GaroonとGoogle Chatを連携！カレンダーに登録された予定を自動通知

GaroonとGoogle Chatを連携し、カレンダーに登録された予定を、自動で通知する方法を紹介します。
この自動化により、会議やプロジェクトの予定をスムーズに共有でき、業務効率の向上が期待できます。
また、自動でスペースに通知されることで連絡ミスの削減になるだけでなく、素早く会議やプロジェクトの準備に取り掛かれるでしょう。
特にリモートワークやチームでの情報共有に課題を感じている方に、有用なソリューションとなる可能性があります。

こんな方におすすめ

GaroonとGoogle Chatを導入しているが、情報連携や通知の効率化を図りたい方
複数のプロジェクトを並行して進行しており、スケジュール変更の共有を迅速化したい方
会議準備に手間取ることが多く、通知による事前準備の効率化を求めている方
部門間やチーム間でスケジュール連絡ミスが発生しやすく、改善を目指している方
リモートワーク環境で、予定の共有やタスク進行をスムーズに進めたいと考えている方

GaroonとGoogle Chatを連携するメリットと具体例

メリット1: スムーズなスケジュール共有が可能

Garoonのカレンダーに予定が登録されるたびにGoogle Chatに通知が届く自動化をすることで、チームメンバーが最新のスケジュールを把握しやすくなります。
複数のプロジェクトや会議の予定を作成する場合には、予定変更や新規予定の共有が遅れると、全体のスケジュールに影響を及ぼす可能性があります。
この自動化では、スケジュール更新の通知漏れを防ぎ、スムーズな情報共有をサポートします。
例えば、プロジェクト会議の変更がスムーズに関係者全員に通知されることで、無駄な確認作業や情報の共有ミスを削減できます。

メリット2: 会議の準備時間を最大限確保

Garoonのカレンダーに登録した会議を自動でGoogle Chatに通知することで、通知がされたタイミングでメンバー全員が必要な準備に素早く着手できます。
Google Chatでの通知には会議の日時や内容が含まれるため、メンバーはメールを確認する手間を省きながら会議の詳細を把握できます。
例えば、資料作成など事前準備に時間がかかる会議のときは、時間を最大限確保することにつながるでしょう。
また、緊急性の高い会議の場合も、この通知機能は効果を発揮するでしょう。

メリット3: チーム間での情報の抜け・漏れを削減

手動でスケジュールを共有すると、情報の抜け漏れや伝達ミスが発生しやすいです。
GaroonとGoogle Chatの連携による自動通知は、ヒューマンエラーを最小限に抑えます。
例えば、部門間での合同ミーティングが多い企業やクライアントとの打ち合わせを頻繁に行う部署は、この自動化により関係者全員が最新のスケジュールを確認できるようになるでしょう。
その結果、スケジュール情報を伝え忘れるといったリスクの減少につながります。

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら、Google Chatのスペースに自動通知する」というフローボットの作成方法を紹介します。

GaroonとGoogle Chatの連携フローの作り方

Yoomを使ってGaroonとGoogle Chatを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

GaroonとGoogle Chatをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
アプリトリガーのGaroonの設定および以降のGoogle Chatの設定
トリガーをONにして起動確認

ステップ1：GaroonとGoogle Chatをマイアプリ連携する

はじめに、GaroonとGoogle ChatをYoomに連携させるために、マイアプリ登録をします。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。

2.検索窓にGaroonと入力し、検索結果に表示されたGaroonをクリックします。

3.アカウント名とトークンを画面の指示に従って入力したら追加をクリックするとマイアプリ登録が完了します。
※base64エンコードについては、こちらのヘルプページを確認ください。

4.マイアプリ検索画面で検索窓にGoogle Chatと入力し、Google Chat（OAuth）をクリックします。

5.「Sign in with Google」をクリックします。

6.Client IDとClient Secretを入力し、「登録する」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
※Client IDとClient Secretは、こちらのヘルプページで確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いて、GaroonのカレンダーとGoogle ChatのスペースをYoomで連携させるテンプレートをコピーします。

1.上記のテンプレートを開いて「このテンプレートを試す」をクリックします。

2.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックして、「【コピー】Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

ステップ3：アプリトリガーのGaroonを設定する

続いて、連携フローの初めのステップとなるトリガー設定を行います。
このフローのトリガーは、Garoonのカレンダーに予定を登録または変更した際に発動します。

1.「アプリトリガー予定が登録されたら」をクリックします。

2.Garoonと連携するアカウント情報を確認して、トリガーアクションが「予定が登録・変更されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔を設定し、サブドメインを枠下の説明に沿って入力したらテストを行います。
テストが成功したら登録を行うことで、トリガーの設定が完了します。
※トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分があり、プランによって選択できる時間が変わります。

ステップ4：Google Chatを設定する

最後は、Garoonに登録された情報をGoogle Chatのスペースに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携するスペースにメッセージを送信」をクリックします。

2.Google Chatと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「スペースにメッセージを送信」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

3.「スペースID」「キー」「トークン」を枠下の説明に沿って入力します。
※スペースID、キー、トークンの詳しい説明は、こちらでも確認できます。

4.メッセージ内容欄を選択すると、アウトプットに「予定が登録されたら」と表示されるのでクリックします。
Garoonで取得したデータから、スペースに送信したい内容を選択します。
これにより、Garoonのカレンダーに登録された内容を動的にメッセージに反映できます。
さらに、メッセージ内容欄には定型文を直接入力できます。
必要項目を入力したら、下記のように文章の体裁を整えてテストをし、成功したら登録します。
※スペースに送信するメッセージにメンションを設定することも可能です。
メンションの詳しい方法は、こちらのヘルプページで確認してください。

4.最後にトリガーをONにすることで、設定が完了します。

以上が、「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら、Google Chatのスペースに自動通知する」というフローボットの作成方法です。

GaroonとGoogle Chatを使ったその他の自動化例をご紹介

GaroonとGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるため、その一部を紹介します。

1.Garoonで承認待ちの申請データを取得し、Google Chatに通知するフローです。

Garoonのワークフローを使用して業務を行う場合、承認待ちの業務があると毎日自動で通知され、確認作業の時間短縮につながる可能性があります。

2.Garoonのワークフローが承認されたときにGoogle Chatに通知するフローです。

Garoonのワークフローが承認されるとすぐにメンバーに通知され、承認状況や次のステップが即座に把握でき、業務効率の向上につながります。

3.Garoonでワークフローが承認されると、Googleスプレッドシートに自動でレコードを登録するフローです。

Garoonのワークフロー情報を、手入力でGoogle スプレッドシートに追加する手間を省き、入力ミスやその他のヒューマンエラーを防止できます。

まとめ

GaroonとGoogle Chatを連携すると、スケジュールの自動通知が可能となり、業務効率が向上する可能性があります。
この連携は、リモートワーク環境や部署間でのスケジュール共有に課題がある企業におすすめです。
迅速な情報共有、会議準備の効率化、連絡ミスの削減といったメリットを活かして、チーム全体の生産性を向上させましょう。
ノーコードでテンプレートに沿って設定するだけで簡単に導入できます。

この機会にぜひ試してみてください。