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営業活動において、スケジュール管理と顧客情報の共有を効率的に行うことは非常に大切です。
しかし、商談や打ち合わせの予定をGaroonのカレンダーに登録し、その情報をHubSpotのリードへ手動で入力する作業は手間がかかり、情報の抜け漏れが発生する可能性もあります。
特に複数のチームが連携して業務を行っている場合、素早く正確な情報を共有する仕組みが求められます。
本ブログではGaroonとHubSpotを連携することで、Garoonのカレンダーに予定を登録したら、HubSpotのリードに自動でメモが追加される仕組みについて解説します。
この自動化を導入することで、チーム間の情報共有を円滑にし、新規リードの対応スピードを向上させることが期待できます。
具体的な設定方法をご紹介しますので、業務の効率化を図りたい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「Garoonのカレンダーに予定が登録されたら、HubSpotのリードにメモを追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Garoonのカレンダーに予定を登録したことをGaroonのAPIを利用して受け取り、HubSpotの提供するAPIを用いてHubSpotのリードにメモを追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、以下の4つの手順で進めます。
Yoomのアカウント発行はこちらから登録してください。既に登録済みの方は、ログインしてください！
1.Garoonの登録方法
「マイアプリ」をクリック後、「新規接続」からGaroonを検索します。
Garoonの新規登録画面が表示されるので、お持ちのアカウント名、ログイン名、パスワードを入力し、「追加」をクリックしてください。
2. HubSpotの登録方法
次に「新規接続」から、HubSpotを検索してください。
上記画面に移動したら、「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしましょう。
※アカウントを新規作成する必要がある方は［新しいHubSpotアカウントを作成する］を選択し、アカウントを作成してください。
次の画面で、メールアドレスとパスワードを入力します。
パスワードの入力が完了したら認証コードが届くので、認証を完了させてください。
上記画面が表示されたら、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように、アカウントを選択し「アカウントを選択」をクリックしましょう。
※参照）HubSpotのマイアプリ登録方法詳細は、こちらのページをご参照ください。
これで、GaroonとHubSpotのマイアプリ連携完了です！
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認できたら、下記テンプレートの「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
まずは、アプリトリガーの「予定が登録されたら」という項目を設定しましょう。
こちらのページは、設定済みのため、このまま「次へ」をクリックしてOKです！
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から選択でき、プランによって選択できる時間が変わります。
情報をすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
トリガーの起動間隔が設定できたら、Garoonのカレンダーにテスト用の予定を登録してください。
テストをクリックしてください。
先ほど登録したGaroonのカレンダー情報がアウトプットに表示されます。
情報に誤りが無いことを確認できたら、設定を保存しましょう。
続いて、「リードにメモを追加する」というアクションを設定していきます。
こちらのページは、設定済みのため、このまま「次へ」をクリックしてOKです！
コンタクトIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。
メモの本文は用途に合わせて自由に設定できます。
上記画面のように設定すると、Garoonのカレンダーに予定が登録されたら「メモ」を自動で取得し、HubSpotにリードのメモを追加できます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら設定を保存してください。
最後に「トリガーをON」をクリックして動作をチェックしましょう。
これで「Garoonのカレンダーに予定が登録されたら、HubSpotのリードにメモを追加する」フローの完成です。
Yoomには、他にもGaroonを使用した自動化の例がたくさんあるので、おすすめのテンプレートを3つご紹介します！
1. Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを自動送信できるフローです。
このフローを活用することで、チームメンバーは参加する予定の情報を素早く受け取れるため、その都度Garoonを確認する手間を防げます。
また、自動通知により情報共有が円滑になり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えられる可能性があります。
2. Googleスプレッドシートで行が更新されたらGaroonの予定も自動で更新できるフローです。
このフローを活用することで、手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止できるため、チーム内の認識を統一でき、円滑に業務を進めることが期待できます。
3.Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを自動作成できるフローです。
このフローを活用することで、Zoomミーティングの作成作業を自動化できるため、業務の効率化を図れます。
これにより、チーム内の情報共有が促進され、チーム全体の連携を強化できる可能性があります。
顧客との打ち合わせを適切に管理できていないと、対応漏れが発生し、信頼関係の低下につながる可能性があります。
GaroonとHubSpotを連携することにより、Garoonのカレンダーに予定が登録されたら、HubSpotのリードにメモとして自動で記録できるため、対応漏れのリスクを軽減できる可能性があります。
この仕組みを導入することで、チーム全体で顧客対応をシームレスに行えるため、結果的に顧客満足度の向上が期待できます。
異なるチーム間の連携をスムーズに行うことは、ビジネスを効率化する上で非常に大切です。
例えばGaroonとHubSpotを連携することで、Garoonのカレンダーに営業担当者が商談や打ち合わせの情報を登録すると、迅速にHubSpotのリード情報に自動でメモが追加できるので、マーケティングチームは素早く営業の進捗を把握できます。
例えば「〇月〇日にA社の担当者と打ち合わせ予定」といった情報が共有されると、マーケティングチームは適切なフォローアップメールを準備できる可能性があります。
これにより、チーム間の足並みをそろえられるため、戦略的な顧客対応を強化できるかもしれません。
リード情報の登録作業を手入力で行っていると、対応が遅れたり、担当者が割り当てられていないといったトラブルが発生する可能性があります。
GaroonとHubSpotを連携することにより、顧客との商談予定がGaroonのカレンダーに登録されたら、HubSpotのリードに自動で記録されるため、営業チームは素早く次のアクションを取ることが可能になります。
これにより、新規リードの対応スピード向上が期待できるため、対応の遅れを防げます。
予定の対応漏れを防げるとともに、素早く商談の準備を行えるため、円滑に顧客対応をおこなえる可能性があります。
本ブログではGaroonとHubSpotを連携し、Garoonのカレンダーに予定を登録したら、HubSpotのリードに自動でメモを追加できる仕組みについて解説しました。
いかがでしたか？
手動入力の手間が省けるだけでなく、リードの登録漏れを防ぎ、チーム間の情報共有を円滑化できます。
また、この自動化により、新規リードへの対応スピードを向上できるので、より効率的な営業活動を展開できるかもしれません。
Yoomのテンプレートを使用することで、編集作業だけでフローを作成できるので、プログラミングの知識が無い方でもサクサク簡単に自動化を実現できますよ！
日々の業務負担を軽減したい方はぜひ導入を検討してみてください。
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