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「Squareに新しいお客様が登録されたら、関係部署にすぐに通知したい」
「在庫の変動を手動で確認してGmailで共有するのが面倒…」
このように、決済サービスのSquareとメールツールのGmailを併用する中で、情報共有を手作業で行うことに手間や限界を感じていませんか？
特に、顧客情報や在庫情報のような頻繁に更新されるデータを扱う業務では、通知漏れや入力ミスがビジネスの機会損失につながることもあります。
もし、<span class="mark-yellow">Squareでの特定のイベントをきっかけに、自動でGmailに必要な情報を通知する仕組み</span>があれば、こうした悩みから解放され、情報共有のスピードと正確性を格段に向上させることが可能です。
これにより、担当者は煩雑な確認作業から解放され、より戦略的な業務や顧客対応に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの記事を参考に業務の効率化を実現しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">SquareとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SquareとGmailのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの情報共有タスクを自動化できます。例えば、Squareで新しい顧客が登録された際や、商品の在庫数が変動した際に、その情報を即座に関係者のGmailに通知することが可能になります。
これにより、すばやい情報把握と迅速な対応が実現し、業務の効率が大幅に向上します。ここでは、具体的な自動化の例を紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Squareに新しい顧客が登録された際、その情報を手動でコピーしてGmailで関係者に共有する作業は、手間がかかる上に通知漏れのリスクも伴います。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Squareに顧客情報が作成されたことをトリガーに、指定した宛先に自動で通知メールを送信できます。</span>これにより、営業担当者やカスタマーサポートチームへの正確な共有がされ、迅速なフォローアップやナレッジツールへの記録といった次のアクションにもスムーズにつなげられます。
ECサイトや実店舗を運営する上で、Square上の在庫数の変動を正確に把握することは非常に重要です。この連携では、Squareで在庫数が更新された際に、<span class="mark-yellow">その内容を自動的にGmailで担当者に通知する</span>ことができます。
在庫が少なくなった際の補充指示や、人気商品の在庫状況の把握がスムーズに行えるようになり、機会損失の防止や効率的な在庫管理を実現します。
それでは、さっそく実際にSquareとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSquareとGmailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSquareで顧客が作成されたらGmailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にSquareを入力し表示される候補をクリックします。
Squareでアクセストークンを取得し、以下の画面の情報を入力しましょう。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
マイアプリにSquareが表示されていればマイアプリ登録の完了です。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Squareで顧客情報が作成されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSquareのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
タイトルは、わかりやすいものに変更可能です。
以下のような画面が表示されるので、Webhook名をSquareで取得、入力したら顧客を作成してから「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると以下の取得した値に、Squareの情報が表示されます。（実際の設定では、具体的な値が反映されています。）
表示されたことを確認したら「保存する」をクリックしましょう。
GmailにSquareで作成された顧客情報を送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メールの内容を設定しましょう。アウトプットも活用しながら宛先やCC、BCCなどを設定します。
件名にはSquareで顧客情報が作成されたことが分かりやすいような内容を入力しておくことをおすすめします！
本文には以下のようにSquareから取得した値を利用し、IDや氏名などを入力していきます。
入力後、「次へ」をクリックすると、メールのテスト送信の画面が表示されます。テスト送信を実施し、実際にメールが送信できているかを確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はSquareからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからSquareへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
例えば、Gmailで受け取った問い合わせ内容をもとにSquareに顧客情報を登録する、といった業務フローも自動化が可能です。そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Webサイトからの問い合わせや申し込みメールをGmailで受信したあと、内容をSquareに手動で登録する作業は、手間がかかるうえに入力ミスの原因にもなりかねません。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のラベルが付いたメールの内容を自動で解析・抽出し、Squareに顧客として登録できます。</span>手作業によるデータ入力が不要になり、初回対応のスピードも大きく向上します！
特定のパートナーからの紹介やキャンペーン経由の申し込みなど、特定条件に合致するメールだけを処理したい場面もあるでしょう。
この連携では、<span class="mark-yellow">「件名に“新規申し込み”を含む」</span>といった条件をあらかじめ設定しておくことで、該当メールを受信した際にSquareへ自動で顧客情報を登録できます。手動での仕分けや確認が不要になり、より効率的で確実な顧客管理が可能になります。
SquareやGmailを使えば、日々の業務に欠かせない連絡や情報登録を、よりスムーズに自動化できます。
手間のかかる確認作業や手入力も減らせるので、業務全体の効率がぐっと上がります。
Squareを活用すれば、決済後のメール送信や請求書の作成、他ツールとの情報連携まで幅広く自動化できます。
手作業で行っていた入力や転記の手間を省けるので、顧客対応のスピードアップや記録の抜け漏れ防止につながります。
Gmailと連携することで、受信メールをトリガーにタスクの追加やファイル管理を自動化できます。
日々のやりとりを活かして、情報整理や社内共有のスピードを高めたいときにぴったりです。
SquareとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSquareとGmail間の情報伝達やデータ転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
たとえば、新規顧客の登録情報を関係者へ即時共有したり、在庫の変動をすぐに通知したりすることが可能になり、情報共有の遅延や漏れによるビジネス機会の損失を防げます。
これにより、担当者は単純な連絡業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、画面上の操作だけで簡単に構築できます。
SquareとGmailに関する業務の効率化に少しでも興味をお持ちなら、まずは登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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