freeeサインで契約が完了した後にSPIRALのデータも自動更新する方法

以下の4つの工程で設定できます。

1. freeeサインとSPIRALをマイアプリ登録
2. テンプレートを開く
3. トリガーとアクションを設定
4. freeeサインとSPIRALの自動化の動作確認

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ステップ1:freeeサインとSPIRALをマイアプリ登録

freeeサインとSPIRALをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を先に済ませておけば、自動化設定がスムーズになります。

まずは、freeeサインのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からfreeeサインを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、freeeサインにログインしましょう。

続いて、SPIRALのマイアプリ登録を行うため、先ほどと同様にSPIRALを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行ってください。
こちらからAPIエージェントの作成方法と設定方法を確認しましょう。

マイアプリにfreeeサインとSPIRALが表示されていれば、マイアプリ登録完了です。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページより変更してください。
最初に、freeeサインの設定から行うため、「文書の状態が変更されたら」をクリックしましょう。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「freeeサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→文書の状態が変更されたら
  

以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーします。
コピーが完了したら、freeeサインの管理画面に移動し、設定しましょう。
完了後、Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行したら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、契約の完了有無によって分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※分岐をするには一部有料プランでご利用いただける機能（オペレーション）です。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→文書の状態が変更されたら
• 「アウトプット」→書類の状態

分岐条件

• 「書類の状態」、「値と等しい」、「完了」

確認できたら「保存」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「SPIRALと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→レコードを更新
  

以下の画面が表示されたら、「アプリID」と「データベースID」を設定しましょう。

スクロールして、「レコードID」を設定してください。
freeeサインのアウトプットを使用して、「書類ID」を選択します。
赤枠内の矢印をクリックすることで、アウトプットを確認できます。
※今回はfreeeサインの書類IDとSPIRALのレコードIDが同一の状態で管理されていることを前提としています。

スクロールし、「レコード情報」を設定します。

• 「フィールドの識別名」→任意で設定
• 「値」→freeeサインのアウトプットを使用して設定
  ※以下の赤枠内にfreeeサインのアウトプットが表示されます。
  以下は例として設定しているので、更新したい情報を任意で設定してください。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:freeeサインとSPIRALの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

その他のfreeeサインとSPIRALを使った自動化の例

1.SPIRALからfreeeサインで契約書を自動送信するフローです。
‍契約書の作成と送信が自動化され、手作業が不要になります。
‍Chrome拡張機能トリガーを使用することで、SPIRALのページからトリガーを起動することができます。

2.freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルを自動的にアップロードするフローです。
‍常に最新のデータを確認できるため、間違って古いデータを取得してしまうミスがなくなります。
手動でファイルをアップロードすると、アップロードを忘れる可能性がありますが、自動化の導入により防ぐことができます。

3.freeeサインで書類のステータスが完了になったら、Chatworkに自動通知するフローです。
ステータス更新後に通知が自動化されるため、見逃す心配がありません。
更新されたらすぐにChatworkに通知されるため、確認作業が素早くなります。
送信先を自由に設定できるため、チーム内や個人への通知が可能です。

まとめ

freeeサインとSPIRALの連携による契約完了後の自動更新は、業務効率と正確性向上が期待できます。
これにより、契約の完了確認が不要になり、担当者が他の業務に集中できる環境が整うでしょう。
特に、契約数が多い場合、手動更新は手間と時間がかかるので、この自動化は役立つでしょう。
更新作業が手間だと感じている方は、この自動化を導入してみてください。

Yoomの自動化は難しい操作やコード入力はなく、誰でも簡単に行えます。
今回ご紹介した自動化が気になる方は、こちらから確認してください。