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Garoonを、日常業務のコミュニケーションツールとして活用している方は、多いのではないでしょうか。スケジュールやファイルの管理を行えて、複数の部署や多くのチームメンバーで円滑に業務を進めたい場合に便利なツールですよね。ですが、会議やミーティングの設定と管理において、ダブルブッキングや予定を忘れてしまうこともあるかと思います。今回は、GaroonとGmailの連携を行い、予定が登録されたらGmailでメールを送信する方法をご紹介します。GaroonとGmailの連携は、ビジネスシーンでのスケジュール管理を効率化する強力なツールです。特に、予定の見落としを防ぎ、迅速な情報共有を可能にするこの自動化は、忙しい現代のビジネスパーソンにとって大きな助けとなります。本記事では、GaroonとGmailを連携させ、予定追加をメールで通知する方法を解説します。
GaroonとGmailの連携により、重要な予定がGmailを通じて通知される仕組みは、忙しい業務の中で予定を忘れがちな人にも大きな効果を発揮します。Garoonで確認していても、自分自身の予定に登録されていないと、重要な予定を見落としてしまうことがあります。重要な予定を見落としてしまうことがあるかと思います。この連携を使うことで、複数のプロジェクトを同時進行している担当者や、外出が多い営業スタッフは、その場で、予定の確認をスマートフォンのメール通知で即時に行えるのは大きな利点となるでしょう。
予定の連絡を手動で行うと、送信漏れや誤った情報の伝達といったミスが発生しがちです。しかし、Garoonで登録された内容を基にOutlookが自動でメールを送信すれば、人的ミスを防止できます。大規模なプロジェクトや、複数の部門や外部関係者を含む会議の場合、情報の正確さがより重視されます。一つの人為的ミスが大きな損害や信頼の低下につながることもあるかもしれません。この連携により、全員が同じ情報をタイムリーに受け取れるため、誤解や混乱が生じにくくなります。また参加者全員が一目で詳細を確認できる環境が整うため、信頼性の高い業務運営につなげることができるかもしれません。
リモートワークの普及により、スケジュール管理の重要性がさらに増しています。Garoonで設定された予定がOutlook経由で通知されることで、オフィスにいないメンバーも最新の情報を迅速に把握できます。Garoonで設定された予定がOutlook経由で通知されることで、オフィスにいないメンバーも最新の情報を迅速に把握できます。たとえば、プロジェクトの進捗会議が急遽オンラインで開催される場合、通知が瞬時に全員に行き渡るため、参加者は迅速に準備を整えることが可能です。モバイルデバイスでもOutlookの通知を受け取れるため、場所を問わずスムーズなコミュニケーションが実現します。この連携は、リモート環境下や営業で外出の多い社員の業務効率を維持するための重要なツールとなります。
[Yoomとは]
今回は「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信する」方法をご紹介します。
以下のテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく便利です！
■概要
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Garoonをスケジュール管理に利用している方
・カレンダーに追加された予定をスピーディーに把握したい方
・参加者への連絡作業を手間に感じている方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・参加する予定の詳細をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。
このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にGmailで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。
■注意事項
・Garoon、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
連携フローは大きく分けて4つのプロセスで進めていきます。
・GaroonとGmailをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGaroonのトリガー設定とその後に続くGmailのアクション設定
・トリガーボタンをONにして、GaroonとGmail連係動作を確認
Yoomを初めて利用される方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
GaroonとGmailマイアプリ連携を行います。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Garoonのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomを開き、画面左側の『マイアプリ』→『新規接続』をクリックします。
以下の画面が表示されるので、検索窓でGaroonを検索するか、アプリ一覧から選びましょう。
Garoonをクリックすると以下の画面が表示されます。
必要事項を入力し「追加」をクリックしましょう。
追加が完了するとYoomのマイアプリにGaroonが表示されます。
次はGmailをマイアプリ連携していきます。
先ほど同様、Yoomの画面左側「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓でGmailと検索するか、アプリ一覧から選びましょう。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウント情報を入力し、Gmailの認証を完了させましょう。
「※認証時に、Gmailへの権限をすべて許可してください」とあるので、すべて許可をします。
完了するとマイアプリにGmailが表示されます。
これでマイアプリ登録は完了です。
次のステップへ進みましょう。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Garoonをスケジュール管理に利用している方
・カレンダーに追加された予定をスピーディーに把握したい方
・参加者への連絡作業を手間に感じている方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・参加する予定の詳細をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。
このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にGmailで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。
■注意事項
・Garoon、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画像の赤枠内「予定が登録されたら」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるため、連携するGaroonのアカウントに間違いがないかを確認し、間違いがなければ「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されるので、内容を入力しましょう。
・「トリガーの起動時間」→そのままで問題ないです
・「サブドメイン」→不明な場合はこちらを確認してください
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
「テスト成功」となっていたら、画面下の「保存する」をクリックしましょう。
続いて、以下の画像の赤枠内「ユーザー情報を検索」をクリックします。
以下の画面の内容を確認し「次へ」ボタンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されます。
再度サブドメインを入力し「テスト」をクリックしましょう。
「テスト完了」と表示されたら画面下の「保存する」をクリックします。
※サブドメインについてはこちらを確認してください。
フローボットの画面に戻ります。
最後の「メールを送る」の設定を進めましょう。
メールの設定画面が表示されます。
連携するGmailのアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
下へスクロールするとメールの内容の設定ができます。
そのままで問題ありませんが、必要に応じて内容を追加できます。
内容の確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
メール送信のテスト画面が表示されます。
以下の画面のようにテストが成功したら「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了します。
フローボットが正しく起動するか確認しましょう。
これで自動化設定は完了です！今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Garoonをスケジュール管理に利用している方
・カレンダーに追加された予定をスピーディーに把握したい方
・参加者への連絡作業を手間に感じている方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・参加する予定の詳細をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。
このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にGmailで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。
■注意事項
・Garoon、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知するフローです。
Garoonは柔軟なカスタマイズによって自社の業務に適応させることができるグループウェアです。このフローを活用すると、承認待ちのワークフローの情報を自動で取得し、Google Chatに通知することができ、業務の効率化が期待できます。
■概要
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonのワークフローを使用して業務を行う企業
・担当者や進行状況の可視化によって効率的に業務進行したい方
・情報共有を円滑にするために活用している方
2.Google Chatを主な連絡手段として利用している企業
・チーム内のコミュニケーションツールとして使用し情報の共有を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは柔軟なカスタマイズによって自社の業務に適応させることができるグループウェアです。
さらにワークフローを活用することによって、ボトルネックが可視化され業務の滞りをスムーズに解消できます。
しかし承認待ちとなっている申請データの確認を毎日行うのは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、承認待ちのワークフローの情報を自動で取得しGoogle Chatに自動で通知することができます。
業務の滞りを通知することで、担当者はすぐに対応することができ、業務進行をスムーズにします。
ワークフローの円滑化によって業務前回の生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・Garoon、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
2.Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Garoonに新しく追加された予定をGoogle Chatで把握できるため、事前準備が必要な場合にもすぐに対応できます。また、事前に他のメンバーの予定を把握しておくと、会議中のメンバーに急ぎの用事があった際に代わりに他のメンバーが対応するといったことも可能です。
■概要
Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonのカレンダーを利用して予定管理を行っている方
・会議の予定が頻繁に入り予定管理が煩雑になっている営業担当者
・新しく追加された予定を迅速に把握したい方
2.Google Chatを社内のチャットツールとして採用している企業
・業務のやりとりをGoogle Chatで行うことが多い方
・会議の把握漏れを防ぐために新しい予定を毎回手動で通知している方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入することで、予定管理を効率化することができます。
Garoonに新しく追加された予定をGoogle Chat上からスピーディに把握できるため、事前準備が必要な場合はすぐに取り掛かることができます。
これにより仕事の質が高まり、生産性の向上に寄与します。
また、チームメンバーへの情報共有としても効果的です。
同じチームメンバーは新しい予定をチャット上から把握できるため、メンバー間の連携が強化されます。
例えば、事前に他のメンバーの予定を把握しておくと、会議中のメンバーに急ぎの用事があった際に代わりに他のメンバーが対応するといったことも可能です。
このようにメンバーの連携が強化され、チーム全体の業務効率化につながります。
■注意事項
・GaroonとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
kintoneで情報を一元管理することでチーム全体へ共有ができ、プロジェクト進行をスムーズにすることができます。打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る手間を省くことができます。kintoneの詳細ページから1クリックでメールの送付を完了するため、定型業務を省き時間を他の業務に充てられます。
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を登録している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報管理を行う企業
2.Gmailを主な連絡手段として使用している方
・関連企業とのやりとりに使用している営業担当
・打ち合わせのお礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで情報を一元管理することでチーム全体へ共有ができ、プロジェクト進行をスムーズにすることができます。
しかし、kintoneに登録されている情報をお礼メールを送付するたびに手入力するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となります。
このフローを使用することで、打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る手間を省くことができます。
kintoneの詳細ページから1クリックでメールの送付を完了するため、定型業務を省きかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
いかがでしたか？GaroonとGmailの連携は、スケジュール管理を効率化し、業務の生産性を向上させるための有効な手段です。手作業でミーティングや会議の予定を把握するのは非常に時間がかかり、繁忙期にはヒューマンエラーも起こりやすくなります。予定の見落とし防止や迅速な情報共有、スケジュール変更時の対応が求められるビジネス環境において、その効果は絶大です。プログラミング不要で簡単に設定できるこの連携を活用し、日々の業務をよりスムーズに進めてみてはいかがでしょうか。
今後もYoomを活用し、業務の自動化や効率化を試してみていただければ幸いです！
