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GaroonとGoogle Chatを連携し、カレンダーに登録された予定を、自動で通知する方法を紹介します。
この自動化により、会議やプロジェクトの予定をスムーズに共有でき、業務効率の向上が期待できます。
また、自動でスペースに通知されることで連絡ミスの削減になるだけでなく、素早く会議やプロジェクトの準備に取り掛かれるでしょう。
特にリモートワークやチームでの情報共有に課題を感じている方に、有用なソリューションとなる可能性があります。
この記事ではGaroonとGoogle Chatの連携によるメリットとノーコードで簡単にアプリ連携を実現できるYoomの活用方法を詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGaroonとGoogle Chatの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGaroonとGoogle Chatを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐに連携を実現できます。
■概要 Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Garoonのカレンダーを利用して予定管理を行っている方 ・会議の予定が頻繁に入り予定管理が煩雑になっている営業担当者 ・新しく追加された予定を迅速に把握したい方 2.Google Chatを社内のチャットツールとして採用している企業 ・業務のやりとりをGoogle Chatで行うことが多い方 ・会議の把握漏れを防ぐために新しい予定を毎回手動で通知している方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを導入することで、予定管理を効率化することができます。 また、チームメンバーへの情報共有としても効果的です。 ■注意事項 ・GaroonとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Garoonに新しく追加された予定をGoogle Chat上からスピーディに把握できるため、事前準備が必要な場合はすぐに取り掛かることができます。
これにより仕事の質が高まり、生産性の向上に寄与します。
同じチームメンバーは新しい予定をチャット上から把握できるため、メンバー間の連携が強化されます。
例えば、事前に他のメンバーの予定を把握しておくと、会議中のメンバーに急ぎの用事があった際に代わりに他のメンバーが対応するといったことも可能です。
このようにメンバーの連携が強化され、チーム全体の業務効率化につながります。
こんな方におすすめ
GaroonとGoogle Chatを連携するメリットと具体例
メリット1: スムーズなスケジュール共有が可能
Garoonのカレンダーに予定が登録されるたびにGoogle Chatに通知が届く自動化をすることで、チームメンバーが最新のスケジュールを把握しやすくなります。
複数のプロジェクトや会議の予定を作成する場合には、予定変更や新規予定の共有が遅れると、全体のスケジュールに影響を及ぼす可能性があります。
この自動化では、スケジュール更新の通知漏れを防ぎ、スムーズな情報共有をサポートします。
例えば、プロジェクト会議の変更がスムーズに関係者全員に通知されることで、無駄な確認作業や情報の共有ミスを削減できます。
メリット2: 会議の準備時間を最大限確保
Garoonのカレンダーに登録した会議を自動でGoogle Chatに通知することで、通知がされたタイミングでメンバー全員が必要な準備に素早く着手できます。
Google Chatでの通知には会議の日時や内容が含まれるため、メンバーはメールを確認する手間を省きながら会議の詳細を把握できます。
例えば、資料作成など事前準備に時間がかかる会議のときは、時間を最大限確保することにつながるでしょう。
また、緊急性の高い会議の場合も、この通知機能は効果を発揮するでしょう。
メリット3: チーム間での情報の抜け・漏れを削減
手動でスケジュールを共有すると、情報の抜け漏れや伝達ミスが発生しやすいです。
GaroonとGoogle Chatの連携による自動通知は、ヒューマンエラーを最小限に抑えます。
例えば、部門間での合同ミーティングが多い企業やクライアントとの打ち合わせを頻繁に行う部署は、この自動化により関係者全員が最新のスケジュールを確認できるようになるでしょう。
その結果、スケジュール情報を伝え忘れるといったリスクの減少につながります。
GaroonとGoogle Chatを連携してできること
GaroonとGoogle ChatのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた通知作業を自動化し、業務効率を向上させることが期待できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知する
Garoonで新しいカレンダー予定が登録された際に、その予定の件名、日時、参加者、場所といった情報を自動でGoogle Chatの指定スペースまたは個人に通知するフローです。
この連携により、会議やイベントの予定がGaroonに登録されたことを、Google Chatを利用するチームメンバー全員がタイムリーに把握できます。
また、重要な会議や突発的な予定の共有漏れを防ぎ、チーム全体でスケジュールや対応状況を迅速に把握し、業務の調整をスムーズに行えるようになるでしょう。
■概要 Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Garoonのカレンダーを利用して予定管理を行っている方 ・会議の予定が頻繁に入り予定管理が煩雑になっている営業担当者 ・新しく追加された予定を迅速に把握したい方 2.Google Chatを社内のチャットツールとして採用している企業 ・業務のやりとりをGoogle Chatで行うことが多い方 ・会議の把握漏れを防ぐために新しい予定を毎回手動で通知している方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを導入することで、予定管理を効率化することができます。 また、チームメンバーへの情報共有としても効果的です。 ■注意事項 ・GaroonとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Garoonに新しく追加された予定をGoogle Chat上からスピーディに把握できるため、事前準備が必要な場合はすぐに取り掛かることができます。
これにより仕事の質が高まり、生産性の向上に寄与します。
同じチームメンバーは新しい予定をチャット上から把握できるため、メンバー間の連携が強化されます。
例えば、事前に他のメンバーの予定を把握しておくと、会議中のメンバーに急ぎの用事があった際に代わりに他のメンバーが対応するといったことも可能です。
このようにメンバーの連携が強化され、チーム全体の業務効率化につながります。
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知する
毎日、設定したスケジュールに基づきGaroonのワークフロー（申請）機能から、承認者となっているユーザーの「承認待ち」の申請データを自動で取得し、その申請内容のサマリをGoogle Chatの指定スペースまたは個人に通知するフローです。
この連携により、承認待ちとなっている申請の存在を承認者が毎日把握し、申請の滞留を防げます。
また、承認者がGaroonを常に確認する手間から解放され、承認遅延による業務全体の停滞を防ぎ、迅速な意思決定と組織全体の業務スピードの向上をサポートします。
■概要 毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Garoonのワークフローを使用して業務を行う企業 ・担当者や進行状況の可視化によって効率的に業務進行したい方 ・情報共有を円滑にするために活用している方 2.Google Chatを主な連絡手段として利用している企業 ・チーム内のコミュニケーションツールとして使用し情報の共有を行う方 ■このテンプレートを使うメリット Garoonは柔軟なカスタマイズによって自社の業務に適応させることができるグループウェアです。 このフローを活用すると、承認待ちのワークフローの情報を自動で取得しGoogle Chatに自動で通知することができます。 ■注意事項 ・Garoon、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
さらにワークフローを活用することによって、ボトルネックが可視化され業務の滞りをスムーズに解消できます。
しかし承認待ちとなっている申請データの確認を毎日行うのは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
業務の滞りを通知することで、担当者はすぐに対応することができ、業務進行をスムーズにします。
ワークフローの円滑化によって業務前回の生産性向上へと繋げることができます。
GaroonとGoogle Chatの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGaroonとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGaroonとGoogle Chatの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
ここからは、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomを使って、「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら、Google Chatのスペースに自動通知する」というフローボットの作成方法を紹介します。
主に、次の4つのプロセスで進めます。
■概要 Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Garoonのカレンダーを利用して予定管理を行っている方 ・会議の予定が頻繁に入り予定管理が煩雑になっている営業担当者 ・新しく追加された予定を迅速に把握したい方 2.Google Chatを社内のチャットツールとして採用している企業 ・業務のやりとりをGoogle Chatで行うことが多い方 ・会議の把握漏れを防ぐために新しい予定を毎回手動で通知している方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを導入することで、予定管理を効率化することができます。 また、チームメンバーへの情報共有としても効果的です。 ■注意事項 ・GaroonとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Garoonに新しく追加された予定をGoogle Chat上からスピーディに把握できるため、事前準備が必要な場合はすぐに取り掛かることができます。
これにより仕事の質が高まり、生産性の向上に寄与します。
同じチームメンバーは新しい予定をチャット上から把握できるため、メンバー間の連携が強化されます。
例えば、事前に他のメンバーの予定を把握しておくと、会議中のメンバーに急ぎの用事があった際に代わりに他のメンバーが対応するといったことも可能です。
このようにメンバーの連携が強化され、チーム全体の業務効率化につながります。
ステップ1：GaroonとGoogle Chatをマイアプリ連携する
はじめに、GaroonとGoogle ChatをYoomに連携させるために、マイアプリ登録をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。
2.検索窓にGaroonと入力し、検索結果に表示されたGaroonをクリックします。
3.アカウント名とトークンを画面の指示に従って入力したら追加をクリックするとマイアプリ登録が完了します。
※base64エンコードについては、【Base64エンコードとは】を確認ください。
Google Chat
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
《参考》Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
注意事項）Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はヘルプページを参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いて、テンプレートをコピーします。
テンプレートを使用することで簡単に自動化の設定ができますよ！
■概要 Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Garoonのカレンダーを利用して予定管理を行っている方 ・会議の予定が頻繁に入り予定管理が煩雑になっている営業担当者 ・新しく追加された予定を迅速に把握したい方 2.Google Chatを社内のチャットツールとして採用している企業 ・業務のやりとりをGoogle Chatで行うことが多い方 ・会議の把握漏れを防ぐために新しい予定を毎回手動で通知している方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを導入することで、予定管理を効率化することができます。 また、チームメンバーへの情報共有としても効果的です。 ■注意事項 ・GaroonとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Garoonに新しく追加された予定をGoogle Chat上からスピーディに把握できるため、事前準備が必要な場合はすぐに取り掛かることができます。
これにより仕事の質が高まり、生産性の向上に寄与します。
同じチームメンバーは新しい予定をチャット上から把握できるため、メンバー間の連携が強化されます。
例えば、事前に他のメンバーの予定を把握しておくと、会議中のメンバーに急ぎの用事があった際に代わりに他のメンバーが対応するといったことも可能です。
このようにメンバーの連携が強化され、チーム全体の業務効率化につながります。
1.上記のテンプレートを開いて「このテンプレートを試す」をクリックします。
2.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックして、「【コピー】Garoonでカレンダーに予定が登録されたらGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
ステップ3：アプリトリガーのGaroonを設定する
続いて、連携フローの初めのステップとなるトリガー設定を行います。
このフローのトリガーは、Garoonのカレンダーに予定を登録または変更した際に発動します。
1.「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックします。
2.Garoonと連携するアカウント情報を確認して、トリガーアクションが「予定が登録・変更されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔を設定し、サブドメインを枠下の説明に沿って入力したらテストを行います。
テストが成功したら保存することで、トリガーの設定が完了します。
ステップ4：Google Chatを設定する
最後は、Garoonに登録された情報をGoogle Chatのスペースに通知する設定を行います。
1.「アプリと連携する スペースにメッセージを送信」をクリックします。
2.Google Chatと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「スペースにメッセージを送信」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.「スペースID」「キー」「トークン」を枠下の説明に沿って入力します。
※スペースID、キー、トークンの詳しい説明は、以下のページをご参照ください。
参考：Google Chatでスペースにメッセージを送る方法
4.メッセージ内容欄を選択すると、アウトプット（取得した値）に「予定が登録されたら」と表示されるのでクリックします。
Garoonで取得したデータから、スペースに送信したい内容を選択します。
Garoonで取得した値を反映させたところは、都度内容が変わって通知されますよ！
これにより、Garoonのカレンダーに登録された内容を動的にメッセージに反映できます。
さらに、メッセージ内容欄には定型文を直接入力できます。
必要項目を入力したら、下記のように文章の体裁を整えてテストをし、成功したら登録します。
※スペースに送信するメッセージにメンションを設定することも可能です。
参考：Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法
設定が完了したらテストを行ってください。
テストが成功すると、Google Chatにサンプルの通知が届くので、確認して保存しましょう。
ステップ5:トリガーをONにする
最後にトリガーをONにすることで、設定が完了します。
以上が、「Garoonでカレンダーに予定が登録されたら、Google Chatのスペースに自動通知する」というフローボットの作成方法です。
GaroonやGoogle Chatを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した自動化以外にも、GaroonやGoogle ChatのAPIを使うことで、様々な業務を自動化することができます。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ試してみてください！
Garoonを使った便利な自動化例
Garoonに予定が登録されたら、参加者にメールを送ったり、ミーティングを作成したりする自動化も可能です。
またGaroonでは、ワークフローに関する自動化も実現でき、申請や承認されたワークフローの内容を他のアプリに追加するテンプレートもおすすめです。
■概要
Garoonで予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動的に予定を連携するフローボットです。
GaroonとGoogleカレンダーの予定を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Garoon、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をGoogle スプレッドシート上で確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGoogle スプレッドシートで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとGoogle スプレッドシートを併用している部署
・承認完了をGoogle スプレッドシート上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務の効率化に役立つツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したり、チームメンバーに迅速に共有したい場合などで手作業での情報転記や通知は非効率です。
このフローにより、Garoonでの承認作業が完了すると直ぐにGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、手作業による転記や通知作業が不要になります。これにより、入力ミスや情報共有の遅延を防ぎ業務効率の改善になります。
またGoogle スプレッドシート上で承認情報が一元管理されるため、データ分析や可視化を容易に行うことができます。更にGoogle スプレッドシートはチームメンバー間での共有も容易なため、情報伝達の効率化にも貢献します。
■注意事項
・Garoon、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Garoonをスケジュール管理に利用している方
・カレンダーに追加された予定をスピーディーに把握したい方
・参加者への連絡作業を手間に感じている方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・参加する予定の詳細をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。
このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にGmailで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。
■注意事項
・Garoon、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用したワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Notionを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・承認フローの透明性を高めたい管理者
・情報の一元管理を行う事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務フローを活用することで進行状況の把握ができ、スムースな業務進行に有益なツールです。
併せてNotionのデータベースで案件を管理することで、タスク漏れを防ぎます。
しかし、Garoonの情報を毎回Notionに手入力することは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げることがあります。
作業に時間をかけず、より建設的な業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonでワークフローが承認されたら、自動でNotionにレコード追加するため、手入力にかかっていた時間を削減することができます。
また、情報を引用して登録を行うことで情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Garoonで承認された取引先情報を、都度boardに手入力していませんか？申請・承認フローは効率化できても、その後のデータ登録が手作業のままだと手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローは、Garoonのワークフロー承認をトリガーに、boardへ自動で発注先情報を登録します。手作業によるデータ登録の手間とミスをなくし、取引先管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GoogleカレンダーとGaroon、両方に同じ予定を手入力するのは手間がかかり、入力漏れや日時の間違いも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されるだけでGaroonへの予定登録が自動化でき、こうしたスケジュール管理の課題を解消できるので、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体のスケジュールの可視化に有効的なツールです。
Notionで管理するタスクをさらにGaroonに予定登録することで、チーム全体がタスクの期限を認識し業務を進行できます。
しかし、Notionで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手作業で追加するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チームに共有する情報の正確性を保ちたい方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また手作業の時間を省きタスク解決に時間を充てることで、スピーディーな業務進行につながります。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Trelloで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Trelloを活用して業務を行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム内の予定の可視化に有効的なツールです。
Trelloで管理するタスクの期日をGaroonに登録することで、確実なタスク解決へ繋げます。
しかし、Trelloで登録されたタスクの期日をGaroonに手入力で追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手入力によるミスを防ぎ、チーム全体の業務進行を円滑に行いたい方にこのフローは適しています。
このフローはTrelloでタスク情報を自動でGaroonに登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中することができるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonのワークフローを活用している企業
・申請業務の効率化に活用している方
・進捗状況や担当者を明確にし進行を円滑にしたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして利用している企業
・チーム内の情報伝達に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはあらゆる業務の効率化に活用できるツールです。
特にワークフローを活用することで進行状況を可視化させ、情報の透明性を保ちます。
しかし承認まちに待っているワークフローの有無を確認するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
このフローを活用することで、毎日決まった時間に承認が未完了のワークフローの概要を自動で通知してくれます。
通知の自動化によって確認作業の手間が省けるだけでなく、ワークフローの漏れも防ぐことにつながるため業務の進行をスムーズにします。
承認フローがスムーズに完了することで、社内全体の業務効率化することが期待できます。
■注意事項
・GaroonとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Chatを使った便利な自動化例
データベースと連携することで、テーブルへのデータ追加や更新があったらGoogle Chatに自動で通知を送信できます。
テンプレートを設定するだけで通知漏れを防げるため、通知の人為的ミスを削減したいときは、以下のテンプレートがおすすめです！
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatやSlackなど業務で複数のチャットツールを使用する方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
2. 手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・自動でメッセージの内容を送付してくれるので、手入力の手間を省き業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Google Chatに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Google ChatとYoomを連携してください。
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをSalesforceにレコードとして登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している営業チーム・カスタマーサポートチーム
・Google Chatでの顧客とのやり取りや社内での議論をSalesforceに自動で記録したい方
・顧客からの問い合わせやフィードバックをSalesforceのケースやリードとして管理したい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Salesforce管理者
・Google ChatとSalesforceの連携を強化し、Salesforceのデータをより有効活用したい方
・Google ChatのメッセージをSalesforceに取り込むことで、データ分析やレポート作成に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatのメッセージを手動でSalesforceに転記する手間が省け、大幅な時間短縮に繋がり業務効率が向上します。
・顧客とのやり取りをSalesforceに記録することで、過去の履歴を参照しやすくなり、よりパーソナライズされた対応が可能になります。
■注意事項
・Google Chat、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをMicrosoft Excelのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatとMicrosoft Excelを併用しているチーム
・Google Chatでの議論や決定事項、議事録などをMicrosoft Excelに自動で記録したい方
・プロジェクトの進捗管理やタスク管理をGoogle ChatとMicrosoft Excelで行っている方
・手作業での情報転記を減らし、効率化したい方
2.Google Chatで情報収集を行い、Microsoft Excelでデータ分析を行っている方
・アンケート結果や意見収集をGoogle Chatで行い、その結果を自動でMicrosoft Excelにまとめたい方
・収集したデータをMicrosoft Excelで分析・可視化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・通知するスペースやExcelファイル、登録する内容などを自由に設定できるため、個々のニーズに合わせてカスタマイズできます。
・Google Chatのメッセージを手動でMicrosoft Excelに転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
■注意事項
・Google Chat、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google Chatで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Google Chatに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内FAQやヘルプデスク業務の効率化を図りたい方
2.社内コミュニケーションの活性化を促進したい方
3.Google Chatを社内ポータルとして活用している企業
■このテンプレートを使うメリット
Google Chatはチームコミュニケーションを円滑にするための便利なツールです。
しかし複雑な質問や問い合わせに対して適切な回答を迅速に作成するのは、担当者にとって負担が大きい場合があります。
このフローを使用することで、Google Chatに投稿された内容をGeminiのアシスタントが自動的に解析して、その結果に基づいた回答をGoogle Chatに更新します。
このことによって、担当者は高度な質問にも効率的に対応することができるようになり、チーム全体の生産性向上に繋がります。
■注意事項
・Google Chat、GeminiそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方
・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方
・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方
・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。
■注意事項
・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
毎月の月末に起動してGoogle Chatに通知するフローです。
このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。
例えば、毎月の請求書発行処理や、Googleスプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・Google ChatとYoomの連携が必要です。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をGoogle Chatに通知するフローです。
freee人事労務とGoogle Chatを連携することで、手動で従業員の登録情報をGoogle Chatに通知する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatへの通知内容や通知先のチャンネルは自由に変更してご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
まとめ
GaroonとGoogle Chatを連携すると、スケジュールの自動通知が可能となり、業務効率が向上する可能性があります。
この連携は、リモートワーク環境や部署間でのスケジュール共有に課題がある企業におすすめです。
迅速な情報共有、会議準備の効率化、連絡ミスの削減といったメリットを活かして、チーム全体の生産性を向上させましょう！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にアプリ連携ができる点がこの記事のポイントです。
また、GaroonやGoogle Chat以外にも、さまざまなアプリを連携できます。
自動化例はフローボットテンプレート一覧をご確認ください。
この機会にぜひ試してみてくださいね！
Q：特定の条件の予定だけを通知できますか？
A：
はい、可能です。全ての予定を連携するのではなく、たとえば「予定のタイトルに”緊急”というキーワードが含まれる場合」など条件を絞って連携したい場合は、「分岐する」オペレーションを活用ください。
トリガー直下の＋ボタンを押して「分岐する」オペレーションを設定することで、指定する条件に一致する予定のみを通知できるようになります。
【注意事項】
Q：通知メッセージの内容は自由にカスタマイズできますか？
A：
はい、自由にカスタムできます。取得した値を活用してGaroonの情報を引用したり、定型文は手入力することで毎回同じ文章を通知できますよ！
「取得した値」と「手入力」を組み合わせて、通知したい内容を作成してみましょう！
Q：Google ChatではなくSlackやMicrosoft Teamsにも通知できますか？
A：
はい、できます。SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールや、GmailやOutlookといったメールツールに通知することも可能です。
Yoomを使った連携可能なアプリは多岐にわたるため、詳細は連携アプリ一覧からご確認ください。
