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ビジネスの現場において、契約完了後のデータ更新は正確かつ迅速に行うことが重要です。
一方で、手作業のデータ更新では、ミスが起こりやすく、効率面での課題でもあります。
本記事では、freeeサインで契約が完了した際に、SPIRALでデータを自動更新する方法をご紹介します。
この自動化を導入すれば、正確なデータ更新が可能になり、ミスを削減できるでしょう。
freeeサインで契約が完了した際に、SPIRALを自動更新することができます。
手動によるデータ更新は、入力ミスや二重更新といったヒューマンエラーが起こりやすくなります。
しかし、freeeサインとSPIRALを自動更新することで、その問題を解決できるでしょう。
例えば、複数の契約書管理を行う担当者の場合自動化を導入することで、これまで更新作業に費やしていた時間をコア業務に充てられるようになるかもしれません。
このように、ミスの発生を減らし、データの修正も不要となるため、時間を短縮しつつ正しいデータ管理が期待できます。
freeeサインとSPIRALを連携すると、手動でSPIRALのデータを更新する手間が省け、スムーズに作業が進むでしょう。
更新作業が効率化されることで、契約管理の担当者はfreeeサインでの契約完了を確認する必要がなくなり、そのスキマ時間を使って他の業務に取り組むことができるかもしれません。
さらに、契約数が多い場合でも自動的に更新されるため、シームレスな運用ができるようになり、業務効率の向上が期待できます。
今回は「freeeサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
以下の4つの工程で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行ってください。
すでにYoomを利用中の方はログインしましょう。
[Yoomとは]
freeeサインとSPIRALをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を先に済ませておけば、自動化設定がスムーズになります。
まずは、freeeサインのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からfreeeサインを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、freeeサインにログインしましょう。
続いて、SPIRALのマイアプリ登録を行うため、先ほどと同様にSPIRALを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行ってください。
こちらからAPIエージェントの作成方法と設定方法を確認しましょう。
マイアプリにfreeeサインとSPIRALが表示されていれば、マイアプリ登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページより変更してください。
最初に、freeeサインの設定から行うため、「文書の状態が変更されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーします。
コピーが完了したら、freeeサインの管理画面に移動し、設定しましょう。
完了後、Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行したら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、契約の完了有無によって分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※分岐をするには一部有料プランでご利用いただける機能（オペレーション）です。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
確認できたら「保存」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「アプリID」と「データベースID」を設定しましょう。
スクロールして、「レコードID」を設定してください。
freeeサインのアウトプットを使用して、「書類ID」を選択します。
赤枠内の矢印をクリックすることで、アウトプットを確認できます。
※今回はfreeeサインの書類IDとSPIRALのレコードIDが同一の状態で管理されていることを前提としています。
スクロールし、「レコード情報」を設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
1.SPIRALからfreeeサインで契約書を自動送信するフローです。
契約書の作成と送信が自動化され、手作業が不要になります。
Chrome拡張機能トリガーを使用することで、SPIRALのページからトリガーを起動することができます。
2.freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルを自動的にアップロードするフローです。
常に最新のデータを確認できるため、間違って古いデータを取得してしまうミスがなくなります。
手動でファイルをアップロードすると、アップロードを忘れる可能性がありますが、自動化の導入により防ぐことができます。
3.freeeサインで書類のステータスが完了になったら、Chatworkに自動通知するフローです。
ステータス更新後に通知が自動化されるため、見逃す心配がありません。
更新されたらすぐにChatworkに通知されるため、確認作業が素早くなります。
送信先を自由に設定できるため、チーム内や個人への通知が可能です。
freeeサインとSPIRALの連携による契約完了後の自動更新は、業務効率と正確性向上が期待できます。
これにより、契約の完了確認が不要になり、担当者が他の業務に集中できる環境が整うでしょう。
特に、契約数が多い場合、手動更新は手間と時間がかかるので、この自動化は役立つでしょう。
更新作業が手間だと感じている方は、この自動化を導入してみてください。
Yoomの自動化は難しい操作やコード入力はなく、誰でも簡単に行えます。
今回ご紹介した自動化が気になる方は、こちらから確認してください。
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