freeeサイン×kintone連携で契約情報を自動更新する！

ステップ2： テンプレートの選択とコピー

1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックして、オペレーションの設定をします。
タイトルや詳細は、クリックで編集可能ですので、適宜変更してください。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　文書の状態が変更されたら」をクリックします。

ステップ4：freeeサインのアクションを設定

1) アクションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) Webhookイベントを送信して、テストをクリックし、テストが成功した後、「保存」します。

ステップ5：分岐を設定

1) フローに戻り、「分岐　コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。

2) オペレーションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、アウトプットは「書類の状態」を選択します。
分岐条件を「書類の状態」「値と等しい」「完了」として「保存する」をクリックします。

ステップ6：楽楽販売のアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを更新」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを更新」を選択して、アプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。
アプリIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。

3) 更新したいレコードの条件を入力します。
アプリが連携出来ているとfreeeサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
レコード番号＝書類IDとします。

次に更新後のレコードの値を入力します。
アプリが連携出来ているとfreeeサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する】というフローが完成です。

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ステップ7: テストと確認

 設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

freeeサイン・kintoneを使ったその他の自動化例

他にもYoomには、freeeサインやkintoneを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1.freeeサインで書類のステータスが完了になったらSlackに通知
このテンプレートは、freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルは自由にカスタマイズ可能です。
通知内容を手動で入力する必要がなくなり、入力時間の削減が見込めます。

2. kintoneからfreeeサインで契約書を送信する
このテンプレートは契約書の作成をkintoneのレコードページから行うことができます。
作成する契約書の内容をkintoneのレコード内容から引用することで、ヒューマンエラーのリスク回避が期待できます。

3.kintoneのステータスが更新されたらfreeeサインで契約書を送付
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、freeeサインを使用して契約書を自動的に送付します。
ステータスの更新を都度確認する必要がなくなり、業務の手間が省けます。
作成する契約書の内容をkintoneのレコード内容から引用することで、ヒューマンエラーのリスク回避も期待できます。

まとめ

今回ご紹介した、freeeサインとkintoneを連携させて契約完了時に自動で情報を更新するフローは、ビジネスプロセスの効率化が期待できます。
実際には手動でのデータ入力を省くことで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待でき、営業や総務部門における業務スピードの向上が見込めます。
また、素早い情報共有が可能になることで、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、スムーズな顧客対応も目指すことができそうです。

Yoomを使えば連携設定も簡単で、プログラミング知識がない初心者でも導入可能です。
ぜひこの機会に連携に挑戦して、業務の自動化を進めてみてください！