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新しい従業員が入社した際は、やらなければならない事務作業がたくさんありますよね。これらの事務作業を終えないと、部署への配属が遅れたり、給与の支払いに支障が出てしまうことなどがあるため、なるべくであれば素早く完了させたいタスクと言えます。
しかし、新入社員が多い時期などの場合は、たくさんの新規従業員に関する処理に膨大な時間がかかってしまいませんか？
そこで今回は、新しい従業員が入社した際の事務作業を少しでも軽減できるようなアプリ連携を紹介しましょう！
連携するアプリはfreee人事労務とDropboxです。ぜひご覧ください！
今回の連携により、freee人事労務に新しい従業員が登録されると、Dropbox上に新規従業員専用フォルダが自動で作成されます。これにより、新しい従業員の事務処理を行う部署や担当者が個別フォルダを手動で作成する手間が省けるでしょう。
1人ずつフォルダを作成するとなると、大幅な作業時間を費やすことになりかねません。また、複数の事務作業が重なると作成漏れなども起こり得ます。
しかし、フォルダの作成が自動化されればこのような問題点が改善されるため、作業負担の軽減に繋げやすくなるでしょう。
新しい従業員登録作業の初期段階で自動的にフォルダが作成されることで、その後の必要書類などの分別がスムーズに行いやすくなるでしょう。
入社承諾書をはじめ、研修の際に使用する書類など、会社に保管しておかなければならない書類や従業員に渡さなければならないデータなどの管理がしやすくなるはずです。
さらに、Dropboxに作成したフォルダに必要書類を保管しておけば、各担当者が確認したり活用することも容易となるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」というタスクを自動化するフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員管理を行う企業
・従業員情報の一元管理に活用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連するファイルの保管に活用している方
・チーム内のメンバーごとにフォルダを作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に必要なファイルの保管を行うために有効的なツールです。
従業員ごとにフォルダを作成することでファイルの保管場所が定められ、ファイルへのアクセス性をスムーズにします。
しかし従業員が入社するごとに手作業で個人フォルダを作成するのは、手間も時間もかかり業務効率の低下につながるかもしれません。
業務にかかる手間を省いて作業効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、従業員の登録後Dropboxへのフォルダ作成を自動で行うことができます。
フォルダの作成作業を省き自動化することで、作成漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
また従業員が入社後すぐにフォルダの使用が可能なため、スムーズに業務に着手することができ業務効率化につなげます。
■注意事項
・freee人事労務、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックします。
ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
1.検索する
ボックスに「freee人事労務」と入力し、freee人事労務のアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、freee人事労務にログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、赤枠の「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
DropboxとYoomの連携
1.検索する
ボックスに「freee人事労務」と入力し、freee人事労務のアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
以上でfreee人事労務とDropboxの連携が完了しました。
次はフローボットの詳細な設定に参ります。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員管理を行う企業
・従業員情報の一元管理に活用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連するファイルの保管に活用している方
・チーム内のメンバーごとにフォルダを作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に必要なファイルの保管を行うために有効的なツールです。
従業員ごとにフォルダを作成することでファイルの保管場所が定められ、ファイルへのアクセス性をスムーズにします。
しかし従業員が入社するごとに手作業で個人フォルダを作成するのは、手間も時間もかかり業務効率の低下につながるかもしれません。
業務にかかる手間を省いて作業効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、従業員の登録後Dropboxへのフォルダ作成を自動で行うことができます。
フォルダの作成作業を省き自動化することで、作成漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
また従業員が入社後すぐにフォルダの使用が可能なため、スムーズに業務に着手することができ業務効率化につなげます。
■注意事項
・freee人事労務、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
freee人事労務のアイコンの「従業員が登録されたら（Webhook）」を選択してください。
連携するアカウント情報が正しいか確認しましょう。
3.Webhookイベント受信設定
画像の内容に従いWebhookの設定を行いましょう。
Webhookの設定を行うことで、freee人事労務で従業員情報が登録されると、リアルタイムでDropboxにファイルが作成されます。
詳しい設定方法に関しまして、こちらをご覧ください。
また、freee人事労務でどのようなアクションが起きた際にフローボットを起動させるかについては、こちらをご覧ください。
4.テストの実行
Webhookの設定が完了したら、freee人事労務でテスト用の従業員登録を行ってください。
その後Yoomの画面に戻り、上記画像のテストボタンをクリックします。
テスト成功と表示がされたら保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
freee人事労務のアイコンの「従業員情報の取得」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。
2.API接続設定
この項目に関しては、テンプレートを使用しているため既に設定が完了しています。
そのため、下部のテストボタンのみを押しましょう。
3.テストの実行
テスト成功を確認後、保存をしましょう。
1.アプリと連携する
Dropboxのアイコンの「フォルダを作成」を選択してください。次へを押します。
2.フォルダパスの入力
フォルダパスを確認し、コピー＆ペーストしましょう。
お使いのパソコンにより表示方法は異なりますのでご注意ください。
3.テストの実行
設定ができたらテストを押します。
テスト成功を確認後、保存をしましょう。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でfreee人事労務とDropboxを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員管理を行う企業
・従業員情報の一元管理に活用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連するファイルの保管に活用している方
・チーム内のメンバーごとにフォルダを作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に必要なファイルの保管を行うために有効的なツールです。
従業員ごとにフォルダを作成することでファイルの保管場所が定められ、ファイルへのアクセス性をスムーズにします。
しかし従業員が入社するごとに手作業で個人フォルダを作成するのは、手間も時間もかかり業務効率の低下につながるかもしれません。
業務にかかる手間を省いて作業効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、従業員の登録後Dropboxへのフォルダ作成を自動で行うことができます。
フォルダの作成作業を省き自動化することで、作成漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
また従業員が入社後すぐにフォルダの使用が可能なため、スムーズに業務に着手することができ業務効率化につなげます。
■注意事項
・freee人事労務、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomには他にも、Dropboxを使用した自動化があります。少しだけ紹介しましょう。
1.Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
大切に扱わなければならない契約書の格納も自動化可能です。自動化されることで、保管漏れを抑えられるようになるはずです。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
2.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
請求書を自動検出して保存する自動化はいかがでしょうか。社内での経費精算の際に活用できるため、ごちゃつきがちな書類管理がスマートになることが期待できます。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.Slackを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
3.カオナビで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
今回のフローボットはカオナビでも作成可能です。Yoomでは様々なアプリとの連携が可能なため、好みのアプリを使用して自動化を導入しましょう。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員管理を行う企業
・従業員の情報の一元管理に使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・チームメンバーごとにフォルダを作成し資料の保管を行っている方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイルのリアルタイム保管によって、チーム内の情報共有を円滑に行うことができるツールです。
従業員ごとフォルダを所有することで、業務に関連するファイルの保管や情報へのアクセスをスムーズにします。
しかしカオナビに従業員が登録されたら毎回手作業でフォルダを作成しなければならないのは、作業効率を低下させる可能性があります。
チーム全体の作業効率を向上させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、カオナビに従業員が登録されたらDropboxに自動でフォルダ作成を行ます。
自動でフォルダを作成することによって手作業の時間を省き、業務進行を円滑にすることができます。
また手作業で起きていたヒューマンエラーの回避にもつながり、正確な情報でフォルダの作成を行います。
■注意事項
・カオナビ、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
今回の連携により、事務作業の負担軽減と後工程への流れがスムーズになることが期待できます。
ほんの少しの手間の解消であっても、定型業務にまつわる自動化は時間の節約につながるはずです。
日々の事務作業を快適に行うためにも、ぜひ自動化の導入をご検討ください。
