freeeサインとDropboxを連携して、freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードする方法

freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードする方法

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・freeeサインとDropboxをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・freeeサインのトリガー設定と分岐アクションの確認、続くDropboxの各オペレーションの設定
・トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・freeeサインとDropboxをマイアプリ連携

(1)まずはfreeeサインをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からfreeeサインを検索してください。

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(2)freeeサインのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(3)freeeサインのログイン画面に移行するので、連携したいfreeeサインの「メールアドレス」と「パスワード」を入力しログイン、または『freeeアカウントでログイン』してください。
ログインすると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のfreeeサインが接続できました。

(4)次にDropboxのアプリ連携を行います。
freeeサインのマイアプリ登録と同様に、Dropboxを選択します。

(5)次の画面でログイン方法を選択しましょう。
メールアドレスによるログインを行う際には、メールアドレスを入力し、［続行］をクリックします。

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(6)例として、以下の画面は『Googleで続ける』をクリックした場合の操作画面です。
アカウントの選択を行い、次の画面で同意・登録を行います。

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Dropboxの接続が完了しました。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは分岐アクションを含めて4つです。

・freeeサインのトリガー設定

(1)まず、freeeサインのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】freeeサインで締結した契約書をDropboxにアップロードする」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)トリガーとなる「文書の状態が変更されたら」をクリックしてください。

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(3)連携するfreeeサインのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面ではWebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
freeeでWebhook設定を行う際には、こちらのページを参考に設定しましょう。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・分岐アクションの確認

(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。

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(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：文書の状態が変更されたら」→「アウトプット：書類の状態」を対象として指定しています。

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「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「書類の状態が値と等しいと、concludedとして処理される」ように設定しています）

(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。

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(4)次に、3つ目のアクション「契約書ファイルを取得」をクリックします。

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(5)freeeサインのアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(6)次の画面で「契約書ID」の項目を設定します。
以下の画面のように、1つ目のアクションで取得したアウトプットも活用できます。

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(7)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・Dropboxの設定

(1)最後に、4つ目のアクション「ファイルをアップロード」をクリックします。

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(2)連携させるアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「フォルダのパス」や「ファイル名」を入力していきます。
以下の画面のように、前ステップから取得したアウトプットも活用できます。
（例として、「ファイル名」に、前ステップから取得した『書類タイトル』を設定しています。）

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(4)「ファイルの添付方法」は、今回は【アウトプットを使用する】にして、『取得ファイル』を取得した値として選択します。

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(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Dropboxを使ったその他の自動化例

他にもDropboxを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

TOKIUMに請求書が登録されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードする

処理された請求書をDropboxに手動でアップロードするのは労力かかる作業ですが、このフローを取り入れることで、TOKIUMに請求書を登録後、Dropboxに請求書ファイルを自動でアップロードします。
手作業による手間を省き、削減できた時間を他の業務に充てることができるでしょう。

Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する

作業の自動化により、手動でのファイル作成作業の手間を省くことができます。
請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。

SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する

Dropboxへのフォルダ作成を自動化したい方におすすめのフローです。
SPIRALに取引先が追加後、Dropboxに取引先フォルダを自動作成できるため、Dropbox側の作業が不要となります。

まとめ

本記事で紹介したfreeeサインとDropboxの連携により、煩雑になりつつある確認・アップロード作業を自動化できるので、契約書管理作業のさらなる効率化が図れます。
また、作業工程の一部を省略することで、担当者の負担が軽減されるので、経理作業全体の業務の質を向上させることができるかもしれません。

プログラミング不要で簡単に取り入れられるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。