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人事労務の業務効率化を考える企業にとって、申請承認後の契約書作成は重要ですが非常に時間がかかる作業です。手動での作業はミスの原因にもなり得ます。そこで、本記事ではfreee人事労務とGMOサインを連携し、申請承認と同時に自動で契約書を送付する方法をご紹介します。これにより、業務効率を向上させ、正確で迅速な契約手続きが可能になります。ノーコードで導入できる自動化ですので、ぜひ最後までご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、freee人事労務の各種申請が承認されたらGMOサインで契約書を送信する方法をご説明します。
[Yoomとは]
freee人事労務のデータベースにレコードが登録されたことをfreee人事労務のAPIを利用して受け取り、
GMOサインの提供するAPIを用いてGMOサインにfreee人事労務で登録された情報を利用することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは４つのプロセスで進めていきます。
・freee人事労務とGMOサインをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・起点となるfreee人事労務のトリガー設定と後に続くGMOサインの動作設定
・トリガーをONにする
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
今回使用するテンプレートはこちらです。
まずfreee人事労務マイアプリ登録から行っていきましょう。
Yoomの画面左にある、マイアプリメニューをクリックし、画面右側の新規接続ボタンを押します。
以下の画像のような画面が表示されるので、検索窓にfreee人事労務と入力します。
候補に表示されるfreee人事労務をクリックしましょう。
続いて、freeeのログイン画面が表示されるのでログインしましょう。
ログインが完了するとアカウント連携の開始画面に切り替わります。
下へスクロールし、「許可をする」ボタンをクリックしましょう。
続いてマネーフォワード Adminaのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペース左側に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」を選択後、GMOサインをクリックしてください。
GMOサインの新規登録の画面が表示されるので、内容を入力し「追加」をクリックします。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
フローボットの操作を行いましょう。
以下のような画面が表示されます、赤枠の箇所をクリックします。
freee人事労務にてWebhookの設定を行う必要があります。
※詳しい設定方法はこちらを確認してください。
続いて以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
以下の設定画面が表示されます。
「事業所ID」と「各種申請ID」がすでに入力されているため、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
GMOサイン側の設定を進めるため、以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
GMOサインにお問い合わせの上、シークレットキーと顧客IDを入力してください。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面「API接続設定」ページが表示されるので、各項目の入力を進めましょう。
各欄をクリックすると、上記画面のように選択肢の中から値を設定することも可能です。
「アクセストークン」の欄には、アウトプット一覧の中から「アクセストークンの生成」→「アクセストークン」をクリックしてください。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
最後に封筒への署名依頼を行うための設定を行うので、以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
以下のような画面が表示されます。
内容に従って入力しましょう。
「シークレットキー」、「顧客ID」、「アクセストークン」をステップ7までの手順と同じように設定し、その他の情報を正しく入力しましょう。
また、各欄をクリックすると、上記画面のように選択肢の中から値を設定することも可能です。
「文書コード」では、欄をクリックし、アウトプットからステップ7で取得した「文書コード」を選択してください。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
①freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してSlackに通知する方法です。
freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してSlackに通知する方法フローです。Chatwork以外のコミュニケーションツールに通知を送信することができます。
②履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録する方法です。
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。手作業で行っていた履歴書データの入力を自動化し、作業の効率化や人為的ミスを防ぐことができます。
③GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
承認後の契約送信作業を効率化できます。freee人事労務の申請が承認されたタイミングで、自動的にGMOサインから契約書が送信される仕組みによって、手作業が不要になります。これにより、申請承認後に担当者が手動で契約書を作成・送信する手間を削減できます。例えば、社員の入社手続きにおいて、承認された情報を基に契約書を送信する工程が省略され、ミスや遅延のリスクの低減が期待で期待できます。
手動によるデータ入力ミスを防止できます。freee人事労務からの正確なデータ送信によって、手動で契約書の情報を入力する際に発生しがちなミスが防げます。例えば、新入社員の名前や契約条件を入力する際の入力漏れや誤記載は、契約書の再送や業務の遅延を引き起こすことがあります。しかし、この自動化フローでは、freee人事労務に登録されたデータがそのままGMOサインの契約書に反映されるため、正確性の向上が期待できます。
業務負担が軽減され、生産性が向上します。自動化によって契約書の作成・送信作業に費やす時間と労力が削減され、他の重要な業務にリソースを割けるようになります。例えば、繁忙期や急な業務増加時においても、契約処理が滞ることなく進められるため、チーム全体の生産性が向上します。新規事業や人員増加に伴う契約数増加にも柔軟に対応でき、業務効率化と働き方改革の実現が期待できます。
freee人事労務とGMOサインを連携することで、申請承認後の契約書送付が自動化され、人事業務の効率化が図れます。手動作業の削減によりミスを防ぎ、生産性を向上させることができます。ぜひ、この機会にアプリ連携を活用し、業務の効率化を体験してください。
是非こちらから無料登録し、Yoomを活用してみてくださいね。
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