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freeeサインとSlackを連携することで、書類の完了ステータスをリアルタイムで通知し、業務の効率化を図る方法を紹介します。日常的にfreeeサインとSlackを利用している方にとって、この自動化は手間を省き、業務のスピードを向上させる絶好の機会です。
作業状況をリアルタイムで把握することで、書類のステータスが「完了」になるたびにSlackで通知を受け取る仕組みを導入できます。これにより、従業員はfreeeサインの管理画面を逐一確認する必要がなくなります。例えば、契約書の締結後すぐに実施されるプロジェクト準備や商品の発送など、リアクションが求められる場面でスムーズな対応が可能になります。その結果、従業員の作業負担が軽減され、効率的な業務フローが実現します。
人的エラーを、最小限に抑えることができます。紙媒体やメールベースでの確認作業では、確認漏れや対応の遅延が発生するリスクがあります。Slack通知により、書類の完了ステータスが自動で共有されるため、重要な手続きを見逃す可能性が低下します。例えば、重要な契約が締結された直後にSlackで通知を受け取り、関連部署が即座に次のアクションを起こせる環境を整えることで、二重作業や手続きの抜け漏れといったミスを防ぐことにつながります。
Slackの通知機能を活用することで、書類完了の情報が関連部署全体で共有されます。これにより、営業チームが契約完了を把握したらすぐにフォローアップ活動を開始し、バックオフィスチームが請求書発行などの次の業務に取り掛かる、といった円滑な連携が可能です。例えば、Slackの専用チャンネルで通知を設定すれば、他のメンバーへの共有が自動化され、業務全体のスピード感の向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、freeeサインとSlackを連携して、freeeサインで書類の完了のステータスをSlackに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
freeeサインのデータベースにレコードが登録されたことをfreeeサインのAPIを利用して受け取り、
Slackの提供するAPIを用いてSlackの指定のチャンネルにfreeeサインで登録されたレコードデータを検知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・freeeサインとSlackをマイアプリに登録する
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるfreeeサインのトリガー設定と、その後に続くSlackのオペレーション設定
・トリガーをONにして、freeeサインとSlackの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
freeeサインと入力しましょう。
検索ボックスにfreeeサインと入力し、freeeサインのアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるので、今回連携したいアカウントでログインしましょう。
ログインが完了すると、マイアプリの画面にfreeeサインが表示されます。
次にSlackのマイアプリ登録を行います。
Slackのマイアプリ連携と同様、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、
画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSlackと入力し、候補に表示されるSlackをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるため、赤枠内の「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリにチャネルトークとSlackが表示されていることが確認できれば、マイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下のフローボットの画面になるので、赤枠内の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションの設定の画面では、今回連携するfreeeサインのアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
freeeサインの画面にてWebhookの設定が必要なので、以下の画面からWebhookURLをコピーし設定を行います。
※Webhookの設定についてはこちらをクリックしてください。
設定が完了したらテストを実行し、テスト完了確認後「保存する」をクリックしましょう。
続いてSlackへの通知設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面で、Slackの連携アカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定の画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。
・投稿先のチャンネルID：入力欄をクリックすると連携したSlack内のチャンネルを選択できます。
・メッセージ：送信するメッセージ内容を記載します。「@メンバーID」でメンションをつけることも可能です。
入力が完了したらテストをクリックし、テスト完了を確認後「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
①kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付する
kintoneから1クリックで契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して契約書を作成しfreeeサインで送付し、契約書に関わる一連の業務を大幅に短縮することが期待できます。
②入力フォームに見積もり情報が入力されたら、freee請求書で見積書を発行し、Slackに通知する
入力フォームに見積もり情報が入力されたら、freee請求書で見積書を発行し、Slackに通知するフローです。このフローを使うと、Yoomの入力フォームに決められた見積もり情報を入力するだけで、freee請求書にアクセスすることなく見積書を発行できるので手間を省くことに繋がります。
③Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Slackに通知する
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Slackに通知するフローです。このフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了後に内容をAIで文字起こしと要約して議事録化したものをSlackに通知します。これによって作成担当者の手間を省くことにつながります。
freeeサインとSlackの連携により、書類の完了ステータスをリアルタイムで通知することで、業務の効率化とミスの削減が可能になります。これにより、チーム間の連携が強化され、業務全体のスピード感が向上します。ノーコードで簡単に設定できるため、 ぜひ実際の業務にYoomを取り入れ、効率化を体験してくださいね！
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