【ノーコードで簡単】GaroonとMicrosoft Excelを連携して、承認されたワークフローの情報を自動転記!

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、使用しているGaroonとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Garoonの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
以下の画面が出るので、入力していきます。

• アカウント名:管理用の名前を設定してください。
• アクセストークン:「ログイン名:パスワード」という形式につなげた文字列をbase64エンコードしたものを入力。
  ex)ログイン名→example＠ex.com　パスワード→1234111の場合、
  「example＠ex.com:1234111」をエンコード。
  

次にMicrosoft Excelを連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をお願いします。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
テンプレートの名前を変更することも可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「ワークフローが承認されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
次の画面で以下の項目を設定します。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• サブドメイン

• 申請フォームID:Garoon内右上歯車マーク→Garoon システム管理→各アプリケーションの管理→ワークフロー→申請フォームの一覧の順に進みます。

申請フォームの一覧が出るので、今回は有給休暇をサンプルに使います。
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届をクリックします。

Garoon側でテストケースの有給休暇申請を行い、承認まで進めておきます。
以下の画面が出たら、Webブラウザのアドレスバーに表示されているURLの最後のほうに「fid=●●」とあるので、フローボットに戻り、それを申請フォームIDに入力します。
設定の入力が終わったらテストしましょう。

以下のアウトプットが取れるので、Excelに自動転記したい項目をシートの一行目に入力しておきましょう。

• 申請ID
• ステータス
• 作成日時
• 申請番号
• 優先度が指定されているかどうか
• 申請者名
• 申請者のユーザーID
• 申請フォーム名
• 申請項目1～20

今回は以下のようにサンプルを用意しました。

フローボットに戻り、保存をクリック!(忘れずに!)
次に「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、以下の項目を設定します。

• ファイルの保存場所:OneDriveまたはSharePointのどちらかを選択
• ドライブID・アイテムID:候補から選択
• シート名:追加したいシートを選択
• テーブル範囲:任意で選択。今回はA1:Hと設定します。

追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどExcelのシートにヘッダーを作成したので、それに合致するアウトプットを組み込んでいきましょう。

選択し終わったらテストします。
Excel側を見てみましょう。

無事に登録されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
プログラミングに詳しくない私でもできました!

まとめ

今回は「Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローボットをご紹介しました。
ワークフローの情報をExcelにも保存しておきたい方にはおすすめのフローボットではないでしょうか。
GaroonとMicrosoft Excelの連携により、手動でのデータ入力作業から解放され、業務効率が大幅に向上します。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携設定が行えるので、専門知識がなくても安心して利用できますよ。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします!

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