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「Squareに新しいお客様が登録されたら、関係部署にすぐに通知したい」
「在庫の変動を手動で確認してGmailで共有するのが面倒…」
このように、決済サービスのSquareとメールツールのGmailを併用する中で、情報共有を手作業で行うことに手間や限界を感じていませんか？
特に、顧客情報や在庫情報のような頻繁に更新されるデータを扱う業務では、通知漏れや入力ミスがビジネスの機会損失につながることもあります。
もし、Squareでの特定のイベントをきっかけに、自動でGmailに必要な情報を通知する仕組みがあれば、こうした悩みから解放され、情報共有のスピードと正確性を格段に向上させることが可能です。
これにより、担当者は煩雑な確認作業から解放され、より戦略的な業務や顧客対応に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの記事を参考に業務の効率化を実現しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSquareとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Squareで新しいお客様が登録されるたび、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応が遅れたり通知が漏れたりするリスクも伴います。このワークフローは、Squareでの顧客作成をきっかけに、指定した内容のメールをGmailから自動送信するものです。SquareとGmailを連携させることで、顧客情報の共有を迅速かつ正確に行うことができ、手作業の手間を省きます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
SquareとGmailを連携してできること
SquareとGmailのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの情報共有タスクを自動化できます。例えば、Squareで新しい顧客が登録された際や、商品の在庫数が変動した際に、その情報を即座に関係者のGmailに通知することが可能になります。
これにより、すばやい情報把握と迅速な対応が実現し、業務の効率が大幅に向上します。ここでは、具体的な自動化の例を紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Squareで顧客が作成されたらGmailに通知する
Squareに新しい顧客が登録された際、その情報を手動でコピーしてGmailで関係者に共有する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。
この連携を利用すれば、Squareに顧客情報が作成されたことをトリガーに、指定した宛先に自動で通知メールを送信できます。これにより、営業担当者やカスタマーサポートチームへの正確な共有がされ、迅速なフォローアップやナレッジツールへの記録といった次のアクションにもスムーズにつなげられます。
■概要 Squareで新しいお客様が登録されるたび、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応が遅れたり通知が漏れたりするリスクも伴います。このワークフローは、Squareでの顧客作成をきっかけに、指定した内容のメールをGmailから自動送信するものです。SquareとGmailを連携させることで、顧客情報の共有を迅速かつ正確に行うことができ、手作業の手間を省きます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
Squareで在庫数が更新されたらGmailに通知する
ECサイトや実店舗を運営する上で、Square上の在庫数の変動を正確に把握することは非常に重要です。この連携では、Squareで在庫数が更新された際に、その内容を自動的にGmailで担当者に通知することができます。
在庫が少なくなった際の補充指示や、人気商品の在庫状況の把握がスムーズに行えるようになり、機会損失の防止や効率的な在庫管理を実現します。
■概要 Squareで管理している商品の在庫数が変動するたびに、手動で確認し関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Squareでの在庫数更新をトリガーに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。在庫変動をリアルタイムに把握し、手作業による確認や連絡の漏れを防ぐことで、よりスムーズな在庫管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
SquareとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSquareとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSquareとGmailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はSquareで顧客が作成されたらGmailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Squareで新しいお客様が登録されるたび、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応が遅れたり通知が漏れたりするリスクも伴います。このワークフローは、Squareでの顧客作成をきっかけに、指定した内容のメールをGmailから自動送信するものです。SquareとGmailを連携させることで、顧客情報の共有を迅速かつ正確に行うことができ、手作業の手間を省きます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
ステップ1：SquareとGmailをマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Squareのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
Squareでアクセストークンを取得し、以下の画面の情報を入力しましょう。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
マイアプリにSquareが表示されていればマイアプリ登録の完了です。
2．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしましょう。
■概要 Squareで新しいお客様が登録されるたび、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この作業は手間がかかる上に、対応が遅れたり通知が漏れたりするリスクも伴います。このワークフローは、Squareでの顧客作成をきっかけに、指定した内容のメールをGmailから自動送信するものです。SquareとGmailを連携させることで、顧客情報の共有を迅速かつ正確に行うことができ、手作業の手間を省きます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Squareで顧客が作成されたらGmailで通知する
Squareで顧客情報が作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSquareのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
タイトルは、わかりやすいものに変更可能です。
以下のような画面が表示されるので、Webhook名をSquareで取得、入力したら顧客を作成してから「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると以下の取得した値に、Squareの情報が表示されます。（実際の設定では、具体的な値が反映されています。）
表示されたことを確認したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Gmailに送信する
GmailにSquareで作成された顧客情報を送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メールの内容を設定しましょう。アウトプットも活用しながら宛先やCC、BCCなどを設定します。
件名にはSquareで顧客情報が作成されたことが分かりやすいような内容を入力しておくことをおすすめします！
本文には以下のようにSquareから取得した値を利用し、IDや氏名などを入力していきます。
入力後、「次へ」をクリックすると、メールのテスト送信の画面が表示されます。テスト送信を実施し、実際にメールが送信できているかを確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
GmailのデータをSquareに連携したい場合
今回はSquareからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからSquareへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
例えば、Gmailで受け取った問い合わせ内容をもとにSquareに顧客情報を登録する、といった業務フローも自動化が可能です。そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailの特定ラベルのメールを受信したらSquareに顧客情報を登録する
Webサイトからの問い合わせや申し込みメールをGmailで受信したあと、内容をSquareに手動で登録する作業は、手間がかかるうえに入力ミスの原因にもなりかねません。
このテンプレートを使えば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの内容を自動で解析・抽出し、Squareに顧客として登録できます。手作業によるデータ入力が不要になり、初回対応のスピードも大きく向上します！
■概要 Gmailで受け取ったお問い合わせや申し込み情報を、一件ずつ手作業でSquareに顧客登録していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローは、GmailとSquareの連携を自動化し、特定のラベルがついたメールからAIが顧客情報を読み取り、自動でSquareに登録します。手作業による登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailで特定条件に合うメールを受信したら、Squareに顧客を作成する
特定のパートナーからの紹介やキャンペーン経由の申し込みなど、特定条件に合致するメールだけを処理したい場面もあるでしょう。
この連携では、「件名に“新規申し込み”を含む」といった条件をあらかじめ設定しておくことで、該当メールを受信した際にSquareへ自動で顧客情報を登録できます。手動での仕分けや確認が不要になり、より効率的で確実な顧客管理が可能になります。
■概要 Gmailで受け取ったお問い合わせや注文に関するメールを、一件ずつ手作業でSquareの顧客リストに登録する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローは、特定の条件に合致するメールをGmailで受信した際に、その内容から自動でSquareに顧客情報を作成するものであり、こうした課題の解決に繋がります。GmailとSquareを連携させることで、顧客管理の初動を自動化し、業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
SquareやGmailを活用したその他の自動化テンプレート
SquareやGmailを使えば、日々の業務に欠かせない連絡や情報登録を、よりスムーズに自動化できます。
手間のかかる確認作業や手入力も減らせるので、業務全体の効率がぐっと上がります。
Squareを使った便利な自動化例
Squareを活用すれば、決済後のメール送信や請求書の作成、他ツールとの情報連携まで幅広く自動化できます。
手作業で行っていた入力や転記の手間を省けるので、顧客対応のスピードアップや記録の抜け漏れ防止につながります。
■概要 Squareで新しい支払い情報が作成されるたびに、手作業でMicrosoft Excelの雛形に情報を転記し、請求書を作成してGoogle Driveに保存する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をきっかけに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書発行とGoogle Driveへの格納が自動化され、こうした課題を円滑に解決できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Squareを利用して決済業務を行う方 ・Squareを導入している店舗 ・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方 2.Gmailを利用している方 ・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方 ・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方 ■このテンプレートを使うメリット Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。 このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。 Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。 ■注意事項 ・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 Squareで決済が完了したらAirtableに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Squareをビジネスに活用している方 ・多種多様な決済方法に対応し顧客満足度向上へと繋げたい方 ・決済の効率化に活用している方 2.Airtableにデータの蓄積を行う方 ・情報の一元管理に活用している方 ・蓄積した情報の分析に使用している方 Squareは様々な決済方法に対応することで顧客満足度の向上が期待できるツールです。 効率よくデータ入力を完了させたいと考えている方にこのフローは有効です。 ■注意事項 ・Square、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Squareで決済が完了したらHubSpotに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務でSquareを利用している方 ・決済業務の効率化でSquareを活用している方 ・オンライン決済の支払いでSquareを利用している店舗経営者 2.CRMツールを利用している方 ・HubSpotで取引情報を管理している方 ・HubSpotへのデータ連携を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット Squareは複数の支払いに対応できる決済システムで、幅広い顧客ニーズに対応することができます。 このテンプレートは、Squareで決済が完了するとHubSpotに取引情報として登録することができるため、手動作業を省けます。 また、HubSpotへのデータ登録が自動化されることで、チーム全体の生産性を向上させることができます。 ■注意事項 ・Square、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 Squareで新しい顧客が作成されるたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかりませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。
■このテンプレートを使うメリット
さらにAirtableで決済情報を管理していくことで、ビジネス全体の情報から分析を行うことができます。
しかし決済が完了した情報を毎回手作業でAirtableへ登録するのは、他の業務への時間を奪うことにつながりかねません。
このフローを活用することで、Squareでの決済完了をトリガーに自動でAirtableにレコードを追加し、登録作業を省きます。
引用した情報で登録を行うことができるため、人的ミスの発生を防ぎ共有情報の正確性を保ちます。
登録を手作業していた時間を省き他のコア業務に使用することで、決済完了後に行う業務に迅速に対応でき、顧客満足度向上へと繋げることができます。
しかし、Squareの決済情報をCRMツールでも管理している場合、毎回の手動によるデータ連携は時間がかかり非効率的です。
業務時間外の決済情報もHubSpotへシームレスに登録されるため、入力漏れや一括登録による重複データの入力を防止し、管理業務を効率化することが可能です。
日々の業務に追われる中で、このような繰り返し作業は入力ミスを招いたり、他の業務への集中を妨げたりする要因となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Squareでの顧客作成をきっかけにMicrosoft Excelへ自動で情報が追加されるため、煩雑な登録作業を省略できる可能性があります。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailと連携することで、受信メールをトリガーにタスクの追加やファイル管理を自動化できます。
日々のやりとりを活かして、情報整理や社内共有のスピードを高めたいときにぴったりです。
■概要 Gmailで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを開き、内容を確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付されたファイルをAIがOCRで自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追記します。面倒な転記作業を自動化し、入力ミスを防ぎながら業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業 ・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方 2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業 ・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方 ・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方 ■このテンプレートを使うメリット このフローを使うメリットはいくつかあります。 また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。 ■注意事項 ・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 名刺交換後の情報入力は、重要な顧客接点である一方、手作業での入力は時間がかかり、入力ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、外出先やイベント後など、多くの名刺情報をまとめて処理する際には大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した名刺の画像ファイルを自動でOCRが読み取り、Salesforceに取引先責任者として登録するため、こうした課題を解消し、顧客情報の管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加するフローボットです。 Gmail側の転送設定でYoomのメールアドレスにメールを通知してご利用ください。 Gmailからのメール転送設定は下記の記事をご確認ください。 📩 Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法 https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653 Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Asana、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
まとめ
SquareとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたSquareとGmail間の情報伝達やデータ転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
たとえば、新規顧客の登録情報を関係者へ即時共有したり、在庫の変動をすぐに通知したりすることが可能になり、情報共有の遅延や漏れによるビジネス機会の損失を防げます。
これにより、担当者は単純な連絡業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、画面上の操作だけで簡単に構築できます。
SquareとGmailに関する業務の効率化に少しでも興味をお持ちなら、まずは登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
