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「Gmailで受け取った重要なメールの内容を、チームで共有しているZoho Mailに手作業で転記している」
「特定の添付ファイルを共有するために、いちいちメールを転送する作業に時間を取られている」
このように、GmailとZoho Mailという2つのメールツール間での情報共有に、手間や非効率を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailに届いたメールの情報を、人の手を介さずに自動でZoho Mailに連携する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、情報共有の遅れや転記ミスを防ぎ、より重要なタスクに集中できる時間を生み出すことが可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考にして、毎日のメール業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとZoho Mailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとZoho MailのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたメール間の情報共有や転記作業を自動化できます。
これにより、作業時間を削減してヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつか紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信した長文のメール内容をAIが自動で要約し、その結果をZoho Mailで送信します。
<span class="mark-yellow">重要な情報を素早く、かつ簡潔にチームへ共有することが可能になり、情報確認の時間を削減</span>できます。
特定の差出人や件名を持つGmailのメールに添付されたファイルを自動で検知し、Zoho Mailに直接アップロードします。
<span class="mark-yellow">重要なファイルを都度ダウンロード・アップロードする手間を省き、共有漏れを防ぎます。</span>
それでは、さっそく実際にGmailとZoho Mailを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとZoho Mailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailでメールを受信した内容を要約して、Zoho Mailに送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にZoho Mailと入力します。
表示された候補をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるため、今回使用するドメインを入力します。
「追加」をクリックし、マイアプリにZoho Mailが表示されていればマイアプリ登録の完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
特定のキーワードを含むメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「キーワード」を設定します。
このキーワードを含むメールを受信したらフローボットが起動します。
キーワードを含むテストメールを送信し、Yoomの画面で「テスト」をクリックします。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Gmailの内容を要約するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面が表示されます。
アクションの箇所をクリックすると要約する文字数を変更できます。
（）内のタスクを使用するので、業務に合ったアクションを選択しましょう。
要約対象のテキストには、以下のようにGmailから取得した値から「本文」をクリックし選択します。
要約後の文字数を入力しましょう。
要約するAIに対しての条件を入力することが可能です。
必要に応じて入力しましょう。
言語も任意で入力します。
未入力の場合、要約内容に入力した言語で生成されるので、今回は入力せずに進めていきます。
「テスト」をクリックし、実際に要約ができているか確認しましょう。
要約の内容が確認出来たら「保存する」をクリックします。
（今回はテスト用に架空の内容で作成しています。）
最後に要約した内容をZoho Mailで送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するZoho Mailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下の設定画面が表示されるので、必須事項を入力していきましょう。
件名には取得した値から「件名」を入力し、要約結果であることを分かりやすくしました。
メール本文には取得した値を使って「要約結果」を設定しました。
「テスト」をクリックし、実際にメールが送信できているか確認しましょう。
以下の画面にZoho Mailの内容が表示され、受信を確認出来たら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はGmailからZoho Mailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho Mailで受信した情報をGmailに連携することも可能です。
チームで利用しているZoho Mailの情報を個人のGmailで確認したい場合などに活用できるので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Zoho Mailで受信したメール内容をAIが自動で要約し、個人のGmailなどに送信できます。
<span class="mark-yellow">大量のメールの中から重要なポイントだけを効率的に把握し、迅速な対応を可能に</span>します。
Zoho Mailに届いた請求書や報告書などの添付ファイルを、自動で指定のGmailアドレスに転送します。
<span class="mark-yellow">ファイルの確認漏れを防ぎ、関連部署へのスムーズな情報共有を実現</span>できます。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやZoho MailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
受信したメールの内容をデータベースに自動で転記したり、AIで要約してチャットツールに通知したりすることで情報共有とデータ入力の手間を削減します。
また、名刺管理や顧客管理ツールと連携して、特定の情報をトリガーにGmailで自動メールを送信できます。
顧客対応を効率化し、定型業務にかかる時間を短縮しましょう。
特定のキーワードを含むメールの受信や、特定のフォルダへの受信をトリガーに、チャットツールへの通知やデータベースへの情報追加を自動で行います。
また、ECサイトやフォーム、OCR機能と連携することで、顧客への自動フォローや請求書の自動通知を可能にし、業務効率を向上させます。
手動作業を減らし、より重要な業務に集中できる時間を確保できるでしょう。
GmailとZoho Mailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたメール内容の転記やファイル共有といった手作業をなくし、ヒューマンエラーのリスクを根本から解消できます。</span>
これにより、担当者は情報の伝達といった単純作業から解放され、本来注力すべき分析や企画などのコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のメール業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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