freeeサインとAirtableを連携して、freeeサインで契約締結したらAirtableにデータを自動転記する方法

売買契約や従業員契約など、企業にとって契約はとても大切なものです。そしてその契約書面には、金銭や個人情報など、重要な内容が記されています。
そのため、締結した契約データを別ツールに転記し、より詳細な管理を行ったり、必要であればメンバーで共有しあうことがあるでしょう。
しかし、契約が締結されるたびにデータを転記するのは、少し大変ではありませんか？
もしそう感じているのであれば、契約ツールのfreeeサインと、情報の保存・管理が行えるAirtableを連携してみましょう。
企業にとって重要な契約書のデータ管理が楽になる可能性があります。ぜひご覧ください！

freeeサインとAirtableを連携するメリット

1.時間が節約できる

freeeサインとAirtableを連携することで、契約締結したデータを基にAirtableを自動更新できるようになります。また、リアルタイムで更新されるため、Airtableで常に新しいデータ管理が可能です。
これにより、freeeサインを使用する部署と、Airtableを使用する部署間の連携も取りやすくなるでしょう。
更新した旨をその都度知らせる必要もなくなり、連絡に時間を割く回数も少なくなるはずです。

2.作業負担が軽減される

自動で更新されるため、手入力の手間が削減できます。
本来であれば、入力ミスがないよう慎重に転記をする必要がありますよね。転記するデータ数が多い場合は、特に集中力などを要し、作業の負担もかかってしまいます。
しかし、freeeサインとAirtableを連携すれば、このような悩みから解放されるでしょう。

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！

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【ご確認ください】

※「分岐コマンド」は一部有料プランでのみご利用いただけるオペレーションとなっております。
※一部有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

freeeサインとAirtableの連携フローの作り方

ステップ1：freeeサインとAirtableをマイアプリ連携

Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

右上の新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。

freeeサインとYoomの連携

1.検索する
‍freeeサインを検索し、freeeサインのアイコンをクリックします。

2.freeeサインにログイン

画像のようなログイン画面が表示されるため、ログインしましょう。

3.許可する

アプリ連携の開始ページに移行します。確認後、左下の「許可する」を押しましょう。‍

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

AirtableとYoomの連携

1.Airtableの準備
‍使用するAirtableを現段階で用意します。

連携により、以下の4つのfreeeサインの情報を基に、Airtableを更新することが可能です。

また、今回はAirtableを更新するフローボットを作成するため、freeeで管理している「書類ID」と「更新日時」のフィールドは用意しましょう。
これにより、Airtableで管理している書類IDに等しいデータがfreeeで更新された場合、「更新日」のフィールドが自動で編集されるようになります。

2.検索する
‍検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。

3.サインイン

Airtableのサインイン画面が表示されます。DocuSignと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。‍

4.ベースを追加する

サインインをすると、上記の画面へ移行します。

赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、DocuSignのデータを追記したいベースを選択してください。

5.アクセスを許可

ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

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freeeサインとAirtableがYoomと連携完了しました。
次は、フローボットの中身を設定していきましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2：freeeの更新を検知する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択
‍freeeサインのアイコンの「文書の状態が変更されたら」を選択してください。
次へを押します。‍

4.Webhookの設定

表示されている情報を基に、freeeサインの管理ページで設定を行います。
詳しくはfreeeのWebhook設定ページをご確認ください。

5.更新する
‍Webhookの設定が完了したら、freeeサインの契約データをテストで使用するため、契約を完了させましょう。

6.テストの実行

契約を完了させたら、Yoomの画面に戻りテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

ステップ3：アクションを設定

1.分岐する
‍矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。

2.設定の確認

テンプレートを使用しているため、設定は完了しています。

この設定により、書類が更新され、尚且つ「完了」した場合のみAirtableのデータも更新されるようになります。
画像の通りになっているか確認ができたら、そのまま保存を押しましょう。

ステップ4：Airtableのデータを更新する設定

1.アプリと連携する
‍Airtableのアイコンの「レコードを更新」を選択してください。
次へを押します。

2.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、IDを入力しましょう。

3.データの追加

Airtableのデータを更新する設定を行います。
画像の場合、値のボックスは設定が完了しているため、フィールド名を設定します。

今回用意したAirtableの場合、「値＝更新日時」は「フィールド＝更新日」に該当します。

そのため、フィールド名は更新日と入力しましょう。

もし、他のデータも更新したい場合は、赤枠をクリックします。

空のボックスが追加されるため、値のボックス内をクリックします。
表示されたデータの中から赤枠部分を選択してください。

今回は書類タイトルを取得してみましょう。クリックしてボックスに挿入可能です。

4.テストの実行

画像のように設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

以上でfreeeサインとAirtableを使用したフローボットの作成は完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
freeeサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する

freeeサイン・Airtableを使ったその他の自動化例

他にfreeeサインとAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Airtableからfreeeサインで契約書を送信する
‍Airtableのデータベースを活用して、freeeサインから自動的に契約書を送付することもできます。

2.freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
‍チームでのデータ管理や編集であれば、Google スプレッドシートと連携するのはいかがでしょうか。

3.クラウドサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
‍クラウドサインとの連携も可能です。ツールの使い分けもできます！

まとめ

データ入力が自動化されれば、作業時間の節約となります。また、負担も軽減されるため、ぜひ自動化を導入してみましょう。
特に、freeeサインを使用しているチームとAirtableを使用しているチーム間で、連携がとりやすくなるはずです。
業務をスムーズにこなしていくためにも、ぜひYoomをお試しください！