3者間での契約手続きにおいて、署名依頼の作成や送信作業に多くの時間を費やしていませんか？
契約者それぞれの情報を手入力し、署名依頼を個別に送付する作業は手間がかかる上に、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このように、煩雑な署名依頼業務に追われ、本来注力すべき業務に集中できない状況に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
もし、スプレッドシートなどの契約リストに情報を追加するだけで、関係者全員にGMOサインの署名依頼を一括で自動送信できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やミスから解放され、契約締結までのプロセスを大幅にスピードアップさせることができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な契約業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGMOサインを用いた3者間での署名依頼業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの契約リストを一括でGMOサインに署名依頼（3者間）を送信する
試してみる
■概要
契約者リストをもとに、一件ずつ署名依頼を作成・送信する作業は、件数が多くなると手間がかかり、入力ミスなどの懸念も生じます。 特にGMOサインで3者間の署名依頼を行う場合、関係者が増えるため、より慎重な対応が求められます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの契約者リストから定期的に情報を取得し、GMOサインの3者間署名依頼を一括で自動送信するため、契約業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインを利用し、複数の3者間署名依頼を手作業で行っている契約業務の担当者の方
- Google スプレッドシートで契約者リストを管理しており、署名依頼プロセスを自動化したい方
- 定期的に発生する契約業務の工数を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にGoogle スプレッドシートのリストから一括で署名依頼を送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や契約内容の転記ミス、署名依頼の送信漏れといったヒューマンエラーを減らし、正確な契約業務の遂行に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGMOサインをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを定期実行する日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を選択し、契約者情報が記載されたシートを指定します。
- オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」を設定します。
- 繰り返し機能を使用し、取得した契約者情報1件ずつに対して以下の処理を設定します。
- Google スプレッドシートで契約書の雛形から書類を発行します。
- GMOサインで発行した書類を「封筒用文書」として登録します。
- GMOサインで契約者情報をもとに「封筒への署名依頼（3者間）」を送信します。
- Google スプレッドシートの該当レコードを更新し、依頼済みであることがわかるようにステータスを変更します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」を設定し、担当者へ処理完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを実行したい任意の時間帯（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、契約者リストが記載されているファイルやシートを任意のものに設定してください。
- 書類を発行するオペレーションでは、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルを任意のものに設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、処理完了を通知するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートとGMOサインを連携し、3者間署名依頼を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理している契約リストに基づいて、GMOサインの3者間署名依頼を一括で自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GMOサインとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートの契約リストを一括でGMOサインに署名依頼（3者間）を送信する
試してみる
■概要
契約者リストをもとに、一件ずつ署名依頼を作成・送信する作業は、件数が多くなると手間がかかり、入力ミスなどの懸念も生じます。 特にGMOサインで3者間の署名依頼を行う場合、関係者が増えるため、より慎重な対応が求められます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの契約者リストから定期的に情報を取得し、GMOサインの3者間署名依頼を一括で自動送信するため、契約業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインを利用し、複数の3者間署名依頼を手作業で行っている契約業務の担当者の方
- Google スプレッドシートで契約者リストを管理しており、署名依頼プロセスを自動化したい方
- 定期的に発生する契約業務の工数を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にGoogle スプレッドシートのリストから一括で署名依頼を送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や契約内容の転記ミス、署名依頼の送信漏れといったヒューマンエラーを減らし、正確な契約業務の遂行に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGMOサインをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを定期実行する日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を選択し、契約者情報が記載されたシートを指定します。
- オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」を設定します。
- 繰り返し機能を使用し、取得した契約者情報1件ずつに対して以下の処理を設定します。
- Google スプレッドシートで契約書の雛形から書類を発行します。
- GMOサインで発行した書類を「封筒用文書」として登録します。
- GMOサインで契約者情報をもとに「封筒への署名依頼（3者間）」を送信します。
- Google スプレッドシートの該当レコードを更新し、依頼済みであることがわかるようにステータスを変更します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」を設定し、担当者へ処理完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを実行したい任意の時間帯（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、契約者リストが記載されているファイルやシートを任意のものに設定してください。
- 書類を発行するオペレーションでは、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルを任意のものに設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、処理完了を通知するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GMOサインとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【GMOサインのマイアプリ登録】
Yoomのアカウントにログインしたら「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から GMOサインを検索します。
GMOサインを選択したら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
GMOサインとの連携について | Yoomヘルプセンター
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
Google スプレッドシートは基本のナビ動画を参考に設定してください。
【事前準備】
フローで使用するGoogle スプレッドシートを準備してください。
今回は、複数の契約締結を定型業務として行っていると想定して、以下のGoogleスプレッドシートを事前に準備しています。
「書類を発行する」の設定方法
Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点 もあわせてご確認ください。
1)契約書の雛形となるスプレッドシート
2)契約データが含まれたスプレッドシート
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートの契約リストを一括でGMOサインに署名依頼（3者間）を送信する
試してみる
■概要
契約者リストをもとに、一件ずつ署名依頼を作成・送信する作業は、件数が多くなると手間がかかり、入力ミスなどの懸念も生じます。 特にGMOサインで3者間の署名依頼を行う場合、関係者が増えるため、より慎重な対応が求められます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの契約者リストから定期的に情報を取得し、GMOサインの3者間署名依頼を一括で自動送信するため、契約業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインを利用し、複数の3者間署名依頼を手作業で行っている契約業務の担当者の方
- Google スプレッドシートで契約者リストを管理しており、署名依頼プロセスを自動化したい方
- 定期的に発生する契約業務の工数を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にGoogle スプレッドシートのリストから一括で署名依頼を送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や契約内容の転記ミス、署名依頼の送信漏れといったヒューマンエラーを減らし、正確な契約業務の遂行に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGMOサインをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを定期実行する日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を選択し、契約者情報が記載されたシートを指定します。
- オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」を設定します。
- 繰り返し機能を使用し、取得した契約者情報1件ずつに対して以下の処理を設定します。
- Google スプレッドシートで契約書の雛形から書類を発行します。
- GMOサインで発行した書類を「封筒用文書」として登録します。
- GMOサインで契約者情報をもとに「封筒への署名依頼（3者間）」を送信します。
- Google スプレッドシートの該当レコードを更新し、依頼済みであることがわかるようにステータスを変更します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」を設定し、担当者へ処理完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを実行したい任意の時間帯（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、契約者リストが記載されているファイルやシートを任意のものに設定してください。
- 書類を発行するオペレーションでは、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルを任意のものに設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、処理完了を通知するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ毎日9時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定をすることもできます。希望にあわせて設定してください。
スケジュールトリガーの設定方法
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する（最大３００件）」をクリックします。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義もご確認ください。
設定できたら、「次へ」をクリック。
今回は契約番号名があるものを取得したいので、以下のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。
取得した値について
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5： GMOサインのアクセストークンの生成する設定
フローに戻り、「アクセストークンの生成」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
