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経理担当者の皆様、領収書の管理やデジタル化の作業に手間を感じていませんか？
今回は、手作業で領収書の管理や整理、情報入力をしている方に向けて、メールで領収書を受信したらOCRを活用して自動で読み取り、freee会計のファイルボックスに自動で登録する方法をご紹介します。
このフローを活用すれば、メールで受信した領収書をAI OCRが自動的に読み取り、freee会計のファイルボックスに登録することが可能になります。
また、データ入力のミスを抑え、処理時間を大幅に短縮します。手間のかかる作業から解放され、業務効率化や生産性向上が期待できます。
本記事で紹介する内容はプログラミングの知識不要で設定できますので、ぜひこの機会に自動化を導入して、皆様の業務にお役立てください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、「freee会計とAI OCRを連携して、メールで領収書を受信したらOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomで作成できる受信用メールアドレスと、Yoomが提供するAI OCR機能を活用し、メールを受信すると、添付されている領収書画像の情報を読み取ります。
その後、freee会計が提供するAPIを利用して、ファイルボックスに追加できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは、以下のプロセスで設定していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
最初にスムーズに自動化設定を行うために、今回使用するfreee会計をYoomのマイアプリに登録しましょう。
Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックしてください。
検索窓で「freee会計」を検索し、アプリをクリックします。
以下の画面で連携するアカウントにログインしてください。
以下の画面でアクセスを許可する事業所を確認し、「許可する」をクリックしてください。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、連携完了です。
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。
まず、フローのトリガーとなるメールについて設定します。
フローボットの「メールが届いたら」をクリックしてください。
トリガーとなるメールを受信するために、Yoomの受信用メールアドレスを作成します。
メールアドレスの冒頭のテキストを任意で設定してください。
※メールトリガーの設定方法について、詳しくはこちらで解説していますのでご確認ください。
※メールトリガーが起動しない場合は、こちらの対処法をご確認ください。
「トリガー条件を追加」をクリックすると、以下のような画面が表示されます。
トリガー起動の条件を細かく設定したい方は、こちらからメールのトリガー条件を設定してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
先ほど作成した受信用メールアドレス宛に、設定した条件に合致する内容で、領収書ファイルが添付されたメールをテスト送信してください。
送信したら以下の画面で「テスト」をクリックし、メールの内容がアウトプットに正しく反映されているか確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックし、メールトリガーの設定は完了です。
次に、受信したメールに添付されている領収書の情報を読み取るアクションを設定します。
フローボットの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面でOCRを活用して読み取る内容を設定します。
・ファイルの添付方法：「取得した値を使用」「添付ファイル1」を設定してください。
・追加で抽出したい項目：デフォルトで読み取る項目以外にも設定したい内容がある場合は設定します。複数ある場合は、カンマ区切りで指定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックしたら設定完了です。
次に、freee会計でファイルをアップロードするアクションを設定します。
フローボットの「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックしてください。
以下の画面で連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
次に、以下の画面でfreee会計のAPI接続設定を行います。
・事務所ID：欄をクリックし、連携したfreee会計アカウントの事業所一覧が表示される中から選択してください。
・日付：欄をクリックし、アウトプットの「画像・PDFから文字を読み取る」の中から「日付」を選択してください。
・ファイルの添付方法：「アウトプットを使用する」「添付ファイル1」を選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題なければ「保存する」をクリックしたら設定完了です。
これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！
これで、メールで領収書を受信したらOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに自動で登録されます。
他にもfreee会計とOCR機能を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する
この自動化フローではGmailのラベル機能を活用し、メールで領収書を受け取るトリガーを設定できます。
領収書が届くメールにラベルを設定すると、Gmail上でも領収書を管理しやすくなります。
Gmailで効率的にメールを管理しながら、会計処理の自動化を取り入れたい方にオススメです。
2. Slackで領収書ファイルが投稿されたら、OCRで読み取りfreee会計で経費申請を作成する
この自動化フローを導入すると、Slackの指定チャンネルに投稿された領収書ファイルをOCRで読み取り、自動でfreee会計の経費申請を作成できます。
チームメンバーとの日々のコミュニケーションにSlackを使用しており、経費の申請をメールではなくSlackで管理したい方にオススメです。
3. Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する
受け取った請求書の情報をfreee会計に転記する作業は、領収書と同様、時間と手間がかかりますよね。
この自動化フローを導入すると、Outlookで特定の件名のメールを受信すると、添付ファイルの情報をOCRで読み取り、freee会計に自動登録されます。
普段Outlookを使用していて、請求書をメールで受け取る機会が多い方は、こちらの自動化フローがオススメです。
領収書の紙やPDFファイルを手動で分類・保存する管理方法だと、必要なときに探し出す手間がかかってしまいます。
しかし、AI OCRを活用してメールで受信した領収書を自動でfreee会計のファイルボックスに登録することで、領収書データが一元管理され、整理が簡単になります。
また、登録時に日付・金額・取引先などの情報を自動でタグ付けできるため、後から特定の領収書を探す際も、キーワード検索ですぐに見つけることが可能です。
これにより経理担当者の業務負担が軽減され、スムーズな経理処理が期待できます。
手動で領収書を登録していると、大量の取引がある企業では領収書の登録漏れが発生するリスクがあります。
これが原因で経費計上漏れが起こると、月次決算の精度が下がり、税務申告時に正確な計算ができない可能性も発生します。
しかし、AI OCRを活用し、メールで受信した領収書を自動でfreee会計に登録することで、追加漏れを防ぎ、必要なすべての取引が適切に反映されます。
これにより、会社の財務状況を素早く正確に把握し、経理処理の精度向上につながります。
通常、経理担当者は受信した領収書を手作業でファイルに保存し、会計ソフトに登録する必要があります。
この作業には時間がかかるだけでなく、単純作業が多いためミスが発生しやすいです。
しかし、AI OCRを活用することで、領収書のデータ入力を自動化し、freee会計に直接登録できるため、経理業務の負担が大幅に軽減されます。
加えて、領収書の処理スピードが向上することで、素早く決算処理ができ、スピーディな財務データの確認が可能になり、経営判断に必要なデータを素早く取得できます。
本記事はいかがでしたか？今回紹介した自動化フローを導入すると、freee会計とAI OCRの連携により、領収書の管理が大幅に効率化され、経理業務の負担軽減につながります。
特に、手動での登録作業が不要になることで、ミスのリスクが減り、経理処理の正確性がアップします。
また、経理担当者は領収書の転記という反復作業から解放され、今まで手動での転記に費やしていた時間をより重要な業務に充てられるようになるため、業務効率の向上が期待できます。
プログラミングなどの専門知識がなくても導入できるYoomの自動化フローを活用し、皆様の経理業務をスピーディかつ快適に進めてみませんか？
