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売買契約や従業員契約など、企業にとって契約はとても大切なものです。そしてその契約書面には、金銭や個人情報など、重要な内容が記されています。
そのため、締結した契約データを別ツールに転記し、より詳細な管理を行ったり、必要であればメンバーで共有しあうことがあるでしょう。
しかし、契約が締結されるたびにデータを転記するのは、少し大変ではありませんか？
もしそう感じているのであれば、契約ツールのfreeeサインと、情報の保存・管理が行えるAirtableを連携してみましょう。
企業にとって重要な契約書のデータ管理が楽になる可能性があります。ぜひご覧ください！
freeeサインとAirtableを連携することで、契約締結したデータを基にAirtableを自動更新できるようになります。また、リアルタイムで更新されるため、Airtableで常に新しいデータ管理が可能です。
これにより、freeeサインを使用する部署と、Airtableを使用する部署間の連携も取りやすくなるでしょう。
更新した旨をその都度知らせる必要もなくなり、連絡に時間を割く回数も少なくなるはずです。
自動で更新されるため、手入力の手間が削減できます。
本来であれば、入力ミスがないよう慎重に転記をする必要がありますよね。転記するデータ数が多い場合は、特に集中力などを要し、作業の負担もかかってしまいます。
しかし、freeeサインとAirtableを連携すれば、このような悩みから解放されるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
【ご確認ください】
※「分岐コマンド」は一部有料プランでのみご利用いただけるオペレーションとなっております。
※一部有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。
1.検索する
freeeサインを検索し、freeeサインのアイコンをクリックします。
2.freeeサインにログイン
画像のようなログイン画面が表示されるため、ログインしましょう。
3.許可する
アプリ連携の開始ページに移行します。確認後、左下の「許可する」を押しましょう。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します。
連携により、以下の4つのfreeeサインの情報を基に、Airtableを更新することが可能です。
また、今回はAirtableを更新するフローボットを作成するため、freeeで管理している「書類ID」と「更新日時」のフィールドは用意しましょう。
これにより、Airtableで管理している書類IDに等しいデータがfreeeで更新された場合、「更新日」のフィールドが自動で編集されるようになります。
2.検索する
検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.サインイン
Airtableのサインイン画面が表示されます。DocuSignと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、DocuSignのデータを追記したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
freeeサインとAirtableがYoomと連携完了しました。
次は、フローボットの中身を設定していきましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
freeeサインのアイコンの「文書の状態が変更されたら」を選択してください。
次へを押します。
4.Webhookの設定
表示されている情報を基に、freeeサインの管理ページで設定を行います。
詳しくはfreeeのWebhook設定ページをご確認ください。
5.更新する
Webhookの設定が完了したら、freeeサインの契約データをテストで使用するため、契約を完了させましょう。
6.テストの実行
契約を完了させたら、Yoomの画面に戻りテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。
1.分岐する
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。
2.設定の確認
テンプレートを使用しているため、設定は完了しています。
この設定により、書類が更新され、尚且つ「完了」した場合のみAirtableのデータも更新されるようになります。
画像の通りになっているか確認ができたら、そのまま保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
Airtableのアイコンの「レコードを更新」を選択してください。
次へを押します。
2.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、IDを入力しましょう。
3.データの追加
Airtableのデータを更新する設定を行います。
画像の場合、値のボックスは設定が完了しているため、フィールド名を設定します。
今回用意したAirtableの場合、「値＝更新日時」は「フィールド＝更新日」に該当します。
そのため、フィールド名は更新日と入力しましょう。
もし、他のデータも更新したい場合は、赤枠をクリックします。
空のボックスが追加されるため、値のボックス内をクリックします。
表示されたデータの中から赤枠部分を選択してください。
今回は書類タイトルを取得してみましょう。クリックしてボックスに挿入可能です。
4.テストの実行
画像のように設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でfreeeサインとAirtableを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
他にfreeeサインとAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Airtableからfreeeサインで契約書を送信する
Airtableのデータベースを活用して、freeeサインから自動的に契約書を送付することもできます。
2.freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
チームでのデータ管理や編集であれば、Google スプレッドシートと連携するのはいかがでしょうか。
3.クラウドサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
クラウドサインとの連携も可能です。ツールの使い分けもできます！
データ入力が自動化されれば、作業時間の節約となります。また、負担も軽減されるため、ぜひ自動化を導入してみましょう。
特に、freeeサインを使用しているチームとAirtableを使用しているチーム間で、連携がとりやすくなるはずです。
業務をスムーズにこなしていくためにも、ぜひYoomをお試しください！
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