Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する方法

承認フローを行う上で情報の転記は必ず行われる作業ですが、申請が増えるにつれて対応業務も増えてしまって、操作に負担を感じる方も少なくないでしょう。
Yoomを活用してGaroonとMicrosoft Excelを連携すると、承認されたワークフローの情報を自動的にMicrosoft Excelに追加できるようになります！
例えば、承認されたワークフローのデータをMicrosoft Excelに追加し、さらに分析や報告に活用することが求められるケースもあるはずです。
そんな時にこの仕組みを導入しておくと、それぞれのアプリに同じデータを入力する作業から解放されるので、作業負担の軽減や時間短縮が期待できます。
本記事では、GaroonとMicrosoft Excelの具体的な連携方法や導入するメリットについて詳しく解説していきます！
業務の効率化を目指す方、必見の内容です！

とにかく早く試したい方へ‍

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する

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Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。

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GaroonとMicrosoft Excelを連携してできること

GaroonとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
これにより、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チームの連携を強化することができるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する

Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
手作業による転記作業が不要になり、入力ミスや転記漏れのリスクを軽減することができます。

Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する

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Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。

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サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する

サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
効率的なデータ管理と業務プロセスの最適化により、リソースの節約を図ることができます。

サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する

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サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。

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GaroonとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくGaroonとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／Microsoft Excel

[Yoomとは]

フローの作成方法

「Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローボットを作成してみましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GaroonとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Garoonのトリガー設定およびMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する

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Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。

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ステップ1：マイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Garoonの連携

入力欄にGaroonと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
「アカウント名」「ログイン名」「パスワード」を、注釈を確認し入力しましょう。
最後に「追加」を押してください。

Microsoft Excelの連携

以下の手順をご参照ください。

※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する

試してみる

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Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。

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テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

ステップ3:Garoonのトリガー設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「ワークフローが承認されたら」を選択します。

連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
次の画面で以下の項目を設定します。

• 「トリガーの起動間隔」:【何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
  5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
• 「サブドメイン」:「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●●」部分がサブドメインとなります。

• 「申請フォームID」:Garoon内右上歯車マーク→Garoon システム管理→各アプリケーションの管理→ワークフロー→申請フォームの一覧の順に進みます。

申請フォームの一覧が出るので、今回は有給休暇をサンプルに使います。
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届をクリックしましょう。

Garoon側でテストケースの有給休暇申請を行い、承認まで進めておきます。
以下の画面が出たら、Webブラウザのアドレスバーに表示されているURLの最後のほうに「fid=●●」とあるので、フローボットに戻り、それを申請フォームIDに入力します。

情報入力後、「テスト」を押しましょう。

テストに成功すると、以下のように表示されます。

作成したコンテンツの情報を「取得した値」として取得できます。
Microsoft Excelに自動転記したい項目をシートの一行目に入力しておきましょう。

• 申請ID
• ステータス
• 作成日時
• 申請番号
• 優先度が指定されているかどうか
• 申請者名
• 申請者のユーザーID
• 申請フォーム名
• 申請項目1～20

取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
つまり、Microsoft Excelへのデータ反映時にここで得た情報をそのまま反映することができる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。

ステップ4:Microsoft Excelにレコードを追加する設定

初めに、レコードを追加するシートをMicrosoft Excelで作成しておきましょう。
詳しい設定方法は以下ページもご参照ください。

• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して

作成が完了したらYoomに戻り設定を進めます。
「レコードを追加する」をクリック。

こちらも、連携するアカウント情報を確認します。

データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」:OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択
「ドライブID・アイテムID」:候補から選択

• 「シート名」:追加したいシートを選択
• 「テーブル範囲」:作成したシートに合わせ直接入力する
• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して

追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどMicrosoft Excelのシートにヘッダーを作成したので、それに合致する取得した値を組み込んでいきましょう。‍
各項目に前ステップで取得した値を引用することで、ワークフローの承認ごとに、毎回異なるデータが自動でMicrosoft Excelのシートに反映されます。

選択し終わったらテストします。
テストが成功すると、以下のように表示されました。

Microsoft Excel側を見てみましょう。

無事に登録されましたね！
反映結果に問題がなければ、『保存する』を押してください。

ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

GaroonとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGaroonとMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Garoonを活用した自動化例

Garoonの自動化を活用することで、予定管理やワークフロー通知の手間を削減できます。
例えば、Garoonでの予定登録をトリガーに、GoogleカレンダーやMicrosoft Teams、LINE WORKSへの予定連携や、SlackやGoogle Chatへの通知を自動化できます。
また、HubSpotやTrello、TimeRexと連携することで、営業やバックオフィスのスケジュール管理・情報共有をスムーズに行えます。 

Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに予定を連携する

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Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。

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Garoonで予定が登録されたらLINE WORKSのカレンダーに予定を登録する

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Garoonで新しい予定が登録されたらLINE WORKSのカレンダーにも予定を追加するフローです。

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Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsのカレンダーに連携する

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Garoonで予定が登録されたら、Teamsのカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。

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Garoonで予定が登録されたらSlackに通知する

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Garoonで予定が登録されたら、Slackの特定のチャンネルに通知するフローボットです。

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Garoonのカレンダーに予定が登録されたら、HubSpotのリードにメモを追加する

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Garoonのカレンダーに登録された予定のメモを、HubSpotのリードのメモにも追加するフローです。

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Garoonでワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知する

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Garoonでワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。

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Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知する

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Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知するフローです。

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Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録する

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Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録するフローです。

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TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期する

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TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期するフローです。

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Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

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Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。

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Microsoft Excelを活用した自動化例

Microsoft Excelを活用した自動化により、見積書や契約書の作成、予約情報やメール内容の転記、広告レポートの集計などの作業を効率化できます。
例えば、フォームやSlack、SalesforceからのデータをExcelに自動反映し、Outlookでの送付や日次レポート作成も自動化可能です。
営業担当者やバックオフィスの作業負荷を削減できる運用に特に有効です。 

Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する

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Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelのシートにも課題の内容を記載するフローボットです。Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。

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Googleフォームで回答が送信されたらGoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelに情報を連携

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■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方に自動で情報が追加されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた情報を手作業でデータ転記している方
・GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方でデータを管理しており、二重入力に手間を感じている方
・データ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Slackに投稿された内容をMicrosoft Excelに転記する

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■概要
Slackで共有された重要な情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記する際に手間や抜け漏れを感じていませんか？
特に、報告や依頼など、記録が必要なコミュニケーションは正確に管理したいものです。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿を検知し、投稿者やメッセージ内容などを自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに転記するため、こうした情報管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackの投稿内容を手作業でMicrosoft Excelに転記し、業務報告書などを作成している方
・複数人からの報告をSlackで受け、Microsoft Excelでタスクや進捗を管理しているチームリーダーの方
・手作業による情報転記の時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Slack、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する

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Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。

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Salesforceの商談情報からMicrosoft Excelで帳票を作成する

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Salesforceの商談ページからエクセルの雛形をもとに任意の帳票を発行し、Slackにファイルを送信します。商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。

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ホテル予約フォームが送信されたら、Microsoft Excelに予約情報追加

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■概要
・ホテル予約フォームが送信されたら、Microsoft Excelに追加してOutlookで一次返信を行うフローです。
・フォームの内容や追加するシートは自由に設定いただけます。
・フォームはリンクをコピーして共有いただけます。

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フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する

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■概要
・フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
・またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
・書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。

■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。

■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/EVC6m0E6HSlNmdXypTevGXEB1fgCihZnzjGnTgAbsWqTsw?e=nOQHGw

■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。

②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

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フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書類を発行し、メールで送付する

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■概要
・フォームに回答された内容を用いて、予め用意したエクセルの見積書雛形で見積書を発行し、メール送付を行います。
・見積書の発行と送付をフォームの回答のみで完了させることができます。

■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・書類発行を行うExcelシートを事前に用意します。

■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：社名や見積の明細情報などの質問項目を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※エクセルを使った書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9087832
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：①で予め取得したメールアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の文章を入力します。①で取得した社名や名前を埋め込むこともできます。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、値に発行した書類を選択します。
・テスト：次ページでテストを行うことも可能です。ただし、実際にメールが送付されるので宛先にはご注意ください。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307

■実際に起動させたフローボットのイメージ動画
・https://youtu.be/Ux3-vSwuSro

■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544

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入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形で契約書を発行し、Outlookで送付する

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入力フォームに入力された情報で、エクセルの雛形から申込書などの契約書のPDFを作成するフローボットです。

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毎日Meta広告（Facebook）からレポートを取得してMicrosoft Excelに記載する

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■概要
毎日指定の時間に前日のMeta広告（Facebook）からレポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。‍
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）を運用しているマーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）を日常的に運用し、その効果を測定・分析しているマーケティング担当者
・広告キャンペーンの効果を迅速に把握したいマーケティングマネージャー

2.データ分析やレポート作成を効率化したい方
・毎日手動でレポートを作成しているマーケティングアナリスト
・データ入力の手間を省き、より戦略的な業務に時間を割きたいデータアナリスト
・業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー

3.Microsoft Excelを活用している企業やチーム
・Microsoft Officeを導入している企業
・日常的にMicrosoft Excelを使ってデータ管理を行っているチームメンバー‍

■注意事項‍
・Meta広告（Facebook）、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

よくあるご質問