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「Gmailで受信した問い合わせメールの内容を、一つひとつSquareの顧客情報に手作業で登録している…」
「毎日の注文メールから顧客情報をコピー＆ペーストしているが、たまに入力ミスが起きてしまう…」
このように、GmailとSquare間での手作業によるデータ連携に、時間的なコストやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、自動的にSquareへ顧客情報が登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の繰り返し作業から解放され、顧客へのフォローアップや新しい商品の企画といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、専門的なプログラミング知識がなくても簡単に設定できますよ！
この記事を読み終える頃には、誰でも業務を効率化する第一歩を踏み出せます！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとSquareを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとSquareのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば、Gmailで受信した問い合わせメールの情報をもとにSquareの顧客情報を自動で作成したり、特定の条件に合致するメールだけをトリガーにして処理を実行したりと、様々な業務を自動化できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで「新規問い合わせ」や「注文」といった特定のラベルが付いたメールを受信した際に、メール本文から顧客名や連絡先などを自動で抽出し、Squareに新しい顧客情報として登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業による顧客登録の手間が一切なくなり、入力ミスを防ぎながら迅速な顧客対応を実現</span>できるはずです。
件名に「見積依頼」と含まれていたり、特定のドメインから送信されたメールなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールを受信した場合のみ、Squareに顧客情報を自動で作成可能です。
このフローによって、<span class="mark-yellow">対応が必要なメールだけを自動で判別し、顧客登録までをワンストップで完結させる</span>ことができ、重要な見込み客へのアプローチ漏れを防ぎます。
それでは、実際にGmailとSquareを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要でGmailとSquareの連携を進めていきますので、専門知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailの特定ラベルのメールを受信したらSquareに顧客情報を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
続いて以下のようなログイン画面が表示されるので、連携したいSquareのアカウント情報でログインしましょう。
ログイン後、マイアプリの画面に移動します。
マイアプリにSquareが表示されていればマイアプリ登録の完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントであるかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
受信したGmailの内容からSquareに顧客情報を登録するため、データを抽出します。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIを変更できます。
必要に応じて変更を行いましょう。
※()内のタスクを消費します。
対象のテキストには以下のようにGmailから取得した値から「本文」を選択します。
抽出したい項目には以下のように抽出したい内容をカンマで区切り入力しましょう。
指示内容は必要に応じてAIへの指示を入力します。
「テスト」をクリックし、抽出ができているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
最後にSquareに顧客情報を登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSquareのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
次の設定画面では以下のように「取得した値」から抽出した内容を選択し、入力を進めていきましょう。
今回住所など、その他の項目は抽出していないため空欄で進めていきます。
「テスト」をクリックし、Squareで顧客情報が作成されているか確認しましょう。
実際に顧客情報が作成されていることを確認し、「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はGmailからSquareへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSquareでのイベントを起点としてGmailに通知を送るような自動化も可能です。
Squareのデータを活用して、関係者への情報共有を迅速に行いたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Squareに新しい顧客情報が登録されたタイミングで、その詳細情報をGmailに自動で通知します。
この連携により、<span class="mark-yellow">担当者はSquareの画面を確認しなくても新規顧客の発生を把握できる</span>ため、ウェルカムメールの送信や営業担当への引き継ぎといった次のアクションに素早く移ることが可能です。
Squareに登録されている商品の在庫数が変動した際に、その情報をスピーディーにGmailで通知します。
特に、<span class="mark-yellow">在庫が一定数を下回った場合に通知するよう設定することで、品切れによる機会損失を防ぎ</span>、迅速な発注業務やECサイトの在庫表示更新に繋げられますよ！
今回ご紹介した連携以外にも、GmailやSquareを活用することで、請求書処理や顧客対応、決済連携などの業務を短縮できます。
OCRや通知連携を通じて、手作業の削減と情報の一元管理が可能です。
Gmailで受信した名刺画像や領収書の受信をトリガーに、OCRで情報を抽出してGoogle スプレッドシートに記録したり、関連メールを自動送信したりする処理に適しています。
また、請求書から登録番号を読み取って事業者情報を確認するなど、情報確認や通知業務の効率化にも活用できますよ！
Squareの支払い完了をトリガーに、Google スプレッドシートや顧客管理ツールへの情報追加、Microsoft TeamsやSlackへの通知など、販売後のフォロー業務を自動化できます。
決済と同時に他サービスと連携させることで、手動作業を削減し、スピーディーな情報反映が可能です。
GmailとSquareの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailからSquareへの顧客情報の転記作業を根本からなくし、それに伴う時間的コストやヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、顧客満足度を向上させるためのコミュニケーションや、売上拡大に繋がる戦略的な業務に集中できる、より生産性の高い環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。
もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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