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GaroonとGoogle Chatを連携し、カレンダーに登録された予定を、自動で通知する方法を紹介します。
この自動化により、会議やプロジェクトの予定をスムーズに共有でき、業務効率の向上が期待できます。
また、自動でスペースに通知されることで連絡ミスの削減になるだけでなく、素早く会議やプロジェクトの準備に取り掛かれるでしょう。
特にリモートワークやチームでの情報共有に課題を感じている方に、有用なソリューションとなる可能性があります。
この記事ではGaroonとGoogle Chatの連携によるメリットとノーコードで簡単にアプリ連携を実現できるYoomの活用方法を詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGaroonとGoogle Chatの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGaroonとGoogle Chatを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐに連携を実現できます。
Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
こんな方におすすめ
GaroonとGoogle Chatを連携するメリットと具体例
メリット1: スムーズなスケジュール共有が可能
Garoonのカレンダーに予定が登録されるたびにGoogle Chatに通知が届く自動化をすることで、チームメンバーが最新のスケジュールを把握しやすくなります。
複数のプロジェクトや会議の予定を作成する場合には、予定変更や新規予定の共有が遅れると、全体のスケジュールに影響を及ぼす可能性があります。
この自動化では、スケジュール更新の通知漏れを防ぎ、スムーズな情報共有をサポートします。
例えば、プロジェクト会議の変更がスムーズに関係者全員に通知されることで、無駄な確認作業や情報の共有ミスを削減できます。
メリット2: 会議の準備時間を最大限確保
Garoonのカレンダーに登録した会議を自動でGoogle Chatに通知することで、通知がされたタイミングでメンバー全員が必要な準備に素早く着手できます。
Google Chatでの通知には会議の日時や内容が含まれるため、メンバーはメールを確認する手間を省きながら会議の詳細を把握できます。
例えば、資料作成など事前準備に時間がかかる会議のときは、時間を最大限確保することにつながるでしょう。
また、緊急性の高い会議の場合も、この通知機能は効果を発揮するでしょう。
メリット3: チーム間での情報の抜け・漏れを削減
手動でスケジュールを共有すると、情報の抜け漏れや伝達ミスが発生しやすいです。
GaroonとGoogle Chatの連携による自動通知は、ヒューマンエラーを最小限に抑えます。
例えば、部門間での合同ミーティングが多い企業やクライアントとの打ち合わせを頻繁に行う部署は、この自動化により関係者全員が最新のスケジュールを確認できるようになるでしょう。
その結果、スケジュール情報を伝え忘れるといったリスクの減少につながります。
GaroonとGoogle Chatを連携してできること
GaroonとGoogle ChatのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた通知作業を自動化し、業務効率を向上させることが期待できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知する
Garoonで新しいカレンダー予定が登録された際に、その予定の件名、日時、参加者、場所といった情報を自動でGoogle Chatの指定スペースまたは個人に通知するフローです。
この連携により、会議やイベントの予定がGaroonに登録されたことを、Google Chatを利用するチームメンバー全員がタイムリーに把握できます。
また、重要な会議や突発的な予定の共有漏れを防ぎ、チーム全体でスケジュールや対応状況を迅速に把握し、業務の調整をスムーズに行えるようになるでしょう。
Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知する
毎日、設定したスケジュールに基づきGaroonのワークフロー（申請）機能から、承認者となっているユーザーの「承認待ち」の申請データを自動で取得し、その申請内容のサマリをGoogle Chatの指定スペースまたは個人に通知するフローです。
この連携により、承認待ちとなっている申請の存在を承認者が毎日把握し、申請の滞留を防げます。
また、承認者がGaroonを常に確認する手間から解放され、承認遅延による業務全体の停滞を防ぎ、迅速な意思決定と組織全体の業務スピードの向上をサポートします。
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知するフローです。
GaroonとGoogle Chatの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGaroonとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGaroonとGoogle Chatの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
ここからは、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomを使って、「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら、Google Chatのスペースに自動通知する」というフローボットの作成方法を紹介します。
主に、次の4つのプロセスで進めます。
Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
ステップ1：GaroonとGoogle Chatをマイアプリ連携する
はじめに、GaroonとGoogle ChatをYoomに連携させるために、マイアプリ登録をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。
2.検索窓にGaroonと入力し、検索結果に表示されたGaroonをクリックします。
3.アカウント名とトークンを画面の指示に従って入力したら追加をクリックするとマイアプリ登録が完了します。
※base64エンコードについては、【Base64エンコードとは】を確認ください。
Google Chat
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
《参考》Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
注意事項）Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はヘルプページを参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いて、テンプレートをコピーします。
テンプレートを使用することで簡単に自動化の設定ができますよ！
Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
1.上記のテンプレートを開いて「このテンプレートを試す」をクリックします。
2.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックして、「【コピー】Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
ステップ3：アプリトリガーのGaroonを設定する
続いて、連携フローの初めのステップとなるトリガー設定を行います。
このフローのトリガーは、Garoonのカレンダーに予定を登録または変更した際に発動します。
1.「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックします。
2.Garoonと連携するアカウント情報を確認して、トリガーアクションが「予定が登録・変更されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔を設定し、サブドメインを枠下の説明に沿って入力したらテストを行います。
テストが成功したら保存することで、トリガーの設定が完了します。
ステップ4：Google Chatを設定する
最後は、Garoonに登録された情報をGoogle Chatのスペースに通知する設定を行います。
1.「アプリと連携する スペースにメッセージを送信」をクリックします。
2.Google Chatと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「スペースにメッセージを送信」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.「スペースID」「キー」「トークン」を枠下の説明に沿って入力します。
※スペースID、キー、トークンの詳しい説明は、以下のページをご参照ください。
参考：Google Chatでスペースにメッセージを送る方法
4.メッセージ内容欄を選択すると、アウトプット（取得した値）に「予定が登録されたら」と表示されるのでクリックします。
Garoonで取得したデータから、スペースに送信したい内容を選択します。
Garoonで取得した値を反映させたところは、都度内容が変わって通知されますよ！
これにより、Garoonのカレンダーに登録された内容を動的にメッセージに反映できます。
さらに、メッセージ内容欄には定型文を直接入力できます。
必要項目を入力したら、下記のように文章の体裁を整えてテストをし、成功したら登録します。
※スペースに送信するメッセージにメンションを設定することも可能です。
参考：Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法
設定が完了したらテストを行ってください。
テストが成功すると、Google Chatにサンプルの通知が届くので、確認して保存しましょう。
ステップ5:トリガーをONにする
最後にトリガーをONにすることで、設定が完了します。
以上が、「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら、Google Chatのスペースに自動通知する」というフローボットの作成方法です。
GaroonやGoogle Chatを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した自動化以外にも、GaroonやGoogle ChatのAPIを使うことで、様々な業務を自動化することができます。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ試してみてください！
Garoonを使った便利な自動化例
Garoonに予定が登録されたら、参加者にメールを送ったり、ミーティングを作成したりする自動化も可能です。
またGaroonでは、ワークフローに関する自動化も実現でき、申請や承認されたワークフローの内容を他のアプリに追加するテンプレートもおすすめです。
Google Chatを使った便利な自動化例
データベースと連携することで、テーブルへのデータ追加や更新があったらGoogle Chatに自動で通知を送信できます。
テンプレートを設定するだけで通知漏れを防げるため、通知の人為的ミスを削減したいときは、以下のテンプレートがおすすめです！
まとめ
GaroonとGoogle Chatを連携すると、スケジュールの自動通知が可能となり、業務効率が向上する可能性があります。
この連携は、リモートワーク環境や部署間でのスケジュール共有に課題がある企業におすすめです。
迅速な情報共有、会議準備の効率化、連絡ミスの削減といったメリットを活かして、チーム全体の生産性を向上させましょう！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にアプリ連携ができる点がこの記事のポイントです。
また、GaroonやGoogle Chat以外にも、さまざまなアプリを連携できます。
自動化例はフローボットテンプレート一覧をご確認ください。
この機会にぜひ試してみてくださいね！
Q：特定の条件の予定だけを通知できますか？
A：
はい、可能です。全ての予定を連携するのではなく、たとえば「予定のタイトルに”緊急”というキーワードが含まれる場合」など条件を絞って連携したい場合は、「分岐する」オペレーションを活用ください。
トリガー直下の＋ボタンを押して「分岐する」オペレーションを設定することで、指定する条件に一致する予定のみを通知できるようになります。
【注意事項】
Q：通知メッセージの内容は自由にカスタマイズできますか？
A：
はい、自由にカスタムできます。取得した値を活用してGaroonの情報を引用したり、定型文は手入力することで毎回同じ文章を通知できますよ！
「取得した値」と「手入力」を組み合わせて、通知したい内容を作成してみましょう！
Q：Google ChatではなくSlackやMicrosoft Teamsにも通知できますか？
A：
はい、できます。SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールや、GmailやOutlookといったメールツールに通知することも可能です。
Yoomを使った連携可能なアプリは多岐にわたるため、詳細は連携アプリ一覧からご確認ください。
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