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freeeサインで帳票管理をし、Microsoft Excelでデータを管理している方は、業務効率化に悩んでいませんか？たとえば、契約完了後に手動でMicrosoft Excelにデータを入力する手間や、更新漏れに困っているかもしれません。
Yoomを使えば、契約完了と同時に自動でMicrosoft Excelにデータが反映され、これらの課題を解決できます。この記事では、プログラミング不要で簡単に設定できる連携方法を紹介します。
freeeサインとMicrosoft Excelを連携することで、契約完了時にデータが自動的にExcelに反映されるため、手動での入力作業が不要になります。これにより、手作業によるミスが削減され、データの一元管理が実現します。手動での確認作業が不要になることで、例えば契約書を確認してMicrosoft Excelに転記する時間が削減されます。その結果、業務の正確性が向上し、契約データの効率的な管理が期待できます。
freeeサインで契約が完了すると、契約情報が自動でMicrosoft Excelに反映され、チーム全体で最新のデータを共有することが可能になります。この連携により、営業部門や財務部門、管理部門が同じMicrosoft Excelファイルにアクセスし、必要な情報を確認できます。
例えば、営業チームは契約状況を確認し、次のアクションに移ることができ、財務チームは支払い処理に素早く対応できるようになるかもしれません。このように、各部門が最新の契約情報を共有することで、迅速な意思決定や、業務のスピードの向上が期待できます。freeeサインとMicrosoft Excelの連携フローの作り方
では、YoomでfreeeサインとMicrosoft Excelのアプリ連携を設定してみましょう。
今回のフローは「freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」というものです。
難しいプログラミングのコードの入力などは不要です。
下のバナーから「試してみる」をクリックして一緒に設定を進めていきましょう。
分岐は、ミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）です。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
[Yoomとは]
まず、今回使用するアプリとYoomを連携しましょう。
Yoomにログインしたら、左側メニューの「マイアプリ」→「＋新規接続」をクリックしてください。
freeeサインとMicrosoft Excelを検索して、表示される内容に沿って入力を進めていきます。
マイアプリ連携ができると一覧にアイコンと一緒に表示されるので、確認しましょう。
Microsoft Excelも同様に表示されていれば、マイアプリ連携は完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
最初のフロー「文章の状態が変更されたら」をクリックしてください。
1ページ目では、あらかじめマイアプリ連携してあるfreeeサインのアカウント情報が反映されています。
タイトルは、ご自身でわかりやすいものに変更できます。
アカウント情報を確認したら、トリガーアクションは変更せずに次に進んでください。
次に、Webhookの設定を行います。
以下のリンクを参考にしながら、URLをコピーして設定を行ってください。
設定ができたら、テストのためにfreeeサイン上で文章の状態を変更(契約完了状態に変更)してから「テスト」をクリックしてください。
アウトプットが正しく取得できていれば「保存する」でアプリトリガー設定は完了です。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
ここでは、freeeサイン上で取得した書類が、どうなっていたら次のフローに進むかという設定をします。
分岐対象のアウトプットが分岐条件と合致していれば、Microsoft Excelの情報更新のフローへと進みます。
上記画像の場合、「文章の状態が変更されたら」のフローで取得した「書類の状態(アウトプット値)」が「完了」になることを条件として指定しています。
設定ができたら「保存する」をクリックして、分岐の設定は完了です。
最後に「レコードを更新する」をクリックしてください。
1ページ目では、freeeサインと同様に、アカウント情報などが載っている下にある欄でレコード更新をするMicrosoft Excelのシートの指定を行います。
ファイルの保存先をOneDriveかSharePointで指定し、出てくる項目は候補から選択してください。
入力ができたら「次へ」をクリックします。
次のページでは、レコード更新の詳細を設定します。
指定したテーブルで①の条件に合うものを更新の条件にします。
上記画像の場合は、IDの項目がアウトプットで取得した書類IDと一致するものを条件にしています。
「②更新後のレコードの値」では、Microsoft Excel上で更新したい項目にアウトプットを選択して埋めていきます。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックしてください。
エラーが出なければ「保存する」でMicrosoft Excelの設定も終了です。
フローを動かすためにトリガーをONにしてすべての設定が終了しました。
今回使用したフローボットテンプレート
freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
ほかにもfreeeサインとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.freeeサインはアプリ連携で書類のステータスが完了になると通知を受け取ることができます。普段使用しているChatwokやSlackと連携すれば、完了通知を受け取れるうえに今回紹介したフローと併用することでMicrosoft Excelの情報が反映されていることもわかりますね。
2.Microsoft ExcelはSmartHRと連携すると、従業員情報管理に役立てることができます。SmartHRとMicrosoft Excelの従業員データが同期していることでアプリ間の行き来をすることなく正確な従業員情報が確認できるうえに、他チームとの共有もしやすくなるでしょう。
freeeサインとMicrosoft Excelを連携することで、契約データの管理がぐっと楽になります。Yoomを使えば、難しいプログラミングは不要で、誰でも簡単に連携を設定可能です。契約書の完了後に手動でデータを転記する手間が省けるだけでなく、情報共有もスムーズになることが期待できます。これから業務をもっと効率化したい方には、ぜひYoomの無料登録をお勧めします。まずは2週間の無料トライアルで、その便利さを体験してみましょう。
