Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する方法

[Yoomとは]

GaroonとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

では早速、Yoomを使って今回使用する2つのアプリを連携していきましょう!
その前に、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウント発行をお願いします。30秒で始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。

登録が完了したら、「Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローボットを作成してみましょう。

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、使用しているGaroonとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Garoonの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面が出るので、入力していきます。

• アカウント名:管理用の名前を設定してください。
• アクセストークン:「ログイン名:パスワード」という形式につなげた文字列をbase64エンコードしたものを入力。
  ex)ログイン名→example＠ex.com　パスワード→1234111の場合、
  「example＠ex.com:1234111」をエンコード。
  

次にMicrosoft Excelを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をお願いします。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
テンプレートの名前を変更することも可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「ワークフローが承認されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
次の画面で以下の項目を設定します。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• サブドメイン

• 申請フォームID:Garoon内右上歯車マーク→Garoon システム管理→各アプリケーションの管理→ワークフロー→申請フォームの一覧の順に進みます。

申請フォームの一覧が出るので、今回は有給休暇をサンプルに使います。
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届をクリックします。

Garoon側でテストケースの有給休暇申請を行い、承認まで進めておきます。
以下の画面が出たら、Webブラウザのアドレスバーに表示されているURLの最後のほうに「fid=●●」とあるので、フローボットに戻り、それを申請フォームIDに入力します。
設定の入力が終わったらテストしましょう。

以下のアウトプットが取れるので、Microsoft Excelに自動転記したい項目をシートの一行目に入力しておきましょう。

• 申請ID
• ステータス
• 作成日時
• 申請番号
• 優先度が指定されているかどうか
• 申請者名
• 申請者のユーザーID
• 申請フォーム名
• 申請項目1～20

今回は以下のようにサンプルを用意しました。

フローボットに戻り、保存をクリック!(忘れずに!)
次に「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、以下の項目を設定します。

• ファイルの保存場所:OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択
• ドライブID・アイテムID:候補から選択
• シート名:追加したいシートを選択
• テーブル範囲:任意で選択。今回はA1:Hと設定します。

追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどMicrosoft Excelのシートにヘッダーを作成したので、それに合致するアウトプットを組み込んでいきましょう。

選択し終わったらテストします。
Microsoft Excel側を見てみましょう。

無事に登録されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。

ここまでお疲れ様でした!
プログラミングに詳しくない私でもできました!

GaroonとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGaroonとMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GaroonとMicrosoft Excelのその他の自動化例

Garoonに予定が登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加できるので、スケジュールのパターンやトレンドを把握し、業務の改善や効率化に役立てられる可能性があります。

Garoonを活用した自動化例

Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にメールを送信する

自動通知により、チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるようになるでしょう。

Garoonでワークフローが承認されたら追加・登録する

Garoonで承認が下りた際、情報の追加が自動的に完了するため、入力ミスや登録遅れを抑制できるはずです。

Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成して送付する

承認されたワークフローに基づいて自動的に書類が作成し送付することにより、手作業や待機時間を削減できると予想されます。

Microsoft Excelを活用した自動化例

登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加する

情報が追加後に自動的にMicrosoft Excelにも課題の内容を記載するため、同じ情報を転記する手間を減らせるでしょう。

受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する

一元的にデータを管理できるため、必要な情報をすぐに参照でき、迅速な対応や意思決定が行えるようになる可能性があります。

GaroonとMicrosoft Excelを連携するメリット

1. データ入力の自動化によるミスや重複の削減

手作業でのデータ入力は時間がかかる上に、入力ミスが発生するリスクも伴いますよね。
ですがアプリ同士を連携しておくと、手動でのデータ入力作業が不要となるので、データの重複や転記漏れも減るはずです！
<span class="mark-yellow">特に、日常的に大量のデータを扱う業務においては、大きなメリットがあるでしょう。</span>

2. 定期的なデータ更新が簡単に

ワークフローが承認されるとデータが自動的に更新されるため、常に最新の情報を保持できるようになります。
定期的な手動更新の手間が省けるので、データ入力に費やしていた時間を他の業務に充てられるようになるかもしれません。

まとめ

今回は「Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローボットをご紹介しました。
ワークフローの情報をMicrosoft Excelにも保存しておきたい方にはおすすめのフローボットではないでしょうか。
GaroonとMicrosoft Excelの連携により、手動でのデータ入力作業から解放され、業務効率の向上も図れるでしょう。

Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携設定が行えるので、専門知識がなくても安心して利用できますよ。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします!