GaroonとGmailを連携！予定追加をメールで通知する方法！

Garoonを、日常業務のコミュニケーションツールとして活用している方は、多いのではないでしょうか。スケジュールやファイルの管理を行えて、複数の部署や多くのチームメンバーで円滑に業務を進めたい場合に便利なツールですよね。ですが、会議やミーティングの設定と管理において、ダブルブッキングや予定を忘れてしまうこともあるかと思います。今回は、GaroonとGmailの連携を行い、予定が登録されたらGmailでメールを送信する方法をご紹介します。GaroonとGmailの連携は、ビジネスシーンでのスケジュール管理を効率化する強力なツールです。特に、予定の見落としを防ぎ、迅速な情報共有を可能にするこの自動化は、忙しい現代のビジネスパーソンにとって大きな助けとなります。本記事では、GaroonとGmailを連携させ、予定追加をメールで通知する方法を解説します。

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こんな方におすすめ

外出が多い営業スタッフやプロジェクト担当者を抱える企業の管理者
リモート環境でスケジュール共有をスムーズに行いたいチームリーダー
急な予定変更やキャンセルの対応を効率化したいと考えている方
Garoonを利用しており、予定の見落とし防止に課題を感じている方

GaroonとGmailの連携メリットと具体例

メリット1: 重要な予定の見落とし防止

GaroonとGmailの連携により、重要な予定がGmailを通じて通知される仕組みは、忙しい業務の中で予定を忘れがちな人にも大きな効果を発揮します。Garoonで確認していても、自分自身の予定に登録されていないと、重要な予定を見落としてしまうことがあります。重要な予定を見落としてしまうことがあるかと思います。この連携を使うことで、複数のプロジェクトを同時進行している担当者や、外出が多い営業スタッフは、その場で、予定の確認をスマートフォンのメール通知で即時に行えるのは大きな利点となるでしょう。

メリット2: 迅速な情報共有による業務効率の向上

予定の連絡を手動で行うと、送信漏れや誤った情報の伝達といったミスが発生しがちです。しかし、Garoonで登録された内容を基にOutlookが自動でメールを送信すれば、人的ミスを防止できます。大規模なプロジェクトや、複数の部門や外部関係者を含む会議の場合、情報の正確さがより重視されます。一つの人為的ミスが大きな損害や信頼の低下につながることもあるかもしれません。この連携により、全員が同じ情報をタイムリーに受け取れるため、誤解や混乱が生じにくくなります。また参加者全員が一目で詳細を確認できる環境が整うため、信頼性の高い業務運営につなげることができるかもしれません。

メリット3: スケジュール変更時の迅速な対応

リモートワークの普及により、スケジュール管理の重要性がさらに増しています。Garoonで設定された予定がOutlook経由で通知されることで、オフィスにいないメンバーも最新の情報を迅速に把握できます。Garoonで設定された予定がOutlook経由で通知されることで、オフィスにいないメンバーも最新の情報を迅速に把握できます。たとえば、プロジェクトの進捗会議が急遽オンラインで開催される場合、通知が瞬時に全員に行き渡るため、参加者は迅速に準備を整えることが可能です。モバイルデバイスでもOutlookの通知を受け取れるため、場所を問わずスムーズなコミュニケーションが実現します。この連携は、リモート環境下や営業で外出の多い社員の業務効率を維持するための重要なツールとなります。

[Yoomとは]

GaroonとGmailの連携フローの作り方

今回は「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信する」方法をご紹介します。
以下のテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく便利です！

連携フローは大きく分けて4つのプロセスで進めていきます。

・GaroonとGmailをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGaroonのトリガー設定とその後に続くGmailのアクション設定
・トリガーボタンをONにして、GaroonとGmail連係動作を確認

Yoomを初めて利用される方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：GaroonとGmailをマイアプリ連携

GaroonとGmailマイアプリ連携を行います。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Garoonのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomを開き、画面左側の『マイアプリ』→『新規接続』をクリックします。

以下の画面が表示されるので、検索窓でGaroonを検索するか、アプリ一覧から選びましょう。

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Garoonをクリックすると以下の画面が表示されます。
必要事項を入力し「追加」をクリックしましょう。

追加が完了するとYoomのマイアプリにGaroonが表示されます。

次はGmailをマイアプリ連携していきます。
先ほど同様、Yoomの画面左側「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓でGmailと検索するか、アプリ一覧から選びましょう。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

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アカウント情報を入力し、Gmailの認証を完了させましょう。
「※認証時に、Gmailへの権限をすべて許可してください」とあるので、すべて許可をします。
完了するとマイアプリにGmailが表示されます。

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これでマイアプリ登録は完了です。

次のステップへ進みましょう。

ステップ2：テンプレートをダウンロード

‍自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：フローの起点となるGaroonのトリガー設定とその後に続くGmailのアクション設定

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以下の画像の赤枠内「予定が登録されたら」をクリックします。

以下の画像のような画面が表示されるため、連携するGaroonのアカウントに間違いがないかを確認し、間違いがなければ「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されるので、内容を入力しましょう。
・「トリガーの起動時間」→そのままで問題ないです
・「サブドメイン」→不明な場合はこちらを確認してください
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。

「テスト成功」となっていたら、画面下の「保存する」をクリックしましょう。

続いて、以下の画像の赤枠内「ユーザー情報を検索」をクリックします。

以下の画面の内容を確認し「次へ」ボタンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されます。
再度サブドメインを入力し「テスト」をクリックしましょう。
「テスト完了」と表示されたら画面下の「保存する」をクリックします。
※サブドメインについてはこちらを確認してください。

フローボットの画面に戻ります。
最後の「メールを送る」の設定を進めましょう。

メールの設定画面が表示されます。
連携するGmailのアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。

下へスクロールするとメールの内容の設定ができます。
そのままで問題ありませんが、必要に応じて内容を追加できます。

内容の確認できたら「次へ」をクリックしましょう。

メール送信のテスト画面が表示されます。
以下の画面のようにテストが成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーをONにして、GaroonとGmailの連携動作を確認

‍最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了します。
フローボットが正しく起動するか確認しましょう。

これで自動化設定は完了です！今回使用したテンプレートはこちらです。

Garoon・Gmailを使ったその他の自動化例

1.毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知するフローです。
Garoonは柔軟なカスタマイズによって自社の業務に適応させることができるグループウェアです。このフローを活用すると、承認待ちのワークフローの情報を自動で取得し、Google Chatに通知することができ、業務の効率化が期待できます。

2.Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Garoonに新しく追加された予定をGoogle Chatで把握できるため、事前準備が必要な場合にもすぐに対応できます。また、事前に他のメンバーの予定を把握しておくと、会議中のメンバーに急ぎの用事があった際に代わりに他のメンバーが対応するといったことも可能です。

3.kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
kintoneで情報を一元管理することでチーム全体へ共有ができ、プロジェクト進行をスムーズにすることができます。打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る手間を省くことができます。kintoneの詳細ページから1クリックでメールの送付を完了するため、定型業務を省き時間を他の業務に充てられます。

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まとめ

いかがでしたか？GaroonとGmailの連携は、スケジュール管理を効率化し、業務の生産性を向上させるための有効な手段です。手作業でミーティングや会議の予定を把握するのは非常に時間がかかり、繁忙期にはヒューマンエラーも起こりやすくなります。予定の見落とし防止や迅速な情報共有、スケジュール変更時の対応が求められるビジネス環境において、その効果は絶大です。プログラミング不要で簡単に設定できるこの連携を活用し、日々の業務をよりスムーズに進めてみてはいかがでしょうか。

今後もYoomを活用し、業務の自動化や効率化を試してみていただければ幸いです！