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boardを活用すると営業や受発注業務、請求作業などの情報を効率よく登録でき大変便利です。
しかし、社内で申請した取引先の情報をその都度boardに手入力で登録するのは手間がかかります。
本記事では、ノーコードツールYoomを活用し、Garoonとboardを連携することで、Garoonのワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録できる方法をご紹介します。
入力作業の自動化で業務効率化とヒューマンエラーの削減が期待できます。
Garoonとboardを連携するメリットと、専門知識不要で誰でも簡単に連携できる手順を分かりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
[Yoomとは]
・複数のシステム間で取引先情報を手動で入力している企業の業務担当者
・業務効率化を目指して、ワークフロー自動化を検討している企業のIT担当者
・ヒューマンエラーを減らし、正確なデータ管理を目指している企業の品質管理担当者
・部門間の情報共有をスムーズにし、透明性を高めたいと考えている企業の管理職
Garoonとboardを連携すると、Garoonのワークフローで申請した取引先の情報を自動的にboardの発注先に登録できるため、手入力での作業を減らすことができます。
例えば、営業担当者が新規の取引先を登録する場合、従来は申請書を確認しながら、複数のシステムにそれぞれデータを入力する必要がありました。
このプロセスの自動化により、作業時間の短縮が実現できるため、他の業務に作業時間を振り分けられる可能性があります。
その結果、業務全体のフローがスムーズになり、処理速度の向上が期待できます。
データ入力やその確認作業を手動で行う場合、どうしてもヒューマンエラーが発生しがちです。
しかし、Garoonとboardを連携させることで、Garoonに申請された取引先をboardに自動登録できるため、このリスクを最小化できる可能性があります。
例えばboardの発注先として、取引先の企業名や住所、電話番号などを手入力する場合、誤字や転記ミスが発生する可能性がありますが、自動化により正確なデータをシステムに反映することができます。
その結果、請求書の送付ミスや納品先の誤配送などといった、後々発生する可能性のあるトラブルを未然に防ぐことが期待できます。
Garoonとboardの連携により、取引先情報を素早く関連部門と共有できるため、情報の透明性向上が見込まれます。
例えば、営業チームが新しい取引先との契約を結んだ際に、その情報を自動的にboardの発注先に反映することで、担当者が迅速に必要なデータにアクセスすることが可能です。
これにより、各部門間での伝達ミスや確認漏れを防げるため、素早く正確に対応できる体制を整えられる可能性があります。
複数の部署と円滑に連携できるため、全体的な業務効率の向上が期待できます。
ここからは、Garoonとboardを連携し、「Garoonのワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する」というフローの作成方法を解説していきます！
アプリ連携の操作に不安がある方でも、手順に従って進めればスムーズに設定が行えますよ。
〈以下プロセス作成していきます〉
・Garoonとboardをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・Garoonのトリガー設定と、boardのオペレーション設定
・boardの連携動作を確認
■概要
Garoonで承認された取引先情報を、都度boardに手入力していませんか？申請・承認フローは効率化できても、その後のデータ登録が手作業のままだと手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローは、Garoonのワークフロー承認をトリガーに、boardへ自動で発注先情報を登録します。手作業によるデータ登録の手間とミスをなくし、取引先管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは、こちらからYoomの無料登録をしてください。
※登録済みの方は、ログインしましょう。
1.Garoonの登録方法
「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からGaroonを選択してください。
赤枠の内容を参照し、Base64エンコードを用いて必須項目の入力を行ってください。
詳しくは、こちらをご確認ください。
アカウント名は任意のもので構いません。会社名や担当者名など、わかりやすいもので設定してください。
入力が完了したら「追加」をクリックして完了です。
2. boardの登録方法
次に「新規接続」から、boardを選択してください。
アカウント名とアクセストークンを入力します。
アカウント名：任意のアカウント名を登録
アクセストークン：APIトークンを入力してください
【APIトークンの取得方法】
boardの開発者用API設定を開き、ヘルプ記事を参考に新規トークン生成を行いましょう。
上記画像のようにAPIトークンが表示されます。
設定が完了したら、「保存する」をクリックして連携完了です。
続いて、下記のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
次のステップからは、早速フローを作成していきます！
■概要
Garoonで承認された取引先情報を、都度boardに手入力していませんか？申請・承認フローは効率化できても、その後のデータ登録が手作業のままだと手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローは、Garoonのワークフロー承認をトリガーに、boardへ自動で発注先情報を登録します。手作業によるデータ登録の手間とミスをなくし、取引先管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、「ワークフローが承認されたら」を設定していきましょう。
タイトル：任意で変更可能です。
Garoonと連携するアカウント情報：連携したいアカウントが選択されているのを確認してください。
トリガーアクション：「ワークフローが承認されたら」を必ず選択してください。
Garoonにサンプル用のワークフローを作成し承認してください。
トリガーの起動間隔：任意で設定してください。
※起動間隔はYoomの利用プランによって選択できない可能性があります。
サブドメイン：先ほど設定したサンプル用のGaroonのURL内から取得し設定してください。
申請フォームID：先ほど設定したサンプル用の申請フォームのURLより取得し設定してください。
テストを実行すると、先ほど設定した申請フォームの情報がアウトプットとして取得されます。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。
次に、「発注先の登録」を設定していきましょう。
タイトル：任意で変更可能です。
boardと連携するアカウント情報：連携したいアカウントが選択されているのを確認してください。
トリガーアクション：「発注先の登録」を必ず選択してください。
APIキー：注釈を参考に入力してください。
発注先名・発注先略称名・電話番号は上記画像のように設定されています。（すでに設定されているので、こちらは変更せずに進んでください。）
このように設定することで、Garoonでワークフローの承認がされたら「発注先名」、「発注先略称名」、「電話番号」を取得しboardの発注先に自動で登録することができます。
【補足事項】
※もし値が設定されていない場合は、上記画像を参考に設定してください。
テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。
すべての設定が完了したので、「トリガーをON」にしてください。
これで、「Garoonのワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する」フローが完成しました。
■概要
Garoonで承認された取引先情報を、都度boardに手入力していませんか？申請・承認フローは効率化できても、その後のデータ登録が手作業のままだと手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローは、Garoonのワークフロー承認をトリガーに、boardへ自動で発注先情報を登録します。手作業によるデータ登録の手間とミスをなくし、取引先管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも自動で更新するフローです。
このフローを活用すると、転記作業を自動化できるため、業務の効率化が期待できます。
また、ヒューマンエラーを削減し、異なるアプリ間で共有する情報の正確性を保てる可能性があります。
■概要
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
2.Salesforceを活用している方
・企業情報や案件管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件に関連するあらゆる情報の一元管理を行うことで、情報管理を円滑にするツールです。
しかしSalesforceとboardで情報を共有している場合に情報の更新を手作業するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用すると、Salesforceでステータスの更新が行われたら自動でboardにも反映します。
ヒューマンエラーの回避して異なるアプリ間で共有する情報の正確性を保ち、業務効率化を行うことができます。
■注意事項
・board、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2. kintoneのステータスが更新されたらboardで請求書を自動で発行するフローです。
このフローを活用すると、請求書の発行を効率化することができるため、生産性の向上を図ることが期待できます。
■概要
kintoneのステータスが更新されたらboardで請求書を発行するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで請求情報の管理をしている方
・kintoneへの請求情報の登録や更新を担当している方
・kintoneのデータを元にboardから請求書発行をしている方
2.請求業務でboardを利用している方
・請求書の発行でboardを活用している方
・boardからの請求書発行を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
請求書の発行をする際は多くの入力項目や確認事項があり、手動で作成しようとすると時間がかかってしまいます。
kintoneの情報を元に請求書の発行を行っている場合、データの入力ミスや転記漏れが発生する可能性もあり、効率化を図りたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneのステータスが更新されると自動でboardから請求書を発行することができるため、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
kintoneから請求書の発行に必要な情報を取得し、請求書の発行を効率化することができるため、生産性の向上を図ることが可能です。
このフローの後にチャットツールと連携することで、boardからの請求書の発行をスピーディーに把握できるため、請求書の確認依頼や送付をスムーズに行うことができます。
■注意事項
・kintone、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
3. Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も自動更新するフローです。
このフローを活用すると、Google スプレッドシートの情報を自動でboardに引用することができ、部門間における情報連携も不要となるため、顧客情報の整合性を保つことが期待できます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を行う方
・Google スプレッドシートで顧客情報を一元管理している方
・顧客情報を他のツールにも連携している方
2.業務でboardを利用している方
・boardで顧客情報を管理している方
・boardへの顧客情報の更新を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
部門間で顧客情報を別々のツールで管理している場合、データの不整合により業務運営に支障をきたす可能性があります。
また、Google スプレッドシートからboardへの顧客情報の更新を手動で行う場合、情報連携の手間や入力ミスの発生が懸念されます。
ツール間における顧客情報の更新を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されるとboardの顧客情報も自動で更新することができます。
部門間における情報連携も不要となるため、顧客情報の整合性を保つことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
本記事では、Garoonとboardを連携し、Garoonのワークフローで申請された取引先をboardの発注先に登録できる方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
このフローの活用で、入力作業を自動化でき、ヒューマンエラーが削減できる可能性があります。
また、他部署とも迅速に情報共有できるようになるので、情報の透明性向上が見込まれます。
Yoomでは、今回ご紹介した、Garoonとboard以外にも、多種多様なアプリと連携することができます！
ぜひ他の記事も見ていただき、業績向上のお役に立てればと思います。
