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承認フローを行う上で情報の転記は必ず行われる作業ですが、申請が増えるにつれて対応業務も増えてしまって、操作に負担を感じる方も少なくないでしょう。
Yoomを活用してGaroonとMicrosoft Excelを連携すると、承認されたワークフローの情報を自動的にMicrosoft Excelに追加できるようになります！
例えば、承認されたワークフローのデータをMicrosoft Excelに追加し、さらに分析や報告に活用することが求められるケースもあるはずです。
そんな時にこの仕組みを導入しておくと、それぞれのアプリに同じデータを入力する作業から解放されるので、作業負担の軽減や時間短縮が期待できます。
本記事では、GaroonとMicrosoft Excelの具体的な連携方法や導入するメリットについて詳しく解説していきます！
業務の効率化を目指す方、必見の内容です！とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
GaroonとMicrosoft Excelを連携してできること
GaroonとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
これにより、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チームの連携を強化することができるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelのデータベースに情報を追加するフローです。
手作業による転記作業が不要になり、入力ミスや転記漏れのリスクを軽減することができます。
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
サイボウズのGaroonに予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを追加するフローです。
効率的なデータ管理と業務プロセスの最適化により、リソースの節約を図ることができます。
GaroonとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくGaroonとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
「Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローボットを作成してみましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：マイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
入力欄にGaroonと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
「アカウント名」「ログイン名」「パスワード」を、注釈を確認し入力しましょう。
最後に「追加」を押してください。
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3:Garoonのトリガー設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「ワークフローが承認されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
次の画面で以下の項目を設定します。
申請フォームの一覧が出るので、今回は有給休暇をサンプルに使います。
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届をクリックしましょう。
Garoon側でテストケースの有給休暇申請を行い、承認まで進めておきます。
以下の画面が出たら、Webブラウザのアドレスバーに表示されているURLの最後のほうに「fid=●●」とあるので、フローボットに戻り、それを申請フォームIDに入力します。
情報入力後、「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
作成したコンテンツの情報を「取得した値」として取得できます。
Microsoft Excelに自動転記したい項目をシートの一行目に入力しておきましょう。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
つまり、Microsoft Excelへのデータ反映時にここで得た情報をそのまま反映することができる、というわけです！
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
ステップ4:Microsoft Excelにレコードを追加する設定
初めに、レコードを追加するシートをMicrosoft Excelで作成しておきましょう。
詳しい設定方法は以下ページもご参照ください。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めます。
「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
