freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする方法

ステップ1：freeeサインとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

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freeeサインとYoomの連携

検索する

検索ボックスにfreeeサインと入力し、freeeサインのアイコンをクリックします。

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ログインする

以下の画像のような画面が表示されるので、今回連携したいアカウントでログインしましょう。

ログインが完了すると、マイアプリの画面にfreeeサインが表示されます。
続いてMicrosoft SharePointのマイアプリ連携を行います。

画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にMicrosoft SharePointと入力し、表示された候補をクリックします。

Microsoft365のアカウントを選択する画面が表示されます、
今回連携するアカウントを選択しましょう。

パスワードの入力を行いサインインします。

マイアプリの画面にMicrosoft SharePointが表示されます。

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今回使用するアプリのマイアプリ登録が完了したので、次のステップへ進みましょう。

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ステップ2：テンプレートをコピーする

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック

2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック

3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

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※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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 フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

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ステップ3：トリガーとなるfreeeサインのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft SharePointのオペレーション設定

以下の画像のような画面が表示されるので、「文章の状態が変更されたら」をクリックします。

今回連携するfreeeサインのアカウント情報と間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

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アプリトリガーのWebhookイベント受信設定の画面が表示されます。
内容に従って設定を行いましょう。

設定が完了したら、テストを実行し「保存する」をクリックします。

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以下の画面の「契約書ファイルを取得」をクリックします。

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以下の画像のような画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

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API接続設定の画面となり、「契約書ID」の箇所に「{{書類ID}}」と入力されています。
このままテストを実施し、テスト成功を確認後「次へ」をクリックしましょう。

最後にMicrosoft SharePointへアップロードする設定を行います。

以下の画面の「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。

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連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、連携するMicrosoft SharePointのアカウントに間違いがないか確認し「次へ」をクリックしましょう。

API接続設定画面が表示されます。
各項目をクリックすると、入力欄の下に「候補」が表示されます。
連携したアカウントを元に内容を入力していきましょう。

入力が完了したらテストを実行し、テスト完了を確認後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

 今回使用したフローボットテンプレート

①freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する

freeeサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。このテンプレートを活用することで、freeeサインで締結された契約書の情報をMicrosoft Teamsでスムーズに共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや連絡漏れなどの発生を抑えられます。

②freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する‍

freeeサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。このテンプレートを活用するとfreeeサインで契約が完了したら、kintoneのレコードに完了の時間を追加します。自動化によって手作業を省きコア業務に時間をかけることができるため、生産性向上に繋げます。

③kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローです。このテンプレートを使用することで、目視確認や手動操作をすることなく、kintoneに取引先が登録されたら自動的にフォルダを作成し管理することが可能です。

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まとめ

今回はfreeeサインとMicrosoft SharePointを連携させ、契約書を自動的にアップロードする方法をご紹介しました。freeeサインとMicrosoft SharePointの連携により、契約管理の効率化とコンプライアンスの強化が実現できます。ノーコードで簡単に設定できるため、業務の効率化を図りたい方に最適です。契約書の自動アップロードにより、手作業を削減し、業務の透明性を高めることが可能です。これにより、法務・総務担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

ぜひYoomの自動化を活用し、業務の効率化を実感してみてくださいね！