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ビジネスにおいて、契約書の管理は重要なプロセスですが、その手間や時間が課題となることがあります。
特に、契約書の作成や確認にかかる負担は、チーム全体の生産性に影響を及ぼすことも少なくありません。
そこで今回は、freeeサインとkintoneを連携し、契約が完了した際に自動で情報を更新するフローの方法を紹介します。
この自動化の実現により、業務がよりスムーズになり、チームの生産性が向上することが期待できます。
この記事では、ノーコードでできる具体的な連携方法とそのメリットについて詳しく解説します。
ぜひアプリ連携の参考にしてみてください！
契約完了後の手動入力を自動化することで、従業員の作業時間を削減し、契約情報の反映にかかる時間の短縮が期待できます。
そのため、他の重要な業務に集中でき、全体の業務効率の向上が見込めます。
例えば、営業部で契約完了後に行っていた手動でのkintoneへのデータ入力が、自動化によって素早く反映されるようになります。
これにより、営業担当者の負担が軽減され、他の案件にも迅速に取り組めるようになるため、営業活動全体のスピードが向上し、顧客対応の質の向上にもつながりそうです。
手作業でのデータ入力では入力ミスが発生しやすいですが、自動化によりエラーのリスクが減少が見込めます。
正確なデータ更新ができるようになり、顧客管理や契約進捗の追跡精度の向上も期待できます。
例えば、総務部門で手動入力していた契約データは、ミスや漏れが起こりやすい場面が多くありましたが、自動連携により、正確な契約内容の反映が見込めます。
これにより、確認作業や修正対応が減り、スムーズな業務フローにもつながりそうです。
それではここから、Yoomを使ってアプリの連携をおこないます！
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
0) このフローは、freeeサインの情報をkintoneに追加するため、事前にfreeeサインの情報に対応するkintoneのレコードを作成する必要があります。
必要な項目を含むレコードを事前に準備してください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。
・テンプレートをコピー
・freeeサインで「文書の状態が変更されたら」というトリガーを作成
・次に分岐を設定
・その後、kintoneで「レコードを更新」というアクションを設定
・最後にトリガーが起動するようにON
■概要
freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・帳票作成にテンプレートを活用している方
・帳票類の一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報や帳票の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは契約締結までの業務を短縮するによって業務効率化を行うことのできるツールです。
併せてkintoneにデータを蓄積していくことで一元管理を行い、必要な情報へのアクセス性を高めます。
しかし、freeeサインで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了したら、kintoneのレコードに完了の時間を追加します。
自動化によって手作業を省きコア業務に時間をかけることができるため、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・freeeサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックして、オペレーションの設定をします。
タイトルや詳細は、クリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
「アプリトリガー 文書の状態が変更されたら」をクリックします。
1) アクションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) Webhookイベントを送信して、テストをクリックし、テストが成功した後、「保存」します。
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
2) オペレーションは「文書の状態が変更されたら」を選択して、アウトプットは「書類の状態」を選択します。
分岐条件を「書類の状態」「値と等しい」「完了」として「保存する」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードを更新」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを更新」を選択して、アプリIDを入力し、「次へ」をクリックします。
アプリIDはアプリが連携出来ていると候補から選択できます。
3) 更新したいレコードの条件を入力します。
アプリが連携出来ているとfreeeサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
レコード番号＝書類IDとします。
次に更新後のレコードの値を入力します。
アプリが連携出来ているとfreeeサインのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・帳票作成にテンプレートを活用している方
・帳票類の一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報や帳票の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは契約締結までの業務を短縮するによって業務効率化を行うことのできるツールです。
併せてkintoneにデータを蓄積していくことで一元管理を行い、必要な情報へのアクセス性を高めます。
しかし、freeeサインで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了したら、kintoneのレコードに完了の時間を追加します。
自動化によって手作業を省きコア業務に時間をかけることができるため、生産性向上に繋げます。
■注意事項
・freeeサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
他にもYoomには、freeeサインやkintoneを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。
1.freeeサインで書類のステータスが完了になったらSlackに通知
このテンプレートは、freeeサインで書類のステータスが完了になったら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルは自由にカスタマイズ可能です。
通知内容を手動で入力する必要がなくなり、入力時間の削減が見込めます。
■概要
freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・契約書作成に活用している方
・帳票類の一元管理を行なっている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは作成した契約書に関連する一連の業務を円滑に行うために有効なツールです。
しかし、freeeサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を毎回手作業で更新するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
効率的に業務を進行し生産性向上をしたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとfreeeサインで契約が完了後、自動でMicrosoft Excelの情報を更新し、手作業によるヒューマンエラーを回避します。
手作業によるミスや漏れを防ぐことで、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・freeeサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2. kintoneからfreeeサインで契約書を送信する
このテンプレートは契約書の作成をkintoneのレコードページから行うことができます。
作成する契約書の内容をkintoneのレコード内容から引用することで、ヒューマンエラーのリスク回避が期待できます。
■概要
kintoneからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・企業間の帳票類作成を担当している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2.kintoneで案件の進捗状況を管理している企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票類に関連する業務を効率化するために有効的なツールです。
kintoneに登録されている情報を基に契約書を作成することで情報を関連づけることができ、管理をスムーズにします。
しかしkintoneの登録情報を毎回手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、非効率的で時間がかかります。
このフローを使用すると、契約書の作成をkintoneのレコードページから行うことができます。
作成する契約書の内容をkintoneのレコード内容から引用することで、ヒューマンエラーのリスクを回避することができます。
また作成した契約書を自動で送付まで完了することができるため、手作業を省き業務効率化に繋げます。
■注意事項
・freeeサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
3.kintoneのステータスが更新されたらfreeeサインで契約書を送付
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、freeeサインを使用して契約書を自動的に送付します。
ステータスの更新を都度確認する必要がなくなり、業務の手間が省けます。
作成する契約書の内容をkintoneのレコード内容から引用することで、ヒューマンエラーのリスク回避も期待できます。
◼️概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、freeeサインを使用して契約書を自動的に送付します。
送付先のメールアドレスや送付者名は自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.kintone、freeeサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.kintoneの「ステータスが更新されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.freeeサインの「契約書をテンプレートから作成」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、埋め込み項目などの設定を行ってください。
4.freeeサインの「契約書を送信」というオペレーションで、kintoneから取得したメールアドレスを設定してください。
◼️注意事項
・kintone、freeeサインそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・kintoneに契約書に必要な情報（送付先メールアドレス、名前、企業名など）が登録されている必要があります。
・事前にfreeeサインでテンプレートの設定を行ってください。
今回ご紹介した、freeeサインとkintoneを連携させて契約完了時に自動で情報を更新するフローは、ビジネスプロセスの効率化が期待できます。
実際には手動でのデータ入力を省くことで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待でき、営業や総務部門における業務スピードの向上が見込めます。
また、素早い情報共有が可能になることで、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、スムーズな顧客対応も目指すことができそうです。
Yoomを使えば連携設定も簡単で、プログラミング知識がない初心者でも導入可能です。
ぜひこの機会に連携に挑戦して、業務の自動化を進めてみてください！
