「Gmailで受信した問い合わせメールの内容を、一つひとつSquareの顧客情報に手作業で登録している…」
もし、Gmailで特定のメールを受信したタイミングで、自動的にSquareへ顧客情報が登録される仕組み
今回ご紹介する自動化は、専門的なプログラミング知識がなくても簡単に設定できますよ！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとSquareを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailの特定ラベルのメールを受信したらSquareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったお問い合わせや申し込み情報を、一件ずつ手作業でSquareに顧客登録していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローは、GmailとSquareの連携を自動化し、特定のラベルがついたメールからAIが顧客情報を読み取り、自動でSquareに登録します。手作業による登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受けた予約やお問い合わせをSquareで管理している事業者の方 GmailとSquare間での顧客情報の転記作業に手間を感じている方 手作業による顧客情報の登録ミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに特定のラベルが付けられると自動でSquareに顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSquareをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から氏名や連絡先などの顧客情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、AIで抽出した情報を紐付けて登録を自動化します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、電話番号など）を任意で設定してください。 Squareに顧客情報を登録する際、メール本文から抽出した氏名やメールアドレスなどを変数として設定したり、固定の値を入力することも可能です。 ■注意事項
Gmail、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとSquareを連携してできること
GmailとSquareのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば、Gmailで受信した問い合わせメールの情報をもとにSquareの顧客情報を自動で作成したり、特定の条件に合致するメールだけをトリガーにして処理を実行したりと、様々な業務を自動化できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの特定ラベルのメールを受信したらSquareに顧客情報を登録する
Gmailで「新規問い合わせ」や「注文」といった特定のラベルが付いたメールを受信した際に、メール本文から顧客名や連絡先などを自動で抽出し、Squareに新しい顧客情報として登録します。
これにより、手作業による顧客登録の手間が一切なくなり、入力ミスを防ぎながら迅速な顧客対応を実現 できるはずです。
Gmailの特定ラベルのメールを受信したらSquareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったお問い合わせや申し込み情報を、一件ずつ手作業でSquareに顧客登録していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローは、GmailとSquareの連携を自動化し、特定のラベルがついたメールからAIが顧客情報を読み取り、自動でSquareに登録します。手作業による登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受けた予約やお問い合わせをSquareで管理している事業者の方 GmailとSquare間での顧客情報の転記作業に手間を感じている方 手作業による顧客情報の登録ミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに特定のラベルが付けられると自動でSquareに顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSquareをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から氏名や連絡先などの顧客情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、AIで抽出した情報を紐付けて登録を自動化します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、電話番号など）を任意で設定してください。 Squareに顧客情報を登録する際、メール本文から抽出した氏名やメールアドレスなどを変数として設定したり、固定の値を入力することも可能です。 ■注意事項
Gmail、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定条件に合うメールを受信したら、Squareに顧客を作成する
件名に「見積依頼」と含まれていたり、特定のドメインから送信されたメールなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールを受信した場合のみ、Squareに顧客情報を自動で作成可能です。
このフローによって、対応が必要なメールだけを自動で判別し、顧客登録までをワンストップで完結させる ことができ、重要な見込み客へのアプローチ漏れを防ぎます。
Gmailで特定条件に合うメールを受信したら、Squareに顧客を作成する
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■概要
Gmailで受け取ったお問い合わせや注文に関するメールを、一件ずつ手作業でSquareの顧客リストに登録する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、特定の条件に合致するメールをGmailで受信した際に、その内容から自動でSquareに顧客情報を作成するものであり、こうした課題の解決に繋がります。GmailとSquareを連携させることで、顧客管理の初動を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受けた情報を基に、Squareで顧客管理を手作業で行っている方 手作業による顧客情報の転記ミスや、登録漏れといったヒューマンエラーを防止したい方 GmailとSquareを連携させて、顧客対応のスピードを向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信をトリガーにSquareへの顧客登録が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます システムが情報を正確に転記するため、手作業で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSquareをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールの内容などに応じて後続の処理を分岐させます 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から顧客名や連絡先などの情報を抽出します 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出したデータを基に新しい顧客情報を登録します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定できます Squareの「顧客情報を登録」アクションでは、登録したい項目に対して、前段のAI機能で抽出した値を割り当てたり、固定のテキストを追加したりするなど柔軟な設定が可能です ■注意事項
GmailとSquareのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとSquareの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGmailとSquareを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要でGmailとSquareの連携を進めていきますので、専門知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailの特定ラベルのメールを受信したらSquareに顧客情報を登録する 」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
GmailとSquareをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびSquareのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの特定ラベルのメールを受信したらSquareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったお問い合わせや申し込み情報を、一件ずつ手作業でSquareに顧客登録していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローは、GmailとSquareの連携を自動化し、特定のラベルがついたメールからAIが顧客情報を読み取り、自動でSquareに登録します。手作業による登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受けた予約やお問い合わせをSquareで管理している事業者の方 GmailとSquare間での顧客情報の転記作業に手間を感じている方 手作業による顧客情報の登録ミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに特定のラベルが付けられると自動でSquareに顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSquareをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から氏名や連絡先などの顧客情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、AIで抽出した情報を紐付けて登録を自動化します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、電話番号など）を任意で設定してください。 Squareに顧客情報を登録する際、メール本文から抽出した氏名やメールアドレスなどを変数として設定したり、固定の値を入力することも可能です。 ■注意事項
Gmail、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとSquareをマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Squareのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
続いて以下のようなログイン画面が表示されるので、連携したいSquareのアカウント情報でログインしましょう。
ログイン後、マイアプリの画面に移動します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Gmailの特定ラベルのメールを受信したらSquareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったお問い合わせや申し込み情報を、一件ずつ手作業でSquareに顧客登録していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローは、GmailとSquareの連携を自動化し、特定のラベルがついたメールからAIが顧客情報を読み取り、自動でSquareに登録します。手作業による登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受けた予約やお問い合わせをSquareで管理している事業者の方 GmailとSquare間での顧客情報の転記作業に手間を感じている方 手作業による顧客情報の登録ミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに特定のラベルが付けられると自動でSquareに顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSquareをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から氏名や連絡先などの顧客情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、AIで抽出した情報を紐付けて登録を自動化します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文から抽出したい項目（氏名、電話番号など）を任意で設定してください。 Squareに顧客情報を登録する際、メール本文から抽出した氏名やメールアドレスなどを変数として設定したり、固定の値を入力することも可能です。 ■注意事項
Gmail、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGmailの受信設定
Gmailで特定のラベルのメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントであるかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！こちら
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する
受信したGmailの内容からSquareに顧客情報を登録するため、データを抽出します。
以下のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIを変更できます。
対象のテキストには以下のようにGmailから取得した値から「本文」を選択します。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
抽出したい項目には以下のように抽出したい内容をカンマで区切り入力しましょう。
指示内容は必要に応じてAIへの指示を入力します。
「テスト」をクリックし、抽出ができているか確認しましょう。
ステップ5：Squareに顧客情報を登録する
最後にSquareに顧客情報を登録するための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSquareのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
次の設定画面では以下のように「取得した値」から抽出した内容を選択し、入力を進めていきましょう。
今回住所など、その他の項目は抽出していないため空欄で進めていきます。
「テスト」をクリックし、Squareで顧客情報が作成されているか確認しましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
SquareのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからSquareへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSquareでのイベントを起点としてGmailに通知を送るような自動化も可能です。
Squareで顧客が作成されたらGmailに通知する
Squareに新しい顧客情報が登録されたタイミングで、その詳細情報をGmailに自動で通知します。
この連携により、担当者はSquareの画面を確認しなくても新規顧客の発生を把握できる ため、ウェルカムメールの送信や営業担当への引き継ぎといった次のアクションに素早く移ることが可能です。
Squareで顧客が作成されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Squareで新しいお客様が登録されるたび、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応が遅れたり通知が漏れたりするリスクも伴います。このワークフローは、Squareでの顧客作成をきっかけに、指定した内容のメールをGmailから自動送信するものです。SquareとGmailを連携させることで、顧客情報の共有を迅速かつ正確に行うことができ、手作業の手間を省きます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareで管理する新規顧客情報を、Gmailを使って迅速に関係者へ共有したいと考えている方 手作業での顧客情報の連絡による、通知漏れやタイムラグの発生に課題を感じている方 SquareとGmailを活用した顧客管理や、それに付随する業務の自動化に関心がある方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareに顧客情報が追加されると自動でGmailから通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 通知プロセスを自動化することで、連絡の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでSquareを選択し、「顧客が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを指定します ■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのメール送信アクションでは、通知を送るメールアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーのSquareで作成された顧客情報（氏名やメールアドレスなど）を変数として差し込み、内容をカスタマイズすることが可能です ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Squareで在庫数が更新されたらGmailに通知する
Squareに登録されている商品の在庫数が変動した際に、その情報をスピーディーにGmailで通知します。
特に、在庫が一定数を下回った場合に通知するよう設定することで、品切れによる機会損失を防ぎ 、迅速な発注業務やECサイトの在庫表示更新に繋げられますよ！
Squareで在庫数が更新されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Squareで管理している商品の在庫数が変動するたびに、手動で確認し関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Squareでの在庫数更新をトリガーに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。在庫変動をリアルタイムに把握し、手作業による確認や連絡の漏れを防ぐことで、よりスムーズな在庫管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareを利用して実店舗やオンラインストアの在庫管理を行っている方 Squareの在庫変動を、関係者へGmailで迅速に共有したいと考えている方 手作業による在庫情報の確認と通知作業に、非効率を感じている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareの在庫数が更新されると、関係者に自動でメール通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。 自動で通知が実行されるため、重要な在庫情報の伝達漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「在庫数が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、在庫が更新された旨を任意の宛先に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのメール送信オペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したSquareの商品名や更新後の在庫数などの情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailとSquareのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外にも、GmailやSquareを活用することで、請求書処理や顧客対応、決済連携などの業務を短縮できます。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailで受信した名刺画像や領収書の受信をトリガーに、OCRで情報を抽出してGoogle スプレッドシートに記録したり、関連メールを自動送信したりする処理に適しています。
Gmailで添付された領収書をOCRして、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Outlookに添付されて送られてくるミルシート（鋼材検査証明書）の管理に、手間を感じてはいないでしょうか。添付ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートへ一つずつ手入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、OCR機能がミルシートの情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取るミルシートの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 定型的なデータ入力作業に時間を取られ、本来注力すべきコア業務に集中できていない方 手入力による転記ミスや確認漏れを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookにミルシートが届くとOCRが内容を読み取り自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、ミルシートが添付されたメールを特定します。 続いて、オペレーションでAI機能のOCRアクションを選択し、受信したメールの添付ファイルから必要な情報を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを指定のシートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、お使いのミルシートのフォーマットに合わせて、読み取りたい項目（例：製品名、材質、寸法、検査結果など）を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取った各データを、スプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングすることが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して請求書の確認や管理を行っている方
・請求書の確認作業を効率化し、ミスを減らしたいと考える方
2.適格請求書発行事業者公表システムで登録番号の確認を行うことが多い方
・受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を確認するのに手間を感じている方
3.Slackをコミュニケーションツールとして利用している方
・Slackを日常的に使っていて、重要な通知を見逃したくない方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録確認を自動化することで、多くの手間を削減できるというメリットを享受できます。
また、適格請求書発行事業者公表システムによる確認結果をSlackに自動通知することで、チーム全体への共有が迅速に行えます。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方 OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。 AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺を、一枚ずつ手作業でデータ化していませんか？顧客リストへの転記やお礼メールの送信は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った名刺画像をOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートへの記録とGmailでのお礼メール送信までを一貫して自動化し、こうした名刺管理にまつわる業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った名刺情報を手入力で管理している営業・マーケティング担当の方 名刺交換後のお礼メールの送信忘れや遅延を防ぎ、迅速なフォローアップを実現したい方 展示会などで獲得した多くのリード情報を、効率的にデータ化し活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからリストへの追加、お礼メールの送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による入力間違いや、お礼メールの宛先ミス・送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛にお礼のメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、名刺情報を受け付ける対象のフォームを任意で指定してください。 OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズすることが可能です。 Google スプレッドシートに追加する際、どの列にOCRで取得したどの情報を記録するかを自由にマッピングでき、固定値も設定できます。 Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文内にはOCRで取得した会社名や氏名を変数として差し込めます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
イベントなどで受け取った名刺情報の入力や、その後のフォローアップに手間を感じていませんか？手作業でのデータ入力は時間がかかるうえ、お礼メールの送信が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されるだけで、OCR機能がテキストを読み取りMicrosoft Excelへ自動でデータを追加し、Gmailでお礼メールを送信するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームやMicrosoft Excelを使い、名刺情報を手入力している方 名刺交換後のお礼メールの送信に時間がかかり、対応漏れが発生している方 イベントや商談で獲得したリード情報を迅速にデータ化し、管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺画像の読み取りからデータ入力、お礼メールの送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による会社名や氏名などの転記ミスや入力漏れを防ぎ、正確なデータ管理と適切なフォローアップを実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された名刺画像をダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取ったメールアドレス宛にお礼メールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携させたい任意のフォームを指定してください。 OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズできます。 Microsoft Excelにレコードを追加する際、どの列にどの情報（OCRで読み取った会社名など）を登録するかを自由に設定できます。 Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCRで読み取った会社名や氏名などを本文に差し込むことも可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Squareを使った便利な自動化例
Squareの支払い完了をトリガーに、Google スプレッドシートや顧客管理ツールへの情報追加、Microsoft TeamsやSlackへの通知など、販売後のフォロー業務を自動化できます。
Squareで決済が完了したらkintoneに登録する
試してみる
■概要
Squareで決済が完了したらkintoneに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを自身のビジネスに利用している方
・多種多様な決済方法に対応したい方
・決済の効率化に活用している方
2.kintoneにデータの蓄積を行う方
・業務に関連する情報を蓄積している方
・情報の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはビジネスシーンでのキャッシュレス決済に活用できるツールです。
情報の蓄積を手作業することなく実行したいと考えている方にこのフローは有効です。
■注意事項
・Square、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Squareで支払いが発生したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Squareでの決済情報を、都度手作業で確認し、関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareでの決済情報を手作業で確認し、関係部署へ共有している経理や営業担当者の方 決済情報の共有漏れや遅延を防ぎ、迅速な顧客対応を実現したいと考えているチームリーダーの方 SquareとMicrosoft Teamsを日常的に利用しており、手入力による二度手間を解消したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。 手動での確認や転記作業が不要になるため、通知漏れや金額の誤認といったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SquareとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Squareから取得した情報を通知するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知は、任意のチームやチャネルに設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、Squareで取得した支払金額や顧客情報などのデータを変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Square、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで支払いが発生したらSlackに通知する
試してみる
■概要
Squareでの決済が発生するたびに、その情報を手作業で関係部署に共有していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareでの決済情報を手作業でコピーし、Slackに投稿している方 支払い状況をリアルタイムに把握し、迅速な顧客対応や在庫管理を行いたい方 手作業による情報共有での通知漏れや、入力ミスなどの課題を解決したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareで決済が発生した際に、自動でSlackへ通知が飛ぶため、これまで情報共有にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による情報の転記が不要になることで、金額の入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SquareとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Squareから受け取った決済情報を指定のチャンネルに送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定が可能です。 Slackに送信するメッセージ本文は自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Square、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで決済が完了したらHubSpotに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Squareでの決済完了後、都度HubSpotへ顧客情報を手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの決済をトリガーにHubSpotへの顧客情報登録が自動で実行されるため、こうした課題を解消し、より迅速で正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareでの決済後、HubSpotへの顧客情報登録を手作業で行っている方 手作業によるデータ入力でのミスや、対応漏れをなくしたいと考えている方 決済から顧客管理までのフローを自動化し、業務効率を改善したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの決済完了後、HubSpotへの顧客情報登録が自動化されるため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータを連携するので、手入力による登録情報の誤りや、顧客登録の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SquareとHubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった決済情報をもとに顧客情報を取得します。 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前段で取得した顧客情報を連携してコンタクトを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotでコンタクトを作成する際、登録する情報は柔軟にカスタマイズできます。Squareから取得した顧客名やメールアドレスなどを対応する項目に設定したり、「リードソース」などの項目に「Square決済」といった固定の値を設定することも可能です。 ■注意事項
SquareとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Squareで決済が完了したら、Google スプレッドシートを自動更新する
試してみる
■概要
Squareでの決済処理後、売上データをGoogle スプレッドシートに手入力していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
SquareとGoogle スプレッドシートを日常的に利用し、売上管理を行っている方 手作業でのデータ転記に時間を取られ、非効率を感じているEC担当者や店舗運営者の方 決済データの入力ミスを防ぎ、正確な売上分析を行いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの決済完了後、自動でGoogle スプレッドシートにデータが更新されるため、手作業による転記時間を短縮し、業務効率を高めることができます。 手動でのデータ入力がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Square・Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し「支払い（決済）が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで、分岐機能を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Squareから取得した決済情報を指定のスプレッドシートの特定の行に更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シート名、更新する行の指定方法、そしてどの列にどの情報を書き込むかを設定します。Squareのトリガーから取得した決済日時、金額、顧客IDなどの動的な値を変数として埋め込むことや、固定値を入力することが可能です。 分岐機能を利用する場合、Squareから取得できる決済情報（例えば、金額、通貨、商品の種類など）を基に条件を設定し、特定の条件を満たした場合のみGoogle スプレッドシートへの更新を行う、あるいは異なるシートや列に情報を記録するといった、より柔軟な処理フローを構築できます。 ■注意事項
Square、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
まとめ
GmailとSquareの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたGmailからSquareへの顧客情報の転記作業を根本からなくし、それに伴う時間的コストやヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、顧客満足度を向上させるためのコミュニケーションや、売上拡大に繋がる戦略的な業務に集中できる、より生産性の高い環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。登録フォーム
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