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GaroonとAirtableを連携し、承認済みのワークフローの内容を自動的にAirtableに反映する方法をご紹介します。
この自動化を活用することで、手動で入力する手間が省け、業務をより円滑に進められるでしょう。
複数のタスクを進行している場合でも、負担の軽減や作業の効率化が図られ、結果的にチーム全体のストレスも軽減できるはずです。
GaroonとAirtableの連携メリットと自動化の設定方法を詳しく説明します。
Garoonでワークフロー承認後の内容を元にAirtableに自動登録することで、確認や処理を手動で行う必要がなくなるため、担当者の負担を軽減できます。
複数の業務を並行して進めている場合でも、自動処理によりヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
たとえば、休暇申請の承認プロセスを自動化することで、承認内容をAirtableに登録する時間が短縮され、人事担当者は他の業務に取り組む余裕が生まれるはずです。
Airtableに自動でデータが登録されるため、業務の進行状況を可視化することができます。
たとえば、Garoonで交通費を申請し、承認されたら、Airtableにも自動登録されるため、経理担当者はその後の作業をスムーズに行えるでしょう。
これにより、どちらのアプリを確認しても承認内容が確認できるため、アプリ間の移動が不要になります。
業務の進行状況を一目で確認できるため、チーム全体の生産性向上も期待できます。
[Yoomとは]
今回は「Garoonでワークフローが承認されたらAirtableにレコードを登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらAirtableにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Airtableを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・承認フローの透明性を高めたい管理者
・情報の一元管理を行う事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonで業務フローを一貫して管理することは、業務プロセスや意思決定を円滑に行うことにつながります。
さらにAirtableのデータベースで案件を管理することで、タスクを確実に完了させることができます。
しかし、Garoonの情報を手入力でデータベースに入力することは、非効率的で時間がかかります。
手入力をなくし、業務進行をよりスムーズに行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報を自動でAirtableにレコード追加するため、手作業を省き入力にかかっていた時間を削減することができます。
また、情報を引用して登録を行うことで情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Garoon、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
YoomにGaroonとAirtableを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすることで、後の自動化の設定が簡単に行えます。
まずは、Garoonとのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、Garoonを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面が表示されたら、説明文を確認し、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
続いてAirtableのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して設定を行ってください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリ欄にGaroonとAirtableが表示されます。
自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらAirtableにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Airtableを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・承認フローの透明性を高めたい管理者
・情報の一元管理を行う事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonで業務フローを一貫して管理することは、業務プロセスや意思決定を円滑に行うことにつながります。
さらにAirtableのデータベースで案件を管理することで、タスクを確実に完了させることができます。
しかし、Garoonの情報を手入力でデータベースに入力することは、非効率的で時間がかかります。
手入力をなくし、業務進行をよりスムーズに行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報を自動でAirtableにレコード追加するため、手作業を省き入力にかかっていた時間を削減することができます。
また、情報を引用して登録を行うことで情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Garoon、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にGaroonの設定から行うため、「ワークフローが承認されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いてAirtableの設定を行うため、「レコードを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認しましょう。
スクロールして、説明文を確認し、「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」の設定をしてください。
スクロールし、「フィールド情報」の設定を行いましょう。
「フィールド名」に合う項目をAirtableのアウトプットを利用して設定します。
※赤枠の矢印をクリックすると、Airtableのアウトプットを利用できます。
{{申請ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
他の項目の設定も同様に行いましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.Garoonのカレンダーに予定が更新されたら、Googleカレンダーの予定も自動更新するフローです。
それぞれのアプリに予定登録を行う必要がなくなるので、スムーズに予定管理ができるでしょう。
■概要
GaroonとGoogleカレンダーを併用していると、それぞれの予定を手作業で入力・更新する手間が発生し、更新漏れや二重登録の原因になることがあります。このワークフローは、GaroonとGoogleカレンダーの連携を自動化するものであり、Garoonで予定が更新されると、その内容がGoogleカレンダーにも自動で反映されるようになります。手作業によるスケジュールの二重管理から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.kintoneにレコードが追加されたら、自動的にGaroonに予定を登録するフローです。
kintoneに追加された予定がGaroonにも反映されるため、予定の漏れや抜けを防ぐことができます。
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理する中で、関連する打ち合わせやタスクをGaroonのスケジュールに手作業で登録しているケースは多いのではないでしょうか。この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れや日時の間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでGaroonへの予定登録が自動で実行され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Airtableで取引先が登録されたら、Google Driveにフォルダを自動作成するフローです。
取引先を登録するたびにフォルダを作成する手間が省けるため、時間短縮につながります。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
4.指定のスケジュールになったら、自動的にAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付するフローです。
定型業務の自動化により、メールの送信漏れを防げます。
■概要
指定のスケジュールになったらAirtableで指定の内容のレコードを検索し、Gmailに連携して検索した内容についてメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで顧客ごとのタスク管理を行なっている方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャーや部門長などの責任者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
2.Gmailを業務で使用している方
・他のGoogleのツールと合わせて使用している企業の方
・他者とのやり取りをする事務職担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一定の期間ごとにタスク管理を自動で行えるため、タスクの漏れを防ぎ、業務効率化することができます。
■注意事項
・Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携させてください。
GaroonとAirtableの連携により、承認後のワークフローをAirtableに自動登録でき、手動作業を削減して、業務効率の向上が期待できるでしょう。
また、複数のプロセスが進行している場合でも、スムーズな対応が可能になり、結果的にチームの作業負担が軽減されます。
ぜひ、Yoomでアプリを連携し、自動化テンプレートを利用してみてください。
気になった方は、こちらから無料登録をしてください。
