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承認フローを行う上で情報の転記は必ず行われる作業ですが、申請が増えるにつれて対応業務も増えてしまって、操作に負担を感じる方も少なくないでしょう。
Yoomを活用してGaroonとMicrosoft Excelを連携すると、承認されたワークフローの情報を自動的にMicrosoft Excelに追加できるようになります！
例えば、承認されたワークフローのデータをMicrosoft Excelに追加し、さらに分析や報告に活用することが求められるケースもあるはずです。
そんな時にこの仕組みを導入しておくと、それぞれのアプリに同じデータを入力する作業から解放されるので、作業負担の軽減や時間短縮が期待できます。
本記事では、GaroonとMicrosoft Excelの具体的な連携方法や導入するメリットについて詳しく解説していきます！
業務の効率化を目指す方、必見の内容です！とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとMicrosoft Excelを併用している部署
・承認完了をMicrosoft Excel上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に欠かせないツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したい、あるいはデータ分析に利用したいというケースは少なくありません。しかし、Garoonの承認情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは、入力ミスが発生しやすいため業務効率の低下を招く可能性があります。
このフローにより、Garoonでのワークフロー承認と同時にMicrosoft Excelへのデータ追加が自動化されるため、手作業による転記作業が不要になり入力ミスや転記漏れのリスクを軽減しすることができます。
■注意事項
・Garoon、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GaroonとMicrosoft Excelを連携してできること
GaroonとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
これにより、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チームの連携を強化することができるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
手作業による転記作業が不要になり、入力ミスや転記漏れのリスクを軽減することができます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとMicrosoft Excelを併用している部署
・承認完了をMicrosoft Excel上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に欠かせないツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したい、あるいはデータ分析に利用したいというケースは少なくありません。しかし、Garoonの承認情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは、入力ミスが発生しやすいため業務効率の低下を招く可能性があります。
このフローにより、Garoonでのワークフロー承認と同時にMicrosoft Excelへのデータ追加が自動化されるため、手作業による転記作業が不要になり入力ミスや転記漏れのリスクを軽減しすることができます。
■注意事項
・Garoon、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
効率的なデータ管理と業務プロセスの最適化により、リソースの節約を図ることができます。
■概要
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクトマネージャー
・Garoonを使ってプロジェクトのスケジュールを管理し、そのスケジュール情報をMicrosoft Excelで一元管理したい方
・プロジェクトの進捗状況をExcelで可視化し、チーム全体で共有したい方
2.営業チーム
・Garoonに登録された営業予定をMicrosoft Excelに自動的に反映し、営業活動の計画と追跡を効率化したいチーム
・Microsoft Excelでのデータ分析を通じて、営業戦略の立案や改善に役立てたいチーム
3.管理部門
・Garoonでの予定登録をExcelに反映させ、社内全体のスケジュール管理やリソース配分を最適化したい方
・データの一元管理により、リソース管理や労働時間の把握を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・スケジュールのパターンやトレンドを把握し、業務の改善や効率化に役立てることができます。
・効率的なデータ管理と業務プロセスの最適化により、リソースの節約を図ることができます。
■注意事項
・Garoon、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GaroonとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくGaroonとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
「Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローボットを作成してみましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとMicrosoft Excelを併用している部署
・承認完了をMicrosoft Excel上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に欠かせないツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したい、あるいはデータ分析に利用したいというケースは少なくありません。しかし、Garoonの承認情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは、入力ミスが発生しやすいため業務効率の低下を招く可能性があります。
このフローにより、Garoonでのワークフロー承認と同時にMicrosoft Excelへのデータ追加が自動化されるため、手作業による転記作業が不要になり入力ミスや転記漏れのリスクを軽減しすることができます。
■注意事項
・Garoon、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
入力欄にGaroonと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
「アカウント名」「ログイン名」「パスワード」を、注釈を確認し入力しましょう。
最後に「追加」を押してください。
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとMicrosoft Excelを併用している部署
・承認完了をMicrosoft Excel上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に欠かせないツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したい、あるいはデータ分析に利用したいというケースは少なくありません。しかし、Garoonの承認情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは、入力ミスが発生しやすいため業務効率の低下を招く可能性があります。
このフローにより、Garoonでのワークフロー承認と同時にMicrosoft Excelへのデータ追加が自動化されるため、手作業による転記作業が不要になり入力ミスや転記漏れのリスクを軽減しすることができます。
■注意事項
・Garoon、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3:Garoonのトリガー設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「ワークフローが承認されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
次の画面で以下の項目を設定します。
申請フォームの一覧が出るので、今回は有給休暇をサンプルに使います。
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届をクリックしましょう。
Garoon側でテストケースの有給休暇申請を行い、承認まで進めておきます。
以下の画面が出たら、Webブラウザのアドレスバーに表示されているURLの最後のほうに「fid=●●」とあるので、フローボットに戻り、それを申請フォームIDに入力します。
情報入力後、「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
作成したコンテンツの情報を「取得した値」として取得できます。
Microsoft Excelに自動転記したい項目をシートの一行目に入力しておきましょう。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
つまり、Microsoft Excelへのデータ反映時にここで得た情報をそのまま反映することができる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
ステップ4:Microsoft Excelにレコードを追加する設定
初めに、レコードを追加するシートをMicrosoft Excelで作成しておきましょう。
詳しい設定方法は以下ページもご参照ください。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めます。
「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」:OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択
「ドライブID・アイテムID」:候補から選択
追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどMicrosoft Excelのシートにヘッダーを作成したので、それに合致する取得した値を組み込んでいきましょう。
各項目に前ステップで取得した値を引用することで、ワークフローの承認ごとに、毎回異なるデータが自動でMicrosoft Excelのシートに反映されます。
選択し終わったらテストします。
テストが成功すると、以下のように表示されました。
Microsoft Excel側を見てみましょう。
無事に登録されましたね！
反映結果に問題がなければ、『保存する』を押してください。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
GaroonとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGaroonとMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Garoonを活用した自動化例
Garoonの自動化を活用することで、予定管理やワークフロー通知の手間を削減できます。
例えば、Garoonでの予定登録をトリガーに、GoogleカレンダーやMicrosoft Teams、LINE WORKSへの予定連携や、SlackやGoogle Chatへの通知を自動化できます。
また、HubSpotやTrello、TimeRexと連携することで、営業やバックオフィスのスケジュール管理・情報共有をスムーズに行えます。
■概要
Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。
GaroonとGoogleカレンダーの予定を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonで新しい予定が登録されたらLINE WORKSのカレンダーにも予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.複数のカレンダーを同期させる必要がある方
2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとLINE WORKSを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・予定を二重で管理する必要がなくなるため手動での情報入力や更新作業が削減されま、作業のミスや漏れが少なくなり、管理者やユーザーの作業効率が向上します。
・Garoonで登録した予定がすぐにLINE WORKSに反映されるため、チーム全体が最新の情報を共有することができ会議の重複予防やスケジュールの調整がスムーズに行えます。
■注意事項
・Garoon、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonで予定が登録されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。
GaroonとMicrosoft Teamsのカレンダーの予定を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Garoonで予定が登録されたら、Slackの特定のチャンネルに通知するフローボットです。
Garoonに予定が登録されたことを社内に通知したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonのカレンダーに登録された予定のメモを、HubSpotのリードのメモにも追加するフローです。
Garoonのカレンダーに登録された予定情報（メモなど）をわざわざ確認しなくても、自動的にHubSpotにも予定情報が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
HubSpotに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Garoon、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとGoogle Chatを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・ワークフローが承認されるとすぐにメンバーはGoogle Chatで通知を受け取ることができ、承認の状況や次のステップについて即座に把握でき、迅速な対応が可能となります。
・承認情報に関連する他のデータや資料にも素早くアクセスでき、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、Google ChatとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・Slackを通じて承認情報が共有されることで、チーム内でのコミュニケーションと連携が強化されます。
・Slackの機能を活用してタスクのアサインやスケジュール管理などを効果的に行うことが可能です。
■注意事項
・Garoon、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGaroonを併用しているチーム
・Googleフォームでイベント参加申し込みや面談予約を受け付けており、その情報をGaroonのスケジュールに自動で登録したい方
・手作業でのスケジュール登録の手間を省きたい方
・GoogleフォームとGaroonの情報を連携させ、スケジュール管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をGaroonのスケジュールに手動で転記する手間を省くことができ、大幅な作業時間の短縮に繋がります。
・回答内容に基づいて自動でGaroonに予定が登録されるため、ダブルブッキングすることを防ぎスケジュール管理を効率化することができます。
・Googleフォームの回答内容がGaroonに自動で登録されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・予約受付からスケジュール登録までを自動化することで、顧客への対応時間を軽減して顧客満足度の向上に貢献します。
■注意事項
・Googleフォーム、GaroonのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexとGaroonの両方を利用するチーム
・TimeRexで登録した予定をGaroonのスケジュールにも自動で反映させたい方
・予定の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方
・TimeRexとGaroonで予定を常に同期させたい方
2.TimeRexを主に利用する担当者
・Garoonのスケジュール共有機能を活用してチームメンバーとの予定調整をスムーズに行いたい方
3.Garoonを主に利用するチームメンバー
・TimeRexで登録された予定をGaroon上で確認したい方
・TimeRexとGaroonの連携によって情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexとGaroonどちらもスケジュール管理に便利なツールですが、それぞれを別々に運用していると予定の二重登録や更新漏れが発生し、スケジュール管理が煩雑になりがちです。複数のメンバーが異なるツールを使用している場合や頻繁に予定変更が発生する場合などで手作業での同期作業は大きな負担となります。
このフローを活用すれば、TimeRexへの予定登録と同時にGaroonへの同期が自動化されるため、手作業による転記作業が不要になります。これにより、業務効率が大幅に向上してスケジュール管理のミスを削減することができます。
また、TimeRexとGaroonの予定が常に同期されるため、チームメンバー全員が最新のスケジュールを把握することもできるので円滑な連携も可能になります。
■注意事項
・TimeRex、GaroonのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TrelloとGaroonの両方を利用するプロジェクトチーム
・Trelloで管理しているタスクをGaroonのカレンダーにも自動で反映させたい方
・タスクのスケジュール情報をTrelloとGaroon間で手動で同期する手間を削減したい方
・Garoonのカレンダー上でタスクの進捗状況を視覚的に把握したい方
2.Trelloを主に利用する担当者
・Garoonのカレンダー共有機能を活用してチームメンバーとの予定調整をスムーズに行いたい方
・Trelloのタスク情報をGaroonに連携させることによってタスクの期限管理を強化したい方
3.Garoonを主に利用するチームメンバー
・Trelloで登録されたタスクをGaroonのカレンダー上で確認したい方
・TrelloとGaroonの連携によって情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはタスク管理に便利なツールですが登録されたタスクをGaroonのカレンダーに手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Trelloでタスクが登録されたら自動的にGaroonのカレンダーに必要な情報が追加され、プロジェクトメンバーはTrelloとGaroonの両方を確認する必要がなくなり最新の情報を効率的に共有することができます。また手作業による転記作業が不要になるため、業務効率が向上して入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Trello、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft Excelを活用した自動化例
Microsoft Excelを活用した自動化により、見積書や契約書の作成、予約情報やメール内容の転記、広告レポートの集計などの作業を効率化できます。
例えば、フォームやSlack、SalesforceからのデータをExcelに自動反映し、Outlookでの送付や日次レポート作成も自動化可能です。
営業担当者やバックオフィスの作業負荷を削減できる運用に特に有効です。
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方に自動で情報が追加されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Slackで共有された重要な情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記する際に手間や抜け漏れを感じていませんか？特に、報告や依頼など、記録が必要なコミュニケーションは正確に管理したいものです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿を検知し、投稿者やメッセージ内容などを自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに転記するため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceの商談ページからChrome拡張機能でエクセルの雛形をもとに任意の帳票PDFを作成し、Slackにファイルを送信します。
商談に紐づいている商品情報を用いて見積書や請求書などを作成することが可能です。
作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Teams、Chatworkなどの任意のチャットツールに送信が可能です。
■注意事項
・オンライン版のエクセルで雛形の用意が必要です。
・Salesforceの商談情報に商品情報を関連付けておく必要があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
ホテル予約フォームが送信されたら、Microsoft Excelに追加してOutlookで一次返信を行うフローです。
フォームの内容や追加するシートは自由に設定いただけます。
フォームはリンクをコピーして共有いただけます。
上記の文章に対して、下記の処理を行ってください。
タグを使用して適切な箇所に改行を加えてください。
見出しの部分にはタグを使用してください。
センテンス間はタグを2つ入れてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。
■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。
■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。
②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)
■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
■概要
フォームに回答された内容を用いて、予め用意したMicrosoft Excelの見積書雛形で見積書を発行し、メール送付を行います。
見積書の発行と送付をフォームの回答のみで完了させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見積書の雛形書類をMicrosoft Excelで作成されている方
2.見積書の作成を手作業で行い送付まで行っている方
3.見積書含む書類作成及び送付を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの内容で見積書を自動作成し、送付まで行えるので書類作成や送付時間を大きく短縮することができます。
・人によって見積書のフォーマットが変わらないので、内容不備などをなくすことができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・書類発行を行うExcelシートを事前に用意します。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：社名や見積の明細情報などの質問項目を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※エクセルを使った書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9087832
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：①で予め取得したメールアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の文章を入力します。①で取得した社名や名前を埋め込むこともできます。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、値に発行した書類を選択します。
・テスト：次ページでテストを行うことも可能です。ただし、実際にメールが送付されるので宛先にはご注意ください。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
※実際に起動させたフローボットのイメージ動画 https://youtu.be/Ux3-vSwuSro
■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
※詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544
◼️概要
入力フォームに入力された情報で、エクセルの雛形から申込書などの契約書のPDFを自動的に作成するフローボットです。
Microsoft Excelの任意の雛形を使用して自由に契約書を作成することが可能です。
作成した契約書をOutlookのメールで自動的に送付します。
◼️注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインで契約書の雛形を用意してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎日指定の時間に前日のMeta広告（Facebook）からレポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）を運用しているマーケティング担当者
2.データ分析やレポート作成を効率化したい方
3.Microsoft Excelを活用している企業やチーム
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのレポート作成の手間を省き、スピーディーで正確なデータを基にした意思決定が可能になります。
・広告効果の測定・分析がスムーズに行え、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・データの一貫性と正確性が保たれるため、マーケティング戦略の改善にも寄与します。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
今回は「Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローボットをご紹介しました。
ワークフローの情報をMicrosoft Excelにも保存しておきたい方にはおすすめのフローボットではないでしょうか。
GaroonとMicrosoft Excelの連携により、手動でのデータ入力作業から解放され、業務効率の向上も図れるでしょう。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携設定が行えるので、専門知識がなくても安心して利用できますよ。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします!
Q：この連携はどの料金プランから利用できますか？
A：
GaroonとMicrosoft Excelは、フリープランで利用できるツールです。
Yoomでは、各オペレーションの実行が「タスク」としてカウントされ、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローでは「レコードを追加する」＝ 1タスク
となるため、月100件までであれば無料プランでご利用いただけます。
なお、毎月90件以上の登録が想定される場合は、有料プランへの移行をおすすめしております。
Q：会社独自の申請項目も転記できますか？
A：
はい、会社独自の申請項目も問題なく転記できます。
複数項目にも対応しているため、Microsoft Excelに自動転記したい項目名をシートの１行目（ヘッダー部分）に設定しておいてください。
その項目名を基準に、対応するデータを転記できます。
Q：連携が失敗した場合の挙動は？
A：
連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
