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freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加する方法
従業員情報をfreee人事労務とMicrosoft Excelで管理している場合、新しい従業員の登録を自動化できたらと思いませんか?
従業員情報の管理は企業にとって重要な業務の一つですが、手動でのデータ入力は時間と労力がかかります。
そこでこのような悩みを解決するのが、freee人事労務とMicrosoft Excelの連携です。
本記事では、具体的な連携方法とそのメリットについて詳しく解説します。
freee人事労務とMicrosoft Excelを連携するメリット
1.データ入力作業が効率化できる
従業員登録時に手動でMicrosoft Excelにデータを入力する手間が省けるので、業務時間の削減が期待できます。
これにより漢字間違いなどの入力ミスが減少し、より正確なデータ管理が可能です。
特に人事部門では、登録作業の効率化により、重要な業務に集中できる時間が増えます。
例えば、新入社員の情報を一度freee人事労務に入力すればMicrosoft Excelにも自動で反映されるため、二重入力の手間がなくなります。
2.データの一元管理がしやすくなる
従来ではそれぞれのアプリに手動で従業員情報を登録する必要があったため、それぞれのアプリで得られる情報に差がありました。
しかし、freee人事労務とMicrosoft Excelを連携することで、従業員情報を一元的に管理できるようになります。
また、異なるシステム間でのデータの整合性が保てるようになるので、常に最新の情報が利用できます。
結果として、社内での情報共有や確認作業がスムーズに行えるでしょう。
[Yoomとは]
freee人事労務とMicrosoft Excelの連携フローの作り方
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら「freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加する」フローボットを作成していきます。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で労務管理をしている方
・従業員管理でMicrosoft Excelも併用して使用している方
・freee人事労務とMicrosoft Excelの両方でデータ管理を行っている方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員情報の入力を自動化したい方
・手動による入力ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は、労務管理を効率化できるツールです。
しかし、集計や分析業務を実施する際は、Microsoft Excelへの手入力によるデータ入力作業が発生するため、ヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、freee人事労務で従業員が登録されたら自動的にMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加することができます。
データが自動で追加されることで、入力ミスやデータの転記漏れを防ぐことができ、データ管理が楽になります。
手作業による入力作業が不要となることで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・freee人事労務、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用している freee人事労務とYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
freee人事労務と検索してください。
メールアドレスとパスワードでログインすると以下の画面が出ますので、問題なければ許可をクリックします。
続いて、Microsoft Excelを連携します。以下の動画を参考に設定してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレートの名前を必要に応じて変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると、先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
今回は、以下の3ステップです。
一緒に設定していきましょう!
用意するもの
従業員情報を登録できる、以下のようなヘッダーを設定したMicrosoft Excelシート。
必要な項目のみヘッダーにしてください。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「従業員が登録されたら（Webhook）」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう。
Webhookの設定を行います。
こちらの記事を参考に設定し、テストしてください。
freee人事労務の内容が、取得した値に反映されていることを確認して完了をクリックします。
続いて「従業員情報の取得」をクリック。
必須項目の設定をお願いします。
事業所ID以外は、以下のように取得した値から選択してください。
こちらもテストし、freee人事労務の情報が取得した値に反映されていることを確認したら完了をクリックします。
続いて「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、データベースの連携を行います。
続けて設定し、次に進みます。
追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどMicrosoft Excelのシートにヘッダーを作成したので、その項目に合う取得した値を組み込んでいきましょう。
以下のように選択します。
すべての項目を設定していきましょう。
選択し終わったら、こちらもテストして完了をクリックします。
Microsoft Excel側を見てみましょう。
無事にfreee人事労務の情報が反映されましたね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で労務管理をしている方
・従業員管理でMicrosoft Excelも併用して使用している方
・freee人事労務とMicrosoft Excelの両方でデータ管理を行っている方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員情報の入力を自動化したい方
・手動による入力ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は、労務管理を効率化できるツールです。
しかし、集計や分析業務を実施する際は、Microsoft Excelへの手入力によるデータ入力作業が発生するため、ヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、freee人事労務で従業員が登録されたら自動的にMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加することができます。
データが自動で追加されることで、入力ミスやデータの転記漏れを防ぐことができ、データ管理が楽になります。
手作業による入力作業が不要となることで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・freee人事労務、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
freee人事労務・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
1.従業員情報の更新も自動化できます。
freee人事労務上は更新したのに、Microsoft Excelでの更新作業は忘れたなんてことを防げます。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でfreee人事労務を活用している方
・人事業務でfreee人事労務を活用している方
・従業員情報の管理でfreee人事労務を使用している方
2.Microsoft Excelで従業員情報の管理をしている方
・freee人事労務とMicrosoft Excelの情報を同期させている方
・Microsoft Excelの更新作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を活用することで、人事業務の効率化が図れますが、情報の更新があると都度対応する必要があります。
また、freee人事労務の情報をGoogleスプレッドシートに反映する必要がある場合、2つのツールを修正する必要があり、非効率的です。
Microsoft Excelへの情報更新を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
情報更新を自動化することで、二重で情報更新を行う必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
2つのツールの情報が同期された状態となるため、各チームが常に最新のデータで業務を進めることができ、情報共有をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.freee人事労務の情報を用いて、KING OF TIMEのユーザーを作成できます。
この自動化を使って社員の入社前にユーザー作成しておけば、入社日には後続の業務をスムーズに進められるでしょう。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でfreee人事労務を使用している方
・従業員データを管理している人事担当者
・労務管理でfreee人事労務を活用している方
2.業務でKING OF TIMEを使用している方
・勤怠管理でKING OF TIMEを活用している総務担当者
・freee人事労務とKING OF TIMEを連携して効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
労務管理と勤怠管理をする上で、freee人事労務とKING OF TIMEを併用する場合、従業員情報を一元管理できることがメリットです。
しかし、従業員情報を両方のツールに登録するとなると手間がかかり、入力ミスが発生する可能性があります。
このテンプレートは、freee人事労務に登録された情報をKING OF TIMEにも自動で反映することができます。
手動入力による作業やヒューマンエラーの発生も減らすことができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、データの一貫性が保たれることで、後続の管理業務をスムーズに進めることも可能です。
■注意事項
・freee人事労務、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。
・KING OF TIMEのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
3.こちらは、freee会計で承認された経費申請を自動でMicrosoft Excelに蓄積して、Outlookに送信できます。
Microsoft Excelだけで、今までの経費申請について確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee会計での承認後のデータ転記や通知作業に手間を感じている経理担当者の方
- Microsoft Excelで経費データを管理しており、手入力によるミスを減らしたいと考えている方
- 経費申請の承認フローを自動化し、チームの業務効率化を図りたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- freee会計での承認を起点に自動でデータが転記・通知されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるMicrosoft Excelへのデータ転記が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee会計、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでfreee会計の「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のファイルに追記します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ経費申請が承認された旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、申請日や金額などfreee会計から取得した情報を動的に反映させるだけでなく、固定のテキストや数値を入力することも可能です。
- Outlookからメールを送信する際、通知先のアドレスを任意で設定できます。また、本文には承認された申請内容を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- freee会計、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
まとめ
今回は「freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加する」フローボットを紹介しました。
freee人事労務とMicrosoft Excelの連携により、データ入力作業の効率化と一元管理の実現が期待できます。
また、Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に、今回のような連携フローを作成できます。
ぜひ、この機会にfreee人事労務とMicrosoft Excelの連携を試してみてください。
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プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
