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支払い期限が過ぎた取引があれば、早期に発見し、迅速に対応することが重要です。
しかし、支払い状況を手動で一件ずつ確認する場合、時間がかかってしまいます。
また、ミスが許されないからこそ慎重な作業となるため、手間がかかるうえに効率化が難しいです。
その結果、関係者への情報共有も遅れてしまいます。
これらの課題は、freee会計とGoogle Chatを連携し、未決済取引を自動通知することで解決できるでしょう。
これにより、迅速な対応が可能になり、担当者の負担軽減や業務効率化、情報共有の円滑化も期待できます。
本記事では、freee会計とGoogle Chatをノーコードで連携する方法を紹介します。
専門的な知識が不要で簡単に設定できるため、自動化を導入する際に参考にしてみてください。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、freee会計のAPIを利用して支払い期日が過ぎた取引を取得し、Google Chatの提供するAPIを用いて指定のスペースにメッセージを通知することで実現可能です。
なお、毎月月初にフローを起動させるために、Yoomのスケジュールトリガーを利用しています。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している経理担当者
・支払い期限超過の取引を見逃したくない方
・毎月初めにまとめて支払い期限超過の取引を確認したい方
・Google Chatでチームメンバーに通知し、迅速な対応を促したい方
2.freee会計を利用している経営者・管理者
・支払い期限超過の取引を把握し、資金繰りの改善に役立てたい方
・経理担当者にリマインドを送信し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での確認作業が不要になり、経理担当者の負担を軽減できます。
・毎月月初に自動で通知が届くため、支払い期限超過の取引を見逃すリスクを減らすことができます。
■注意事項
・freee会計、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
はじめに、freee会計とGoogle ChatをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、freee会計とGoogle Chat（OAuth）を検索して選択し、次の画面に進みます。
＜freee会計の場合＞
・ログイン後、続く画面で「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google Chat（OAuth）の場合＞
・「Sign in with Google」をクリックします。続く画面でClient IDとClient Secretを入力し、「登録する」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
※Client IDとClient Secretの取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
3.freee会計とGoogle Chatを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
■概要
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している経理担当者
・支払い期限超過の取引を見逃したくない方
・毎月初めにまとめて支払い期限超過の取引を確認したい方
・Google Chatでチームメンバーに通知し、迅速な対応を促したい方
2.freee会計を利用している経営者・管理者
・支払い期限超過の取引を把握し、資金繰りの改善に役立てたい方
・経理担当者にリマインドを送信し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での確認作業が不要になり、経理担当者の負担を軽減できます。
・毎月月初に自動で通知が届くため、支払い期限超過の取引を見逃すリスクを減らすことができます。
■注意事項
・freee会計、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではYoomのスケジュールトリガーを利用し、指定のスケジュールになるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「スケジュールトリガー 毎月9時に起動」をクリックします。
3.フローを起動させるスケジュールを設定して保存します。
※スケジュール設定の詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。
次に、freee会計から未決済取引を取得する設定を行います。
1.「アプリと連携する 支払い期日が過ぎた未決済取引のIDを一覧で取得」をクリックします。
2.freee会計と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.事業所ID、収支区分、前日の日付を設定してテストを行います。
※事業所IDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※前日の日付は、枠をクリックして表示される「日付」の「昨日」から設定できます。
4.テストが成功したら保存します。
最後に、Google Chatに通知する設定を行います。
1.「アプリと連携する Google Chatに通知する」をクリックします。
2.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.スペースID、キー、トークン、メッセージ内容を設定してテストを行います。
※スペースID、キー、トークンの設定は、こちらを参考にしてください。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、freee会計の未決済取引を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「支払い期日が過ぎた未決済取引のIDを一覧で取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、Google Chatにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引が自動で取得され、Google Chatに通知されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してください。
■概要
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している経理担当者
・支払い期限超過の取引を見逃したくない方
・毎月初めにまとめて支払い期限超過の取引を確認したい方
・Google Chatでチームメンバーに通知し、迅速な対応を促したい方
2.freee会計を利用している経営者・管理者
・支払い期限超過の取引を把握し、資金繰りの改善に役立てたい方
・経理担当者にリマインドを送信し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での確認作業が不要になり、経理担当者の負担を軽減できます。
・毎月月初に自動で通知が届くため、支払い期限超過の取引を見逃すリスクを減らすことができます。
■注意事項
・freee会計、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
他にもfreee会計やGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.freee会計で経費申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
freee会計で経費申請が承認されたら、Google Chatに自動通知するテンプレートです。
この連携により、関係者への経費承認の通知を自動化でき、情報共有が円滑化するでしょう。
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を業務で活用している方
・プロジェクトの経費管理をしているプロジェクトマネージャー
・部署ごとの経費を管理している方
2.Google Chatを使って業務をこなしている方
・効率的なコミュニケーションを取るためにGoogle Chatを使用している方
・プロジェクトのコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は経費に関わる情報を一元管理できることがメリットです。
しかし、経費申請を出しても承認状況を都度freee会計で確認する必要があるため、リアルタイムでの把握ができません。
経費申請における承認状況をリアルタイムで確認したい方に、このテンプレートは適しています。
経費申請が承認されたらGoogle Chatに自動で通知されるため、リアルタイムで承認状況を確認でき、後続業務を円滑に進めることができます。
■注意事項
・freee会計、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
2.freee会計で経費申請が承認されたらkintoneのデータベースに格納しGoogle Chatに通知する
freee会計で承認された経費申請をkintoneのデータベースに自動で登録し、Google Chatに通知するテンプレートです。
この連携により、手動入力と通知業務を削減し、業務の効率化が期待できます。
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、申請内容の情報をkintoneのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
freee会計とkintone、Google Chatを連携すると経費の申請内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースへレコードの追加とGoogle Chatに通知がされるので、情報の連携がスムーズになる他、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google Chatへの通知内容や通知先のトークルームは自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・freee会計、kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
3.Google スプレッドシートに行が追加されたらfreee会計に取引先を登録する
Google スプレッドシートに取引先を登録したら、freee会計に自動で追加するテンプレートです。
この連携により、転記時の入力ミスを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで取引先情報を管理している方
・取引先情報の追加をしているバックオフィス業務の担当者
・顧客リストを管理する営業担当者
2.業務でfreee会計を使用している方
・freee会計への取引先の登録を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはデータ管理に役立つツールで、共同編集にも適しています。
しかし、Google スプレッドシートに追加した取引先をfreee会計にも登録する場合、誤入力や入力漏れといったミスが発生する可能性があります。
freee会計への取引先の登録を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで取引先が追加されるとfreee会計にも自動で登録されるため、手動による作業を効率化することが可能です。
また、ツール間のデータの一貫性が保てるため、常に最新の情報を確認することができ、スピーディーに業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
支払い期限が過ぎた取引は、迅速に発見して対応することが重要です。
手動で取引状況を確認していては、発見が遅れてしまう可能性があります。
freee会計とGoogle Chatを連携すれば、支払い期限が過ぎた取引を自動通知してくれるため、迅速な対応が可能になるでしょう。
例えば、月末が期限の取引が数百件ある場合、一件ずつ目視で確認していては時間がかかります。
この連携を利用すれば、月初の稼働日に未決済取引に対応でき、顧客との信頼関係への影響を最小限に抑えられるでしょう。
未決済取引を手動で確認する作業は大変です。
ミスが許されないため確認に時間がかかり、効率化も難しいです。
freee会計とGoogle Chatを連携して未決済取引を自動通知できれば、担当者の負担を軽減し、業務の効率化を図れるでしょう。
例えば、経理以外にも複数の業務に対応するメンバーの場合、未決済取引を確認する作業を手間に感じるでしょう。
また、確認作業をしている間は、他の生産性の高い業務を進められません。
この連携を利用すれば、確認作業が削減され、空いた時間で他の業務に対応できるため、担当者の負担軽減と業務効率化が期待できます。
freee会計で未決済取引がある場合、経理部門以外にも情報共有が必要な場合があります。
情報が共有されないまま業務を進めてしまうと、顧客との信頼関係に影響を与える可能性があります。
freee会計とGoogle Chatを連携すれば、未決済取引の情報を円滑に共有でき、社内での連携強化につながるでしょう。
例えば、未決済取引がある企業との打ち合わせを営業チームが行う場合、決済状況を知らずにメンバーが打ち合わせを始めてしまうと、取引先は良い思いをしないかもしれません。
この連携を利用し、情報が円滑に共有されていれば、冒頭で未決済取引への対応を伝えることで、相手も安心して打ち合わせを進められるでしょう。
未決済取引の有無を手動で確認する作業は大変です。
時間がかかるため迅速な対応が難しく、担当者の負担にもなります。
さらに、関係部門への情報共有が遅れる可能性があります。
これらの課題は、freee会計とGoogle Chatを連携し、未決済取引の一覧を自動通知することで解決できるでしょう。
これにより、早期発見と迅速な対応が可能になるだけでなく、担当者の負担軽減や業務効率化、社内での情報共有の円滑化も期待できます。
freee会計とGoogle Chatの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
設定が簡単で、すぐに利用できるので、この機会にYoomを使った自動化を試してみてください。
