2024/09/24
アプリ同士の連携方法

【ノーコード連携】freee人事労務とkintoneで従業員情報の更新を自動化してみた

m.wadazumi

目次

人事管理におけるスムーズな情報更新は、企業を運営する上で重要な課題です。
しかし、手動で従業員情報を管理していると、ミスや時間のロスが発生しやすいのが現状です。
このような課題を解決するために、freee人事労務とkintoneを連携して従業員情報の更新を自動化する方法をご紹介します。
今回は、ノーコードツールYoomを活用し、簡単にこれらのアプリを連携させる方法をお伝えします。

freee人事労務とkintoneを連携するメリット

メリット1:スムーズに手続きが行える

従業員情報の自動反映により、人事関連の手続きがスムーズに行えるでしょう。
たとえば、従業員が給与や勤怠の処理を行う際、正確で最新の情報を常に確認できます。
遅延や更新ミスが減少すると、結果的に、従業員のストレスも軽減する可能性があります。
<span class="mark-yellow">最新の情報を元に業務に取り組めるため、業務に集中できる環境が整えられるでしょう。</span>

メリット2:担当者の手間が省ける

freee人事労務で従業員情報が更新されるたびに、kintoneの情報を手動で更新する手間が省けます。
この自動化によって、<span class="mark-yellow">従業員管理にかかる時間を短縮でき、他の優先業務に取り組めるでしょう。</span>
新入社員の採用時や繁忙期でも、正確に従業員情報を管理でき、信頼性のあるデータ管理ができるはずです。

[Yoomとは]

freee人事労務とkintoneの連携フローの作り方

今回は「freee人事労務の従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理表も更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

freee人事労務とkintoneをYoomと接続する方法

Yoomにfreee人事労務とkintoneを接続するため、マイアプリの登録をしてください。
最初にマイアプリ登録をすることで、自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、freee人事労務のマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されたら、freee人事労務を探すか、「アプリ名で検索」機能で検索しましょう。

以下のような画面が表示されるので、スクロールし、赤枠の「許可する」をクリックします。

次にkintoneのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録してください。

マイアプリにfreee人事労務とkintoneが表示されたら、マイアプリ登録は完了です。

freee人事労務の従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理表も更新する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更可能です。
最初にfreee人事労務の設定から行うため、「従業員情報が更新されたら(Webhook)」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→変更可能
  • 「freee人事労務と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「トリガーアクション」→従業員情報が更新されたら(Webhook)

以下の画面が表示されたら、赤枠部分をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
Webhookの設定は、こちらを参照しながら設定を行いましょう。
Webhookイベントを送信もしくはトリガーとなるイベントを実行します。

設定後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に従業員情報を取得する設定を行うため、「従業員情報の取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→変更可能
  • 「freee人事労務と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「アクション」→従業員情報の取得

以下の画面が表示されたら、「事業所ID」を候補から選択してください。

スクロールして、以下の必須項目を設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすることで、先ほど設定したアウトプットを利用できます。
{{従業員ID_トリガー}}←アウトプットはこのように表示されます。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。


次にkintoneの設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→変更可能
  • 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「実行アクション」→レコードを更新する
  • 「アプリID」→説明を確認して設定

kintoneの画面に移動し、テスト用にレコードを設定しましょう。
以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻って、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらでは、一意の値を使って対象レコードを検索します。
以下は例なので、任意の値を設定してください。

スクロールし、説明文を確認して「更新後のレコードの値」を設定します。
freee人事労務から取得した従業員IDを更新するため、「従業員ID」にfreee人事労務の「従業員情報の取得」のアウトプットを使用します。

全ての設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のfreee人事労務とkintoneを使った自動化の例

1.freee人事労務で従業員が登録されたら、自動的にkintoneにもレコードを登録するフローです。
こちらは従業員情報が登録された際に起動するフローとなっているので、登録の手間を短縮できます。

2.freee人事労務に従業員の登録があったら、kintoneにレコードを追加し、Slackに自動通知するフローです。
従業員の登録を自動で行い、さらにSlackで通知されるため、従業員の登録状況を把握できます。

3.freee人事労務の従業員情報が更新されたら、Google スプレッドシートの従業員管理表も自動更新するフローです。
Googleスプレッドシートを使用して従業員情報を管理している方におすすめです。

4.kintoneにレコードが追加されたら、freee請求書で請求書を自動作成するフローです。
kintoneのデータを元に請求書を自動作成するため、請求書作成が容易になります。

まとめ

従業員情報の自動反映によって、効率的に人事手続きができ、スムーズな業務を実現できるでしょう。
勤怠や給与処理では、正確で最新のデータが保たれるため、遅延や手続きにミスが起こりにくくなります。
また、手動のデータ更新がなくなり、繁忙期もスピーディーなデータ更新が期待できます。
Yoomによるアプリ連携では、専門的な知識は不要なので、簡単に自動化を導入できます。
今回ご紹介したテンプレート以外のテンプレートも、ぜひ活用してみてください。

Yoomの無料登録は、こちらから行えます。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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