Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する
試してみる
■概要
日々の営業活動において、Outlookで受信した見込み顧客からのメールを、営業支援ツールのApolloへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーとして、AIがメール内容から必要な情報を抽出し、自動でApolloにアカウントを作成します。ApolloとOutlookの連携を自動化することで、リード管理の初動を効率化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受けた情報を手入力でApolloに登録している営業担当者の方
・ApolloとOutlook間のデータ入力を自動化し、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
・リード獲得からアプローチまでの時間を短縮し、機会損失をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとApolloを連携して、メール受信後に新規アカウントを自動追加するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する
試してみる
■概要
日々の営業活動において、Outlookで受信した見込み顧客からのメールを、営業支援ツールのApolloへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーとして、AIがメール内容から必要な情報を抽出し、自動でApolloにアカウントを作成します。ApolloとOutlookの連携を自動化することで、リード管理の初動を効率化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受けた情報を手入力でApolloに登録している営業担当者の方
・ApolloとOutlook間のデータ入力を自動化し、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
・リード獲得からアプローチまでの時間を短縮し、機会損失をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「Apolloを使っているけど、Outlookで受け取った情報を手動で入力するのが面倒…」
「OutlookとApollo間で情報をコピー＆ペーストする際に、入力ミスや転記漏れが発生してしまう…」
このように、日々の業務でOutlookとApolloを利用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
これらの定型的ながらも重要な作業に時間を取られ、本来注力すべき顧客へのアプローチや戦略立案といったコア業務の時間が圧迫されることは、大きな機会損失に繋がりかねません。
もし、Outlookで受信した情報を自動でApolloのデータを更新する仕組みを構築できれば、こうした悩みから解放されるはず。
そして、手作業によるミスの削減はもちろん、次の業務への迅速な着手が可能になることで、ビジネスチャンスの最大化に繋がります。
今回ご紹介する方法は、専門的なプログラミング知識を一切必要とせず、誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をよりスマートで効率的なものに変えていきましょう！
メールデータと顧客データの同期方法
営業活動を進めるにあたり、顧客情報の管理は日常タスクの一つといえます。
扱うデータが増えるごとに登録作業も積み重なっていきますが、手動による転記が必要となるため、コア業務に充分な時間を割けないという方もいるかもしれません。
単純作業ほど自動化したい。
ノーコード自動化ツールのYoomを導入することで、課題解決が見込めるはずです。
OutlookとApolloを連携してできること
OutlookとApolloのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間の情報入力を自動化できます。
例えば、Outlookで受信したメールの内容をもとにApolloに新しいアカウントを自動で作成したり、名刺の画像データから情報を読み取ってコンタクトとして登録したりすることが可能です。
これにより、データ入力にかかる時間と手間を削減し、ヒューマンエラーも防げます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する
Outlookで受信したメールに含まれる企業名や電話番号などの情報をもとに、Apolloに新しいアカウントを自動で作成する連携です。
この連携は、特定の条件に合致するメールのみを処理する分岐処理を含むため、問い合わせメールだけを登録するなど、不要な情報登録を防ぎ、営業リストの質を高く保つことができます。
業務フローにあわせて柔軟な自動化を設定したいときにおすすめのテンプレートです。
Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する
試してみる
■概要
日々の営業活動において、Outlookで受信した見込み顧客からのメールを、営業支援ツールのApolloへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーとして、AIがメール内容から必要な情報を抽出し、自動でApolloにアカウントを作成します。ApolloとOutlookの連携を自動化することで、リード管理の初動を効率化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受けた情報を手入力でApolloに登録している営業担当者の方
・ApolloとOutlook間のデータ入力を自動化し、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
・リード獲得からアプローチまでの時間を短縮し、機会損失をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した名刺画像をもとにApolloでコンタクトを作成する
Outlookにメールで送られてきた名刺の画像データをOCR機能で自動で読み取り、その情報を基にApolloへ新しいコンタクトを作成する連携です。
展示会や商談で獲得した大量の名刺情報を手作業で入力する手間を排除し、迅速かつ正確にApolloのデータベースに顧客情報を蓄積できます。
フォローアップのスピード向上を図りたいときに利用してみてください。
Outlookで受信した名刺画像をもとにApolloでコンタクトを作成する
試してみる
■概要
名刺交換後に手作業で顧客情報を入力する際、手間や時間がかかると感じていませんか。特に、オンラインで交換した名刺画像をOutlookで受け取り、一件ずつ手入力でApolloへ登録する作業は、非効率であり入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、自動で文字情報を読み取りApolloへコンタクトとして登録するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ApolloとOutlookを利用しており、名刺情報の入力作業に手間を感じている営業担当者の方
・名刺交換後のリード情報を迅速にApolloへ登録し、営業活動を加速させたい方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、顧客情報の正確性を高めたいチームリーダーの方
■注意事項
・Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとApolloの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にOutlookとApolloを連携したフローを作成していきましょう！
今回は、業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要でOutlookとApolloの連携を簡単に進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとApolloのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定および各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する
試してみる
■概要
日々の営業活動において、Outlookで受信した見込み顧客からのメールを、営業支援ツールのApolloへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーとして、AIがメール内容から必要な情報を抽出し、自動でApolloにアカウントを作成します。ApolloとOutlookの連携を自動化することで、リード管理の初動を効率化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受けた情報を手入力でApolloに登録している営業担当者の方
・ApolloとOutlook間のデータ入力を自動化し、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
・リード獲得からアプローチまでの時間を短縮し、機会損失をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1： OutlookとApolloをマイアプリ連携
ここでは、YoomとOutlook・Apolloを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Outlookの場合
以下のナビをご参照ください。
- 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
これで、Outlookの登録が完了しました。
Apolloの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでApolloと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し「追加」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2： 該当のテンプレートをコピー
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで受信した内容からApolloにアカウントを作成する
試してみる
■概要
日々の営業活動において、Outlookで受信した見込み顧客からのメールを、営業支援ツールのApolloへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーとして、AIがメール内容から必要な情報を抽出し、自動でApolloにアカウントを作成します。ApolloとOutlookの連携を自動化することで、リード管理の初動を効率化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受けた情報を手入力でApolloに登録している営業担当者の方
・ApolloとOutlook間のデータ入力を自動化し、営業チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
・リード獲得からアプローチまでの時間を短縮し、機会損失をなくしたいと考えている方
■注意事項
・Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
ステップ3： Outlookのトリガー設定
「メールを受信したら」をクリックします。
- ここでの設定により、Outlookでメールを受信すると、フローボットが起動します。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとトリガーアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてOutlookでメールを受信しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
この後のステップでApolloのアカウントを作成する際には、アカウント名・ドメイン・電話番号の3つの情報が必須項目となります。
以下の画像のように、それらを含んだ内容のテストメールをOutlookで受信しておいてください。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの起動間隔の設定を行います。
指定した間隔でOutlookをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
- メールフォルダID
入力欄をクリックすると連携したアカウントのフォルダが候補に表示されるので、自動化の対象としたいフォルダを選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookで受信したメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）は後続のステップで利用可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ4： 分岐の設定
「コマンドオペレーション」をクリックします。
受信したメールの内容に応じて処理を分岐させるための設定を行います。
以下の画面では基本的に内容を確認するだけでOKです。
- オペレーション
Outlookでメールを受信したタイミングをトリガーとして処理を開始するように設定されています。
- 取得した値
メールの本文を対象に設定しています。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐の詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
- 分岐条件
Outlookのトリガーが起動した際、受信したメールの本文に「新規アカウント」というキーワードが含まれている場合のみ処理が分岐されるよう、条件を設定します。
中央枠の条件や右枠の値は、ご利用状況にあわせて調整してください。
入力が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5： AIでテキストからデータ抽出
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプ（GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク））がデフォルトで設定されているので、確認し「次へ」をクリックします。
Outlookのトリガーイベントで受信したメールの本文を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでOutlookから取得済みのアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
対象のテキストから抽出したい項目を、カンマ区切りで入力してください。
今回は、Apolloでアカウントを作成する際に必須となる「アカウント名」「ドメイン」「電話番号」の3項目を抽出したいため、画像のように設定しています。
それ以外の項目も、必要に応じて追加してみてください。
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
詳しいテキスト抽出の設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットをもとに、Apolloへアカウントの作成が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ6： Apolloにアカウントを作成する設定
「アカウントを作成」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Apolloと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
アカウントの作成に必要な項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると、前のステップでAIを使って抽出済みのアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
アウトプットを活用することで、値が固定化されずメールごとに異なる情報を反映することが可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でApolloにアカウントが作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたアカウントの情報が一覧で表示されます。
あわせて、Apolloの画面を開き、指定した内容でアカウントが実際に作成されているかを確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ7： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookで特定の情報を含むメールを受信したタイミングで、その内容をもとにApolloに新しいアカウントが自動で作成されるようになります。
実際にOutlookでメールを受信し、Apolloにアカウントが正しく作成されるかを確認してみましょう。
ApolloのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからApolloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にApolloのデータをトリガーとしてOutlookに情報を連携させたい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Apolloでコンタクトが作成されたらOutlookに通知する
Apolloに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、その詳細情報をOutlookに自動でメール通知するテンプレートです。
この連携により、営業チーム全体で新規リードの情報を素早く共有し、誰がいつアプローチするかといったネクストアクションの迅速な決定に繋がります。
情報共有の遅れによる機会損失を防ぎ、チーム全体の営業効率を高めたいときにおすすめです。
Apolloでコンタクトが作成されたらOutlookで通知する
試してみる
■概要
営業活動において重要なリード情報がApolloで新たに追加された際、関係者への共有を手作業で行うことに手間を感じたり、通知を忘れてしまうことはありませんか。特に、迅速なアプローチが求められる場面では、こうしたタイムラグが機会損失に繋がることもあります。
このワークフローは、ApolloとOutlookを連携させることで、Apolloに新しいコンタクトが作成されたら、指定した宛先にOutlookから自動で通知メールを送信し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ApolloとOutlookを日常的に利用しており、手動での情報共有に課題を感じている方
・Apolloで獲得した新規コンタTクトの情報を、チームに迅速かつ漏れなく共有したい方
・ApolloとOutlook間の定型的な連絡作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Apolloでコンタクトが更新されたらOutlookに通知する
Apollo内の既存コンタクト情報（電話番号、メールアドレスなど）が更新された際に、その変更内容を関係者へOutlook経由で自動通知する連携です。
この仕組みによって、顧客情報の変更を関係者全員が見逃すことなく、正確な情報に基づいたコミュニケーションを維持することに繋がります。
過去の情報に基づいて業務を進めてしまうミスを防ぎ、顧客との関係性をより強固なものにしたいときに利用してみてくださいね。
Apolloでコンタクトが更新されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
営業活動でApolloを活用する中で、コンタクト情報の更新を手動で確認し、関係者へOutlookで都度通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ApolloとOutlookを連携させることで、こうした定型業務を自動化するために設計されています。Apolloでコンタクトが更新されると、指定した宛先にOutlook経由でメールが自動送信されるため、情報共有の漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloのコンタクト更新をOutlookで共有しており、手作業に課題を感じる方
・ApolloとOutlookを用いた情報共有の抜け漏れを防ぎ、迅速化したいと考えている方
・営業チーム内の重要な情報更新を、関係者に確実かつ自動で通知したいマネージャーの方
■注意事項
・Apollo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookやApolloのAPIを使ったその他の自動化例
OutlookやApolloのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Outlookを使った便利な自動化例
他のアプリをトリガーとして利用したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■注意事項
・Notion、Google ドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する
試してみる
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成するフローです。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Apolloを使った便利な自動化例
フォームやチャットツールと連携することで、コンタクトの作成業務を自動化できます。
手作業でコンタクト情報を入力する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください！
Apolloで登録されたコンタクト情報をホットプロファイルに追加する
試してみる
Apolloで登録されたコンタクト情報をホットプロファイルに追加するフローです。
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Apolloで登録されたコンタクト情報をSalesforceに追加する
試してみる
Apolloで登録されたコンタクト情報をSalesforceに追加するフローです。
Discordの投稿内容をもとに、Apolloにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Discordコミュニティでのやり取りから有望な見込み顧客情報を得たものの、その情報をセールスリストであるApolloへ手動で転記する作業に手間を感じていませんか。このコピー＆ペーストによる作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、自動でApolloへコンタクトが作成されるため、こうしたリード管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで得たリード情報を手作業でApolloに登録しており、効率化したい方
・コミュニティマーケティングを起点としたセールス活動の自動化に興味がある方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたいと考えている方
■注意事項
・Discord、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答をもとに、Apolloでコンタクトを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をもとに、Apolloでコンタクトを作成する」フローは、Googleフォームで収集したデータを利用して、Apolloに自動的にコンタクトを追加する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力を省略し、営業活動の効率を高めることができます。YoomのAPI連携機能を活用することで、スムーズなデータ移行が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って顧客情報を集めている営業担当者の方
・Apolloでコンタクト管理を行い、営業効率を上げたい方
・データ入力の手間を減らし、業務を自動化したいチームリーダーの方
・業務ワークフローの改善を検討している経営者の方
■注意事項
・Googleフォーム、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
この記事では、OutlookとApolloを連携し、業務を自動化する方法について解説しました。
Outlookで受信したメール情報をもとにApolloのアカウントやコンタクトを自動で作成する仕組みを導入することで、データ転記作業にかかる時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な単純作業から解放され、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現しやすいです。
もしOutlookとApolloの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Microsoft Excelと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：この自動化で消費するタスク数と料金の目安は？
A：基本的には、アクションの数がそのまま消費タスク数としてカウントされ、トリガーはタスク消費の対象外です。
ただし、テキストを抽出するオペレーションでは、変換タイプによりタスク数が異なります。
そのため、この自動化で消費する最小のタスク数は、「4」になります。
また、OutlookやApolloは無料プランで利用できますが、分岐を含む場合はミニプラン以上の有料プランが必要です。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
Q：連携がうまくいかない時の対処法はありますか？
A：連携がうまくいかない場合、設定時に取得した値の不備やアプリ接続の認証切れなどが原因として考えられます。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：もっと複雑な条件で処理するメールを絞り込めますか？
A：はい、可能です。
「差出人が特定のアドレスで、かつ件名にキーワードを含む場合」など、複数条件を組み合わせた分岐設定ができます。
ただし、1つの「分岐」オペレーションで分けられるルートは最大2つまでです。
詳しい分岐の設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
.avif)
.png)
