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「Garoonに追加された予定を見逃してた…」
「Garoonを開いて予定を確認するの面倒…」
こういったお悩みはありませんか？
予定情報の見落としは対応の遅れを招く可能性があり、ビジネスに影響を及ぼすリスクが高まります。
こういったお悩みはGaroonとチャットツールを連携することで、解決できるかもしれません！
たとえば、Garoonで予定が作成された際に、Microsoft TeamsやSlackに自動通知すれば、予定登録を見逃す心配がなくなるでしょう。
また、Garoonの予定登録をGmailやOutlookに通知することで、チーム内に通知することもできます！
「業務を効率化したいけど、難しい設定は苦手…」という方でも、簡単に設定できるので安心してください！
本記事では、Garoonの予定登録を通知する自動化の設定方法をご紹介します。
YoomにはGaroonを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Garoonで管理している重要な予定を、チームメンバーに都度共有するのは手間がかかり、共有漏れが発生することはないでしょうか。
また、外出先などですぐに確認したい場合もあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Garoonに新しい予定が登録されたタイミングで、自動でTelegramに通知できます。
これにより、リアルタイムでの情報共有が可能になり、重要な予定の見逃し防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いろいろな方法でGaroonのデータを自動で通知することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGaroonの自動通知を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Garoonでの投稿や更新を起点にして、チャットツールで自動通知できるフローです。
自動でGaroonの情報を通知できるため、把握漏れを防止したい方におすすめですよ！
■概要
Garoonで管理している重要な予定を、チームメンバーに都度共有するのは手間がかかり、共有漏れが発生することはないでしょうか。
また、外出先などですぐに確認したい場合もあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Garoonに新しい予定が登録されたタイミングで、自動でTelegramに通知できます。
これにより、リアルタイムでの情報共有が可能になり、重要な予定の見逃し防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Garoonで予定が登録されたら、Slackの特定のチャンネルに通知するフローボットです。
Garoonに予定が登録されたことを社内に通知したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Garoonでの投稿や更新を起点にして、メールを自動送信できるフローです。
Garoonを開かずに自動的に通知することが可能なため、承認漏れや対応遅延を防ぎ業務全体の効率化に繋がりますよ！
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をGmailのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとGmail間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGmailで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に貢献する一方で、ワークフローの承認状況をリアルタイムで把握することが難しいという課題があり、担当者はGaroonを頻繁に確認する必要があり、他の業務に集中することができなかったり対応が遅れるなどの問題が生じることがあります。
このフローを導入することで、承認完了をGmailで即座に通知して担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。また承認状況をリアルタイムで把握できるため、次のアクションを迅速に進めることができ、業務全体の効率化に繋がります。
■注意事項
・Garoon、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をOutlookのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとOutlook間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をOutlookで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に役立つツールですが、ワークフローの承認状況を常に確認するのは手間がかかり非効率的です。
このフローを導入すれば、Garoonでワークフローが承認された瞬間に自動でOutlookに通知メールが送信されます。これにより、承認状況をリアルタイムで把握することができ、次のアクションを迅速に進めることができます。また、承認漏れや対応遅延を防ぎ業務全体の効率化にも繋がります。
■注意事項
・Garoon、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それでは、さっそく実際にGaroonのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGaroonで予定が登録されたらTelegramに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Garoonで管理している重要な予定を、チームメンバーに都度共有するのは手間がかかり、共有漏れが発生することはないでしょうか。
また、外出先などですぐに確認したい場合もあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Garoonに新しい予定が登録されたタイミングで、自動でTelegramに通知できます。
これにより、リアルタイムでの情報共有が可能になり、重要な予定の見逃し防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1. Garoonの登録方法
Yoomにログインしたらマイアプリをクリック後、新規接続の順にクリックし、Garoonを検索してください。
Garoonの新規登録画面が表示されるので、お持ちの「アカウント名」、「ログイン名」、「パスワード」を入力し、「追加」をクリックしGaroonのマイアプリ連携完了です。
2. Telegramの登録方法
先ほど同様「新規接続」をクリックしたら、Telegramを検索しましょう。
「アカウント名」は任意の名称を設定してください。
「アクセストークン」はTelegramでBOTを作成した際に発行されたアクセストークンを設定しましょう。
入力完了後「追加」をクリックしTelegramのマイアプリ連携完了です。
ここからは、フローの作成方法についてご説明します！
Yoomのテンプレートを使用し簡単に自動化を設定していきましょう。
まずは、下記テンプレートページを開いて、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
■概要
Garoonで管理している重要な予定を、チームメンバーに都度共有するのは手間がかかり、共有漏れが発生することはないでしょうか。
また、外出先などですぐに確認したい場合もあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Garoonに新しい予定が登録されたタイミングで、自動でTelegramに通知できます。
これにより、リアルタイムでの情報共有が可能になり、重要な予定の見逃し防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーできたら、「OK」ボタンをクリックします。
まずは、Garoonアイコンの「予定が登録されたら」をクリックしてアプリトリガーの設定をしていきます！
次に表示される画面は初期設定済みです。
下記画像の通り情報に誤りが無いか確認できたら、「次へ」ボタンを押してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを選択することが可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使用することをおすすめします！
※注意事項：プラン内容により、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はご注意ください。
サブドメインは、欄外の注釈を参考に手動で設定してください。
ここまで設定が完了したら、Garoonに移り、テスト用に予定を新規で登録しましょう。（登録内容は自由に設定してOKです！）
新規の予定を登録したらYoomの画面に戻ります。
先ほどの画面下部にある「テスト」ボタンを押してください。
テスト成功後、アウトプットが取得されるので確認できたら「保存する」ボタンを押しましょう！
※参照：アウトプットについての説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
次は、Telegramアイコンの「メッセージを送信」という項目をクリックしアクションの設定をおこなっていきましょう！
トリガー同様、下記画面は初期設定済みです。
下記画像の通り情報に誤りが無いか確認できたら、そのまま次のページに進みましょう。
チャットIDは、枠内をクリックすると表示される候補の中から任意で選択してください。
メッセージの内容は、自由に設定してOKです！
デフォルトで下記画面のように設定されています。
この設定により、Garoonで新規に登録された予定の「タイトル」と「開始日時」を自動取得し、先ほど設定したTelegramのチャットIDに自動通知することができます。
使用したいアウトプットやメッセージの内容を自由に変更して設定してみましょう！
メッセージの内容を設定できたら、「テスト」ボタンを押してください。
テスト成功後、Telegramに通知が届くので、内容を確認し問題無ければ「保存する」ボタンを押しましょう。
すべての設定が完了すると、下記画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックし、フローボットを起動させ動作の確認をしてみましょう。
これで「Garoonで予定が登録されたらTelegramに通知する」フローの完成です！
Garoonのカレンダーの予定や承認情報を自動でMicrosoft Teamsに通知したり、Google スプレッドシートに追加したりできます。
また、Googleフォームに回答された予定情報をGaroonに自動的に反映することもできますよ！
■概要
Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。
GaroonとGoogleカレンダーの予定を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonで予定が登録されたら、Microsoft Teamsの特定のチャネルに通知するフローボットです。
Garoonに予定が登録されたことを社内に通知したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をGoogle スプレッドシート上で確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGoogle スプレッドシートで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとGoogle スプレッドシートを併用している部署
・承認完了をGoogle スプレッドシート上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務の効率化に役立つツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したり、チームメンバーに迅速に共有したい場合などで手作業での情報転記や通知は非効率です。
このフローにより、Garoonでの承認作業が完了すると直ぐにGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、手作業による転記や通知作業が不要になります。これにより、入力ミスや情報共有の遅延を防ぎ業務効率の改善になります。
またGoogle スプレッドシート上で承認情報が一元管理されるため、データ分析や可視化を容易に行うことができます。更にGoogle スプレッドシートはチームメンバー間での共有も容易なため、情報伝達の効率化にも貢献します。
■注意事項
・Garoon、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGaroonを併用しているチーム
・Googleフォームでイベント参加申し込みや面談予約を受け付けており、その情報をGaroonのスケジュールに自動で登録したい方
・手作業でのスケジュール登録の手間を省きたい方
・GoogleフォームとGaroonの情報を連携させ、スケジュール管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をGaroonのスケジュールに手動で転記する手間を省くことができ、大幅な作業時間の短縮に繋がります。
・回答内容に基づいて自動でGaroonに予定が登録されるため、ダブルブッキングすることを防ぎスケジュール管理を効率化することができます。
・Googleフォームの回答内容がGaroonに自動で登録されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・予約受付からスケジュール登録までを自動化することで、顧客への対応時間を軽減して顧客満足度の向上に貢献します。
■注意事項
・Googleフォーム、GaroonのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
Garoonの予定情報を自動的に通知できるようになれば、見逃しや対応漏れのリスクを減らせそうですよね。
特に、Garoonの予定をチャットツールやメールに通知する自動化は、チームや個人に通知可能なので、自由に通知先を選択できるのもメリットと言えるでしょう。
これにより、共有が必要な通知先に予定情報を送信できるため、共有も容易になるはずです！
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
これらの自動化はノーコードで簡単に設定できるため、誰でもご利用いただけます。
日々の業務に自動化を取り入れて、重要な情報をキャッチしましょう！
