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従業員の勤怠漏れは、労務担当者にとって大きな悩みの種ですよね。特に新入社員は、業務に慣れるまで何度も打刻漏れを繰り返す可能性があります。そんな勤怠漏れを、翌日自動で通知してくれる機能があったら、勤怠データの管理の負担が軽減されると思いませんか？
この記事では、freee人事労務での前日の勤怠漏れを、自動でLINE WORKSに通知する方法を紹介し、人事労務業務を効率化する方法を解説します。freee人事労務とLINE WORKSを連携することで、勤怠管理の効率化と精度向上を実現し、企業の労務管理を一段と進化させます。プログラミング不要で簡単に導入できる連携なので、効率的な労務管理を実現したいという方はぜひ最後までチェックしてくださいね。
今回紹介する連携をお勧めするのは、以下ような方々です！
・freee人事労務を勤怠管理に活用している企業の労務担当者
・LINE WORKSをコミュニケーションツールとして使っている企業の管理者
・定期的に新人採用を行う企業の人事担当者
・勤怠データの精度向上を目指す給与計算担当者
・従業員の勤怠意識を向上を目指す企業の人事部門
freee人事労務とLINE WORKSを連携することで、従業員の勤怠漏れや記録ミスを迅速に発見できるようになります。
例えば、前日の勤怠データに漏れがあったら即座にLINE WORKSに通知が送られ、管理者が初期に対処でき、その後の修正作業や確認の手間を削減できます。これにより、勤怠情報の正確性が向上し、給与計算時のエラーや間違った勤怠データに基づく給与支払いを防ぐことができ、経理業務の負担も軽減されるでしょう。
従業員の勤怠状況を手動でチェックするのは時間と手間がかかりますが、freee人事労務とLINE WORKSを連携させることで、勤労怠惰漏れを直ちにで自動検出できます。勤労怠確認にかかる時間を短縮でき、より重要な業務に集中できそうです。
例えば、定期的に新入社員を採用している企業では、自動通知によりスムーズに修正や確認につながります。また、通知を受けすぐに対象者へ対応を依頼することで、確認後に手動で修正でき、データの精度を保つことも期待できます。業務に支障をきたすことなく解決でき、従業員と労務担当者双方にとってストレスが軽減できそうです。
LINE WORKSでの勤怠漏れの自動通知を活用することにより、入社したばかりの従業員のフォロー体制を整えることができ、勤怠管理に対する意識を高めることが期待できます。労務管理担当者へ打刻漏れの通知が届くことで、新入社員など、まだ勤怠に漏れが発生しやすい対象者にいち早く指摘できるようになり、自己管理の徹底につながるでしょう。
例えば、従業員が自分の打刻漏れに気づかず、勤怠管理担当者から都度確認を求めることで、自分の勤怠に対する意識を高く持つことができ、将来的に勤怠漏れの削減へとつながります。結果、勤怠管理の精度向上と、労務担当者の負担が軽減されそうです。
では、ここからは実際にYoomを使用して、freee人事労務とLINE WORKSを連携していきましょう！
[Yoomとは]
今回一緒に設定していくのは、「freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してLINE WORKSに通知する」という連携フローです。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
・freee人事労務とLINE WORKSをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるスケジュールトリガー設定と、その後に続くfreee人事労務とLINE WORKSのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、freee人事労務とLINE WORKSの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめにfreee人事労務とLINE WORKSのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、freee人事労務の登録から始めます。
連携で使用したいアカウントで、freee人事労務にログインしてください。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にfreee人事労務と入力し、表示された候補から「freee人事労務」を選択します。
すると以下の画面になるので内容を確認していきましょう。
スクロールして画面を進めると、アクセスできる事業所一覧が出てきます。
こちらを確認の上、「許可する」をクリックして完了です。
続いて、LINE WORKSの連携を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にLINE WORKSと入力し、表示された候補から「LINE WORKS（API2.0）」を選択します。
すると以下のような画面になるので必要項目を入力して、「追加」をクリックで完了です。
※LINE WORKSのマイアプリ登録について、詳しくはこちらを参考にしてください。
マイアプリにfreee人事労務とLINE WORKSが表示されていれば、登録完了です！
ここからはフローの設定を行っていきましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーしてくださいね。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にトリガーの設定を行うので、「毎日９時になったら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、詳細を設定していきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「スケジュール設定」→送信を実行したい日時を設定
今回は「毎日」「午前9時」に通知を行うように設定をしていまが、こちらの箇所はカスタマイズ可能です。
例えば、出勤日が月曜から金曜の企業で、出勤日の分だけ通知を受けたい場合は「日曜日」「月曜日」のチェックを外して設定することもできますよ。
設定が完了したら「保存する」をクリックしましょう。
【freee人事労務の設定】
続いて、freee人事労務の「打刻データの取得」のアクションの設定を行います。
以下の画面が表示されたら、設定を行います。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「freee人事労務と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→打刻データの取得
設定が完了したら「次へ」をクリックして進みます。
事業所IDと従業員IDを設定していきます。
どちらも入力欄をクリックすると、以下の画像のように候補が出てくるので、候補から選択します。
画面をスクロールして、取得する打刻日の設定をしましょう。
【昨日】の日付は毎回変動するため、日付の昨日から下記の形式を選択し、入力します。
全て入力したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
【分岐の設定】
フローを進行させる条件を設定していきます。
「打刻漏れをしていたら」という条件で通知を送りたいので、「出勤時間」のアウトプットが「空」という条件を設定します。
今回はフローボットをコピーして使用しているので、内容を確認したら「保存する」をクリックして完了です。
※アウトプットについてはこちらをご覧ください。
【LINE WORKSの設定】
最後にLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」のアクションの設定を行います！
以下の画面が表示されたら、設定を行います。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「freee人事労務と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→トークルームにメッセージを送信
設定が完了したら「次へ」をクリックして進みます。
以下の画面になるので注意事項に目を通してくださいね。
スクロールして、ボットIDとトークルームIDを設定します。
ボットID：候補から選択してください
トークルームID：LINE WORKSで取得してください
トークルームIDはLINE WORKSでトークルームを開いた状態で、画面右側の「もっと見る」のボタンをクリックすることで、以下のように取得できます。
こちらの画面のように表示されたものをコピーして入力してくださいね。
さらに画面を進めて、メッセージ内容を設定しましょう。
定型的な部分に関しては直接打ち込みを、変動的な部分に関しては日付を選択し、入力していきます。
「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれさまでした！
他にもfreee人事労務を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.freee人事労務に従業員の登録があったら、Slackに通知する
従業員の登録をトリガーに、概要をSlackで通知するフローです。従業員登録を担当したメンバー以外にも、Slackで従業員登録の通知をすることができるため、後続の業務への取り掛かりをスムーズにします。
2.SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも追加する
次に紹介するのは、SmartHRとfreee人事労務の２つの労務管理アプリを使用している場合に、お勧めの連携フローです。登録を引用した情報で行うことで、手入力によるミスを防ぐことができて、登録情報の整合性を保つことができますよ。
3.履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録する
最後に紹介するのは、履歴書を自動で読み取り、その情報をもとに、自動でfreee人事労務に従業員の登録を行うフローボットです。採用活動の履歴書データで従業員の登録が完了すると、従業員情報の登録業務がスピーディーに完了できますね。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
今回は「freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してLINE WORKSに通知する」フローボットを紹介しました。freee人事労務とLINE WORKSの連携によって、特に勤怠ミスの起こりやすい新入社員のフォフォー体制を整え、勤怠管理の精度向上と労務管理の効率化を実現します。自動通知機能により、勤怠漏れを迅速に発見し、従業員の自己管理意識の向上にもつながります。その結果、給与計算のミスを防ぎ、労務担当者の負担が軽減されるかもしれません。
プログラミング不要で簡単に導入できるので、ぜひ実際の業務でどれだけ労務管理の効率化ができるか体験してみてください！
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