GaroonとAirtableを連携して、承認が完了したワークフローの内容を自動登録してみた！

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. ワークフローが承認された際に起動するフローボットの設定
2. レコードを作成するアクションの設定

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GaroonとAirtableをYoomと接続する方法

YoomにGaroonとAirtableを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすることで、後の自動化の設定が簡単に行えます。

まずは、Garoonとのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、Garoonを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面が表示されたら、説明文を確認し、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。

続いてAirtableのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して設定を行ってください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、マイアプリ欄にGaroonとAirtableが表示されます。

Garoonでワークフローが承認されたらAirtableにレコードを登録する方法

自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にGaroonの設定から行うため、「ワークフローが承認されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更
• 「Garoonと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→ワークフローが承認されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、ご注意ください。
• 「サブドメイン」、「申請フォームID」→説明文を確認して設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いてAirtableの設定を行うため、「レコードを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更
• 「Airtableと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→レコードを作成
  

以下の画面が表示されたら、注意事項を確認しましょう。

スクロールして、説明文を確認し、「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」の設定をしてください。

スクロールし、「フィールド情報」の設定を行いましょう。
「フィールド名」に合う項目をAirtableのアウトプットを利用して設定します。
※赤枠の矢印をクリックすると、Airtableのアウトプットを利用できます。
{{申請ID}}←アウトプットはこのように表示されます。

他の項目の設定も同様に行いましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGaroonとAirtableを使った自動化の例

1.Garoonのカレンダーに予定が更新されたら、Googleカレンダーの予定も自動更新するフローです。
それぞれのアプリに予定登録を行う必要がなくなるので、スムーズに予定管理ができるでしょう。

2.kintoneにレコードが追加されたら、自動的にGaroonに予定を登録するフローです。
kintoneに追加された予定がGaroonにも反映されるため、予定の漏れや抜けを防ぐことができます。

3.Airtableで取引先が登録されたら、Google Driveにフォルダを自動作成するフローです。
取引先を登録するたびにフォルダを作成する手間が省けるため、時間短縮につながります。

4.指定のスケジュールになったら、自動的にAirtableのレコードを検索し、Gmailに連携してメールを送付するフローです。
定型業務の自動化により、メールの送信漏れを防げます。

まとめ

GaroonとAirtableの連携により、承認後のワークフローをAirtableに自動登録でき、手動作業を削減して、業務効率の向上が期待できるでしょう。
また、複数のプロセスが進行している場合でも、スムーズな対応が可能になり、結果的にチームの作業負担が軽減されます。
ぜひ、Yoomでアプリを連携し、自動化テンプレートを利用してみてください。

気になった方は、こちらから無料登録をしてください。