freee会計とGoogle Chatを連携して、毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知する方法

ステップ1:freee会計とGoogle Chatをマイアプリ連携

はじめに、freee会計とGoogle ChatをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、freee会計とGoogle Chat（OAuth）を検索して選択し、次の画面に進みます。

＜freee会計の場合＞

・ログイン後、続く画面で「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google Chat（OAuth）の場合＞

・「Sign in with Google」をクリックします。続く画面でClient IDとClient Secretを入力し、「登録する」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
※Client IDとClient Secretの取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

3.freee会計とGoogle Chatを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:Yoomのスケジュールトリガーの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではYoomのスケジュールトリガーを利用し、指定のスケジュールになるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「スケジュールトリガー 毎月9時に起動」をクリックします。

3.フローを起動させるスケジュールを設定して保存します。
※スケジュール設定の詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

ステップ3:freee会計の設定

次に、freee会計から未決済取引を取得する設定を行います。

1.「アプリと連携する 支払い期日が過ぎた未決済取引のIDを一覧で取得」をクリックします。

2.freee会計と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.事業所ID、収支区分、前日の日付を設定してテストを行います。
※事業所IDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※前日の日付は、枠をクリックして表示される「日付」の「昨日」から設定できます。

4.テストが成功したら保存します。

ステップ4:Google Chatの設定

最後に、Google Chatに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する Google Chatに通知する」をクリックします。

2.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.スペースID、キー、トークン、メッセージ内容を設定してテストを行います。
※スペースID、キー、トークンの設定は、こちらを参考にしてください。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、freee会計の未決済取引を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「支払い期日が過ぎた未決済取引のIDを一覧で取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、Google Chatにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引が自動で取得され、Google Chatに通知されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してください。

freee会計やGoogle Chatを使ったその他の自動化例

他にもfreee会計やGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.freee会計で経費申請が承認されたらGoogle Chatに通知する

freee会計で経費申請が承認されたら、Google Chatに自動通知するテンプレートです。
この連携により、関係者への経費承認の通知を自動化でき、情報共有が円滑化するでしょう。

2.freee会計で経費申請が承認されたらkintoneのデータベースに格納しGoogle Chatに通知する

freee会計で承認された経費申請をkintoneのデータベースに自動で登録し、Google Chatに通知するテンプレートです。
この連携により、手動入力と通知業務を削減し、業務の効率化が期待できます。

3.Google スプレッドシートに行が追加されたらfreee会計に取引先を登録する

Google スプレッドシートに取引先を登録したら、freee会計に自動で追加するテンプレートです。
この連携により、転記時の入力ミスを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

freee会計とGoogle Chatを連携するメリットと具体例

メリット1:支払い遅延の早期発見と迅速な対応

支払い期限が過ぎた取引は、迅速に発見して対応することが重要です。
手動で取引状況を確認していては、発見が遅れてしまう可能性があります。
freee会計とGoogle Chatを連携すれば、支払い期限が過ぎた取引を自動通知してくれるため、迅速な対応が可能になるでしょう。
例えば、月末が期限の取引が数百件ある場合、一件ずつ目視で確認していては時間がかかります。
この連携を利用すれば、月初の稼働日に未決済取引に対応でき、顧客との信頼関係への影響を最小限に抑えられるでしょう。

メリット2:経理担当者の負担軽減と業務効率化

未決済取引を手動で確認する作業は大変です。
ミスが許されないため確認に時間がかかり、効率化も難しいです。
freee会計とGoogle Chatを連携して未決済取引を自動通知できれば、担当者の負担を軽減し、業務の効率化を図れるでしょう。
例えば、経理以外にも複数の業務に対応するメンバーの場合、未決済取引を確認する作業を手間に感じるでしょう。
また、確認作業をしている間は、他の生産性の高い業務を進められません。
この連携を利用すれば、確認作業が削減され、空いた時間で他の業務に対応できるため、担当者の負担軽減と業務効率化が期待できます。

メリット3:部門間での情報共有の促進

freee会計で未決済取引がある場合、経理部門以外にも情報共有が必要な場合があります。
情報が共有されないまま業務を進めてしまうと、顧客との信頼関係に影響を与える可能性があります。
freee会計とGoogle Chatを連携すれば、未決済取引の情報を円滑に共有でき、社内での連携強化につながるでしょう。
例えば、未決済取引がある企業との打ち合わせを営業チームが行う場合、決済状況を知らずにメンバーが打ち合わせを始めてしまうと、取引先は良い思いをしないかもしれません。
この連携を利用し、情報が円滑に共有されていれば、冒頭で未決済取引への対応を伝えることで、相手も安心して打ち合わせを進められるでしょう。

まとめ

未決済取引の有無を手動で確認する作業は大変です。
時間がかかるため迅速な対応が難しく、担当者の負担にもなります。
さらに、関係部門への情報共有が遅れる可能性があります。
これらの課題は、freee会計とGoogle Chatを連携し、未決済取引の一覧を自動通知することで解決できるでしょう。
これにより、早期発見と迅速な対応が可能になるだけでなく、担当者の負担軽減や業務効率化、社内での情報共有の円滑化も期待できます。
freee会計とGoogle Chatの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
設定が簡単で、すぐに利用できるので、この機会にYoomを使った自動化を試してみてください。