【ノーコード連携】freee人事労務とkintoneで従業員情報の更新を自動化してみた

工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

freee人事労務とkintoneをYoomと接続する方法

Yoomにfreee人事労務とkintoneを接続するため、マイアプリの登録をしてください。
最初にマイアプリ登録をすることで、自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、freee人事労務のマイアプリ登録を行います。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されたら、freee人事労務を探すか、「アプリ名で検索」機能で検索しましょう。

以下のような画面が表示されるので、スクロールし、赤枠の「許可する」をクリックします。

次にkintoneのマイアプリ登録を行います。
‍Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録してください。

マイアプリにfreee人事労務とkintoneが表示されたら、マイアプリ登録は完了です。

freee人事労務の従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理表も更新する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更可能です。
最初にfreee人事労務の設定から行うため、「従業員情報が更新されたら(Webhook)」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可能
• 「freee人事労務と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→従業員情報が更新されたら(Webhook)
  

以下の画面が表示されたら、赤枠部分をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
Webhookの設定は、こちらを参照しながら設定を行いましょう。
Webhookイベントを送信もしくはトリガーとなるイベントを実行します。

設定後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に従業員情報を取得する設定を行うため、「従業員情報の取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→変更可能
• 「freee人事労務と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→従業員情報の取得
  

以下の画面が表示されたら、「事業所ID」を候補から選択してください。

スクロールして、以下の必須項目を設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすることで、先ほど設定したアウトプットを利用できます。
{{従業員ID_トリガー}}←アウトプットはこのように表示されます。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にkintoneの設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
• 「アプリID」→説明を確認して設定

kintoneの画面に移動し、テスト用にレコードを設定しましょう。
以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻って、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらでは、一意の値を使って対象レコードを検索します。
以下は例なので、任意の値を設定してください。

スクロールし、説明文を確認して「更新後のレコードの値」を設定します。
freee人事労務から取得した従業員IDを更新するため、「従業員ID」にfreee人事労務の「従業員情報の取得」のアウトプットを使用します。

全ての設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のfreee人事労務とkintoneを使った自動化の例

1.freee人事労務で従業員が登録されたら、自動的にkintoneにもレコードを登録するフローです。
‍こちらは従業員情報が登録された際に起動するフローとなっているので、登録の手間を短縮できます。

2.freee人事労務に従業員の登録があったら、kintoneにレコードを追加し、Slackに自動通知するフローです。
従業員の登録を自動で行い、さらにSlackで通知されるため、従業員の登録状況を把握できます。

3.freee人事労務の従業員情報が更新されたら、Google スプレッドシートの従業員管理表も自動更新するフローです。
Googleスプレッドシートを使用して従業員情報を管理している方におすすめです。

4.kintoneにレコードが追加されたら、freee請求書で請求書を自動作成するフローです。
kintoneのデータを元に請求書を自動作成するため、請求書作成が容易になります。

まとめ

従業員情報の自動反映によって、効率的に人事手続きができ、スムーズな業務を実現できるでしょう。
勤怠や給与処理では、正確で最新のデータが保たれるため、遅延や手続きにミスが起こりにくくなります。
また、手動のデータ更新がなくなり、繁忙期もスピーディーなデータ更新が期待できます。
Yoomによるアプリ連携では、専門的な知識は不要なので、簡単に自動化を導入できます。
今回ご紹介したテンプレート以外のテンプレートも、ぜひ活用してみてください。

Yoomの無料登録は、こちらから行えます。