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日常業務で契約書の管理を行っている中で、保存先の整理に手間を感じている方は少なくないでしょう。
Yoomを活用したfreeeサインとDropboxの連携は、手動でのアップロード作業を省けるので、契約書管理の効率化を目指す企業にとって、非常に有用な手段となります。
また、作業時間の短縮により、担当者の負担を削減できるので、業務環境の改善が図れるかもしれません。
この記事では、freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードする自動化フローの具体的な設定と、導入するメリットについて詳しく解説します。
・freeeサインとDropboxを使って、より契約書管理を効率化したい方
・契約締結後の業務フローを自動化したい営業担当者
・契約事務の管理ミスや対応忘れを防ぎたい企業の管理者
・Dropboxをファイル管理のメインツールとして使っているIT担当者
・契約業務の進捗を効率よく把握したいプロジェクトリーダー
契約書を手動でアップロードする場合、ファイルの保存場所を間違えたり、アップロード自体を忘れたりするようなヒューマンエラーが発生する可能性があります。
freeeサインとDropboxを使ったこの自動化フローを取り入れることで、これらのリスクを回避でき、正しいフォルダに契約書が保存されるようになります。
例として、従来のプロセスでは、担当者が意図せず重要契約書のアップロードを忘れてしまい、顧客への対応が停滞してしまうこともありました。
プロセスの自動化で、このような対応忘れを防止できるので、企業が理想とする、安定した契約対応を実現できるかもしれません。
freeeサインとDropboxの自動化フローを導入することで、Dropbox内の特定のフォルダーに対象の契約書が自動保存されるので、契約書類管理業務が効率化されます。
具体例として、これまでfreeeサインで契約書の内容を確認し、Dropboxに都度アップロードする作業は時間と手間がかかっていました。
書類のアップロードが自動化することで、契約完了後に担当者が手動で契約書をダウンロードし、Dropboxにアップロードする手間を省けます。
ファイル管理の作業時間が削減され、その分、顧客対応や商談の検討に集中できるようになるかもしれません。
契約書が自動でDropboxにアップロードされることで、他の担当者との情報共有がスムーズに行えます。
例えば、営業担当者が契約を締結後、経理部門が請求書発行準備を進めたり、プロジェクトチームがすぐにサービス提供を開始する準備を進める、といった対応は日常的に行われているかと思います。
Dropbox内の特定のフォルダにfreeeサインの契約書がアップロードされるたび、関連チーム全員が迅速に契約状況を把握できるようになるので、チーム内の連携が強化され、対応のスピードが上がり、業務の質向上が図れます。
それでは、ここからノーコードツールYoomで「freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードする」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
■概要
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. freeeサインを利用して契約書の管理を行っている方
・契約書の管理をfreeeサインで行っているが、保存先の整理に手間を感じている方
2.クラウドストレージとしてDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、契約書のデータを一元管理したい方
・手動でファイルを移動する手間を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードすることで、契約書の管理が一元化されるメリットがあります。
これにより、必要な契約書を素早く検索し、迅速にアクセスすることができます。
契約書の保管場所を統一することで、管理の手間が大幅に削減されるでしょう。
また、Dropboxの共有機能を活用することで、メンバー間での契約書の共有が簡単になり、チーム全体の連携が強化されます。
■注意事項
・freeeサインとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・freeeサインとDropboxをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・freeeサインのトリガー設定と分岐アクションの確認、続くDropboxの各オペレーションの設定
・トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはfreeeサインをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からfreeeサインを検索してください。
(2)freeeサインのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)freeeサインのログイン画面に移行するので、連携したいfreeeサインの「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログイン、または『freeeアカウントでログイン』してください。
ログインすると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のfreeeサインが接続できました。
(4)次にDropboxのアプリ連携を行います。
freeeサインのマイアプリ登録と同様に、Dropboxを選択します。
(5)次の画面でログイン方法を選択しましょう。
メールアドレスによるログインを行う際には、メールアドレスを入力し、［続行］をクリックします。
(6)例として、以下の画面は『Googleで続ける』をクリックした場合の操作画面です。
アカウントの選択を行い、次の画面で同意・登録を行います。
Dropboxの接続が完了しました。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. freeeサインを利用して契約書の管理を行っている方
・契約書の管理をfreeeサインで行っているが、保存先の整理に手間を感じている方
2.クラウドストレージとしてDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、契約書のデータを一元管理したい方
・手動でファイルを移動する手間を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードすることで、契約書の管理が一元化されるメリットがあります。
これにより、必要な契約書を素早く検索し、迅速にアクセスすることができます。
契約書の保管場所を統一することで、管理の手間が大幅に削減されるでしょう。
また、Dropboxの共有機能を活用することで、メンバー間での契約書の共有が簡単になり、チーム全体の連携が強化されます。
■注意事項
・freeeサインとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて4つです。
(1)まず、freeeサインのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードする」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる「文書の状態が変更されたら」をクリックしてください。
(3)連携するfreeeサインのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面ではWebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
freeeでWebhook設定を行う際には、こちらのページを参考に設定しましょう。
(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。
(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：文書の状態が変更されたら」→「アウトプット：書類の状態」を対象として指定しています。
「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「書類の状態が値と等しいと、concludedとして処理される」ように設定しています）
(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。
(4)次に、3つ目のアクション「契約書ファイルを取得」をクリックします。
(5)freeeサインのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(6)次の画面で「契約書ID」の項目を設定します。
以下の画面のように、1つ目のアクションで取得したアウトプットも活用できます。
(7)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、4つ目のアクション「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「フォルダのパス」や「ファイル名」を入力していきます。
以下の画面のように、前ステップから取得したアウトプットも活用できます。
（例として、「ファイル名」に、前ステップから取得した『書類タイトル』を設定しています。）
(4)「ファイルの添付方法」は、今回は【アウトプットを使用する】にして、『取得ファイル』を取得した値として選択します。
(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. freeeサインを利用して契約書の管理を行っている方
・契約書の管理をfreeeサインで行っているが、保存先の整理に手間を感じている方
2.クラウドストレージとしてDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、契約書のデータを一元管理したい方
・手動でファイルを移動する手間を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードすることで、契約書の管理が一元化されるメリットがあります。
これにより、必要な契約書を素早く検索し、迅速にアクセスすることができます。
契約書の保管場所を統一することで、管理の手間が大幅に削減されるでしょう。
また、Dropboxの共有機能を活用することで、メンバー間での契約書の共有が簡単になり、チーム全体の連携が強化されます。
■注意事項
・freeeサインとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
他にもDropboxを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
処理された請求書をDropboxに手動でアップロードするのは労力かかる作業ですが、このフローを取り入れることで、TOKIUMに請求書を登録後、Dropboxに請求書ファイルを自動でアップロードします。
手作業による手間を省き、削減できた時間を他の業務に充てることができるでしょう。
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をDropboxにも自動で取り込みたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をDropboxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方
3.Dropboxを主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をDropboxに自動で取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する優れたツールです。
ですが処理された請求書をDropboxに手動でアップロードするのは労力かかる作業です。
このフローを導入するとTOKIUMに請求書が登録されたらDropboxに請求書ファイルが自動的にアップロードされ、手作業によるアップロードの手間を省いて貴重な時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
・TOKIUM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
作業の自動化により、手動でのファイル作成作業の手間を省くことができます。
請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.Slackを利用している企業やチーム
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxへのフォルダ作成を自動化したい方におすすめのフローです。
SPIRALに取引先が追加後、Dropboxに取引先フォルダを自動作成できるため、Dropbox側の作業が不要となります。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALで取引先や顧客管理をしている方
・業務でSPIRALを活用している方
・日常的に取引先のデータを扱う営業担当者
2.取引先とドキュメントのやり取りが多い方
・取引先ごとのドキュメント管理を効率化したい方
・Dropboxを活用して取引先と文書やファイルのやり取りを担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはクラウドストレージのため、ドキュメントのやり取りを効率化できるのがメリットです。
しかし、取引先ごとにフォルダを作成している場合、手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
Dropboxへのフォルダ作成を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
SPIRALに取引先が追加されると、自動でDropboxに取引先のフォルダを作成することができるため、Dropboxによる手動作業が不要となります。
また、フォルダ作成が自動化されることでフォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、ファイル管理を効率化することができます。
■注意事項
・SPIRAL、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
本記事で紹介したfreeeサインとDropboxの連携により、煩雑になりつつある確認・アップロード作業を自動化できるので、契約書管理作業のさらなる効率化が図れます。
また、作業工程の一部を省略することで、担当者の負担が軽減されるので、経理作業全体の業務の質を向上させることができるかもしれません。
プログラミング不要で簡単に取り入れられるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
