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事務職や企画職では、上司の承認がないと進められない業務が多いですよね。
承認待ちの状態が続くと、承認が下りるまで気を遣いますし、他の業務をしている間に承認を見逃してしまうこともあります。
そんな時、GaroonとGmailを連携させて、ワークフローが承認されるたびに自動で通知が届くように設定すれば、重要な承認を見逃す心配がなくなります。
そこでおすすめなのが、ノーコードでアプリを連携できるYoomです。
本記事では、GaroonとGmailを連携するメリットと、専門知識がなくてもできる簡単な連携方法を詳しく解説します。
ぜひお試しください！
GaroonとGmailを連携することで、次のようなメリットがあります。
決裁が必要な場合、上司の決裁を待つ必要があり、いつ決裁されるかもわからないことがしばしばあります。
「いつ承認が下りるのか」と、進捗状況を気にしながら他の業務を進めるのは大変ですよね。
このような場合、GaroonとGmailを連携させて、承認通知を自動的にGmailに送る設定をするのが便利です。
これらを連携することで、承認待ちの時間を気にすることがなくなり、進捗確認の手間やいつ決裁が下りるかの心配を軽減することが期待できます。
複数の承認者がいる場合、決裁状況の確認や内容報告のために頻繁にコミュニケーションをとらなければいけません。
承認通知が自動的にGmailに送信されるように設定することで、承認者間での連絡や確認作業の負担を軽減するサポートができます。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、コミュニケーションエラーの減少が期待できますね。
連絡時間を削減した分、他の業務に時間を割けるので業務をより効率的に進められます。
Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直観的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。
Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！
Yoomにログインし、左タブからマイアプリページを選択、「新規接続」ボタンをクリックし「Slack」を選択します。
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「許可する」ボタンをクリックします。
※画面右上のプルダウンより、連携するSlackのワークスペースをご選択ください。
※画面下部のプルダウンより、投稿するチャンネルをご設定ください。
投稿したいチャンネルにYoomアプリを追加する必要があります。Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、①〜③に順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
「アプリを追加する」を選択した後、下記の図のようにSlackチャンネルにYoomアプリを追加します。
それでは、Yoomを使って、ノーコードでGaroonとGmailを連携する手順をご紹介します！
今回作成するのは「Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知する」フローボットです。
プログラミング知識がなくても、簡単に設定できます。
下のリンクから、この便利なテンプレートをお試しください。
事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。
Yoomはノーコードでアプリ連携の実装ができるツールです。
Yoomの無料登録ページからアカウントを発行して、まずはフリープランからお試しください。30秒で登録できます！
登録したアカウントにログインしてください。
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1.GaroonとGmailのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。
2.使用するアカウントでログインします。
・Garoonは、以下の画面で「アカウント名、アクセストークン」を入力し、新規登録を行います。
・Gmailは、以下の画面で任意のアカウントを選択し、ログインします。
3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。
1.下のテンプレートリンクから「試してみる」をクリックします。
2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。
3.使用するテンプレートをコピーできました！
1.アプリトリガーの「ワークフローが承認されたら」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、トリガーアクションは「ワークフローが承認されたら」を選択します。
次へをクリックします。
3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、以下の部分を設定します。
・トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択※プランによって選択できる時間が異なります。
・サブドメイン
・申請フォームID
テストをクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、保存するをクリックします。
1.「メールを送る」をクリックします。
2.メールの設定ページでは、任意のタイトルに変更し、以下の部分を設定します。※アウトプットも利用できます！
・To:送信先のメールアドレスを入力
・件名:任意の文言を入力
※アウトプットを活用し、承認されたことが一目でわかる件名にするといいですね！例({{申請フォーム名}}の承認について)
・本文:任意のメール本文を入力
※アウトプットから「申請ID、ステータス、申請者」等の情報を埋め込み、メールを見ただけで「どの申請なのか」「承認されたのか」を確認できるように設定しましょう！
次へをクリックします。
3.メール送信のテストページでは、設定したメールの送信内容を確認できます。問題がなければ、テストをクリックします。
「テスト成功」が確認できたら、保存するをクリックしてください。
以上で、テンプレートの設定がすべて終わりました。
最後に、トリガーをONにしてフローが起動できるようにしておきましょう！
今回は、GaroonとGmailを連携するメリットと、承認通知を自動化する方法について説明しました。
この連携を活用することで、承認プロセスを効率化し、確認の手間を減らしたり、チーム間での承認情報共有がスムーズになることが期待できますね。
Yoomには今回紹介しきれなかった様々な機能があり、文書の作成や翻訳など、業務に合わせてフローに組み込むことができます。
まずは無料プランからお試しください！こちらのページから簡単に始められます。
豊富なテンプレートリストを活用して、さまざまな機能をぜひお試しください！
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