Microsoft ExcelとOutlookを連携して入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を作成しOutlookで送付する方法

契約書の作成から送付まで、普段どれだけの時間を要していますか？正確な内容で作成を行うために時間をかけて慎重に作成しても、手入力で作成する帳票にはヒューマンエラーのリスクがつきものですよね。どうにか作成時間の短縮や手作業によるミスの削減を実現したいと考える方は少なくないはず。
この記事では、Microsoft ExcelとOutlookを連携し、入力フォームの情報からMicrosoft Excelの雛形を用いて契約書を自動作成し、Outlookで送信する方法を紹介します。この自動化を活用することで、手作業にかかっていた時間を大幅に省くだけでなく、ヒューマンエラーのリスクを回避することにもつながる可能性があります。ぜひ最後までどのような方法で自動化が実現できるのか確認して、業務効率の向上を目指しましょう。

こんな方におすすめ

今回の連携は以下のような方々に特におすすめですよ！

Microsoft ExcelとOutlookを業務に使用している方
契約書作成にかかる時間の短縮や効率化を図りたい方
手動でのデータ入力ミスに課題を感じており、正確性向上を求めている方
契約書作成から送信プロセスを改善し、顧客対応スピードの向上を行いたい方
複数ツール間の連携をスムーズに進め、契約書作成を円滑化したい方

Microsoft ExcelとOutlookの連携メリットと具体例

作業効率の大幅な向上

入力フォームの情報を手動でMicrosoft Excelの契約書の雛形に入力し、帳票を作成するプロセスは時間と労力がかかります。この連携による自動化を導入することで、必要なデータを入力フォームに一度入力するだけで契約書が自動生成される仕組みが構築できるでしょう。これにより、従業員は他の重要な業務にリソースを割けるかもしれません。例えば、一日に複数の契約書を作成する営業担当者は、この自動化により作業時間を大幅に短縮し、より多くの顧客対応や営業活動に時間を充てることが期待できます。これまで契約書作成にかかっていた時間の多くを短縮することで、1日に作成できる契約書の数が増え、全体的な業務効率が向上するかもしれません。

人的ミスの削減

手動作業では、Microsoft Excelへの情報転記ミスや記載漏れが発生する可能性があります。この自動化では、入力されたデータをそのまま契約書に反映させることができるため、ヒューマンエラーのリスクをほぼゼロにすることができるかもしれません。これまで数字や住所の入力ミスが多発していた場合は、この機能によってミスの発生や修正の手間が省け、正確な情報で契約書を作成することができるでしょう。その結果、顧客からの信頼性の向上も期待できるかもしれません。

顧客対応スピードの向上

アプリ同士の連携により、契約書の作成から送信までのプロセスが自動化され、送信までの時間が大幅に短縮されるでしょう。これにより、迅速な顧客対応が可能になり、顧客満足度の向上や取引の手続きの進行が期待できます。例えば、契約締結のスピードが重要な取引において、契約書の送付が迅速に完了することで、競合他社よりも有利に商談を進めることができるかもしれません。契約書の送付が迅速に完了することで、契約内容の施行までの時間を短縮され、顧客満足度の向上へとつながるでしょう。自動化により、企業の業務効率だけでなく顧客対応力も大きく向上し、結果として取引の安定性や長期的な関係構築が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する方法をご説明します。

[Yoomとは]

入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から契約書を作成しOutlookで送付する方法

Yoomのフォームの受信で起動するフォームトリガー機能を使用し、フォームの回答の受信で起動したのち、Microsoft Excelの提供するAPIを用いてMicrosoft Excelの契約書の雛形でフォームの回答をもとに契約書を作成することで実現が可能です。
また、Outlookが提供するAPIを用いることで、さらにMicrosoft Excelで作成した契約書をメールで送付することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるフォームトリガー設定と、その後に続くMicrosoft ExcelとOutlookのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Microsoft ExcelとOutlookの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Microsoft Excelのマイアプリ登録です。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にMicrosoft Excelと入力し、表示された候補から「Microsoft Excel」を選択します。
すでにMicrosoft Excelにログインしている場合、自動で連携が完了します。

先ほど同様に、検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から「Outlook」を選択します。
こちらもすでにOutlookにログインしている場合、自動で連携が完了します。

マイアプリにMicrosoft ExcelとOutlookが表示されていれば、登録完了です。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：フォームトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にフォームトリガーの設定を行うため、「帳票発行フォーム」をクリックしましょう。
テンプレートを使用すると、おおよその項目は設定されていますが、今回は以下のように編集しました。
ご自身の業務に合わせて追加したい項目があれば、「＋質問を追加」をクリックして追加しましょう。

またフォーム送信が完了したページに表示するメッセージなどの設定もできます。
任意で設定してくださいね。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、フォームの回答から取得した値を仮で設定します。
デフォルトで値が入っているので、編集の必要はありませんが、今回はわかりやすく解説できるようにより具体的なダミーの値をテスト値として設定しました。
「保存する」をクリックして、完了です。

ステップ3：Microsoft Excel「契約書を発行する」、Outlook「メールで送付」のアクションを設定

次にMicrosoft Excelで契約書の発行を行う設定をしましょう。
「契約書を発行する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

設定が完了したら、画面をスクロールして進めましょう。

Yoomの設定の前に、連携する雛形を確認しましょう。
今回使用するのは、以下のような雛形です。
任意の雛形を用意してくださいね。

【設定のポイント】

会社名や発行日など、契約書作成ごとに値を変動させたい箇所は、<span class="mark-yellow">{}で囲むようにしましょう。</span>
金額の表示がある場合は、あらかじめ計算式を入力しておきましょう。

Yoomの設定に戻ります。
まず、先ほど作成した雛形を指定していきます。
「ファイルの保存場所」「ドライブID」を候補から設定します。
「アイテムID」も候補から設定しましょう。
※候補に表示されない場合は、「ファイル名」を入力してから候補を確認すると表示されます。

次に発行する書類について設定します。
「格納先のフォルダ名」と「格納先のフォルダID」を候補から選択します。
「出力ファイル名」は自由に設定可能です。
今回は以下のように設定しました。‍

{{today_%Y-%m-%d}}発行契約書_{{会社名}}御中→2025-01-16発行契約書_株式会社テスト御中
このように「発行日」と「会社名」をアウトプットで設定すれば、フロー起動ごとに値を変動させてファイル名をつけることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

雛形の作成する契約書ごとに値を変動したい項目に値を設定しましょう。
こちらでもアウトプットを使用していきます。
「帳票発行フォーム」のアウトプットをそれぞれ指定しましょう。
「発行日」に関しては、「今日」という日付のアウトプットを設定してください。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

作成した契約書を送付するアクションを設定します。
Outlookの「メールで送付」をクリックしたら、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

設定が完了したら、画面をスクロールして進めます。

送信するメールの内容を設定しましょう。
まず、送信先のメールアドレスを指定します。
フォームの回答内容にメールアドレス入力欄を作成しておくことで、アウトプットを使用して設定できます。

本文の設定を行います。
ここでもアウトプットを活用していきましょう！
「会社名」、「担当者様氏名」のアウトプットを使用し、他は定型文になるので直接入力しましょう。

作成した契約書のPDFファイルを添付します。
画像のように、「アウトプットを使用」と「発行した書類」を選択しましょう。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面で、実際に送信されすメールの画面が表示されます。
アウトプットもテスト値が入るので、自分が作成したメールがどのように表示されるのか、確認してください。

「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ4：Microsoft ExcelとOutlookの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Microsoft Excel・Outlookを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft ExcelとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する

はじめに紹介するのは、Notionのデータベースから見積書を発行するフローです。Chrome拡張機能を使用してデータベース上でページを指定してフローを起動できるため、Notionでデータを蓄積している方におすすめです。

2.freee会計で経費申請が承認されたら、Microsoft Excelに格納しOutlookに送信する

次に紹介するのは、freee会計との連携です。経費申請の承認をトリガーに、データをMicrosoft Excelに蓄積することができます。アプリを起動する手間が省け、業務効率化につながりそうですね。

3.Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する

最後に紹介するのは、 AI機能を活用したフローです。情報を自動で抽出し、蓄積することで、Microsoft Excelを確認するだけで概要を認識でき、チームの情報共有が円滑化できそうです。

まとめ

Microsoft ExcelとOutlookを連携することで、契約書作成から送付までのプロセスを自動化することができます。この自動化により、業務効率の向上や人的ミスの削減、顧客対応スピードの向上といったメリットを享受することで、ビジネスの生産性と信頼性を高めることにつながるでしょう。これまで契約書の作成から送付まで、多くの時間を費やしてきた方にとって非常に効果的な自動化です。ぜひYoomを活用して、ご自身の業務の自動化を実現してみませんか？どれだけ業務効率化につながるのか、実際に体験してみてください。