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3者間での契約手続きにおいて、署名依頼の作成や送信作業に多くの時間を費やしていませんか？
契約者それぞれの情報を手入力し、署名依頼を個別に送付する作業は手間がかかる上に、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このように、煩雑な署名依頼業務に追われ、本来注力すべき業務に集中できない状況に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
もし、スプレッドシートなどの契約リストに情報を追加するだけで、関係者全員にGMOサインの署名依頼を一括で自動送信できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やミスから解放され、契約締結までのプロセスを大幅にスピードアップさせることができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な契約業務を効率化しましょう！
YoomにはGMOサインを用いた3者間での署名依頼業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理している契約リストに基づいて、GMOサインの3者間署名依頼を一括で自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【GMOサインのマイアプリ登録】
Yoomのアカウントにログインしたら「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
GMOサインを選択したら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
GMOサインとの連携について | Yoomヘルプセンター
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
Google スプレッドシートは基本のナビ動画を参考に設定してください。
【事前準備】
フローで使用するGoogle スプレッドシートを準備してください。
今回は、複数の契約締結を定型業務として行っていると想定して、以下のGoogleスプレッドシートを事前に準備しています。
「書類を発行する」の設定方法
Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点 もあわせてご確認ください。
1)契約書の雛形となるスプレッドシート
2)契約データが含まれたスプレッドシート
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。
あらかじめ毎日9時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定をすることもできます。希望にあわせて設定してください。
スケジュールトリガーの設定方法
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義もご確認ください。
設定できたら、「次へ」をクリック。
今回は契約番号名があるものを取得したいので、以下のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。
取得した値について
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「アクセストークンの生成」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
脚注を参考にシークレットキーと顧客IDを設定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しください。
「同じ処理を繰り返す」の設定方法もあわせてご確認ください。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、契約者の氏名、メールアドレス（今回は３名分）と契約番号を繰り返し取得するように設定しています。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
雛形書類の連携は事前に準備しておいた雛形をボックスから選択します。
格納先のGoogle DriveフォルダIDは保存するファイルをボックスから選択します。
出力ファイル名は取得した値と固定値を組み合わせて設定しました。
わかりやすいようにカスタマイズしてください。
設定したら、「次へ」をクリック。
置換後の文字列に各項目に該当する値を取得した値から設定していきます。
同じ処理を繰り返すで取得した値を活用してください。
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功したら、実際に保存できているかも確認しておきましょう。
保存できていましたね！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
脚注を参考にシークレットキーと顧客IDを設定してください。アクセストークンは取得した値を活用して入力します。
今回はすでにデフォルトで設定されていますが、【←取得した値を設定してください】などの補足は削除して設定してください。
その他の項目は任意で設定します。
ファイルの添付方法は「発行した書類」に設定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
ステップ8と同様に脚注を参考にシークレットキーと顧客IDを設定します。
また、アクセストークンや封筒名は取得した値を活用して入力してください。
文書コードはステップ8で取得した値を活用します。
氏名やメールアドレスはステップ6で取得した値を活用してください。
ここでは自社署名者が契約者１と想定しています。
自社署名情報と同様に送信先署名者1と送信先署名者2の情報を挿入し、３者分の情報を設定していきます。
※なお、ここでは設定していませんが、電子契約書などとして正しく利用するには、使用する雛形に合わせた位置に座標を設定する必要があります。
脚注を参考に設定してください。
設定できたら、テストをクリック。テストが成功したら、「完了」します。
GMOサインを確認すると先ほど指定した封筒名で指定した相手方も記載され、署名ステータスに依頼日時が記載されていることが確認できます。
フローに戻り、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名ははステップ4と同様にボックスから事前に準備していたデータベースを選択します。
テーブル範囲も設定したら、「次へ」をクリックします。
更新後のレコードの値は「送信日時」だけ変更したいので、以下のように設定しています。
入力できたら、「テスト」をクリック。テストが成功したら、「完了」をクリックします。
Google スプレッドシートを確認すると、ちゃんと更新できていました！
※なお、ここではテストのため１行のみの更新ですが、実際にフローを起動させるとデータ数にあわせて同じ処理が繰り返し行われ、該当する行がすべて更新されます。 
フローに戻り、「メールを送る」をクリックします。
宛先や件名などを入力します。
本文は取得した値や固定値を使用して作成できます。
必要に応じてカスタマイズしてください。
内容が確認できたら。「テスト」をクリックします。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
ちゃんとメールが受信できていました！
Yoomにもどって「完了」をクリックしたら、フローの設定は終わりです！
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
■概要
Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。
Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
スプレッドシートにAsanaのタスクIDを保存しておき、このタスクIDをキーにタスクの更新を行います。
スプレッドシートにタスクIDを含めた表を作成してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートにAsanaのタスクIDを含めた表を作成してください。
・Asanaでタスクが作成または更新されてから5~15分程でスプレッドシートに情報を連携します。
■概要
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Apolloを利用して顧客情報を一元管理している企業
・Apolloを使用してコンタクト情報を管理している営業担当者
・手動でGoogle スプレッドシートに追加する作業に時間がかかっている方
2. Google スプレッドシートでデータ管理をしている企業
・日常的にデータの追加作業を行っていて、手動での作業に時間と手間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、Apolloで登録されたコンタクト情報がGoogle スプレッドシートに自動反映されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、情報転記が不要になるため、作業の負担が軽減し、作業時間が節約されます。
これにより、他の作業に集中できるようになるため、業務効率化につながります。
また、ヒューマンエラーのリスク軽減としても有効です。
手動で行っていた転記作業が自動化されるため、スペルミスや追加漏れなどの人為的ミスが削減されます。
■注意事項
・ApolloとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
BubbleでThingが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でBubbleを使用している方
・Webアプリの作成を行っている開発チーム
・開発業務に携わっている方
2. Google スプレッドシートでデータ管理を行っている方
・業務データの一元管理を行っている方
・BubbleのThingをGoogle スプレッドシートに手動で入力している方
■このテンプレートを使うメリット
BubbleのThingをGoogle スプレッドシートで一元管理している場合、チーム間での情報共有が容易となります。
しかし、Google スプレッドシートへの転記作業を手動で行う際、入力ミスや登録漏れが発生する可能性があり、データの整合性が保てなくなる恐れがあります。
このフローでは、BubbleでThingが登録されると自動でGoogle スプレッドシートに追加できるため、手動作業を効率化します。
Google スプレッドシートへの情報追加がタイムリーに行われるため、最新の情報を確認しながら業務を進めることが可能です。
また、データの整合性を保てるため、追跡や分析作業を正確に実施することができます。
■注意事項
・Bubble、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・採用面接の予約を行っている採用担当者
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.Google スプレッドシートを使用してデータの管理を行なっている方
・支店を多く持ち対面での情報共有が難しい企業の担当者
・複数人で同時にデータへの情報入力を行う事務職担当者
・デジタルツールを活用してデータやファイル管理を行なっている事務職員
3.入力の手間をなくし、自動化したいと考えている方
・手入力を減らし業務の効率化を目指す中小企業の経営者
・多くの入力作業をこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でGoogle スプレッドシートにレコード追加することで、手入力による手間を省き業務の効率化につながります。
・Google スプレッドシートへの登録を自動化することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定が登録と同時にGoogle スプレッドシートが更新されるため、常に最新の情報を確認することができます。
・Google スプレッドシートでも情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。
・Google スプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。
■注意事項
・Calendly、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Misocaに取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・取引先の登録でGoogle スプレッドシートを活用している営業チーム
・共同編集でGoogle スプレッドシートを利用しているチームメンバー
2.Misocaで請求業務を担当している方
・取引先の登録を手動で行っている経理担当者
・Misocaへの取引先の登録作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートとMisocaの両ツールで取引先を管理している場合、手動による登録作業が手間だと感じているかもしれません。
また、手動による登録作業は誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに取引先が登録されると自動でMisocaに登録することができます。
Misocaへの取引先の登録が自動化されるため、手動による作業が軽減され、業務の効率化を図ることが可能です。
多くの取引先を扱っている場合でも、両ツールのデータの一貫性が保たれることで正確に作業を進めていくことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報の管理をしている方
・Google スプレッドシートに取引先情報を日常的に追加している方
・管理業務でGoogle スプレッドシートを活用している方
2.業務でTOKIUMを利用している方
・TOKIUMへの取引先情報の追加を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとTOKIUMの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先情報の管理において複数のツールを利用する場合、手動による情報入力が手間だと感じているかもしれません。
また、手動による情報入力は入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで取引先が追加されるとTOKIUMに自動で追加することができます。
TOKIUMへの取引先の登録が自動化されることで、後続作業をスムーズに進めることができ、業務の効率化を図ることが可能です。
また、手動によるヒューマンエラーの発生を防止することができるため、正確なデータ管理をすることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで取引先情報を管理している方
・取引先情報の追加をしているバックオフィス業務の担当者
・顧客リストを管理する営業担当者
2.業務でfreee会計を使用している方
・freee会計への取引先の登録を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはデータ管理に役立つツールで、共同編集にも適しています。
しかし、Google スプレッドシートに追加した取引先をfreee会計にも登録する場合、誤入力や入力漏れといったミスが発生する可能性があります。
freee会計への取引先の登録を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで取引先が追加されるとfreee会計にも自動で登録されるため、手動による作業を効率化することが可能です。
また、ツール間のデータの一貫性が保てるため、常に最新の情報を確認することができ、スピーディーに業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・定期的に取引先をGoogle スプレッドシートに追加している方
・Google スプレッドシートを共同編集しているチーム
2.バックオフィス業務を担当している方
・業務でマネーフォワード クラウド請求書を利用している方
・手動での取引先登録を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの取引先登録はオンライン上で行えるため、共同編集に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに登録した取引先をマネーフォワード クラウド請求書にも手動で登録する場合、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに取引先が登録されると自動でマネーフォワード クラウド請求書に登録することができます。
手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるため、バックオフィス業務を効率化することが可能です。
また、定期的に取引先を登録する環境である場合、取引先の登録が自動化されることで業務負荷を軽減することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方
・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方
2.業務で請求管理ロボを活用している方
・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方
・請求先の情報入力を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoomでの会議後、録画を聞き直して議事録を作成する作業に時間を取られていませんか。手作業での文字起こしや要約は手間がかかる上、重要な内容を正確にまとめるのは難しいものです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了するだけで、AIが自動で内容を文字起こし・要約し、Google スプレッドシートに記録します。議事録作成の手間を省き、会議内容の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GMOサインで行う3者間契約の署名依頼を自動化することで、これまで契約者情報を一件ずつ手入力して送信していた煩雑な作業をなくし、ヒューマンエラーのリスクを根本から解消できます。
これにより、契約締結までのリードタイムが大幅に短縮され、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによるストレスフリーな業務効率化を体験してみてください！
Q：社内承認後に自動送信することができる？
A：
はい、可能です。
その場合は書類発行後の「+」などお好きなタイミングに「承認を依頼」のアクションを追加してください。
「承認を依頼する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
Q：却下された時の検知方法は？
A：
ステップ9のアクション内に「メール送信エラー時通知先」という項目がございます。
署名依頼メールの送信でエラーになった際に通知するメールアドレスを指定できます。
Q：署名順序は指定できる？
A：
はい、可能です。
ステップ9のアクション内に「承認順」という項目がございます。こちらで指定してください。
