2024/11/22
アプリ同士の連携方法

freee人事労務とMicrosoft Teamsを連携して、freee人事労務で勤怠漏れを検知した際に、Microsoft Teamsに通知を自動送信する方法

s.miyamoto
freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携イメージ

目次

従業員の勤怠漏れの確認や通知作業に時間を取られていませんか?
freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携で、勤怠漏れを自動通知する仕組みを導入すると、業務効率の向上が期待できます。
さらに、人為的ミスを防ぐことで、データの正確性向上も見込めます。
本記事では、この自動化をノーコードで簡単に実現する方法と、そのメリットについて詳しく解説します。

こんな方におすすめ

・freee人事労務とMicrosoft Teamsを既に導入しているが、勤怠管理の手間を感じている人事部の方
・勤怠データの確認や修正作業を効率化し、他の業務に集中したい管理者の方
・大規模な組織で、部門間の勤怠情報共有に課題を抱えている総務部の方
・勤怠データの正確性を向上させ、給与計算ミスを防止したい経理担当者の方
・勤怠管理の自動化に興味があり、アプリ連携を活用した業務効率化を検討しているIT担当者の方

freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1: 勤怠管理を効率化

大規模な組織では、複数の部署がそれぞれ勤怠データを管理しているケースが多く、全体の確認作業が煩雑です。
freee人事労務とTeamsを活用した勤怠漏れの検知では、通知が一元化され、部門間のスムーズな情報共有に寄与します。
例えば、通知を受けた従業員が勤怠をすぐに修正すれば、他部門の業務に影響を与えずに完了できます。
これにより、部門間による勤怠管理の負担を軽減できます。

メリット2: チェック作業の時間削減

前日の勤怠漏れを検知し、該当の従業員に通知することで、勤怠データを後日まとめて確認・修正する必要がなくなります。
これにより、人事部門の勤怠データ確認にかかる時間を削減することに期待できます。
たとえば、月末に一括で不備を確認する作業がなくなり、給与計算や報告作業の効率化が図られます。
このように、日々の確認を自動化することで、結果として業務負荷全体の軽減につながります。

メリット3: 勤怠データの正確性向上

勤怠管理におけるヒューマンエラーは、手動での確認作業が原因となることが多いです。
freee人事労務で勤怠漏れを自動検知し、Microsoft Teamsに通知することで、エラー防止の仕組みを構築できます。
例えば、人の目によるミスを見逃すリスクが軽減されるため、より正確な勤怠データを維持できます。
これにより、業務全体の信頼性が向上し、エラー修正にかかる手間の削減に期待できます。

[Yoomとは]

freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

ここからアプリ連携の手順を解説していきます。 大まかな流れは以下となります。

・freee人事労務とMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・freee人事労務でトリガーを設定し、Microsoft Teamsでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoom登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録して設定を進めましょう。

ステップ1:freee人事労務とMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

まずはfreee人事労務とMicrosoft Teamsをマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+ 新規接続」から設定を進めていきましょう。
次に表示される画面でfreee人事労務を検索し、クリックするとログインページが表示されます。
利用したいアカウントでログインを行い、Yoomのアクセスを許可すると、マイアプリ連携ができます。

同じくMicrosoft Teamsを検索しクリックしてください。
その後Microsoftのページが表示されますので、利用したいアカウントでサインインをしてください。

これでfreee人事労務とMicrosoft Teamsのマイアプリ連携が完了しました。
※Microsoft 365(旧Office 365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました!」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

ステップ2:トリガーを設定

はじめにスケジュールトリガーを設定していきます。
「毎日9時になったら」をクリックしてください。

スケジュールトリガーでは、通知を送信するタイミングを細かく指定できます。
①トリガーのタイトルを任意で編集できます。
②スケジュール設定を「日付」「曜日」「Cronの設定」から選択できます。後ほど、項目別の画面を解説します。
③通知を送信する「曜日」を指定できます。今回は月曜日〜金曜日を指定しました。
④通知が送信される「時刻」を指定できます。今回はタイトル通り「9時」に指定しました。

スケジュール設定を「日付指定」にした場合、毎月何日の何時に通知を送信するか指定できます。画像内は例として「毎月15日の9時」に指定しています。

スケジュール設定を「Cronの設定」にした場合、より細かくスケジュール設定が行えます。画像内は例として「毎週月曜日から土曜日まで21:00に実行」を指定しています。
Cronの設定方法はこちらをご覧ください。
各項目の設定後「保存する」をクリックしてください。

次にfreee人事労務の情報取得設定を行なっていきます。
「打刻データの取得」をクリックしてください。

次はタイトルの任意編集とアカウント情報の確認をします。
「freee人事労務と連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。「タイトル」は任意で編集が可能です。
一方「アクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。

次に情報取得先の詳細設定を行います。
「事業所ID」と「従業員ID」の欄をクリックすると、該当項目の候補を選択できます。
「取得する打刻日」は、昨日の勤怠をチェックするので、欄をクリックし「日付」の「昨日」から「%Y-%m-%d」を選択してください。
各項目の設定後「テスト」をクリックし、画面下のアウトプットに取得した情報が表示されているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

次にトリガーの分岐設定を確認します。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

ここではタイトルの任意編集を行い、それ以外の項目は変更せず「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:アクションを設定

次に、Microsoft Teamsの通知を行います。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。

次にMicrosoft Teamsの通知送信先とメッセージ内容を設定します。
まず「チームID」と「チャネルID」の欄をクリックし、候補から該当項目を選択してください。
「メッセージ」にはメンションIDとメッセージ内容を設定します。任意でファイルを添付することも可能です。今回は「<at id='0'>打刻漏れがあります。</at> 」という内容で、メンションIDとメッセージのみ設定をしました。
「メンション情報」には、今設定した内容をそのまま引用します。
今回であれば、「メンションID」には「0」、メンションの表示テキストには「打刻忘れがあります。」となります。こちらは完全に一致している必要がありますのでご注意ください。
「メンション対象者ID」は欄をクリックし、候補から選択してください。

通知メッセージにファイルを添付する場合には、「添付ファイル情報」の設定を行なってください。
添付するファイルは事前にOneDriveにアップロードしておく必要があります。
各項目に対象ファイルから引用した情報を入力してください。
各項目の設定後「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功するとMicrosoft Teamsにメッセージが送信されます。

確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、freee人事労務で勤怠漏れが確認されるとMicrosoft Teamsに自動通知が送信されるようになります。

freee人事労務を使ったその他の自動化例

1. freee人事労務で従業員が登録されたらNotionの従業員管理表にも追加する


こちらは、アプリ連携によって従業員のデータ管理を効率化するフローです。
手動による二重登録の手間が省け、時間効率の向上につながります。

2. freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOS勤怠の従業員管理表も更新する

こちらは、従業員データの更新を自動同期するフローです。
データの一元管理が可能となり、管理に要する作業時間の短縮が図れます。
特に、複数の勤怠管理アプリを利用している方におすすめです。

3. Yoomデータベースからfreee人事労務のアカウントを発行する

こちらは、従業員のアカウント発行を効率化するフローです。
データベースを基に自動でアカウントが発行されるため、煩雑な発行手順を省くことができます。

まとめ

freee人事労務とMicrosoft Teamsの連携は、勤怠管理の効率化、チェック作業の時間削減、データの正確性向上に寄与します。
業務全体の効率化を図ることで、時間リソースを最大限に活用できる環境構築につながります。
ノーコードで簡単に設定できるため、ITスキルに自信がない方でも導入可能です。

ぜひ、Yoomのアプリ連携を活用し、業務効率化を体験してください。

この記事を書いた人
s.miyamoto
外資企業のカスタマーサクセス業界にて約5年の経験があります。 オペレーターや管理職など、さまざまな立場から培った現場の課題点を元に、日々お役立ちコンテンツを発信していきます。 Yoomを活用し、顧客体験を向上するヒントなど、お役立ち情報を皆様にお届けしていきます!
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