・
売買契約や従業員契約など、企業にとって契約はとても大切なものです。そしてその契約書面には、金銭や個人情報など、重要な内容が記されています。
そのため、締結した契約データを別ツールに転記し、より詳細な管理を行ったり、必要であればメンバーで共有しあうことがあるでしょう。
しかし、契約が締結されるたびにデータを転記するのは、少し大変ではありませんか？
もしそう感じているのであれば、契約ツールのfreeeサインと、情報の保存・管理が行えるAirtableを連携してみましょう。
企業にとって重要な契約書のデータ管理が楽になる可能性があります。ぜひご覧ください！
freeeサインとAirtableを連携することで、契約締結したデータを基にAirtableを自動更新できるようになります。また、リアルタイムで更新されるため、Airtableで常に新しいデータ管理が可能です。
これにより、freeeサインを使用する部署と、Airtableを使用する部署間の連携も取りやすくなるでしょう。
更新した旨をその都度知らせる必要もなくなり、連絡に時間を割く回数も少なくなるはずです。
自動で更新されるため、手入力の手間が削減できます。
本来であれば、入力ミスがないよう慎重に転記をする必要がありますよね。転記するデータ数が多い場合は、特に集中力などを要し、作業の負担もかかってしまいます。
しかし、freeeサインとAirtableを連携すれば、このような悩みから解放されるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
【ご確認ください】
※「分岐コマンド」は一部有料プランでのみご利用いただけるオペレーションとなっております。
※一部有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
■概要
freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・素早い帳票類の作成に活用している方
・契約書作成にテンプレートを活用している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは迅速な帳票類の作成を行うために有益なツールです。
同時にAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報にスムーズにアクセスできます。
しかし、freeeサインで契約の完了ごとにAirtableの情報を手作業で更新するのは、意思決定の遅延を招く可能性があります。
このフローではfreeeサインで契約が完了したら、自動でAirtableの情報に完了日時を追加し、手作業の手間を省きます。
契約完了に関連する情報を自動で追加することで、Airtableの情報を最新に保ことができます。
また手作業を省くことでヒューマンエラーのリスクを回避し、円滑な業務進行を行います。
■注意事項
・freeeサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。
1.検索する
freeeサインを検索し、freeeサインのアイコンをクリックします。
2.freeeサインにログイン
画像のようなログイン画面が表示されるため、ログインしましょう。
3.許可する
アプリ連携の開始ページに移行します。確認後、左下の「許可する」を押しましょう。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します。
連携により、以下の4つのfreeeサインの情報を基に、Airtableを更新することが可能です。
また、今回はAirtableを更新するフローボットを作成するため、freeeで管理している「書類ID」と「更新日時」のフィールドは用意しましょう。
これにより、Airtableで管理している書類IDに等しいデータがfreeeで更新された場合、「更新日」のフィールドが自動で編集されるようになります。
2.検索する
検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.サインイン
Airtableのサインイン画面が表示されます。DocuSignと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、DocuSignのデータを追記したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
freeeサインとAirtableがYoomと連携完了しました。
次は、フローボットの中身を設定していきましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・素早い帳票類の作成に活用している方
・契約書作成にテンプレートを活用している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは迅速な帳票類の作成を行うために有益なツールです。
同時にAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報にスムーズにアクセスできます。
しかし、freeeサインで契約の完了ごとにAirtableの情報を手作業で更新するのは、意思決定の遅延を招く可能性があります。
このフローではfreeeサインで契約が完了したら、自動でAirtableの情報に完了日時を追加し、手作業の手間を省きます。
契約完了に関連する情報を自動で追加することで、Airtableの情報を最新に保ことができます。
また手作業を省くことでヒューマンエラーのリスクを回避し、円滑な業務進行を行います。
■注意事項
・freeeサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
freeeサインのアイコンの「文書の状態が変更されたら」を選択してください。
次へを押します。
4.Webhookの設定
表示されている情報を基に、freeeサインの管理ページで設定を行います。
詳しくはfreeeのWebhook設定ページをご確認ください。
5.更新する
Webhookの設定が完了したら、freeeサインの契約データをテストで使用するため、契約を完了させましょう。
6.テストの実行
契約を完了させたら、Yoomの画面に戻りテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。
1.分岐する
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。
2.設定の確認
テンプレートを使用しているため、設定は完了しています。
この設定により、書類が更新され、尚且つ「完了」した場合のみAirtableのデータも更新されるようになります。
画像の通りになっているか確認ができたら、そのまま保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
Airtableのアイコンの「レコードを更新」を選択してください。
次へを押します。
2.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、IDを入力しましょう。
3.データの追加
Airtableのデータを更新する設定を行います。
画像の場合、値のボックスは設定が完了しているため、フィールド名を設定します。
今回用意したAirtableの場合、「値＝更新日時」は「フィールド＝更新日」に該当します。
そのため、フィールド名は更新日と入力しましょう。
もし、他のデータも更新したい場合は、赤枠をクリックします。
空のボックスが追加されるため、値のボックス内をクリックします。
表示されたデータの中から赤枠部分を選択してください。
今回は書類タイトルを取得してみましょう。クリックしてボックスに挿入可能です。
4.テストの実行
画像のように設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でfreeeサインとAirtableを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
■概要
freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・素早い帳票類の作成に活用している方
・契約書作成にテンプレートを活用している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは迅速な帳票類の作成を行うために有益なツールです。
同時にAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報にスムーズにアクセスできます。
しかし、freeeサインで契約の完了ごとにAirtableの情報を手作業で更新するのは、意思決定の遅延を招く可能性があります。
このフローではfreeeサインで契約が完了したら、自動でAirtableの情報に完了日時を追加し、手作業の手間を省きます。
契約完了に関連する情報を自動で追加することで、Airtableの情報を最新に保ことができます。
また手作業を省くことでヒューマンエラーのリスクを回避し、円滑な業務進行を行います。
■注意事項
・freeeサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
他にfreeeサインとAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Airtableからfreeeサインで契約書を送信する
Airtableのデータベースを活用して、freeeサインから自動的に契約書を送付することもできます。
■概要
Airtableからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・契約書などの帳票類の管理を行う方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票送付までの一連の業務を効率化するために有効的なツールです。
Airtableに登録されている情報を基に契約書を作成し一元管理する情報と関連づけ、情報へのアクセス性をスムーズにします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページからフローを起動することで自動で契約書の作成・送付を行うことができます。
契約書の作成をAirtableの登録情報から引用するため、手作業による手間を大幅に削減することができます。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行うことで、手作業の際に起きていた入力ミスや漏れを未然に省きます。
■注意事項
・freeeサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
2.freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
チームでのデータ管理や編集であれば、Google スプレッドシートと連携するのはいかがでしょうか。
■概要
freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の蓄積を行い、一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
しかしfreeeサインで契約が完了したら、毎回Google スプレッドシートの情報も手作業で更新するのは、業務の標準化を妨げます。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報を更新し、手作業による手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・freeeサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.クラウドサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
クラウドサインとの連携も可能です。ツールの使い分けもできます！
■概要
クラウドサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・取引に関連する書類を作成管理している方
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Airtableで情報を管理している方
・プロジェクトに関連するタスクの進捗や情報管理を行う方
・取引に関連する情報を蓄積し分析などに活用している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票作成や締結までの管理を効率的に行うためのツールです。
併せてAirtableでも契約に関連するタスクの進捗を登録することで、データを可視化し業務進行を円滑にします。
しかし、クラウドサインで契約が完了後に毎回手入力でAirtableの情報更新を行うのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
手作業にかかっている時間を省いて、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、クラウドサインで契約完了後に自動でAirtableに締結日を追加しデータの更新を行います。
手作業を省き業務を自動化することで、貴重な時間を重要度の高い業務に使用することができ、業務効率化につなげます。
■注意事項
・クラウドサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データ入力が自動化されれば、作業時間の節約となります。また、負担も軽減されるため、ぜひ自動化を導入してみましょう。
特に、freeeサインを使用しているチームとAirtableを使用しているチーム間で、連携がとりやすくなるはずです。
業務をスムーズにこなしていくためにも、ぜひYoomをお試しください！
