簡単設定で実現！Garoonの承認後にMicrosoft Excelに承認情報を自動登録する方法

ステップ3:GaroonとMicrosoft Excelの連携設定

0) このフローはGaroonの情報をMicrosoft Excelに追加するため、事前にGaroonの情報に対応するMicrosoft Excelデータベースを作成する必要があります。
Garoonから取得できるアウトプット情報は以下の内容です。
画像を参考に必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。

1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。

2) 以下のような表示が出てきます。

右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックして、フローを編集していきます。
タイトルや詳細は、クリックすると変更可能です。
適宜変更してください。

3)「アプリトリガー　ワークフローが承認されたら」をクリックします。

4) アクションは「ワークフローが承認されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法はこちらを参考にしてください。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力後、「テスト」をクリックし、成功したら「保存」します。

6) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

7) アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」を入力します。アプリ登録ができていると、アウトプット情報を活用できるので、事前に作成したExcelのドライブIDを候補から選択します。
入力後、「次へ」をクリックします。

8) 「追加するレコードの値」を入力します。
連携済みのGaroonのアウトプット情報を利用し、必要に応じて引用してください。
入力後、「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。

9)これで【Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelにレコードを登録する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら！

その他GaroonとMicrosoft Excelを使った自動化の例

他にもGaroonとMicrosoft Excelを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
1は今回紹介したフローと同様の流れで、Microsoft Excelに情報を追加します。
また、2や3はMicrosoft Excelではなく、他のアプリへ情報を登録するフローです。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。

1.Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
Garoonでのワークフロー承認されると、同時にMicrosoft Excelへのデータ追加が自動化されます。
手作業が不要になり、入力ミスや転記漏れのリスク軽減が見込めます。

2.Garoonでワークフローが承認されたらGoogleスプレッドシートにレコードを登録する
‍Garoonでのワークフロー承認されると、同時にGoogleスプレッドシートにレコードが自動で登録されます。
手作業が不要になり、入力ミスや転記漏れのリスク軽減が見込めます。

3. Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録する
Garoonワークフロー承認されると、同時にNotionにレコードが自動で追加されます。
手作業が不要になり、入力ミスや転記漏れのリスク軽減が見込めます。

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4.Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知する
Garoonワークフロー承認されると、同時にGmailで自動通知することが可能です。
担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務への集中が見込めます。
また承認状況を素早く把握できるため、次のアクションをスムーズに進めることができ、業務全体の効率化が期待できます。

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まとめ

GaroonとMicrosoft Excelの連携により手動作業の削減とデータの正確な共有が期待できます。
これらのアプリを利用しており、それぞれの操作に手間などを感じている場合は有効な連携手段となりえます。
Yoomを使えば、設定手順も簡単で、専門知識がなくても導入可能です。

ぜひ、この連携を活用して、業務効率とデータの一貫性を実現してください！

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