■概要

DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
• 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
• 契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約完了後、完了証明書が自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、証明書の保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに該当の証明書をダウンロードします。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に設定できます。
• ファイル名には、DocuSignのトリガーから取得したエンベロープのIDなどの情報を変数として組み込み、管理しやすいファイル名を自動で生成できます。

■注意事項

• Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。