレーションでは、変換タイプによりタスク数が異なります。
そのため、この自動化で消費する最小のタスク数は、「4」になります。
また、OutlookやApolloは無料プランで利用できますが、分岐を含む場合はミニプラン以上の有料プランが必要です。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
Q：連携がうまくいかない時の対処法はありますか？
A：連携がうまくいかない場合、設定時に取得した値の不備やアプリ接続の認証切れなどが原因として考えられます。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：もっと複雑な条件で処理するメールを絞り込めますか？
A：はい、可能です。
「差出人が特定のアドレスで、かつ件名にキーワードを含む場合」など、複数条件を組み合わせた分岐設定ができます。
ただし、1つの「分岐」オペレーションで分けられるルートは最大2つまでです。
詳しい分岐の設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
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