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新しい従業員が入社した際は、やらなければならない事務作業がたくさんありますよね。これらの事務作業を終えないと、部署への配属が遅れたり、給与の支払いに支障が出てしまうことなどがあるため、なるべくであれば素早く完了させたいタスクと言えます。
しかし、新入社員が多い時期などの場合は、たくさんの新規従業員に関する処理に膨大な時間がかかってしまいませんか？
そこで今回は、新しい従業員が入社した際の事務作業を少しでも軽減できるようなアプリ連携を紹介しましょう！
連携するアプリはfreee人事労務とDropboxです。ぜひご覧ください！
今回の連携により、freee人事労務に新しい従業員が登録されると、Dropbox上に新規従業員専用フォルダが自動で作成されます。これにより、新しい従業員の事務処理を行う部署や担当者が個別フォルダを手動で作成する手間が省けるでしょう。
1人ずつフォルダを作成するとなると、大幅な作業時間を費やすことになりかねません。また、複数の事務作業が重なると作成漏れなども起こり得ます。
しかし、フォルダの作成が自動化されればこのような問題点が改善されるため、作業負担の軽減に繋げやすくなるでしょう。
新しい従業員登録作業の初期段階で自動的にフォルダが作成されることで、その後の必要書類などの分別がスムーズに行いやすくなるでしょう。
入社承諾書をはじめ、研修の際に使用する書類など、会社に保管しておかなければならない書類や従業員に渡さなければならないデータなどの管理がしやすくなるはずです。
さらに、Dropboxに作成したフォルダに必要書類を保管しておけば、各担当者が確認したり活用することも容易となるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」というタスクを自動化するフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックします。
ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
1.検索する
ボックスに「freee人事労務」と入力し、freee人事労務のアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、freee人事労務にログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、赤枠の「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
DropboxとYoomの連携
1.検索する
ボックスに「freee人事労務」と入力し、freee人事労務のアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
以上でfreee人事労務とDropboxの連携が完了しました。
次はフローボットの詳細な設定に参ります。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
freee人事労務のアイコンの「従業員が登録されたら（Webhook）」を選択してください。
連携するアカウント情報が正しいか確認しましょう。
3.Webhookイベント受信設定
画像の内容に従いWebhookの設定を行いましょう。
Webhookの設定を行うことで、freee人事労務で従業員情報が登録されると、リアルタイムでDropboxにファイルが作成されます。
詳しい設定方法に関しまして、こちらをご覧ください。
また、freee人事労務でどのようなアクションが起きた際にフローボットを起動させるかについては、こちらをご覧ください。
4.テストの実行
Webhookの設定が完了したら、freee人事労務でテスト用の従業員登録を行ってください。
その後Yoomの画面に戻り、上記画像のテストボタンをクリックします。
テスト成功と表示がされたら保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
freee人事労務のアイコンの「従業員情報の取得」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。
2.API接続設定
この項目に関しては、テンプレートを使用しているため既に設定が完了しています。
そのため、下部のテストボタンのみを押しましょう。
3.テストの実行
テスト成功を確認後、保存をしましょう。
1.アプリと連携する
Dropboxのアイコンの「フォルダを作成」を選択してください。次へを押します。
2.フォルダパスの入力
フォルダパスを確認し、コピー＆ペーストしましょう。
お使いのパソコンにより表示方法は異なりますのでご注意ください。
3.テストの実行
設定ができたらテストを押します。
テスト成功を確認後、保存をしましょう。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でfreee人事労務とDropboxを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
Yoomには他にも、Dropboxを使用した自動化があります。少しだけ紹介しましょう。
1.Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
大切に扱わなければならない契約書の格納も自動化可能です。自動化されることで、保管漏れを抑えられるようになるはずです。
2.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する
請求書を自動検出して保存する自動化はいかがでしょうか。社内での経費精算の際に活用できるため、ごちゃつきがちな書類管理がスマートになることが期待できます。
3.カオナビで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
今回のフローボットはカオナビでも作成可能です。Yoomでは様々なアプリとの連携が可能なため、好みのアプリを使用して自動化を導入しましょう。
今回の連携により、事務作業の負担軽減と後工程への流れがスムーズになることが期待できます。
ほんの少しの手間の解消であっても、定型業務にまつわる自動化は時間の節約につながるはずです。
日々の事務作業を快適に行うためにも、ぜひ自動化の導入をご検討ください。
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